Strateginen hankinta 101: olennainen opas hankintapäälliköille

Nykypäivän jatkuvasti muuttuvassa yritysmaailmassa hankintojen merkitys on ilmeisempi kuin koskaan. Erityisen tärkeä on strategisen hankinnan käsite.  

Strateginen hankinta on hankintaprosessi, jossa organisaation hankintatoimia arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti uudelleen. Se ylittää transaktionaaliset hankintatoimet ja keskittyy kunkin hyödykkeen koko elinkaareen – alkuperäisistä tuotespesifikaatioista lopulliseen hävittämiseen. Strategisen hankinnan tavoitteena ei ole vain löytää edullisimpia toimittajia. Siinä otetaan huomioon myös menot, hankintamarkkinoiden ymmärtäminen, kokonaiskustannusten arviointi, hankintastrategian kehittäminen, hankintastrategian toteuttaminen ja strategian seuranta sen tehokkuuden varmistamiseksi.

Tässä artikkelissa käymme läpi strategisen hankinnan prosessin ja jaamme joitakin strategioita, joita voit toteuttaa omassa hankintaprosessissasi. 

Käsittelemme seuraavia aiheita:

1. Strategisen hankinnan käsite
2. Strateginen hankintaprosessi
3. Hankintastrategiat ja esimerkkejä
4. Hankintajohtamisen ja ostostrategian rooli strategisessa hankinnassa
   

Strategisen hankinnan käsite

Strateginen hankinta on pohjimmiltaan kuin kompassi, joka ohjaa tavaroiden ja palvelujen hankintaprosessia siten, että organisaatiolle saadaan mahdollisimman suuri arvo. 

Siinä sovelletaan kokonaisvaltaista ja järjestelmällistä lähestymistapaa, jossa keskitytään omistamisen kokonaiskustannuksiin (Total Cost of Ownership, TCO) alkuperäisen ostohinnan sijasta. Tähän sisältyy laadun, luotettavuuden, toimituksen ja palvelun kaltaisten näkökohtien huomioon ottaminen. Nämä tekijät saattavat aluksi vaikuttaa merkityksettömiltä, mutta niillä voi olla merkittävä vaikutus yrityksen kannattavuuteen.

Mitä eroa on siis ostamisen ja hankinnan välillä ja mikä rooli strategisella hankinnalla on? Yksinkertaistaen voidaan ajatella, että ostaminen on yksittäinen tehtävä, joka koskee lähinnä tavaroiden tai palvelujen varsinaista ostamista. Hankinta on kuitenkin laajempi termi, joka kattaa kaikki toiminnot hankinnasta maksuun ja sisältää myös toimittajien hallinnan ja strategisen hankinnan.

Strateginen hankinta toimii linkkinä, jossa yhdistyvät ostamisen transaktiot ja hankinnan strateginen lähestymistapa.

Strateginen hankintaprosessi

Strategisen hankinnan aloittaminen edellyttää vaiheittaisen prosessin ymmärtämistä ja omaksumista, sillä jokaisella prosessilla on oma merkityksensä optimaalisten hankintatulosten saavuttamisessa. 

Sen kriittiset vaiheet ovat:

1. Vaihe yksi: Organisaation tarpeiden tunnistaminen. Hankintapäällikkönä sinun on ensin ymmärrettävä, mitä tuotteita liiketoimintasi tarvitsee, jotta liiketoiminta sujuu ja jotta tuotanto pysyy tahdissa.
   

2. Vaihe kaksi: Markkina-analyysin suorittaminen. Toisin sanoen, tutki markkinoita, ymmärrä toimittajien valmiuksia ja tutki mahdollisuuksia innovointiin tai kustannusten alentamiseen.
   

3. Kolmas vaihe: toimittajan valinta. Valitse ensisijainen toimittajasi ottaen huomioon useita tekijöitä, kuten kilpailukykyiset hinnat, toimitusajat ja luotettavuus. Perinteinen hankintamenettely voi olla varsin aikaa vievää, ja hankintapäälliköt käyttävät paljon aikaa tarjousten neuvottelemiseen jokaisen yksittäisen toimittajan kanssa.
   
   Tässä kohtaa Droppen kaltainen markkinapaikka voi olla avuksi. 
   
   Droppe on tukkumarkkinapaikka, jossa voit helposti selata laajaa luetteloa, jossa on yli 100 000 teollisuustarviketta ja vertailla yli 100 eurooppalaista toimittajaa niiden tuotevalikoiman, hinnan, toimitusajan ja paljon muuta perusteella.
   
   Sen sijaan, että käyttäisit lukemattomia tunteja neuvotteluihin eri toimittajien kanssa, sinulla on nyt saatavilla heidän valikoimansa ja tarjouksensa yhdessä ainoassa paikassa. Ja koska saatavuudella ei ole mitään maantieteellisiä rajoituksia, voit valita toimittajan koko Euroopasta.
   
   Kun olet löytänyt oikeat toimittajat, voit hetkessä jatkaa tuotteiden ostamista eri toimittajilta eri puolilta Eurooppaa yhdellä ainoalla laskulla. Droppe huolehtii kaikista yksityiskohdista, maksamisesta tilausten käsittelyyn, joten voit keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää – pitämään liiketoimintasi sujuvana ilman ongelmia.
   

