Johdanto
Sopimukset ovat olennaisia, jotta yritys voi toimia lainmukaisesti ja kannattavasti. Toimittajasopimuksista asiakassopimuksiin, laillisesti sitovat sopimukset määrittävät organisaation menestyksen ja vakauden. Tehokas sopimusten hallinta (CM) varmistaa, että kaikki sopimukset ovat läpinäkyviä, lainmukaisia ja täytäntöönpanokelpoisia, mikä vähentää oikeudellisia riskejä ja vastuita. Tämä opas käsittelee sopimusten hallinnan merkitystä yrityksellesi, huonon sopimusten hallinnan riskejä ja sitä, miten moderni sopimusten hallintaohjelmisto voi vähentää näitä riskejä ja parantaa tehokkuutta.
Ei kannata ottaa riskiä.
Sanonta ”parempi katsoa kuin katua” pätee oikeudellisiin riskeihin. Mikään yritys ei halua oikeuden määräysten seurauksia. Sopimusten tehottomasta hallinnasta voi seurata asiakkaiden, rahan, moraalin ja brändin luottamuksen menettäminen, vaikka oikeustoimia ei ryhdyttäisikään. Ennen kuin käsittelemme ratkaisuja, määritellään riskit ja seuraamukset, joita organisaatio kohtaa, jos se ei ryhdy varotoimiin.
Varo tavallisia liiketoimintasopimusten oikeudellisia riskejä
Yrityksen oikeudelliset osastot ovat huolissaan sääntöjen ja määräysten noudattamatta jättämisestä, kun globaali sääntely-ympäristö monimutkaistuu. Yritysten on oltava tietoisia ja vältettävä yleisiä oikeudellisia riskejä. Näihin riskeihin kuuluu:
- Lainsäädännön rikkominen. Alan, paikallisten tai valtion säädösten noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa merkittäviä seuraamuksia. Noudattamatta jättäminen voi johtaa:
- Suuria sakkoja
- Lisenssin peruuttaminen/lupien menetys
- Rikossyytteet
- Sopimuksen rikkominen. Osapuoli rikkoo sopimusta, kun se ei täytä velvoitteitaan. Sopimusrikkomukset käsittävät tavallisesti:
- Tavaroiden tai palveluiden toimittamatta jättäminen
- Maksujen laiminlyönti
- Ehtojen rikkominen
- Epäselvät ehdot. Epäselvät sopimukset voivat aiheuttaa sekaannusta. Sopimuksen tulkintaongelmat voivat johtaa suurempiin oikeudellisiin kiistoihin.
- Sopimuksellisten velvoitteiden puuttuminen. Yrityksen tulos kärsii, jos jompikumpi osapuoli rikkoo oikeudellista sopimusta. Sopimusvelvoitteiden laiminlyönti voi johtaa:
- Projektin/tuotteen toimitusviiveet
- Toimimattomuus
- Heikkolaatuinen tuotos
- Huono palvelu
Oikeudelliset riskit vaikuttavat organisaatioihin
Huono CM voi vaikuttaa vakavasti yrityksesi tulokseen ja terveyteen. Yritykset voivat kohdata seuraavia ongelmia, jos sopimuksia hallitaan huonosti.
- Taloudelliset menetykset. Riittämätön CM aiheuttaa taloudellisia menetyksiä, kuten sakkoja, vahingonkorvauksia ja sovintoja. Nämä kulut voivat heikentää yrityksen kannattavuutta, kassavirtaa ja kasvua.
- Maineen vahingoittuminen. Oikeudelliset ongelmat voivat heikentää yrityksen brändiä ja murentaa sidosryhmien, kumppaneiden ja asiakkaiden luottamusta. Huono julkisuus, mediakäsittely tai internet-arvostelut voivat vahingoittaa yrityksen brändikuvaa, mikä johtaa asiakkaiden, markkinaosuuden ja kilpailuedun menetykseen.
- Oikeudenkäynnit ja riidat. Sopimuskiistat voivat nopeasti kehittyä kalliiksi, aikaa vieviksi oikeudenkäynneiksi. Oikeudenkäynnit, välimiesmenettelyt ja sovittelut voivat viedä aikaa, rahaa ja energiaa keskeisiltä yritystoimilta. Nämä voivat myös keskeyttää toimintoja, heikentää moraalia ja vähentää tuottavuutta.
- Toiminnalliset ongelmat. Oikeudelliset riskit keskeyttävät merkittävästi yrityksen toimintoja. Sääntelytutkimukset, sopimukselliset kiistat ja noudattamatta jättämisen ongelmat voivat häiritä ja rasittaa organisaatioita. Huomion ja rahojen ohjaaminen pois keskeisistä toiminnoista voi hidastaa kasvua.
Huono sopimusten hallinta voi olla tuhoisaa pienille ja keskisuurille yrityksille, joilla on pienet budjetit ja vähän pääomaa.
Tämä kaikki on vältettävissä asianmukaisella sopimusten hallinnalla ja sääntöjen noudattamisella.
