Tail-menojen hallinnan optimointi

Tail Spend on kaikki organisaatiossa tapahtuvat hallitsemattomat suuren volyymin ja alhaisen arvon tapahtumat. Tail Cost Management hallitsee aggressiivisesti poikkeavia menoja yhdistämällä 80 prosenttia toimittajista, joiden osuus hankintakustannuksista on 20 prosenttia, ja parantaa näin operatiivista katetta ja taloudellista suorituskykyä.

Kun hyödykkeiden hinnat vaihtelevat ja toimitusmarkkinoiden riskit ovat huomattavat, hankintaryhmien on tehtävä hankintoja vastuullisesti. Hännänmenot ovat yleisiä, mutta harvoin optimoituja.

Jokaisella yrityksellä, olipa se suuri tai pieni, on häntäkustannuksiin liittyviä vaikeuksia. Pieninä määrinä häntäkulut voivat olla harmittomia, mutta niiden hallinta voi tarjota kilpailuetua.

Kun talous on laskusuhdanteessa ja kustannusten leikkaaminen on tavoitteena, epäsuorat menot, kuten häntäkulut, tarjoavat suurimmat säästömahdollisuudet. Hankintaosastojen on tunnistettava resurssien tehoton käyttö ja vähäarvoiset menot.

Mitä vikaa häntäkulutuksessa on? Miksi organisaatioiden on tiedettävä, kuinka paljon rahaa on kyse? Yksinkertaisesti sanottuna loppukulujen valvonta on ratkaisevan tärkeää kustannusten hallinnan ja säästöjen kannalta. Kukaan ei voi valvoa sitä, mitä ei näe.

Selostetaanpa häntäkulut ja miten voit käyttää niitä yrityksessäsi.

Pareto-periaate

Vilfredo Pareton 1800-luvulla laatima Pareto-periaate on nykyään hankintojen kultainen sääntö.

Ennen kuin keskustelemme häntäkulutuksesta, selitämme ensin Pareto-periaatteen. Tail-menot noudattavat Pareto-käyrää eli 80/20-sääntöä. Hankintaohjeen mukaan 20 prosenttia toimittajista vastaa 80 prosentista kokonaismenoista.

Loput 20 prosenttia (suuren volyymin ja pienen arvon liiketoimet) käyttää 80 prosenttia tavarantoimittajista. Tämä 80 prosenttia heijastaa monien toimittajien monia liiketoimia ja tuottaa hallitsemattoman määrän, joka kasvaa jatkuvasti.

Sääntö auttaa menojen segmentoinnissa ja hankinnan ammattilaisten priorisoinnissa.

Mikä on Tail Spend?

Määritelmän muutokset ajan myötä. Nykyään pienhankintamenot ovat tilapäisiä menoja ja luokittelemattomia toimittajien hankintoja, joiden määrä, säännöllisyys tai arvo on vähäinen. Useimmat yritykset eivät tämän vuoksi aseta tail spend -hankintojen hallintaa etusijalle.

Tail-menoja kutsutaan toisinaan rogue- tai maverick-menoiksi. Nämä menot ovat yleensä pieniä, huomaamattomia hankintoja, jotka tehdään keskeisten toimittajasopimusten ulkopuolella ja usein hankintaryhmän tietämättä.

Miljoonat voivat jakautua satojen tai tuhansien myyjien kesken. Kun keskustellaan hankintakustannussäästöistä, se jätetään usein tärkeimpänä lähteenä huomiotta.

Tail-menot ylittävät vähäarvoiset liiketoimet. Joissakin yrityksissä osasto tekee suuria ja kalliita hankintoja täyttääkseen liiketoiminnallisen tarpeen.

Tämä rasittaa hankinta-, rahoitus- ja varastotiimejä asiakirjojen täsmäyttämisellä, varastojen sijainnilla ja tapahtumien tunnistamisella. Kun häntäkustannuksia hallinnoidaan väärin, yritys altistuu sääntöjenvastaisuuksille ja petoksille, jotka johtuvat sopimuksettomista liiketoimista.

Vaikka tämä on perusnäkemys “tail spend” -kulutuksesta, kukin organisaatio määrittelee sen eri tavalla. Jälkikustannukset eivät välttämättä ole ongelma, mutta se, että ne ovat enimmäkseen näkymättömiä ja hallitsemattomia, tarkoittaa, että organisaatiolta jää säästöpotentiaalia käyttämättä.

Hankintamenojen tyypit

Jos haluat valvoa häntämenoja, sinun on ensin tunnistettava hankintamenoluokat.Monien organisaatioiden on tehtävä tietoon perustuvia menopäätöksiä. Tämä edellyttää tietoa hankintamenolajeista. Jälkimenot voidaan jakaa eri luokkiin:

• Markkinointipalvelut
• Painettu ja pakattu
• Yrityspalvelut
• Opasteet ja näyttö
• Ammattilaispalvelut
• Tilat
• Vaatteet ja univormut
• Toimistotarvikkeet
• Palkkiot ja lahjat
• Määräaikainen työ
• Hankintamenojen tyyppejä ovat:

1. Suorat menot

Suorat menot, joita usein kutsutaan suoriksi hankinnoiksi, sisältävät tuotantoon liittyvät raaka-aine- ja tuotekulut. Useimmissa organisaatioissa suorat menot muodostavat suurimman osan vuosittaisista kustannuksista.

Välittömiin menoihin kuuluvat toimittajariskien hallinta, toimittajasuhteiden hallinta, logistiikka, varastonhallinta ja logistiikka. Miten parantaa suorien menojen hallintaa?

