Purchasing chaos and budget overruns is a continuous process in an organisation, but creating a structured procurement process takes time. If your accounting team is always rushed and stakeholders have to chase after supply orders, it’s time to improve your procurement methods. To improve the procurement process you can start by strengthening the company’s purchase order processing procedures. Procurement can reap numerous advantages by implementing a purchase order (PO) process that is more organised and efficient. To enhance budgeting and purchasing standards, it enables the business to use procurement data, formalises spending guidelines, and aids in justification for purchases.
Käsittelemme kaiken tarvittavan tiedon, jotta voit maksimoida ostotilausten käsittelyn tehokkuuden tänään:
- Mitä on ostotilausten käsittely?
- Miksi ostotilausten käsittely on tärkeää?
- Mitkä ovat 7 vaihetta ostotilausten käsittelyssä?
- Parhaat käytännöt ostotilausten käsittelyssä
- Ostotilausten käsittelyn automatisoinnin edut
Mitä on ostotilausten käsittely?
Ostotilausten käsittely on prosessi, jossa valitaan, valtuutetaan, tilataan, täytetään ja seurataan toimittajilta tehtyjä tavara- tai palvelutilauksia. Ostotiimi tai kirjanpito-osasto hoitaa sen. Tilausten käsittelyyn kuuluu varmistaa tavaroiden tai palveluiden saatavuus, varata rahaa tavaroiden tai palveluiden ostoon, ilmoittaa toimittajille vaatimuksista ja varmistaa, että tilatut tuotteet toimitetaan tarkasti.
Jos yritys hankkii tavaroita järjestelmällisesti ja metodisesti, tämä ostotilausprosessi toimii optimaalisesti. Sidosryhmillä on tarvittavat resurssit tilata oikeat tuotteet hankintapolitiikan mukaisesti, kun prosessi on hyvin jäsennelty. Se tarjoaa tarvittavan rakenteen ostojen hyväksymiseen ja täyttämiseen vaadittavan dokumentaation loppuun saattamiseen. Kaikki ostot myös kirjataan prosessin aikana. Niitä käytetään kulutuksen suunnitteluun, analysointiin ja tulevaan kirjanpitoon.
Ero ostopyynnön ja ostotilauksen välillä
Hankintaprosessissa sekä ostotilauksilla että ostopyynnöillä on eri tarkoitukset, vaikka niitä käytetään usein toistensa synonyymeinä.
- Ostopäätös, jota kutsutaan myös vastaanottolomakkeeksi, on sisäinen asiakirja, jota käytetään pyytämään hyväksyntää tuotteiden tai palveluiden ostamiseen. Yleensä sen allekirjoittaa osaston johtaja, ja se lähetetään hankintatiimille tarkistettavaksi ja käsiteltäväksi.
- Ostotilaus on puolestaan ulkoinen asiakirja. Se toimii sitovana oikeudellisena sopimuksena toimittajan ja ostajan välillä. Se sisältää kaikki tilauksen tiedot. Joitakin keskeisiä tietoja ovat hinta, määrä, toimituspäivä ja maksuehdot.
Molemmat sujuvoittavat hankintaprosesseja yrityksissä. Ne helpottavat tehokasta tilaamista, täyttämistä ja toimitusten seurantaa.
Ostotilausten käsittelyn merkitys
Ostaminen on organisaation suurin kustannus. Yli 20–30 prosenttia kokonaisliikevaihdosta käytetään ostamiseen epäsuorana kustannuksena. Hankintatiimi käsittelee satoja tai tuhansia kuukausittaisia ostoksia. Tehokas ostotilausprosessi on keskeinen yrityksesi menestyksen ja kustannustehokkuuden kannalta, kun tarvitaan niin monia liikkuvia osia, jotta hankinta sujuu sujuvasti.
Mitkä ovat 7 vaihetta ostotilausten käsittelyssä?