Riskien hallinta sopimusten hallinnan avulla
Yritykset, joilla on hyvät sopimusprosessit, voivat vähentää sopimusten rakenteellista riskiä. Sopimusten yksinkertaistaminen ja standardisointi vähentää tärkeiden yksityiskohtien unohtamisen riskiä.
Turvallisuusautomaatio
- Sopimusten pääsyn hallinta roolipohjaisella turvallisuudella. Organisaatiot, jotka käyttävät roolipohjaista pääsyä, voivat rajoittaa asiakirjojen ja sopimusten pääsyn niille, jotka tarvitsevat niitä lukeakseen tai kirjoittaakseen. Tämä suojaa arkaluonteisia tietoja luvattomalta käytöltä.
- Suojataan tietoja salauksella. Yritys voi salata tiedot päästä päähän estääkseen luvattoman pääsyn.
Hyvä sopimusten hallinta ajan kuluessa
- Hälytykset ja ilmoitukset. Sopimusten manuaalinen käsittely voi johtaa uusimisten, virstanpylväiden ja muiden kirjallisten sopimuspäivämäärien unohtamiseen. Luotettu CM-lähestymistapa tekee näiden asioiden automatisoinnista helppoa, jotta oikeat henkilöt saavat hälytyksiä, tehtäviä tai kalenterimuistutuksia, jotta mikään ei jää huomaamatta.
- Versiohallinta. Muutosten seuraaminen, kun useat henkilöt muokkaavat samaa asiakirjaa, yksinkertaistaa tarkastelua ja hyväksyntää. Versiohallinta auttaa kaikkia välttämään asioiden unohtamisen, tietojen päällekkäisyyden tai virheellisten tietojen syöttämisen.
Sääntöjen noudattaminen kaikissa prosesseissa
- Mallikieli. Sopimusten kielivirheet voivat aiheuttaa sääntöjen noudattamatta jättämisen. Tämä voidaan välttää pitämällä kirjastoa malleista, joissa on oikeudellisesti hyväksyttyä sanamuotoa.
- Liiketoimintaprosessien automaatio. Sopimusmenettelyt ja mallikirjastot auttavat keräämään kaikki tiedot neuvottelujen ja hyväksyntöjen aikana. Nämä työnkulut tarjoavat organisaatioille asiakirjajäljen tarkastusten aikana.
- Sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitusteknologia voi vahvistaa sopimuksia ja tarjota saumattomia tarkastusjälkiä sopimusten hallintaprosessissasi. Muokkaamattomat sähköiset allekirjoitukset tekevät allekirjoitusten keräämisestä helppoa ja tarjoavat yhden totuuden lähteen kaikille osapuolille.
Moderni sopimusten hallintaohjelmisto yhdistää kaikki nämä tärkeät ominaisuudet, jotta sopimusten luominen, ylläpito ja uusiminen olisi helppoa kaikille osapuolille.
Sopimusten hallintaohjelmisto suojaa yrityksiä oikeudellisilta ongelmilta
Sopimusten hallintaohjelmisto voi muuttaa tiimejä, jotka hallinnoivat sopimuksia ja sääntöjen noudattamista manuaalisesti. Tulevaisuuteen suuntautunut sopimusten hallintateknologia virtaviivaistaa sopimusprosesseja, vähentää oikeudellisia riskejä ja antaa yrityksille kilpailuetua.
Miten se on mahdollista? Oikean automaation, läpinäkyvyyden ja integraatioiden avulla. Sopimusten hallintaohjelmistolla on kolme päätoimintoa ja -hyötyä, jotka suojaavat organisaatiotasi oikeudellisilta ongelmilta:
Helpota sopimusten luomista ja hyväksyntää
Yritykset eivät enää tarvitse suuria henkilökuntaresursseja paperisopimusten tai sähköpostiliitteiden läpikäymiseen. Sopimusten hallintaohjelmisto keskittää sopimukset. Tiimit voivat helposti tallentaa, järjestää ja hakea sopimuksia tästä yhteisestä säilytyspaikasta. Myyntitiimit voivat säästää aikaa ja varmistaa tarkkuuden ilman oikeudellista tarkastusta käyttämällä ennalta hyväksyttyjä malleja ja lausekkeita automatisoituihin työnkulkuihin ja sopimusten valmisteluun. Sähköiset allekirjoitukset, kuten eSign, ja hyväksyntätyönkulut virtaviivaistavat sopimusten hyväksyntää, poistavat pullonkaulat ja vähentävät viivästyksiä ja unohtuneita määräaikoja.
Paranna sopimusten seurantaa ja näkyvyyttä sopimusten hallinnassa
Sopimusten hallintaohjelmisto antaa yrityksille täyden hallinnan sopimuksista niiden luomisesta vanhentumiseen. Asiakirjojen versiohallinta pitää oikeat henkilöt ajan tasalla sopimusmuutoksista. Tämä estää sekaannukset ja vanhentuneet sanamuodot tiimeissä. Reaaliaikainen sopimusten seuranta ja raportointi näyttää sopimuksen tilan, virstanpylväät ja määräajat. Voit välttää tärkeiden sopimustapahtumien, kuten uusimispäivien ja päättymislausekkeiden, unohtamisen saamalla hälytyksiä ja ilmoituksia.
