Johdanto
Sopimusten hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksen menestykselle. Yritysten sopimustenhallintaohjelmiston (CMS) avulla yritykset voivat automatisoida prosesseja, vähentää riskejä ja lisätä tuottavuutta. Oikeilla työkaluilla yritykset voivat ratkaista toistuvia ongelmia ja lisätä arvoa ydintoimintoihinsa. Tässä on kolme käytännöllistä tapaa, joilla CMS voi tehostaa toimintaasi.
Automatisoi sopimusten hallinta nopeuttaaksesi sopimusprosessia
Ilman kurinalaista lähestymistapaa sopimusten hallintaan uusien sopimusten laatiminen voi viedä paljon aikaa. Voi olla, että käytetään vääriä tai käyttämättömiä malleja. Sopimusten hyväksyjien on tarkkaan analysoitava kaikki ehdot varmistaakseen, että uusi sopimus täyttää yrityksen standardit, kun taas oikeudellisen osaston on tarkistettava jokainen lauseke vaatimustenmukaisuuden ja täytäntöönpanokelpoisuuden varmistamiseksi. Ajan käyttäminen toistuviin taustaselvityksiin voi olla turhauttavaa.
Mallien ja lausekkeiden kirjastot
CMS voi tarjota älykkäitä sopimusten aloittamistyökaluja, kuten yksinkertaisia lausekkeita ja mallikirjastoja. Käyttäjät voivat säästää aikaa ja rahaa automatisoimalla sopimusten luomisen ja hallinnan ennakkoon hyväksytyllä sopimuskielellä. Hyödynnä CMS:ää, jossa on älykkäät sopimusten kirjoitusvelhot, jotka suosittelevat sopimusten rakenteistusta maksimoidaksesi hyödyt.
Pilviyhteistyötyökalut
Käytä pilviyhteistyöteknologioita poistaaksesi viiveet, jotka johtuvat sopimusversioiden sähköpostittamisesta muille osapuolille. Osapuolet voivat tehdä yhteistyötä samassa dokumentissa saadakseen parempia punakynämerkintöjä ja versionhallintaa. Hälytykset ja ilmoitukset pitävät kaikki ajan tasalla neuvotteluista, kun taas kommentointi- ja merkintätyökalut mahdollistavat virtuaalikeskustelut.
RFx/Tarjoushallinta
CMS voi auttaa parantamaan RFx– ja tarjoushallintaa. CMS voi hyväksyä tarjouksia RFx:n jälkeen ja käyttää automatisoitua sopimusten kirjoittamista viimeistelläkseen kaupan onnistuneen tarjoajan kanssa.
Kokonaisvaltainen sopimusten hallinta vähentää riskejä.
Riskienhallinta perustuu sopimustietoihin.
Huono CMS voi rajoittaa riskien näkyvyyttä eniten. Sopimusriski voi syntyä siitä, kenen kanssa yritys tekee liiketoimintaa ja millä ehdoilla. Ilman järjestelmällistä tapaa päästä käsiksi sopimuksiin ja analysoida niitä, yritys ei voi minimoida tai välttää riskejä. Sopimukset useissa eri maissa muodostavat suuren riskin globaalille yritykselle, jolla on useita viranomaisia ja kolmansia osapuolia. Yritykset, jotka pyrkivät parantamaan sopimusten hallintaa, priorisoivat riskienhallintaa ja -vähentämistä.
Sopimusten hallinta standardoidusti
Paranna sopimusten hallintaa nähdäksesi kaikki maineeseen, talouteen ja sääntelyyn liittyvät riskit yrityksesi sopimuksissa. Lajittele riskin tunnistamiseksi sopimustyypin, taloudellisen arvon, sijainnin, ulkopuolisten osapuolten ja muiden ominaisuuksien mukaan standardoitujen sopimustenhallintatekniikoiden avulla.
Keskitettyyn CLM-alustaan digitalisoi sopimukset
Parannetun CMS:n rakentaminen tyhjästä on vaikeaa. Tarvitaan ohjelmointia, massiivista tietokantaa ja satoja tunteja sopimusten tuontia ja kokoamista. Onneksi modernit CLM-tekniikat automatisoivat suurimman osan tästä työstä sopimusten hallinnan osalta. Jotkut tarjoavat automaattista sopimusten analysointia ja järjestämistä tekoälyn ja koneoppimisen avulla. Nämä edistykselliset ratkaisut tekevät automatisoidusta sopimusten hallinnasta paremman kuin perinteiset menetelmät.
Paranna sopimusten hallintaa tehostaaksesi suorituskykyä.
Sopimusehtoja harvoin täytetään täysin, mikä johtaa tehottomuuteen ja vuotoihin.
Kehittynyt sopimusanalyysi
Organisaatio tarvitsee jatkuvaa raportointia ja tehokasta analytiikkaa sopimusten noudattamisen varmistamiseksi. Valitse CLM, joka integroituu ERP-järjestelmiin vastaamaan sopimusehtoja todellisiin mittareihin reaaliaikaisiin sopimusten suorituskykyanalyyseihin.
Yhteenveto
CMS:n strateginen käyttöönotto auttaa virtaviivaistamaan sopimuksiin liittyviä toimintoja organisaatiossasi. Nämä ratkaisut tehostavat liiketoimintaa automatisoimalla sopimusten luomisen, riskienhallinnan ja suorituskyvyn seurannan. Tällaisen teknologian käyttöönotto minimoi ihmisten aiheuttaman kuormituksen ja virheet sekä valmistaa organisaatiosi mukautumaan nopeasti ja strategisesti markkina- ja sääntelymuutoksiin.