1. Tarvittavien tuotteiden tunnistaminen
Mietitkö, mikä on ensimmäinen asia, joka tulee tehdä ostotilausten käsittelyssä? Alkuvaiheeseen kuuluu selvittää, mitä sinun tarvitsee ostaa. Sidosryhmien tulisi tarkastella eri toimittajia nähdäkseen, kenellä on parhaat tuotteet, tarkistaa tuotteiden samankaltaisuudet ja vertailla tuotteiden hintoja. Kun teet listaa, älä unohda pitää kirjaa organisaatiosi hankintapolitiikoista. Kaikki hyötyvät siitä, että tietävät, miten käyttää rahaa tavaroihin ja palveluihin sekä yrityksen sisällä että ulkopuolella politiikkojen mukaisesti.
2. Laadi ostopyyntö tuotteille.
Kun olet tehnyt täydellisen listan tarvittavista ja halutuista tuotteista, on aika täyttää lomake nimeltä ostopyyntö. Tässä lomakkeessa tulisi olla kaikki tiedot valitsemistasi toimittajista ja kaikki asiakirjat, jotka osoittavat, miksi sinun on ostettava nämä tuotteet.
Jos haluat tehdä ostamisesta sujuvaa, sinulla tulisi olla selkeä prosessi ostotilausten hyväksymiseen ja tietyt henkilöt jokaisessa osastossa, jotka hyväksyvät ne. Asiat etenevät nopeammin, kun kaikki ovat tietoisia vastuistaan ostojen hyväksymisessä. Voit myös hakea apua asiantuntijoilta, jotka ovat hyvin perehtyneitä. Tämä auttaa vähentämään virheitä ja varmistamaan, että päätökset ovat hyvin harkittuja.
3. Lähetä ostopyyntö hyväksyttäväksi.
Kun olet valmis pyyntölomakkeen kanssa, on aika lähettää se ensimmäiseen hyväksyntäprosessiin. Asiakirjat täyttää johtaja tai osaston päällikkö. Tämä hyväksyjä tarkistaa pyynnön nähdäkseen, vastaako se osaston tai projektin budjettia ja antaa alkuperäisen hyväksynnän rahojen käyttämiselle. Sen jälkeen pyyntö menee muille henkilöille, jotka myös tarvitsevat hyväksyä sen. Riippuen siitä, mitä ollaan ostamassa, IT-, lakiasiain-, turvallisuus- tai taloustiimit saattavat tarvita tarkistaa sen. Jokainen yritys määrittää, milloin lisätarkastuksia tarvitaan suuremmille ostoksille. Esimerkiksi johtoryhmä saattaa tarvita hyväksyä sopimukset, jotka ylittävät tietyn summan.
4. Laadi hyväksytty ostotilaus.
Kirjanpito- tai taloustiimi käyttää pyyntölomaketta ostotilauksen luomiseen, kun pyyntö on saanut kaikki tarvittavat hyväksynnät. Yksityiskohtainen ostopyyntö varmistaa täydellisen ostotilauksen.
- Ostotilausnumero
- Ostotilauksen päivämäärä ja aika
- Pyytäjän nimi ja osastotiedot
- Toimittajan tiedot, mukaan lukien nimi, osoite ja yhteystiedot
- Kuvaus ostettavista tavaroista tai palveluista
- Ostettavien tavaroiden tai palveluiden määrä
- Yksikköhinta per tuote
- Kokonaishinta
- Verot ja maksut
- Toimitus- ja kuljetustiedot (mukaan lukien kustannukset, jos sovellettavissa)
- Laskutusohjeet toimittajalle
- Maksutiedot ja maksuehdot
- Lisähuomautuksia sidosryhmiltä tai taloustiimiltä
5. Hyväksy ja lähetä ostotilaus.
Joskus kirjanpito saattaa tarkistaa valmiit ostotilaukset uudelleen varmistaakseen, että ne ovat oikein ja täydellisiä. Kun ostotilaus on hyväksytty, talousosasto lähettää sen toimittajalle.
Seuraavaksi toimittaja tarkistaa tilauksen tiedot. Jos ilmenee epäselvyyksiä, he ottavat yhteyttä joko tuotteiden pyytäjään tai talousosastoon. He ottivat minuun yhteyttä tiedoilla saatavilla olevista tuotteista. Jos jokin mainituista tuotteista ei ole saatavilla heidän varastossaan, myyjä voi ehdottaa vaihtoehtoisia vaihtoehtoja tai antaa sinulle arvioidun ajan tuotteen saapumiselle.