Suoran hankintatiimin tiukkojen toimituskantayhteyksien tutkiminen on paras tapa tehdä tämä. Tämä toimitusketjun innovaatiokenttä on lupaava. Ostotilausten kulutustilastojen analysointi paljastaa malleja ja parannusmahdollisuuksia ostovoiman lisäämiseksi.

2. Välilliset menot

Toimintakuluja ja hallintokuluja, joita ei voida suoraan sisällyttää lopputuotteen kustannuksiin, kutsutaan välillisiksi kuluiksi tai hankinnoiksi. Välilliset menot voidaan luokitella edelleen. Seuraavat ovat välillisten menojen luokkia:

1. Toiminta: toimistotarvikkeet, kuljetukset, ruoka ja juoma.
2. Asiantuntijapalvelut, tilojen ylläpito, markkinointi, matkailu, viihde ja henkilöstöasiat.
3. Teknologia: Ohjelmistot, tietoliikenne, laitteistot, varastointi.

Miten yritykset voivat parantaa epäsuorien menojen hallintaa?

Monet hankintaosastot menettävät näkyvyyttä välillisiin menoihin. Jos kukin osasto neuvottelee sopimuksia hankintatoimen valvonnan ulkopuolella, seurauksena voi olla epäsuoraa ja epäsäännöllistä kulutusta.

Jälleen kerran Maverick- ja häntäkulujen tarkastelu yrityksessäsi saattaa paljastaa kustannussäästövaihtoehtoja. Tämä tutkimus paljastaa myös hankintojen päällekkäisyyden, vaatimustenmukaisuusongelmat sekä myyjien ja tavarantoimittajien uudelleenneuvottelut.

Toinen lisäehdotus on luokitella jokainen ostos suoraksi tai epäsuoraksi. Näin saat selville, miten yrityksesi käyttää rahaa.

3. Riskialtis kuluttaminen

Maverick-käyttöä tapahtuu silloin, kun ostot rikkovat yrityksen hankintakäytäntöjä. Maverick-menot vievät yritykseltä myös toimittajan suosiman hinnan, laatustandardit, suuralennukset ja uskottavuuden. Maverick-menot vähentävät mahdollisuuksia ja lisäävät sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä.

Poikkeavat kustannukset johtuvat siitä, että muut osastot eivät noudata menettelyä, eivät kohteesta tai palveluntarjoajasta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Maverick-kulutus tapahtuu silloin, kun:

• Hajautetut hankinnat.
• pitkät hankintajärjestelmät tai organisaation sisäinen tuntemattomuus.
• Hankintojen valvonta on riittämätöntä.
• Ei tuotestandardointia.
• Ostaminen ensisijaisen reitin tai palveluntarjoajan ulkopuolelta.
• Hankinnoissa ei noudateta hankintasopimuksia tai neuvoteltua hintaa.
• Pienet ostokset ovat merkityksettömiä.
• Miten käsitellä paremmin poikkeavia menoja? Tietyt osastot voivat kiertää hankintarajoituksia, jos se on esteenä niille tärkeälle tuotteelle tai palvelulle.

Kumppanuuksilla ja osaston sidosryhmien koulutuksella voidaan hoitaa useimmat poikkeavat menot. Hankintatiimit voivat minimoida poikkeavat menot ja säästää rahaa muissa resursseissa olemalla vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa.

4. Spot-ostot

Pistehankinnat ovat hätäostoja, kun osasto tai organisaatio tarvitsee jotakin nopeasti. Lähes 40 prosenttia epäsuorista menoista on spot-ostoja. Organisaatioiden on otettava huomioon suunnittelemattomat hankinnat.

Pistehankintoja on vaikea eliminoida, koska organisaation muut osastot, jotka käyttävät tuotetta (kuten nitojien vaihtaminen), tekevät usein tahattomia hankintoja. Järjestäytynyt hankintaosasto tekee harvoin pisto-ostoja.

Yhteenvetona voidaan todeta, että spot-ostot tapahtuvat silloin, kun:

• Hätätapaus
• Pieni, halpa asia
• Odottamaton hankinta
• Ostetaan pienempiä määriä, koska tuotetta käytetään harvoin.
• Epätavallinen ostos

Miten voit parantaa spot-ostamista? Spot-ostot kannattaa tallentaa reaaliajassa. Noudatetaan kaikkia yrityksen hankintaprotokollia.

5. Tail Spend

Viimeiseksi, loppumenot, jotka tunnetaan myös nimellä tail-end-menot tai long-tail-menot, ovat organisaation kirjaamattomia menoja. Usein myös epäsäännölliset menot katsotaan loppumenoiksi.

Perusmenot ovat summa, jonka organisaatio käyttää ostoihin, joiden osuus on 80 prosenttia liiketoimista mutta vain 20 prosenttia menojen määrästä. Kuten sanottu, loppukäyttö vaihtelee luokittain ja organisaatiokohtaisesti.

Teollisuustuotealan yritykset saattavat käyttää häntää koneenosiin, kemianteollisuusyritykset erikoiskemikaaleihin ja pankit toimistotarvikkeisiin. Myötäkäyttökohteiden määrä vaihtelee.

Häntä kuluttaa:

• Osta pieniä määriä.
• Harvinaisia ostoksia.
• Vähäarvoiset ostokset.
• Muista, että häntäkulut vaihtelevat yrityksittäin. Tunnista siis yrityksesi “tail spend”, jotta hankinta voi optimoida sen.

