Sopimustenhallintaohjelmisto: Riskienhallinta uudella aikakaudella

Johdanto

Viimeaikaiset tapahtumat ovat paljastaneet kolmannen osapuolen riskienhallinnan heikkouksia, mikä on tehnyt riskienhallinnasta yritysten ensisijaisen tavoitteen. Huolimatta digitaalisesta muutoksesta, monet yritykset hallitsevat edelleen sopimuksia, lakisääteisiä vaatimuksia, taloudellista raportointia ja ympäristövastuita manuaalisesti. Hajanaiset lähestymistavat luovat tietosiltoja, jotka haittaavat yrityksen toimitusketjun riskien ja vaatimustenmukaisuuden arviointia ja hallintaa. Kattavat kolmannen osapuolen riskienhallintastrategiat, jotka yhdistävät ihmiset, prosessit ja teknologian kaikilla liiketoiminta-alueilla, ovat tarpeen sääntelyn ja markkinoiden haasteiden voittamiseksi. Tämä opas käsittelee, kuinka proaktiivinen sopimusten hallinta ja sopimusten hallintaohjelmiston käyttö voivat tukea kolmannen osapuolen riskienhallintaa, organisaation resilienssiä ja vaatimustenmukaisuutta.

Kattavan Kolmannen Osapuolen Riskienhallintaohjelman Rakentaminen

Riskienhallinta vaatii tiimityötä. Talous-, hankinta- ja lakiasiantuntijoiden on oltava mukana luomassa kattavaa kolmannen osapuolen riskiohjelmaa. Yhteistyö mahdollistaa näiden sidosryhmien suorittaa kattavan riskien arvioinnin ja asettaa organisaatiolle lieventämisohjeet.

Arvioinnin jälkeen tarvitaan virallinen pääsuunnitelma, joka sisältää kaikki liiketoiminnan toiminnot varmistaakseen riskienhallinnan yhdenmukaisuuden koko organisaatiossa.

Ylimmän johdon tuki, ohjelman johtajuus sekä roolien ja vastuiden koulutus auttavat useimpia yrityksen kehittämishankkeita onnistumaan.

Tämä vuosi on osoittanut meille, että jopa parhaat aikomukset voivat ulkoisten olosuhteiden vuoksi mennä pieleen. Yritysten on mukautettava kolmannen osapuolen vaatimustenmukaisuusjärjestelmänsä muuttuviin sääntöihin, markkinaolosuhteisiin, makrotason toimitusketjun muutoksiin, hyödykemarkkinaskenaarioihin, geopoliittisiin tekijöihin ja monikerroksisiin muiden osapuolten liikesuhteisiin.

Proaktiivinen Kolmannen Osapuolen Riskienhallinta Alkaa Sopimuksista

Sopimukset tuovat riskejä organisaatioon, joten ne ovat ihanteellinen paikka käynnistää uusia kolmannen osapuolen riskienhallintamenetelmiä. Manuaaliset sopimusten hallintajärjestelmät eivät anna yrityksille näkyvyyttä, jota ne tarvitsevat sopimusriskien jatkuvaan tunnistamiseen ja hallintaan. Yritykset, jotka ovat paineen alla lyhentää sykliä ja käsitellä nopeasti toimitusketjun häiriöitä, saattavat tehdä sopimuksia, jotka eivät riittävästi huomioi liiketoiminta- tai sääntelykonteksteja. Yrityksesi on saattanut kohdata joitakin näistä sopimusriskeistä.

• Epäjärjestelmällinen toimittajien, kanavien tai asiakkaiden perehdytys, joka haittaa “Tunne asiakkaasi” ja rahanpesun vastaista vaatimustenmukaisuutta.
• Osastojen väliset tietosiilot aiheuttavat virheellisiä riskien arviointeja ja luokitteluja.
• Kerta-arvioinnit, jotka eivät seuraa kolmansien osapuolten sopimussuoritusta, mikä johtaa vuotoihin ja täytäntöönpanon jälkeiseen epäyhteensopivuuteen.
• Näkyvyyden ja tiedon puute vastuista, sitoumuksista ja uusimisista voi johtaa unohdettuihin toimituksiin, ohitettuihin alennuksiin ja hyvityksiin tai ei-toivottuihin uusimisiin.

Koko organisaation kattava sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä (CLM) voi tehdä yrityksestä vahvemman ja riskinsietokykyisemmän, koska sopimukset tukevat kaupallisia suhteita ja vaikuttavat lähes kaikkiin liiketoiminnan osa-alueisiin. Tekoälyllä varustettu sopimusten hallintaohjelmisto voi auttaa osapuolia havaitsemaan ja minimoimaan kolmannen osapuolen riskejä neuvottelujen aikana. Organisaatiot voivat myös käyttää sääntöpohjaisia yhteyksiä sopimusten välillä (esim. MSA-SOW:t) ehtoihin pakottamiseen ja SLA:iden ja taloudellisten tietojen laajentamiseen, sekä arvioida, kuinka sopimuksen suorituskyky vaikuttaa muihin arvoketjun osiin paremmin ehtojen yhdenmukaistamiseksi.

CLM mahdollistaa yrityksille uusien riskienhallintamenetelmien käyttöönoton kolmannen osapuolen riskin arvioinnissa ja tietolähteiden synkronoinnissa organisaation muutosprosessien edistämiseksi. CLM-järjestelmää voidaan käyttää olemassa olevien tietolähteiden ja prosessien kanssa älykkäämpään riskienhallintaan integroimalla riskien tunnistaminen, arviointi, lieventäminen ja raportointi liiketoimintakontekstissa.

Maailma on muuttunut. Yritykset kohtaavat lisääntyvää riskiä ja markkinoiden epävakautta, mutta ovat tehokkaampia ja tietoisempia liiketoiminnan aukoistaan. Tehokas kolmannen osapuolen riskienhallinta vaatii koko organisaation kattavan, integroidun strategian, kuten ennakoivat yritykset osoittavat.

Yhteenveto

Kun markkinat muuttuvat vaikeammiksi ja epävakaammiksi, yritysten on tärkeää hallita hyvin kolmannen osapuolen riskejä. Nykymaailmassa, joka muuttuu jatkuvasti, käsin tehtävä sopimusten hallinta ei riitä riskien tunnistamiseen ja vähentämiseen. Koko yrityksen kattava tekoälyllä toimiva sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä (CLM) voisi auttaa näkemään ja hallitsemaan kolmannen osapuolen riskejä ennen niiden ilmenemistä. Riskien tunnistamisen, arvioinnin, vähentämisen ja raportoinnin sisällyttäminen liiketoimintasuunnitelmaan voisi muuttaa riskienhallinnan tapaa ja auttaa yritystä menestymään. Edelläkävijäyritykset tietävät, että yhdistetty kolmannen osapuolen riskienhallinta on avain tehokkuuteen ja aukkojen sulkemiseen.