Suora ja epäsuora hankinta: mitä eroa niillä on?

Monet yritykset eivät voi toimia ilman hankintaa. Työnkulut, toimittajasuhteet ja varastonhallinta ovat siitä riippuvaisia.

Hankinta on kehittynyt epäsuoriksi ja suoriksi osa-alueiksi.

Tässä artikkelissa selitämme hankintaa, vertailemme suoria ja epäsuoria menetelmiä, annamme esimerkkejä, vastaamme kysymyksiisi ja käsittelemme alan tulevaisuutta.

Hankinnan yleiskuva

Sinun on ensin ymmärrettävä, mitä “hankinta” tarkoittaa, jotta voit erottaa suoran ja epäsuoran hankinnan toisistaan.

Hankinta voi muodostaa jopa 70 % organisaation tuloista ja sisältää tuotteiden ja palveluiden ostamisen sekä sopimusten ja toimittajasuhteiden hallinnan, jotta toiminta olisi eettistä ja kannattavaa.

Suoran ja epäsuoran hankinnan onnistumiseksi tarvitaan neljä keskeistä arvon luomisen vaihetta:

1. Analysoi kulutustietoja tunnistaaksesi malleja, mahdollisuuksia ja kategorian hallintastrategioita.
2. Valitse parhaat toimittajat työkalujen ja hankintamenetelmien avulla.
3. Sopimuksen tarjoaja- ja ostajavelvoitteet oikealla P2P-ratkaisulla varmistaaksesi vaatimustenmukaisuuden.
4. Arvon mittaaminen antaa täydellisen näkemyksen toimittajasuhteista ja lähteestä maksuun -prosessista.

60–70 % hankintatiimeistä priorisoi nyt strategiaa. Epäsuoran ja suoran hankinnan pääerojen tunteminen auttaa yrityksiä priorisoimaan ja optimoimaan tehtäviä.

Määrittele suora hankinta.

Suora hankinta käsittää tuotteiden, raaka-aineiden, tarvikkeiden, tuotteiden, osien, komponenttien ja palveluiden ostamisen yrityksellesi. Näitä tärkeitä asioita prosessoidaan, jotta ne saadaan asiakkaille. Nämä materiaalit käytetään lopputuotteessa.

Suorat hankinnat tehdään yleensä suurina erinä valitulta toimittajaryhmältä parhaaseen hintaan ja laatuun. Nämä ostot ovat usein välttämättömiä liiketoiminnan kannalta.

Suoran hankinnan ongelmat estävät yritystä valmistamasta ja tuottamasta rahaa. Siksi se yhdistetään yleensä teollisuusyrityksiin, jotka muuttavat raaka-aineet tuotteiksi.

Päivittäisiä esimerkkejä suorasta hankinnasta

• Rakennusyritys tilaa sementtiä
• Kokki ostaa suolaa
• Auton osien valmistaja ostaa raakaterästä
• Kangastehtaat tilaavat tekstiilejä ja kankaita prosessointia varten.
• Putkimiehet ostavat uusia osia

Mitä on epäsuora hankinta?

Epäsuora hankinta ostaa ei-välttämättömiä tuotteita, palveluita ja tarvikkeita yritykselle. Tämä sisältää paperiliittimet, koristeet, matkustamisen, huollon ja laitteiden korjaamisen.

Nämä tuotteet ovat edelleen tärkeitä yrityksellesi, mutta niillä ei ole suoraa vaikutusta tuotteisiisi tai palveluihisi. Sen sijaan epäsuora hankinta auttaa suoria toimituksia muuttumaan prosessoiduiksi tuotteiksi.

Epäsuora hankinta parantaa vain yrityksen tulosta. Kuitenkin yritys ei voi toimia ilman sitä.

Yleisiä esimerkkejä epäsuorasta hankinnasta: 

• Teknologia – Ohjelmistotilaukset, tietokoneet
• Toimistotarvikkeet – Kahvi, WC-paperi, kynät, niitit
• Ulkoistetut palvelut – IT, siivous, turvallisuus, markkinointi
• Matkustaminen – Kuljetukset, motellit, liikematkat
• Utility – vesi, sähkö, huolto
• HR-tehtävät –  sisältää rekrytoinnin ja koulutuksen

Keskeiset erot suoran ja epäsuoran hankinnan välillä

Toiminto on suurin ero epäsuoran ja suoran hankinnan välillä. Suorassa hankinnassa toimitetaan olennaiset resurssit, jotka prosessoidaan ja myydään asiakkaille, kun taas epäsuorassa hankinnassa toimitetaan odottamattomia hyödykkeitä.

