Finance and procurement professionals lacked time, resources, and mandate to manage tail spend until recently. Nothing takes longer than counting coins. But as contemporary organisations acquire more indirect products and services, those pennies pile up rapidly. Finance and procurement teams must buy prudently, stabilise cash flow, and account for every cent in preparation of a recession. The tail expenditure comes in. Most companies overlook tail expenditure, which encompasses numerous categories and providers but is very little. Tail spend management is more complicated than traditional approaches due to a large concentration of one-time purchases or high-volume, low-value transactions. This is why many financial teams haven’t prioritised it.
Yritysten olisi suhtauduttava häntäkuluihin yhtä vakavasti kuin strategisiin investointeihin voittojen ja henkilöstön tehokkuuden maksimoimiseksi. Yritysjohtajat voivat säästää 5-15 prosenttia tässä kulusegmentissä kiinnittämällä huomiota.
Miten tämä voi tapahtua monilla vähäarvoisilla hankinnoilla ja vähäisillä resursseilla? Strategiset muutokset ja oikeat välineet muuttavat kaiken.
Määrittelemme, mitä ”hukkakustannukset” ovat, kuvaamme, miten niitä hallitaan, analysoimme tehokkaan hallinnan hyötyjä ja tarkastelemme nykyisiä tekniikoita hukkakustannusten vähentämiseksi.
Tail-menojen kuvaaminen
Hännänmenot ovat yrityksen ulkoisia menoja, joita hankinta tai taloushallinto ei strategisesti käsittele. Niihin liittyy yleensä suuria määriä, vähäarvoisia tai kertaluonteisia epäsuoria tuote- ja palveluhankintoja.
B- ja C-materiaaleiksi kutsutut hail-menot, joiden osuus on 80 prosenttia liiketoimista, mutta vain 10-20 prosenttia yrityksen kokonaismenoista (esimerkki Pareto-periaatteesta).
Työntekijät ostavat toisinaan sallittujen toimittajasopimusten ulkopuolelta hankintojen tietämättä. Yritykset valvovat nykyään luopio- tai poikkeusmenoja mahdollisen taloudellisen romahduksen ja inflaation vuoksi.
Tail-menojen hallinnointi vakiinnuttaa, normalisoi ja poistaa 20 prosenttia menoista. Tail-menojen hallinta parantaa toimintakatetta ja yrityksen tulosta.
Tail spend management voi sisältää keskeisiä kustannuseriä tai palveluja, jotka säilytetään ilman arviointia tai sopimuksen uudelleenneuvottelua. Negatiiviset vaikutukset voivat levitä koko yritykseen. Suuret hankinnat toimittajasopimuksen ulkopuolella asettavat yrityksesi sääntöjenvastaisuuden ja petosten vaaraan.
Tämä on laaja kuvaus hännän menoista, mutta kunkin yrityksen hankinnat vaihtelevat. Oli tilanne mikä tahansa, hallitsemattomat alueet ovat hukattuja organisaation säästömahdollisuuksia.
Esimerkkejä Prime Tail -kuluista
Hankinta-asiantuntijoiden on tunnistettava häntämenot niiden hallitsemiseksi. Esimerkkejä jokapäiväisistä pienistä menoista? Ne voivat kuulua eri menoluokkiin ja jakautua useisiin yrityksen toimintoihin, kuten esimerkiksi:
- Toimitus-painatus ja pakkaus
- Markkinointi-sosiaalinen media ja web-kehitys
- Yrityspalvelut – IT, HR jne.
- Toimistotarvikkeet – paperi, elintarvikkeet, laitteet
- Banderollit, esitteet ja kyltit
- Palkkiot ja lahjat
- Urakoitsijat – kirjanpito, kirjoittaminen, SEO
Tail-menojen hallinta
Hännänkulutuksen hallitseminen antaa sinulle kilpailuetua ja lisää säästömahdollisuuksia. Jos talous kääntyy huonoon suuntaan, yritys voi vapauttaa käteisvaroja ja säilyttää kannattavuutensa leikkaamalla pitkän aikavälin menoja. Tiimien on määriteltävä, missä hankintajärjestelmän sääntöjä on vahvistettava kustannussäästöjen saavuttamiseksi.