Useimpien yritysten olisi vähennettävä spot-ostoja, maverick-menoja ja tail-menoja. Kaikenlaisia menojen hankintoja voidaan optimoida tulosten parantamiseksi. Lopuksi, kun tiedät, mistä kukin johtuu, voit arvostaa epäsuorien menojen hallintaa.

Maverickin, Roguen ja Tail Spendin välinen ero

Onko Maverickin, Roguen ja Tail Spendin välillä eroja?

Procurement typically uses Maverick Spend, Rogue Spending, and Tail Spend interchangeably. However, definitions varied somewhat. Rogue expenditure is unpredictable, whereas Maverick spend is unorthodox or autonomous.

Kaikki kolme sanaa viittaavat hankintojen valvotun rakenteen ja normien ulkopuoliseen kulutukseen. Kaikkiin kolmeen menoluokkaan liittyy siis useita hallitsemattomia vuorovaikutustilanteita ja hankintoja.

Esimerkkejä häntäkuluista

Mitkä asiat, ostot ja liiketoimet kuuluvat kaikkiin näihin menolajeihin? Seuraavassa on muutamia hännänkulutusesimerkkejä.

Esimerkkejä Tail Spendistä:

1. Käteiskassa/kulut

Organisaation toimintakustannukset ovat menoketjun loppupäässä. Toimiston ulkopuoliset ostot ja liiketoimet olivat yleisiä. Niitä voivat siis olla mm:

• Lounaat
• Taksit
• Polttoaine

Matkat ja työhön liittyvät kulut, kuten työntekijän lentokoneeseen unohtama virtajohto.

2. Verkkomarkkinoiden menot

Sitten tulevat markkinamenot. Tähän luokkaan kuuluvat kaikkien organisaatioiden yleisimmät ja toistuvat hankinnat. Yritykset hankkivat näitä asioita usein harkitsematta hintaneuvotteluja tai kustannussäästöjärjestelyjä, koska ne eivät ole arvokkaita.

Markkinapaikkakäyttö muodostaa 5-10 prosenttia yrityksen kolmansien osapuolten käyttämistä varoista. Näiden ostojen osuus on 90 prosenttia yrityksen liiketoimista. Siksi transaktioiden nopeus ja tehokkuus ovat entistä tärkeämpiä. Esimerkkejä markkinapaikkamenoista:

• Toimistopaperia ja kyniä
• Paristot
• Sähkötyökalut
• Paperikupit
• Kannettavat tietokoneet
• Työpöytätuulettimet, työpöydät ja istuimet toimistoon

3. Mukautetut luettelot

Tässä kohtaa asiat muuttuvat hankaliksi. Teollisuusyritykset ostavat usein monia sähkötyökaluja. Tässä tilanteessa tuotanto-osasto on huolissaan sähkötyökalujen saatavuudesta ja hinnoittelusta. Sähkötyökalut ovat kaupallinen tarve. Kaikilla yrityksillä ei ole räätälöityjä luettelokuluja, mutta joillakin on, ja ne voivat olla jopa 15 prosenttia.

4. Taktiset ostot

Samoin kuin spot-ostot, taktiset ostot seuraavat ketjua ylöspäin. Määrittele taktiset ostot ja vertaa spot-ostoja niiden eron havainnollistamiseksi.

Vain käyttäjä tietää taktisista ostoista. Yksinkertaisesti sanottuna myyjä tai myyjäkanta on tunnistettu ja asiat on ostettu. Ne eroavat mittatilaustyönä tehdyistä luettelomenoista, koska niiden ostotiheys on pienempi, eivätkä ne edellytä hankintarakennetta tai -sopimusta.

Trukkien akut ovat taktinen hankinta. Komponentit ovat tarkkoja ja niitä päivitetään rutiininomaisesti. Spot-ostot ovat kuitenkin pääasiassa kertaluonteisia kauppoja. Organisaatiot käyttävät 15-25 prosenttia taktisiin hankintoihin.

Tail-menojen hallinnointi

Tail Spend Management valvoo ja kartoittaa muiden kuin strategisten toimittajien hankintoja. Tail spend management parantaa toimittajien tehokkuutta sekä menojen ja säästöjen näkyvyyttä.

Ihanteellisessa maailmassa yritykset voisivat hoitaa kaikki liiketoimet ja ostot koosta riippumatta. Huolimatta hännän menojen hallinnan kasvavasta suosiosta useimmat yritykset eivät tiedä, miten tai miksi sitä pitäisi hallita. Syitä on useita.

Tail Spend Management -haasteet

Tail-end-kustannusten hallinta on vaikeaa myyjien määrän vuoksi. Tehokas loppukulujen hallinta on myös kannattamatonta.

Lisäksi hännän menoihin sisältyy vähäarvoisia tavaroita. Ne tilataan usein puhelimitse, sähköpostitse, sovelluksilla tai kolmansien osapuolten verkkosivustoilla, jolloin ne ovat näkymättömiä ja hankintakehyksen ulkopuolella.

Näin ollen häntämenot ovat kertaluonteisia hankintoja tai tapahtumia, jotka ovat liian harvinaisia luetteloitaviksi. Ilman teknistä ratkaisua niiden luokittelu on monimutkaista. Työntekijöitä ja resursseja rasittaa Excel-taulukkolaskennan avulla tehtävä menojen seuranta.