Eri toiminnot tekevät molemmista tekniikoista ainutlaatuisia.

‍Asiakas-toimittaja-suhde

42 % kyselyyn osallistuneista hankintajohtajista aikoo priorisoida toimittajasuhteiden hallinnan.

Osta suoraan

Suora osto rakentaa pitkäaikaisia toimittajasuhteita, mikä vähentää toimitusketjun häiriöitä. Näitä liiketoiminnan välttämättömyyksiä ei voi estää toimituksissa. Sinun tulisi luoda pitkäaikaisia, kestäviä toimittajasuhteita.

Sopimukset, vähimmäistilausmäärät ja toimittajanhallinta rakentavat pitkäaikaisia liiketoimintasuhteita. Molempien osapuolten on tunnettava olonsa turvalliseksi ja luotettavaksi. Aloita vahvalla strategisella hankintasuunnitelmalla.

‍Epäsuora osto

Suora hankinta saa enemmän huomiota kuin epäsuora hankinta, joka käsittelee ei-välttämättömiä hyödykkeitä ja tarvikkeita. Toimittajasuhteet myös. Epäsuora hankinta on nopeampaa ja käyttää palveluita tarpeen mukaan.

Lyhyelle listalle päässeillä toimittajilla on vähemmän uskollisuutta. Todennäköisesti saat toimistokynät joltakulta, jolla on parempi tarjous. Toimitusketjussa ei ole mitään vikaa. Osapuolet tietävät, että palveluiden pitkäaikaisen ylläpitämisen eteen ei ole suuria ponnisteluja.

‍Kulujen hallinta

Suora ja epäsuora hankinta käyttävät rahaa eri tavoin.

‍Osta suoraan

Liiketoiminnan kestävyys edellyttää keskittymistä suoran hankinnan ydin toimitusketjuun. Näitä keskeisiä komponentteja on suunniteltava ja hankittava viisaasti. Valmistele budjetti etukäteen häiriöiden minimoimiseksi.

‍Epäsuora osto

Epäsuora hankintaprosessi sisältää spontaaneja menoja. Ostot tehdään tarpeen mukaan edistämään suurempaa hyvää ja pitämään asiat liikkeessä. Ostaminen tapahtuu tilauksesta ilman valmistelua tai budjetointia epäsuoraan hankintaan.

Varaston hallinta

Valitsemasi hankintamenetelmä vaikuttaa siihen, miten hankit, varastoit ja järjestät tuotteet.

‍Osta suoraan

Kun otetaan huomioon koko toimitusketjun hallinnointiin liittyvä riski ja arvo suorien syötteiden osalta, varastonhallinta rajoittuu yleensä suoraan ostoon.

‍Epäsuora osto

Pitkäaikaista epäsuoraa hankinnan varastonhallintasuunnitelmaa ei ole. Se on enemmän “ensin tullutta palvellaan ensin”. Pitkäaikaista strategiaa ei ehkä synny, koska nämä ostot ovat yleensä odottamattomia.

Siksi epäsuoran hankinnan varastonhallinta on vaikeaa. Laadun ja toimittajan vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen yrityksen vaatimusten kanssa on vaikeaa. Varastonhallinta tulee vähemmän tärkeäksi epäsuorassa ostossa.

‍Organisaation rakenne

Suoran ja epäsuoran hankinnan rakenne eroaa suuresti.

‍Osta suoraan

Suora hankinta vaatii useita päätöksentekijöitä sen “tee tai kaadu” -luonteen vuoksi. Tyypillisesti ydinryhmä valvoo suoria kuluja. Näin toimitusketju on keskitetty, budjetti on tarkka ja he keskittyvät tiettyihin kulutusalueisiin.