Kartoita kaikki ei-strategisten toimittajien ostokustannukset, jotta voit hallita menoja. Yritys voi ymmärtää menoja paremmin ja järkeistää toimittajakantaansa. Tail spend -kulujen optimointi alkaa kulutuksen paremmasta näkyvyydestä.
Valitettavasti hankintaviranomaiset kadottavat usein ”epäsuorien menojen” tapahtumat.
Maverickin menojen valvonta
Maverick-menoihin kuuluu ostaminen yrityksen hankintakäytäntöjen ulkopuolella. Yritys menettää myös ennalta neuvotellun hinnoittelun, ennakkomaksukannustimet, laatustandardit ja toimittajien luottamuksen. Maverick-menot aiheuttavat sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä ja menetettyjä mahdollisuuksia.
Mikä aiheuttaa epäsäännöllistä kulutusta?
- Menopolitiikkaa koskevien asiakirjojen puute
- Rajoitettu itsepalvelu ja ohjatut ostotyökalut
- Riittämätön koulutus hyväksyttävistä ostokäytännöistä
- Keskitetyn hankinnan tarve
- Henkilöstö uskoo löytäneensä ylivoimaisen lähteen.
Yrityksesi maverick-menojen tarkastelu paljastaa suoraviivaisia kustannussäästöjä. Laajassa tarkastelussa paljastuu vaatimustenmukaisuuteen liittyviä huolenaiheita, päällekkäisiä hankintoja ja toimittajien uudelleenneuvotteluja.
Sisäisten prosessien ja politiikkojen organisointi
Menojen hallinnointi onnistuu parhaiten segmentoimalla menoluokat tiheyden ja kriittisyyden mukaan, jotta sidosryhmät voidaan ohjata oikeaan ostokanavaan.
Hankinnasta hankintaan -prosessin virtaviivaistaminen ja arvoltaan vähäisten tavaroiden automatisointi säästävät hankinta-aikaa ja auttavat yhdistämään hajautettuja menoja. Ne voivat saada edullisempia hintoja ja ehtoja suosikkitoimittajilta.
Yrityksesi kulutustietojen lajittelu, luokittelu ja analysointi parantaa ostamista, kulutustietoisuutta ja päätöksentekoa.
Kolmannen osapuolen 24/7-hankinnanhallintaratkaisu voi keskittää hankinta- ja hankintakyselyt. Tämä ohjelma voi koordinoida hankintatiedusteluja asiakkaan sisäisen hankintatiimin tai myyjäsopimusten kanssa menoparametrien ja palvelukriteerien perusteella.
Tail Spend -analyysin käyttäminen
Miten voit hallita ohjelmaa ilman kokonaisvaltaista kulunäkyvyyttä? Kulujen analyysi tarjoaa 360 asteen näkökulman seuraavanlaisiin indikaattoreihin:
- Luokka tai toimittajan määrä
- Sopimukseen perustuvien ja sopimuksen ulkopuolisten menojen prosenttiosuus
- Hallinnoitujen menojen prosenttiosuus
- Ostotilausten kattavuus
- Ostohinnan vaihtelu
Menoanalytiikka tunnistaa ja löytää säästöpotentiaalia kaikista menotietolähteistä liiketoimintayksiköittäin ja yrityskohtaisesti.
Se parantaa myös tietojen laatua, keskittää käyttöoikeudet, soveltaa standardiluokittelua ja järjestää tiedot toimittajan vanhemman nimen mukaan. Se osoittaa, mitä teet oikein ja mitä voit parantaa.
Toimittajien konsolidointi
Toimittajien konsolidointi on ratkaisevan tärkeää hännän menojen hallinnassa. Tail expenditure -analyysillä etsitään keinoja toimittajien yhdistämiseksi ja volyymisäästöjen saamiseksi samoista tuotteista ja palveluista.
Tämä parantaa myös tuottavuutta, koska tiimit voivat keskittyä harvempiin toimittajiin ja hallita suhteitaan paremmin.
Tail-menojen hallinta auttaa toimittajien hallintatiimejä hallitsemaan toimittajien käyttöönottoprotokollia ja tietoja. Pyynnön esittäjät voidaan ohjata automaattisesti ensisijaisille toimittajille uusien toimittajapyyntöjen lähettämisen sijaan, mikä säästää aikaa ja yksinkertaistaa toimintoja.