Toinen vaikeus on se, että useimmat hankinta-asiantuntijat on koulutettu hallitsemaan korkean profiilin hankintoja, strategisia hankkeita ja suuria määriä ostoja, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja kasvua. Näihin hankintoihin liittyy yleensä valtavia ydinsopimuksia, joissa on erityisehtoja, joilla hyödynnetään yrityksen ostovoimaa ja täsmennetään käyttöä.

Pienempiä hankintoja ei ole niin rajoitettu, ja ne vaihtelevat osastoittain. Jotkin hankintaosastot antavat osastojen tehdä vähäarvoisia hankintoja. Muut osastot, jotka eivät kuulu hankintatoimen piiriin, voivat käyttää omaa järjestelmäänsä ja harkintaansa.

Teoriassa tämä voi auttaa hallinto-osastoa neuvottelemaan paperisopimuksen, jolla yritys säästää rahaa. Ennen kuin paljastui, että hankinta ja sopimus menivät päällekkäin liikesopimuksen kanssa. Organisaatio jää paitsi suuremmasta volyymialennuskynnyksestä ja on suuremmassa compliance-riskissä.

Puutteelliset tai monimutkaiset hankintaprosessit vaikeuttavat hännän menojen hallintaa. Työntekijät keksivät uusia keinoja tehtävän suorittamiseksi, varsinkin jos hankinnat eivät ole heidän päätyönsä. Koska näiltä työntekijöiltä puuttuu parhaita käytäntöjä noudattavien hankinta-asiantuntijoiden tietämys ja asiantuntemus, sääntöjen noudattaminen ja kustannussäästöt ovat vaarassa.

Selittää, miksi osa menoista on hallinnoimattomia. Muutamat esimerkit osoittavat, miten ongelma voi pahentua ajan myötä:

• Työntekijät ajattelevat, että heidän ostoksensa ovat liian pieniä vaikuttaakseen yrityksen tulokseen.
• Virallista hankintamenettelyä ei ole olemassa tai se on liian monimutkainen pienille sopimuksille.
• Johto keskittyy liikaa suuriin hankintoihin.
• Johto ennustaa staattisen hännänkulutusprosentin tietämättä, että se muuttuu.
• Tehoton sopimusten hallinnointi aiheuttaa päällekkäisyyttä tai vastaavien sopimusten päällekkäisyyttä, mikä haittaa hankintajärjestelmää.
• Liian monet toimittajat vaikeuttavat suhteiden ylläpitämistä, eikä johto hyväksy merkittäviä aloitteita, koska ne saattavat vaatia lisää henkilöstöä ja sitovia resursseja, joten kierre jatkuu.
• Mitä hankinnat voivat tarjota yritykselle nopeuttaakseen ostoprosessia ja antaakseen työntekijöiden ostaa vähäarvoisia tuotteita?

Miksi Tail Spend Management on tärkeää?

Nykypäivän talous edellyttää hankintojen ja menojen hallintaa ollakseen kilpailukykyinen. Suunnittelu ja ennustaminen ovat monimutkaisia, virheellisiä ja epätäydellisiä, kun menoja ei hallita.

Kustannusten hallinta ja toimittajasuhteet lisäävät tuloja. Täydellinen välillisten menojen valvonta antaa yritykselle mahdollisuuden ottaa käyttöön kustannussäästömenetelmiä ja alentaa toimintakustannuksia.

Organisaatioilla, jotka eivät pysty hallitsemaan hännänvartijoiden menoja, on useita haasteita. Vääränlaisesta hallinnoinnista johtuvia kriittisiä huolenaiheita ovat muun muassa seuraavat:

Neuvottelemattomasta hinnasta johtuvat menetetyt säästöt

Hankintaosasto neuvottelee alhaisemmat kustannukset pienistä eristä, mutta yritykset maksavat niistä enemmän. Organisaatio voi säästää 20-30 prosenttia välillisistä kuluista käyttämällä ennalta neuvoteltuja kustannuksia.

Tuotteiden laadunvalvonnan puute

Puutteellinen menojen hallinta voi johtaa hintojen nousuun ja tuotteiden laatuongelmiin. Alikuntoiset tuotteet lisääntyvät ja voivat vahingoittaa yrityksen imagoa.

Mahdolliset vaatimusten noudattamiseen liittyvät vaikeudet, erityisesti säännellyillä toimialoilla

Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät vaarat johtuvat valvomattomasta toimittajien määrästä ja laadusta. Sopimusten ja maksujärjestelyjen väliset ristiriidat ovat yleisiä.

Tuottavuuden menetys

Transaktio-ostos, joka ei tuota arvoa, tuhlaa aikaa. Tutkimusten mukaan tällaisten liiketoimien jahtaaminen voi vähentää ostajan ja tilaajan tuottavuutta 40 prosenttia.

Tail Spend Managementin edut

1. Voi lisätä säästöjä

Hännän menojen hallinta ensin voi säästää yrityksille 10-20 prosenttia kertaluonteisesti. Vuosittaisten säästöjen pitäisi kasvaa 2-5 prosenttia. Ihannetapauksessa 86 prosenttia budjetista olisi hallittava strategisesti.

2. Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääminen

Tail-menojen hallinnointi konsolidoi toimittajia ja parantaa tehokkuutta. Hankinnat ovat tekemisissä harvempien toimittajien kanssa ja säästävät rahaa. Konsolidoitu hallinta antaa hankinnalle enemmän aikaa työskennellä arvokkaampien sopimusten parissa.

Paremman luettelokattavuuden ja itsepalveluhankintojen ansiosta hankintahenkilöstö voi keskittyä lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Hankinta voi lisätä tehokkuutta 20 prosenttia tunnistamalla jatkuvan parantamisen mahdollisuuksia.