4. Neljäs vaihe: suoritusarviointi. Tämä vaihe on kuin säännöllinen terveystarkastus, jolla varmistetaan, että strateginen hankintaprosessi on oikealla tiellä, tuottaa odotettuja tuloksia ja tunnistaa parannusalueet.

Kun strateginen hankintaprosessi toteutetaan huolellisesti, se voi luoda yritykselle merkittävä arvon ja vankan toimittajien verkoston, joka voi edistää yrityksesi strategisia tavoitteita.

Esimerkkejä hankintastrategioista

Hankintastrategiat ovat strategisen hankinnan yleissuunnitelma, joka määrittää suunnan onnistuneille hankintatuloksille. 

Nämä ovat ne tärkeimmät hankintastrategiat, joita kannattaa harkita käyttöönotettavaksi hankintaprosessissa:

1. Yksittäinen hankinta: Hankintastrategia: Tässä hankintastrategiassa tehdään yhteistyötä yhden toimittajan kanssa. Tämä strategia vähentää monimutkaisuutta ja edistää vahvoja toimittajasuhteita, mutta vaatii huolellista riskienhallintaa, koska se on riippuvainen yhdestä toimittajasta.
   
   
2. Moninkertainen hankinta: Vastakohtana moninkertainen hankinta tarkoittaa, että samaa tuotetta tai palvelua varten hankitaan useita toimittajia, mikä edistää kilpailua, vähentää riskejä ja varmistaa toimitusten jatkuvuuden.
   

3. Kaksoishankinta: Tässä hankintastrategiassa hyödynnetään kahta toimittajaa, jolloin varmistetaan varajärjestelmä häiriötilanteissa, mutta monimutkaisuus pysyy silti hallinnassa. Esimerkiksi elektroniikkavalmistaja voi käyttää moninkertaista hankintaa vastusten, kondensaattoreiden ja muiden yleisten komponenttien hankintaan, jotta varmistetaan, että toimitushäiriöt jossakin maailman kolkassa eivät pysäytä tuotantoa. Samaan aikaan se voi käyttää yksittäistä hankintaa tiettyyn räätälöityyn komponenttiin ja tehdä tiivistä yhteistyötä toimittajan kanssa laadun ja jatkuvan parantamisen varmistamiseksi.
   

Muista, että oikean hankintastrategian valitseminen edellyttää organisaatiosi tarpeiden, toimittajamarkkinoiden olosuhteiden ja mahdollisten riskien tarkkaa tuntemusta.

Hankintajohtamisen ja ostostrategian rooli strategisessa hankinnassa

Strategista hankintaa voidaan pitää monimutkaisena mutta hyvin organisoituna järjestelmänä. Tämän järjestelmän keskeiset toimijat, hankinnan johto ja hankintastrategia, toimivat koordinoidusti varmistaakseen saumattoman ja tehokkaan hankintaprosessin.

Hankintajohto toimii strategisen hankinnan ohjaavana voimana, joka ohjaa hankintaa kohti haluttuja tavoitteita. Tämä tarkoittaa hankintastrategioiden yhteensovittamista liiketoiminnan yleisten tavoitteiden kanssa, toimittajasuhteiden hallintaa ja sopimusneuvotteluita. 

Esimerkiksi, teollisuusyrityksessä hankintojen hallintaan kuuluu toimittajien suorituskyvyn arviointi säännöllisesti, laatustandardien ylläpitäminen ja sopimusten mukauttaminen muuttuvien markkinaolosuhteiden mukaan. 

Vaihtoehtoisesti hankintastrategia toimii hankintojen strategisena suunnitelmana. Siinä esitetään yksityiskohtainen hahmotelma hankintatoimista, joilla pyritään saavuttamaan tietyt liiketoiminnan tulokset. Kattavassa hankintastrategiassa otetaan huomioon muun muassa ostomäärät, laatuvaatimukset, toimitusaikataulut ja kustannustavoitteet. Sitä voidaan ajatella suunnitelmana, jossa on määritellyt välitavoitteet ja tavoitteet ja joka ohjaa yritystä kohti hankintatavoitteita.

Kuvittellaan, että yritys tavoittelee kustannusjohtajan asemaa alallaan. Sen ostostrategiaan saattaa kuulua irtotavarana ostaminen, jotta se voi hyödyntää volyymialennuksia tai hankkia tuotteita edullisilta alueilta, ja samalla se voi pohtia kustannussäästöjen ja laatustandardien välistä tasapainoa.

Yhteenveto

Strateginen hankinta on tehokas lähestymistapa, joka vapauttaa hankintojen koko potentiaalin ja tuo merkittävää lisäarvoa organisaatioille eri toimialoilla.

Ottamalla strategisen hankinnan käyttöön hankintapäälliköt voivat hyötyä monista eduista ja saada aikaan merkittäviä parannuksia hankintaprosessissa. Paremmat toimittajasuhteet, pienemmät kustannukset, parempi laatu ja toimituskyky sekä toimitusketjun joustavuuden lisääntyminen ovat vain muutamia etuja, jotka voidaan saavuttaa tehokkaiden strategisten hankintakäytäntöjen avulla.

Kun liiketoimintaympäristö kehittyy edelleen, strategisen hankinnan merkitys hankinnoissa kasvaa entisestään.