‍Epäsuora osto

Yritykset käsittelevät epäsuoraa ostoa eri tavalla. Tämä kulutus on satunnaista ja hajautettua sidosryhmien ja osastojen välillä. Se on järkevää. Yksi osasto ei tiedä, että toisella osastolla on puutetta välttämättömyyksistä. Tämä budjetti on joustavampi ja vastaa erityistarpeita.

Suorituskyvyn arviointi

Nämä kaksi kulutustyyppiä vaativat myös eri arviointimenetelmiä.

‍Osta suoraan

Aikataulun mukainen tilausten täyttäminen on suoran kulutuksen päämäärä. Tässä kustannussäästöt ovat yhtä tärkeitä kuin varastonhallinta ja toimitus-KPI:t.

Käyttämättömät tuotteet maksavat rahaa ja vievät varastotilaa. Myöhästyneet toimitukset ja huono toimittajanhallinta estävät asiakastyytyväisyyden. Kaikki tämä voi vahingoittaa yrityksen voittoja.

Epäsuora osto

Epäsuora hankinta arvioi suorituskykyä kustannusten perusteella. Sen tavoitteena on hallita menoja ja poistaa päällekkäisyyksiä. Yleisiä ovat kustannussäästöjen, -välttämisen ja -vähennyksen KPI:t.

Vaikutus toimialoihin

Suoran ja epäsuoran hankinnan toimialakohtaiset vaikutukset vaihtelevat.

Osta suoraan

Suora hankinta hallitsee epäsuoraa hankintaa yrityksissä, joissa syötteet vaikuttavat suoraan lopputulokseen. Tämä kattaa vähittäiskaupan, rakentamisen ja valmistuksen.

‍Epäsuora osto

Ammatilliset palveluyritykset priorisoivat epäsuoraa kulutusta. Konsultit, IT-yritykset ja rekrytointitoimistot ovat esimerkkejä.

Vinkit suoran ja epäsuoran hankinnan hallintaan

On selvää, että epäsuoralla ja suoralla hankinnalla on eri tavoitteet, roolit, taktiikat ja sidosryhmät. Siksi jokainen vaatii ainutlaatuista lähestymistapaa.

Tässä on joitain ideoita parantamaan hankintaa yrityksessäsi:

• Tarkista sopimuksesi säästöjä tai rajoituksia varten, jotka nostavat kustannuksia tai rajoittavat palveluita. Sopimuksen uusimiset, irtisanomismaksut ja automaattiset hinnankorotukset ovat esimerkkejä.
• Ymmärrä trendejä ja luo kategorian hallintasuunnitelmia analytiikan ja kulutustietojen avulla.
• Tee yhteistyötä talousosaston kanssa parantaaksesi talousraportointia, kysynnän suunnittelua ja päätöksentekoa.
• Mittaa täysin ennalta määritetyt KPI:t yhdistääksesi ostot tavoitteisiin, yrityksen tavoitteisiin ja suunnitelmiin.

Älä pelkää omaksua teknologiaa ja digitaalista muutosta. Tämä edistää eettistä hankintaa ja kestävää hankintaa.

Hankinnan automatisointi

Hankinnan automatisointi voi kattaa koko liiketoiminnan. Hankinnan digitalisoinnin arvioidaan saavuttavan 72 % vuoteen 2025 mennessä. Siksi kilpailijasi saattavat olla jo ostoksilla.

Hankintaratkaisut tarjoavat suorille ja epäsuorille hankintatiimeille 360 asteen näkymän toimittajasuhteiden, varastojen ja kustannusten leikkaus- ja hankintavaihtoehtojen hallintaan.

Monet e-hankintaplatformit tarjoavat markkinatutkimusta, hankintaa ja muita tietoon liittyviä toimintoja, jotka tukevat hankinnan onnistumista.

Loppusanat

Epäsuora ja suora hankinta eroavat pääasiassa siinä, ketä ja miten ne palvelevat. Toiminnot ja tarkoitukset eroavat täysin.

Suora hankinta ostaa yrityksen välttämättömyyksiä, kun taas epäsuora hankinta ostaa ylellisyystuotteita. Hyvin toimiva kone tarvitsee molempia.

Ajoneuvon valmistus vaatii osia auton valmistamiseen ja vettä henkilökunnan nesteytykseen. Molemmat ratkaisut vastaavat jokaiseen tarpeeseen, mutta miten, riippuu tarpeesta.