3. Vaatimusten noudattaminen ja riskien vähentäminen parantunut

Tail-menojen valvonta parantaa liiketoimintakäyttäjien ja toimittajien käytäntöjen ja sopimusten noudattamista. Epäluotettavien perustoimittajien poistaminen vähentää riskejä. Läpinäkyvät hankinnat helpottavat petosten ehkäisemistä ja havaitsemista.

Digitaalisten häntämenojen hallinnointijärjestelmien tulisi ohjata, valvoa ja jäljittää tapahtumia. Näin poikkeukset voidaan havaita ja ratkaista ennen palveluntarjoajalle lähettämistä.

Nämä ohjelmistot estävät väärinkäytökset ja antavat yritykselle kattavat tiedot menoista, toisin kuin vanhat tekniikat. Näin voit varmistaa, että jopa 95 prosenttia yrityksen hankinnoista on säännösten ja sopimusten mukaisia.

4. Suurempi nautinto kaikille

Koska järjestelmiä on helppo käyttää, osapuolet ovat tyytyväisempiä sisäisesti ja ulkoisesti. Menojen hallinnoinnissa määritetään, kuka hoitaa mitäkin ja keneen ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa. Prosessin läpimenoaika lyhenee ja hankintaresursseja koulutetaan.

Yhteenveto: Kulujen analysointi ja seuranta ovat ratkaisevan tärkeitä näistä syistä:

• Menojen kattavuuden hallinnointi ja parantaminen.
• Vähäarvoisia menoja ilmenee.
• Maverick-menot ja transaktiokulut minimoidaan tai poistetaan.
• Hallinto parantaa tietojen laatua ja hankintaa.
• Sopimusten kattavuuden laajentaminen vähentää liiketoiminta-, vaatimustenmukaisuus- ja petosriskejä.
• Poistetaan merkityksettömät myyjät, jotka nostavat kustannuksia.
• Menoja lisääviä hankintatoimia voidaan vähentää.
• Kunnollisesta häntäkulujen valvonnasta on välittömiä etuja, mutta niiden löytäminen, toteuttaminen ja analysointi vaativat aikaa.

Kuvaile Tail Spend Analysis.

Ennakoivat yritykset voivat vähentää kuluja ja saada kilpailuetua. Tämä voidaan tehdä teknologian avulla. Boston Consulting Groupin mukaan teknologiaohjatut häntäkulut voivat säästää 10 prosenttia vuotuisista kustannuksista.

Ohjelma asettaa automaattisesti suorituskykyä koskevat keskeiset suorituskykyindikaattorit. Ohjelma on muokattavissa yrityksen koon, lajin ja toimialan mukaan. Optimaalisia tuloksia saat analysoimalla yrityksesi häntäkulut vuoden tietojen avulla.

Menojen seurannan ja analysoinnin merkitys

Tehokas menojen seuranta ja analysointi ovat ratkaisevan tärkeitä menojen hallinnoinnin kannalta. Jotta yrityksesi voisi hyötyä menojen hallinnasta, se tarvitsee menojen seuranta- ja analysointityökalun.

Nykyään tekniikan ja tekoälyn nopea integroituminen menojen seurantaan antaa yhä useammille organisaatioille mahdollisuuden hankkia ja visualisoida menoja koskevia tietoja reaaliajassa. Näin organisaatio voi mukauttaa ja suunnitella tehokkaasti ja säästää rahaa.

Menoanalyysi Tail Spend Management Frameworkin avulla

1. Tunnista se

Tail-menot ovat laajoja. Tail spend -analyysi sisältää virheellisesti luokitellut ostot ja poikkeavat menot, joten on tärkeää määritellä ne ja selvittää, minne ne menevät yrityksessäsi. Määritelmä vaihtelee hieman organisaatiokohtaisesti.

• Kerää ja analysoi ensin kaikista lähteistä saadut kulutustiedot, jotta voit tunnistaa vähäiset kulut.
• Kun tämä on tehty, määrittele organisaation “tail spend”.
• Käytä tätä määritelmää lopuksi laskettaessa häntäpään kulutusta. Laske menojen suhde toimittajiin. Tätä laskelmaa varten “tail spend” sisältää kaikki ostavat toimittajat lukuun ottamatta 20 prosenttia suurimmista toimittajista.

Kolmen ensimmäisen vaiheen jälkeen segmentoi kulutuksen perushyödykkeet ja etsi liiketoimi- ja kulutustason kustannusten vähentämis- ja välttämismahdollisuuksia.

Seuraavat ovat segmentit:

• Hidden Tail: Suurimmat toimittajat ovat täällä. Strategisesti hallinnoituihin menoihin sisältyy neuvoteltuja ja valvottuja sopimuksia näiden osalta. Osa menoista on piilossa, koska sopimukset eivät aina kata ostettuja materiaaleja tai palveluja tai koska menot eivät ole vaatimusten mukaisia.
• Hännän pää: Hallitsemattomat menot vaihtelevat 50 000 dollarista 1 miljoonaan dollariin vuodessa.
• Hännän keskikohta: Ostot useiden toimittajien kanssa 2 000-200 000 dollarista 200 000 dollariin. Koska toimittajien menot ovat liian alhaiset, tätä loppupään segmenttiä hallitaan harvoin strategisesti.
• Hännän kärki: Toimittajat, jotka käyttävät alle 2 000 dollaria. Kulutus on hajanaista ja tapahtumakohtaista, koska se koostuu monista kertaluonteisista hankinnoista monilta toimittajilta.