6. Toimittaja hyväksyy ja täyttää ostotilauksen.
Seuraava vaihe sisältää toimittajan vastauksen. Tarkistettuaan kaikki tuotteet ja resurssit, toimittaja lopulta vahvistaa tilauksen. Hän antaa sinulle arvioidun toimituspäivän ja lähetyksen seurantakoodin. Sitten tilaus pakataan ja lopulta lähetetään kuljetusyritykselle. Kun tuotteet lopulta lähetetään, voit vastaanottaa ne. Lisätietoja tavaroista voit tarkistaa niiden tilan lähetyksen seurantakoodin avulla.
7. Vastaanota ja täsmäytä tavarat
Ostoprosessin viimeinen vaihe on tavaroiden vastaanottaminen. Ostaja ottaa sinuun yhteyttä, kunnes vahvistat, että tuotteet ovat hyvässä kunnossa. Jos on puuttuvia tai vaurioituneita tuotteita, saat korvaavan tuotteen tai hyvityksen.
Kun tavarat on vahvistettu vastaanotetuiksi, tilitiimi astuu nyt kuvaan. He pitävät kirjaa toimituksesta. He vertaavat sitten tavaroita alkuperäiseen ostolistaan sekä muihin asiakirjoihin, kuten rahtikirjaan. Tämä täsmäytysprosessi varmistaa, että kaikki täsmää oikein ja on tarkkaa.
Parhaat käytännöt ostotilausten käsittelyssä
Parhaiden käytäntöjen soveltaminen voi parantaa jokaisen yrityksen ostotilausjärjestelmää riippumatta sen koosta ja vaiheesta. Seuraamalla alla mainittuja vaiheita yritykset voivat hyötyä paljon, tehden koko prosessista sujuvamman ja vahvemman. Lisäksi tämä prosessi voi myös johtaa parempiin kustannussäästöihin.
Rakenna dokumentoitu hankintaprosessi
Kun yritys alkaa dokumentoida hankintapolitiikkojaan, se pystyy paremmin hallitsemaan budjettejaan. Tämä dokumentointiprosessi mahdollistaa myös yritysten luoda ja viestiä selkeitä ohjeita parempien ostotottumusten saavuttamiseksi. Ne auttavat myös yritystä valitsemaan sopivimmat toimittajat niiden joukosta, jotka täyttävät merkittävät vaatimukset, samalla kun ne mahdollistavat hyvän havainnoinnin kulutuskynnyksessään. Samaan aikaan tämä dokumentointiprosessi auttaa hankintatiimejä käsittelemään paremmin työpaineita.
Lisäksi dokumentoitu hankintaprosessi mahdollistaa tehokkaamman budjetoinnin, selkeällä kuvalla yrityksen hankintakuluista ajan mittaan.
Se suojaa myös yritystä ei-toivotulta petokselta samalla kun pysyy poissa huonolaatuisista toimittajista. Kaikki nämä politiikat yhdessä näkyvän kulutusvillin kanssa auttavat lopulta yritystä ylläpitämään hyvää mainetta markkinoilla.
Luo osastokohtainen hyväksyntäluettelo
Vahva osaston hyväksymä luettelo on tärkeä osa terveellistä hankintaa. Kaikki nämä hyväksytyn luettelon jäsenet luovat komentoketjun jokaisessa osastossa. He varmistavat, että ostot vastaavat yrityksen strategiaa ja ostobudjettia. Tämä auttaa edelleen minimoimaan ei-toivottuja kuluja, kun he ylläpitävät vastuullisuutta jokaisesta tehdystä ostosta. Tarjoamalla kustannustehokkaita ratkaisuja tämä prosessi auttaa yritystä edelleen ostamaan tärkeitä tavaroita ja palveluita.
Perusta suosikkitoimittajaverkosto
Suosikkitoimittajaverkosto koostuu valikoidusta ryhmästä luotettuja toimittajia, jotka organisaatio on ennakkoon hyväksynyt hankintaan. Jos teet yhteistyötä näiden toimittajien kanssa, se sujuvoittaa toimintoja ja minimoi kolmansien osapuolten aiheuttamat riskit. Lisäksi yritykset hyötyvät parantuneesta neuvotteluvoimasta neuvotellakseen parempia hintoja, volyymialennuksia ja suotuisia ostoehtoja.