Noudata lakeja ja säädöksiä
Sopimusten hallintaohjelmisto on kuin tilattava oikeudellinen asiantuntija, joka navigoi monimutkaisia sääntöjä ja säädöksiä. Sisällyttämällä oikeudelliset vaatimukset sopimusmalleihin voit varmistaa sääntöjen noudattamisen alusta alkaen. Automatisoidut sääntöjen noudattamisen tarkistukset mahdollistavat poikkeamien ja noudattamatta jättämisen ongelmien korjaamisen välittömästi. Sääntelyraportointi mahdollistaa yksityiskohtaisten raporttien luomisen, jotka osoittavat sääntöjen noudattamisen teollisuusstandardien tai valtion sääntöjen kanssa. Tämä lisää läpinäkyvyyttä, vähentää oikeudellista riskiä ja tarjoaa mielenrauhaa.
Sopimusten hallinta tarjoaa tehokkuutta, sääntöjen noudattamista ja mielenrauhaa.
Sopimusten hallinnan on oltava johdonmukaista oikeudellisten ongelmien välttämiseksi, ja paras tapa standardoida ja vähentää inhimillisiä virheitä on automatisoida se digitaalisen sopimusten hallintaratkaisun avulla. Automaatio lisää tehokkuutta, tarkkuutta ja sopimusten täydellisyyttä, mikä on tärkeää sääntöjen noudattamiselle. Sopimusten hallintaratkaisut mahdollistavat myös myyntitiimien neuvotella sopimuksia ilman oikeudellista asiantuntemusta.
Sopimusten hallintaohjelmiston suurin hyöty on, että se vähentää sopimuskiistoja ja oikeudenkäyntejä. Sopimusprosessien, hyväksyntöjen ja sääntöjen noudattamisen keskittäminen luo perustan läpinäkyville kaupallisille liiketoimille. Se virtaviivaistaa sopimuksia ja poistaa asiakkaiden turhautumista aiheuttavat esteet, mikä säästää aikaa lyhyellä aikavälillä. Se estää kalliit oikeuskiistat ja asiakkaiden epäluottamuksen pitkällä aikavälillä.
Sopimusten hallintaohjelmistolla saavutettavat ajan ja kustannusten säästöt ovat ilmeisiä. Sopimusten luominen, hyväksynnät ja uusimiset voidaan optimoida nopeuttamaan sopimuksen elinkaarta ja keskittyä yrityksen keskeisiin tehtäviin. Integraatio CPQ:n, laskutuksen ja tulon tunnistamisohjelmiston kanssa optimoi uusimiset, varmistaa tulon tunnistamisen noudattamisen ja estää tulon menetykset, mikä parantaa taloudellista terveyttä.
Viimeiset ajatukset
Yrityksesi tulisi priorisoida oikeudellisen riskin suojelu tämän päivän oikeudellisessa ympäristössä. Sopimusten hallintaohjelmisto auttaa organisaatioita puolustamaan oikeuksiaan, ylläpitämään sääntöjen noudattamista, kasvamaan ja yhdenmukaistamaan tavoitteitaan. Sopimusautomaatiot järjestelmät suojaavat oikeudellisilta ongelmilta nopeuttamalla sopimusten luomista ja hyväksyntää, parantamalla näkyvyyttä ja seurantaa sekä helpottamalla sääntöjen noudattamista. Sopimusten elinkaaren hallinta parantaa tehokkuutta, sääntöjen noudattamista ja turvallisuutta, jolloin tiimit voivat keskittyä asiakaspalveluun ja kasvuun. CM-ohjelmistot antavat sinun hallita sopimuksia ja välttää oikeudellisia ongelmia.
Yhteenveto
Yrityksesi tulisi priorisoida oikeudellisen riskin suojelu tämän päivän oikeudellisessa ympäristössä. Sopimusten hallintaohjelmisto auttaa organisaatioita puolustamaan oikeuksiaan, ylläpitämään sääntöjen noudattamista, kasvamaan ja yhdenmukaistamaan tavoitteitaan. Sopimusautomaatiot järjestelmät suojaavat oikeudellisilta ongelmilta nopeuttamalla sopimusten luomista ja hyväksyntää, parantamalla näkyvyyttä ja seurantaa sekä helpottamalla sääntöjen noudattamista. Sopimusten elinkaaren hallinta parantaa tehokkuutta, sääntöjen noudattamista ja turvallisuutta, jolloin tiimit voivat keskittyä asiakaspalveluun ja kasvuun. Sopimusten hallintaohjelmisto antaa sinun hallita sopimuksia ja välttää oikeudellisia ongelmia, varmistaen, että yrityksesi toimii sujuvasti ja menestyksekkäästi.