2. Sisäisten menettelyjen yksinkertaistaminen

Jos haluat parantaa menojen hallintaa, virtaviivaista sisäisiä prosesseja, jotta tiedot olisivat paremmin näkyvissä, vähennä toimittajien määrää ja seuraa menoja.

Sähköisen hankintajärjestelmän tulisi edellyttää, että työntekijät toimittavat viralliset ostopyynnöt hyväksyttäväksi ennen kuin ne muutetaan ostotilauksiksi. Järjestelmän tulisi myös tarjota hyväksyttyjä myyjiä ja tuotteita. Menot strategisesti hallinnoitujen sopimusten ulkopuolella vähenevät.

Tähän analyysiin sisältyy kolmen tai kuuden kuukauden mittainen “spot buy reduction” -ohjelma, joka koskee kaikkia häntäsegmenttejä. Tail-menoja olisi hallinnoitava strategisesti ja kanavoitava luetteloihin tai automaattisiin ostokanaviin.

Kaikkien virtaviivaistettujen sisäisten prosessien pitäisi auttaa yritystä säästämään rahaa.

3. Tietojen hyödyntäminen

Kun sisäisiä prosesseja on virtaviivaistettu tunnistamalla, luokittelemalla ja analysoimalla kulutustietoja, on keskityttävä hankintoihin ja sopimuksiin useimpien hankintojen ja liiketoimien strategiseksi hallinnoimiseksi.

Kun olet aloittanut hankintasi tällä tavoin, sinun on mitattava kulutuksen suorituskyvyn paranemista käyttämällä seuraavia tunnuslukuja:

• Kustannusten vähentäminen ja välttäminen.
• Transaktiokustannukset.
• Parempi näkyvyys kulutukseen.

Tail spend management -strategioihin tulisi sisällyttää big data ja analytiikka, tekoäly, automaatio ja digitaaliset alustat tiedon käytön maksimoimiseksi. Teknologia voi virtaviivaistaa massakilpailutuksia ja muita hankintaprosesseja.

Tail Spend Analytics -analytiikan parannukset.

Jotta edellä esitetyt tail spend -hallintakehykset onnistuisivat, niihin on lisättävä tail spend -analyysin vaiheet. Kehyksen olisi sisällettävä seuraavat seikat:

1. Yksityiskohtainen menoanalyysi

Kehyksen olisi sisällettävä yksityiskohtainen menoanalyysi, jonka avulla voidaan yksilöidä kaikki menotyypit. Nämä sääntöjenvastaiset tapahtumat olisi sovitettava yhteen muiden menojen ja sopimusten kanssa, jotta sääntöjen noudattaminen olisi mahdollista.

2. Helpdeskin löytäminen

Ulkoistettu kokopäiväinen hankintatoimen neuvontapalvelu käsittelee kaikki hankintoihin ja hankintoihin liittyvät tiedustelut. Jokainen hankintakysely on koordinoitava asiakkaan sisäiseen hankintaosastoon tai olemassa oleviin toimittajasopimuksiin menoparametrien perusteella.

3. Menojen konsolidointi

Tail-menojen hallinnointiin kuuluu myös toimittajien konsolidointi. Puitteissa on keskityttävä muutamaan palveluntarjoajaan sen sijaan, että menot jakautuisivat suureen ryhmään. Tästä on seuraavat edut:

• Vähennetty monimutkaisuus: Vähemmän toimittajia tarkoittaa vähemmän myyjäyhteyksiä. Toimitusketjun johtajat voivat automatisoida toimittajien väliset yhteydet, jolloin heidän aikansa vapautuu lisäarvoa tuottaviin tehtäviin ja strategiseen toimittajahallintaan.
• Tehokas kustannusten hallinta: Myyjien yhdistäminen vähentää toimittajien rahtikuluja. Myös suurten toimittajatapahtumien käsittelyyn liittyvät sisäiset prosessikulut voidaan minimoida.
• Toimitusten jatkuvuus: Vähemmän toimittajia, erityisesti arvoltaan tai määrältään vähäisten hyödykkeiden osalta, vähentää tilausten viivästymisiä ja toimituksen laiminlyöntejä. Yhtenäinen ja luotettava toimittajakanta auttaa toimittajia ymmärtämään yrityksesi tarpeet ja niiden erityispiirteet. Lisäksi laatu- ja toimitusaikavaikeudet vähenevät varmasti.

4. Verkkokaupan tarjoaja

Arkkitehtuurin olisi mahdollistettava hankinnat verkkopalvelujen tarjoajien markkinapaikoilta tarvittaessa.

Ostaminen strategisesti

Nopean läpimenoajan vertailuanalyysi, tarjoukset ja tapahtumaedut varmistavat, että hankinta-analytiikka ottaa yhteyttä kaikkiin laillisiin hankintoihin.

Mukaan lukien paikallisia hankintamarkkinoita koskevat tiedot

Paikallisia toimittajamarkkinoita koskevien tietojen sisällyttäminen on ratkaisevan tärkeää yrityksen ymmärryksen ja osaamisen sekä kustannussäästöjen kannalta.

Tail Spend Managementin ulkoistamisen hyödyt

Koska asiakkaat ovat entistä vaativampia, hännän menojen hallinnoinnin ulkoistamisella on useita etuja. Ulkoiset asiakkaat ja sisäiset sidosryhmät haluavat nopeampaa toimitusketjun nopeutta, enemmän tuotevaihtoehtoja, näkemystä toiminnasta, räätälöityjä tilauksia ja monikanavaisuutta.