Keskitetty toimituskanta vähentää rahtikustannuksia. Hankinta- ja kirjanpitohenkilöstö voi säästää suurten liiketoimien hallinnointikuluja.
Vähemmän myyjiä vähentää myös tilausten viivästymisiä ja toimituksen laiminlyöntejä. Mitä kapeampi piiri, sitä todennäköisemmin toimittajat ymmärtävät yrityksesi tarpeet ja työskentelevät kovemmin säilyttääkseen suuremman tilausmäärän.
Tail Spend Management -ohjelmisto
Tuoreessa tutkimuksessa todettiin, että hankintatiimit, jotka käyttävät ”tail spend” -teknologiaa, voivat säästää 10 prosenttia vuodessa. Ennakoiva menojen valvonta kehittyneillä hankintojen saanninhallintaohjelmistoilla antaa sinulle etulyöntiaseman. Loppukäyttäjät saavat näkyvyyttä menoihin ja parempaa hankintojen valvontaa. Nämä teknologiat automatisoivat jälkikäteen tapahtuvaa menojen hallintaa, mikä säästää organisaatiollesi aikaa ja rahaa.
Hyvin hoidetut Tail Spend -edut
Vähäarvoisten ja suurten kustannusten strateginen hallinta voi säästää aikaa ja rahaa. Anna hankintatiimeille enemmän strategisia hankintavaihtoehtoja, jotta ne voivat neuvotella kustannusten alennuksista, joilla voidaan konsolidoida ja hallita häntämenoja, parantaa tehokkuutta, riskiä ja etuja, kuten:
Kustannusten leikkaaminen
Tail-menojen hallinta voi tutkimusten mukaan säästää yritykselle 10-20 prosenttia kertaluonteisesti. Sen jälkeen odotettavissa on 2-5 prosentin vuotuiset säästöt.
Toimittajahinnoittelun standardointi tuo säästöjä konsolidoinnin lisäksi. Kun sidosryhmät tekevät huijaushankintoja, ne saattavat ostaa saman asian samalta toimittajalta eri hinnoilla. Toimittajat voivat veloittaa samasta tavarasta 30 prosenttia enemmän.
Toimittajasuhteiden parantaminen
Hajanaiset, sääntelemättömät pyrstömenot vaikuttavat ostajiin ja toimittajiin.
Jos yrityksesi lähettää paljon tilauksia, jotka voidaan koota luetteloon tai yleistilaukseen, toimittaja maksaa niiden käsittelystä, lähettämisestä ja veloittamisesta.
Ostojen vastaanotto- ja hyväksymismenettelyn virtaviivaistaminen vähentää häntäkuluja ja säästää toimittajien aikaa tietojen, kuten pankkitilin maksutietojen, tallentamiseen.
Tämä tekee organisaatiostasi etuoikeutetun asiakkaan, mikä voi johtaa edulliseen hinnoitteluun ja priorisointiin toimitusketjun keskeytysten aikana.
Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen
Menojen valvonta vähentää huolimatonta ulkoistamista ja tehostaa toimintaa konsolidoimalla toimittajia. Hankintatoimen kanssa työskentelevien toimittajien määrän vähentäminen säästäisi rahaa ja antaisi henkilöstölle mahdollisuuden keskittyä parempien sopimusten neuvottelemiseen. Luetteloiden parempi kattavuus ja itsepalvelu antavat muille kuin hankintatyöntekijöille mahdollisuuden keskittyä omiin tehtäviinsä. Oikealla teknologialla voidaan automatisoida menojen hyväksyntä, ostotilausten tuottaminen ja laskujen käsittely.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Tail-menojen hallinnan standardointi parantaa vaatimustenmukaisuutta ja vähentää yritysten ja toimittajien kyberturvallisuusuhkia. Intake-to-procure-ratkaisut nopeuttavat toimittajien käyttöönottoa ja vähentävät sääntely- ja tietoverkkorikkomuksiin liittyviä riskejä poistamalla toimittajien valinnan ja käyttöönoton epärehellisyyden. Se tekee hankinnoista myös läpinäkyvämpiä, koska se näyttää sidosryhmille pyyntöjen tilan ja hyväksymiskriteerit.