Käytä strategista hankintaa aina kun mahdollista
Strategic sourcing means carefully planning how to buy things. This practice involves studying the market trends and comparing suppliers to get the best deals. This process not only helps to save money but also helps in building strong relationships with suppliers. This ensures better quality goods and continuous help in supply chain problems. Strategic sourcing enables organizations to enhance their procurement procedures and forge enduring partnerships with dependable suppliers.
Käytä hankintaohjelmistoa automatisointiin
Automaattisen ostotilausten käsittelyn käyttö tekee ostamisesta helpompaa ja tarkempaa. Tämän ohjelmiston avulla voit säästää aikaa ja vähentää virheitä, sillä se estää ihmisiä syöttämästä tilauksen tietoja ja käyttämästä laskentataulukoita tilausten seuraamiseen.
Automaatio näyttää myös tilaukset ja kulutuksen selkeästi. Käytetty ohjelmisto mahdollistaa työnkulkujen suorittaa toistuvimmat tehtävät, mukaan lukien hyväksyntä, lähettäminen, kolmitievertailu, täsmäytys ja raportointi. Keskitetyn järjestelmän käyttö auttaa yrityksiä kasvattamaan ostoprosessiaan sujuvasti.
Ostoprosessin automatisoinnin edut
There are several benefits of using the automated purchasing order process. The major benefits can be exercised by the finance teams.
Parempi kustannussäästö: Ostoprosessin automatisointi auttaa löytämään tapoja säästää rahaa ja estää kassavirtaongelmia. Se estää virheitä, kuten liikaa maksamista tai huonolaatuisten tuotteiden saamista. Taloustiimit voivat seurata jokaista käytettyä dollaria automaation avulla.
Korkeampi tarkkuus: Ostotilausten automatisointi varmistaa, että tiedot ovat aina tarkkoja. Tämä auttaa taloustiimejä näkemään ostot selkeästi ja luottamaan taloudellisiin tietoihinsa enemmän.
Lisääntynyt tehokkuus: Automaatio tekee myös asioista nopeampia. Koska tiedot ovat kaikki automatisoituja, se auttaa säästämään aikaa tietojen syöttämisessä, tilausten seurannassa, laskujen tarkistamisessa ja laskujen maksamisessa. Näin tiimin jäsenet voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.
Vähentynyt manuaalinen syöttö: Se voi myös auttaa vähentämään virheitä ja säästämään aikaa poistamalla prosessin manuaaliset vaiheet. Manuaalisen syötön aiheuttamat virheet voivat aiheuttaa ongelmia maksun aikana ja vaatia myös lisätutkimusta korjaamiseksi.
Parannettu raportointi: Automaattisen ostotilausjärjestelmän käyttö auttaa yksinkertaistamaan raporttien luomista tilauksista ja kulutustottumuksista. Se auttaa ymmärtämään ostomallia ja toimittajien suorituskykyä. Näin nämä näkemykset auttavat tekemään päätöksiä tulevasta kulutuksesta, hintavertailuista ja budjettien suunnittelusta samalla kun rakennetaan parempia suhteita toimittajiin.
Vähentynyt riski: Se vähentää petosriskiä käyttämällä turvallisia alustoja ja seurantatoimintoja. Se valvoo toimintoja, havaitsee riskejä ja rajoittaa käyttäjien pääsyä varmistaakseen turvallisen ympäristön. Tämä estää luvattomat maksut ja tilaukset vaatimalla hyväksyntöjä muutoksille.
Vahvemmat neuvottelut: Automaattinen järjestelmä antaa ostajille täydellisen oppaan prosessista ja kustannuksista. Näin saat mahdollisuuden parempiin neuvotteluihin ja auttaa myös rakentamaan vahvoja suhteita toimittajiin. Se auttaa edelleen arvioimaan toimittajien suorituskykyä ja tukee tietoon perustuvien päätösten tekemistä sopimuksia allekirjoitettaessa.