Ulkoistaminen sopii erinomaisesti kaikkien muiden kuin ydintoimittajien hallintaan toimitusketjun kustannusten, monimutkaisuuden ja pääoman optimoimiseksi.

Häntäpuolen menojen ulkoistaminen auttaa yrityksiä hallitsemaan:

• Vastaavat hinnat
• Jakajan ohitus
• Myyjän konsolidointi
• Läpimenoajan säilyttäminen
• Tehokas kategorianhallinta
• Tail Spend Management -ohjelmisto

Olemme keskustelleet siitä, miten hännän menojen hallintaohjelmisto yksinkertaistaa analyysiä, seurantaa ja ohjelmistoja. Monet yritykset ovat perinteisesti jättäneet häntäkustannusten valvonnan hankintahenkilöstönsä tehtäväksi.

Hankintojen tiukempi ja kattavampi valvonta on mahdollista, mutta osto-osaston taakan lisääminen, joka voi olla jo ennestäänkin rajallinen, ei aina ole ihanteellinen valinta.

Yritysten kehittyessä näkyvyys ja kulutuksen hallinta vaikeutuvat. Kulujenhallintatyökalut automatisoivat yritysten menoja. Kirjanpidon automatisointi menojenhallintaohjelmistojen avulla säästää aikaa ja rahaa.

Kuluja vähennetään kulujenhallintaohjelmiston avulla:

1. Kokonaismenojen näkyvyys:

Kulujenhallinta-alustat keskittävät laskut ja menot, jotta saat kokonaiskuvan budjetistasi. Joitakin tärkeimpiä näkökohtia ovat:

• Menojen seuranta.
• Automatisoitu myyjien tunnistaminen ja reaaliaikainen työntekijöiden rahankäyttö.
• Näiden tietojen käyttäminen menojen sovittamiseksi yhteen yrityksen budjettitavoitteiden kanssa.
• Tietojen järjestäminen menoluokkiin, jotta saat selville, mihin rahat menevät.
• Tunnistaa automaattisesti aktiiviset tilaukset ja ennakoi maksut.
• Voit helposti mukauttaa budjettia näkyvyyden avulla.

2. Tuhlaavien menojen leikkaaminen

Ostotilaukset, laskentataulukot, rypistyneet kuitit ja puuttuvat sähköpostit dokumentoivat hännän menoja. Menojen asianmukainen analysointi on haastavaa. Menojenhallintatyökalut keskittävät menotiedot ja auttavat kirjanpitotiimejä paljastamaan virheelliset menot, vähentämään hukkakäyttöä ja löytämään säästöjä. Alustat saavuttavat tämän seuraavilla tavoilla:

• Havaitse turhat menot automaattisesti.
• Katso menoja läpi löytääksesi päällekkäisiä ja tarpeettomia tavaroita säästääksesi rahaa.
• Käyttämällä kortteja menoalustasi kanssa voit valvoa menoja. Tähän sisältyy korttien tarjoaminen ennalta hyväksytyillä menorajoituksilla, mikä helpottaa hankintakäytäntöjen noudattamisen valvontaa.

3. Lopeta luvattomat myyjien menot

Perinteinen toimittajahallinta on työlästä. Manuaalisia hyväksyntöjä tarvitaan useissa kanavissa. Kulujenhallinta-alustat järjestävät toimittajatiedot.

Voit:

• Vahvista rahankäyttöpyynnöt sekunneissa.
• Tunnistetaan päällekkäisyydet palveluissa ja toimittajissa.
• Määritä sallitut kustannukset ja esitä budjetti, menot ja myyjät.
• Ennakoi ja hallitse myyjien menoja.
• Tallentaa tapahtumat välittömästi, jolloin jaksoittaiset tiliotteet jäävät pois.
• Pääset käsiksi kaikkiin tietoihin neuvotellaksesi uusien ja vanhojen myyjien kanssa.

4. Automatisoi käytäntöjen noudattamisen valvonta

Voit automatisoida hyväksynnät ja valvoa menosäännösten noudattamista menojenhallinta-alustan avulla. Näin säästät hännänvartijoiden menoja virtaviivaistamalla prosessia ja vähentämällä arvailuja.

5. Kustannusten esittämisen ja korvaamisen yksinkertaistaminen

Kulujenhallintatyökalu poistaa kuitinseurannan ja kuluraportoinnin. Alustat tarjoavat:

• Automaattinen kuitin täsmäytys
• Ilmoita kortinhaltijoille välittömästi tekstiviestillä tai sähköpostilla, kun he käyttävät korttia.
• Automaattiset muistutukset, keräykset ja kuittien täsmäytys jokaisesta tapahtumasta.
• Yhden napsautuksen hyväksyntä ja tallettaminen sekä 90 %:n menoraporttien automaattinen kuitinvarmistus yksinkertaistavat korvaussääntöjä.

Hallitse häntäkuluja automaation avulla

Tehosta hankintoja maailman helpoimmalla kulujenhallintaohjelmistolla. Yksinkertaista yrityksesi materiaali- ja tarvikehankintoja hänniltä kokonaiskustannuksiin.

Yhdistämme huipputeknologian, sisällön ja tietämyksen säästöjen ja kestävyyden lisäämiseksi. Sujuvat ja nopeat menettelyt minimoivat manuaaliset tehtävät ja yksinkertaistavat hankintoja.