Tail-menojen hallinnointijärjestelmillä seurataan ja säännellään tapahtumia. Ongelmat voidaan havaita ja korjata reaaliajassa ennen kuin tilaukset toimitetaan toimittajille. Yritykset voivat välttää poikkeavia menoja ja saada tarkkaa tietoa menokäyttäytymisestä. Näin voidaan taata, että henkilöstö noudattaa ostosäännöksiä ja pitää menot sopimuksen mukaisina.
Roolikohtaiset edut Tail Spend Management -palvelussa
Toimitusjohtajalle
Sidosryhmät Pääjohtajat asettavat etusijalle yrityksen kasvun ja sijoittajien kannattavuuden. Toimitusjohtajat voivat käyttää kustannusten vähentämismahdollisuuksista saatavia tuloja kasvuhankkeiden rahoittamiseen hännän menojen hallinnan avulla.
COO:n puolesta
Hallitsematon ”hännänhuolto” alentaa henkilöstön tuottavuutta, mikä on suuri ongelma toiminnanjohtajille. Työntekijät tuhlaavat aikaa myyjien tunnistamiseen, neuvotteluihin ja käyttöönottoon. Hankinta- ja taloushallinnon tiimit reagoivat vilpillisiin menopyyntöihin ja laskuihin, jotka eivät ole PO-back-laskuja. Myyjän valinnan epäsäännöllisyys voi myös vahingoittaa tuotemerkin mainetta heikentämällä tuotteiden laatua.
Kaikki nämä kevytmieliset hankinnat saattavat maksaa organisaatioille paljon. Tutkimusten mukaan ostajan ja tilaajan tuottavuus voi laskea 40 prosenttia.
Se alentaa myös työmoraalia, koska useimmat työntekijät työskentelevät mieluummin päätehtäviensä parissa. Kun operatiiviset johtajat keskittyvät työntekijöiden tuottavuuteen, sitoutumiseen ja mielihyvään pitääkseen työntekijät tiukkojen työmarkkinoiden keskellä, hännänkulutustapahtumien yksinkertaistaminen ja automatisointi voi olla avuksi.
Talousjohtajan puolesta
Säänneltyjen toimialojen talousjohtajat kohtaavat sääntelyyn liittyviä huolenaiheita ilman riittävää menojen valvontaa. Sääntelyn ja kyberturvallisuuden noudattaminen voi olla vaikeaa yrityksille, joilla on paljon hallitsemattomia myyjiä. Muista, että 60 prosenttia tietomurroista liittyy kolmannen osapuolen toimittajiin, joten tiukat uusien toimittajien hyväksymisprosessit ovat välttämättömiä, jotta voidaan välttää tuntuvat sakot ja brändin vahingoittuminen.
CPO:n osalta
Hankintapäälliköt voivat neuvotella hinnoittelusta, ehdoista ja muista toimittajakysymyksistä, kun hännän menoja käsitellään. Hankintaosaston alhaisemman hinnoittelun sijaan organisaatiot maksavat enemmän nopeasti hankituista pikkutavaroista. Etukäteen neuvotellut kustannukset vähentävät hankinnan välillisiä kuluja merkittävästi.
Hankintojen tuottavuutta voidaan parantaa optimoimalla häntäkustannusten hallinta. CPO:t käyttävät hankinnasta hankintaan -ratkaisuja tehostaakseen ostoprosessia ja vähentääkseen ostopyyntöihin käytettyä aikaa sen sijaan, että he katsoisivat raporttiensa reagoivan sähköposteihin, tekstiviesteihin ja puheluihin. Säästetyn ajan ansiosta hankintahenkilöstö voi keskittyä strategisiin hankintasopimuksiin, mikä säästää CPO:n rahaa ja näkyvyyttä.
Yrityksen laajuinen
Joten arvokulut tulevat mukaan. Pienet tavarantoimittajat tarjoavat innovaatiota ja suurempaa joustavuutta kuin suuret tavarantoimittajat. Ne pystyvät sopeutumaan ja muuttamaan toimintaansa nopeammin ja toteuttamaan uusia ideoita nopeammin. Arvokuluttaja-pk-yrityksellä saattaa olla hämmästyttäviä näkemyksiä, jos yhteyttä vaalitaan.
Tail-menojen hallinta vahvistaa liikesuhteita ja auttaa koko yritystä. Se tarjoaa myös useita mahdollisuuksia sosiaalisesti vastuulliseen ostamiseen, kuten vähemmistöjen omistamien toimittajien hankintaan.