Luokkansa parhaan hankintateknologian, nopean käyttöönoton, minimaalisten alkukustannusten ja ainutlaatuisen Pay-As-You-Save-hinnoittelusuunnitelman ansiosta olet toimintavalmis muutamassa päivässä.

Laajenna tai supista ja yhdistä järjestelmiä tarpeen mukaan. Yksinkertainen, joustava ja tulevaisuuteen soveltuva menojen hallintatyökalu keskeisiä ja muita kuin keskeisiä kustannuksia varten. Autonominen ostaminen, toimittajien välinen vuorovaikutus, laskutusautomaatio ja kehittynyt analytiikka antavat sinulle mahdollisuuden luoda ihanteellisen ratkaisun.

Yleisiä kysymyksiä

Mitä on hankinnan loppukäyttö?

Hankinnoissa häntämenot tarkoittavat vähäisiä hankintoja, jotka tehdään usealta toimittajalta ja jotka muodostavat vain pienen osan organisaation kokonaiskustannuksista. Menojakaumakäyrän “pitkässä hännässä” monet vaatimattomat hankinnat summautuvat.

Esimerkki pyrstömenoista?

Pienet, satunnaiset menot, kuten toimistotarvikkeet, turvavarusteet tai siivouspalvelut, ovat vähäisiä menoja. Nämä hankinnat ovat välttämättömiä päivittäisen toiminnan kannalta, mutta ne lisäävät vain vähän hankintabudjettia.

Miten hännänkulutusanalyysi tehdään?

Menoanalyysi:

• Täydellisten tietojen kerääminen kaikista hankintatapahtumista, olivatpa ne suuria tai pieniä.
• Tunnistetaan menoryhmät menoerien luokittelun avulla.
• Arvioidaan toimittajakanta, jotta löydetään monia arvoltaan vähäisiä toimittajia.
• Arvioidaan hännänkulutusluokkien kokonaiskulutusta.
• Priorisoidaan vähäisten menojen alat strategisten prioriteettien ja kustannussäästöjen perusteella.

Mikä on hännän menojen hallinnointistrategia?

Tail spend -hallintaan kuuluu tail spend -hankintojen organisointi ja optimointi. Se vähentää riskiä, kustannuksia ja tehottomuutta toimittajien yhdistämisen, automatisoinnin ja strategisen hankinnan avulla.

Miksi hännän menojen hallinta on ratkaisevan tärkeää?

Tail-menojen hallinnointi on tärkeää useista syistä:

• Kustannussäästöt: Kustannuserät ovat pieniä, mutta ne muodostavat suuren osan hankintabudjetista. Niiden hyvällä hallinnoinnilla voidaan säästää rahaa.
• Kulujen virtaviivaistaminen vähentää hallinnollisia kustannuksia ja tehostaa hankintoja.
• Riskien vähentäminen: Menojen hallinnointi vähentää monista toimittajista ja hallitsemattomista menoista aiheutuvia riskejä.
• Tiedot: Menojen analyysi voi antaa tietoa hankintastrategiasta ja paljastaa menosuunnat.

Mitä tarkoittaa “long-tail spend”?

Tail spendiä kutsutaan joskus myös long-tail spendiksi. Pareto-periaate on peräisin menojakaumakäyrästä. Käyrän kärjessä on muutama arvokas ostos ja sen loppupäässä on pieni määrä arvoltaan vähäisiä ostoksia.

Selitä pitkän hännän menot.

Pitkän aikavälin menot, jotka tunnetaan myös nimellä “tail spend”, ovat monien sellaisten pienten ja harvoin toistuvien hankintatapahtumien kumulatiivinen arvo, jotka muodostavat suuren osan organisaation hankintakustannuksista. Nämä tapahtumat jakautuvat useille toimittajille ja ryhmille.

Voidaanko häntämenoja hallita tehokkaasti automaation ja teknologian avulla?

Vähäarvoisten tuotteiden hankinnan automatisointi, verkkoluetteloiden salliminen ja menoanalyysityökalujen käyttäminen pienempien menoluokkien löytämiseksi voivat auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan pienempien menojen hallintaa.

Onko olemassa tiettyjä teollisuudenaloja tai sektoreita, joilla on suurempi hännänkulutus?

Hännän menoja esiintyy eri toimialoilla. Toimialoilla, joilla on erilaisia hankintatarpeita, niitä on enemmän. Esimerkki: terveydenhuolto, koulutus, vähittäiskauppa. Toiminnan tukemiseksi tarvitaan useita tuotteita ja palveluja.

Miten yritykset voivat yhdistää myyjiä ja vähentää hännän menoja?

Toimittajien yhdistämistaktiikat, kuten päällekkäiset kategoriat, yleissopimukset ja ensisijaisten toimittajien ohjelmat, auttavat poistamaan ylimääräisiä toimittajia ja parantamaan hankintoja.

Miten data-analytiikka voi paljastaa hännän menomalleja?

Tietoanalyysi voi paljastaa hännän menosuunnat, toimittajien suorituskyvyn ja kustannussäästöratkaisut. Tämä tietoon perustuva menetelmä auttaa yrityksiä hallitsemaan hännän menoja.

Mitä strateginen hankinta tekee häntäkulujen osalta?

Strateginen hankinta arvioi ja valitsee toimittajat kustannusten, laadun ja suorituskyvyn perusteella. Organisaatiot voivat optimoida toimittajasuhteita ja säästää rahaa soveltamalla strategista hankintaa tiettyihin menoalueisiin.