Mikä on sopimuksen elinkaaren hallinta (CLM)?

Tiesitkö, että 84 % toimitusketjun päälliköistä ilmoittaa matalan sopimusnäkyvyyden olevan yksi heidän suurimmista haasteistaan?

Tällaiset haasteet vaativat radikaaleja muutoksia, ja hankinta-ala onkin kehittymässä varsin nopeasti.  Paperisten sopimusten aika alkaa olla ohi ja siksi sellaiset työkalut kuten CLM muuttavat alaa. 

Mikä on CLM?

CLM tarkoittaa sopimuksen elinkaaren hallintaa ja se viittaa kattavaan prosessiin, jossa hallitaan sopimuksen toteuttaminen, noudattaminen ja uusiminen. Huomaa, että CLM:ää ei tule sekoittaa toimittajasopimusten hallintaan, joka on erityisesti suunniteltu hallitsemaan sopimuksia toimittajien kanssa, ja joka keskittyy toimittajan suorituskykyyn, ehtojen noudattamiseen ja vahvojen toimittajasuhteiden luomiseen.

Tässä artikkelissa tarkastellaan lähemmin CLM:ää ja sen eri vaiheita, tärkeimpiä etuja ja annamme myös vinkkejä parhaan CLM-järjestelmän valitsemiseen.

Tässä aiheet, joita käsittelemme:

1. Sopimuksen elinkaaren vaiheet
2. CLM-järjestelmän neljä etua
3. Kuinka valita paras CLM-ohjelmisto

Sopimuksen elinkaaren vaiheet

Sopimusprosessi sisältää useita erilaisia vaiheita aina sopimukse laatimisesta sen allekirjoittamiseen.

Tässä ovat CLM-prosessin yhdeksän vaihetta:

1. Sopimuspyyntö: Jokainen sopimus perustuu aina tarpeeseen. Tämä tarve voi johtua erilaisista hankintavaatimuksista, kuten halusta solmia sopimus uuden toimittajan kanssa tai ostaa uusi erä tarvikkeita. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään sopimuksen tarkoitus, osapuolet ja laajuus. Kun kaikilla sidosryhmillä on selkeä ymmärrys ja nämä yksityiskohdat on määritetty, tehdään virallinen pyyntö.
   

2. Sopimuksen laatiminen: Tätä vaihetta voidaan kuvata luonnosteluvaiheena. Tässä vaiheessa määritellään sopimussuhteen perusteet; ehdot, olosuhteet, toimituspäivät ja maksutavat. Sopimusneuvottelut saattavat sisältää esimerkiksi neuvottelemisen siitä, minkälainen lauseke kuvaa ajallaan tapahtuvia toimituksia huippusesonkien aikana. On tärkeää, että lakimiestiimi on mukana tässä vaiheessa ja auttaa varmistamaan, että sopimusluonnos on lainmukainen ja suojaa yrityksen etuja.
   

3. Ehtojen neuvottelu: Molemmat osapuolet tuovat pöytään omat odotuksensa. Saatat esimerkiksi tavoitella parempia hintoja tai nopeampia toimitusaikoja, kun taas toimittajasi saattaa neuvotella suuremmista tilausmääristä. Neuvotteluissa haetaan kompromissia ja pyritään molempia osapuolia hyödyttävään lopputulokseen.
   

4. Tarkistus ja hyväksyntä: Vaikka molemmat osapuolet ovat päässeet yhteisymmärrykseen, sopimus tulisi käydä huolellisesti läpi ennen kuin se astuu voimaan. Esimerkiksi tilanteessa, jossa sairaala, joka tekee sopimuksen henkilökohtaisten suojavälineiden (PPE) toimittajan kanssa, sairaalan hankintapäällikön on varmistettava, että PPE täyttää kaikki turvallisuus- ja laatuvaatimukset, toimitusaikataulut ovat realistisia eikä sopimus sisällä piilokustannuksia tai -ehtoja. Sopimuksessa tulisi tarkasti ilmaista kaikki sääntelyyn liittyvät lausekkeet. Ennen sopimuksen täytäntöönpanoa jokaisen sidosryhmän, olipa se sitten hankintaosasto, laadunvarmistus tai lakitiimi, tulisi antaa hyväksyntänsä.
   

5. Allekirjoitus: Tässä vaiheessa sopimus saa lopullisen muotonsa. Kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksen, mikä tekee asiakirjasta laillisesti sitovan.
   

6. Sopimuksen päättäminen tai uusiminen: Kun sopimuksen voimassaolo on päättymässä, on tehtävä päätös, mitä sopimukselle tehdään. Saattaa olla, että PPE:n toimittajan hinnat eivät ole enää kilpailukykyisiä vuosien toimituksen jälkeen, tai yrityksen vaatimukset ovat muuttuneet. Tässä vaiheessa sopimus voidaan uusia, neuvotella uudelleen tai päättää molempien osapuolten edun ja suorituskyvyn perusteella.
   

7. Sopimusten säilyttäminen ja haku: Allekirjoitettujen sopimusten on oltava turvassa. Nykyaikaisten CLM-järjestelmien ansiosta yritysten ei enää tarvitse luottaa vanhoihin arkistokaappeihin. Sen sijaan ne voivat hyödyntää digitaalisia arkistoja, joista jokainen sopimusasiakirja on helposti saatavilla. Jos yrityksen tarvitsee esimerkiksi viitata tiettyyn lausekkeeseen monivuotisessa sopimuksessa, digitaalisessa CLM-järjestelmässä tuo lauseke on helposti saatavilla vain muutamalla klikkauksella. 
   

8. Raportointi: Vaikka sopimukset on tehty paperille, ne ovat käytännössä dynaamisia, joten sinulla tulisi aina olla saatavilla säännölliset valvonta- ja raportointijärjestelmät. Esimerkiksi, kun arvioit pitkäaikaista sopimusta uuden toimittajan kanssa, jatkuvan arvioinnin avulla voit arvioida sopimuksen tehokkuutta.
   

9. Uusiminen tai lopettaminen: Raporttien ja suoritustietojen perusteella voit joko päättää uusia sopimuksen ottaen huomioon tarvittavat muutokset, tai lopettaa sen varmistaen, että kaikki keskeneräiset velvoitteet on suoritettu.

Olitpa sitten hankintapäällikkö tai yrityksen omistaja, CLM:n ja sen vaiheiden ymmärtäminen sekä CLM-järjestelmän hyödyntäminen voi merkittävästi helpottaa sopimus- ja kumppanuusprosessia.

4 hyötyä CLM-järjestelmän käytöstä 

Oletko koskaan jäänyt paperityön pyörteisiin ja missannut tärkeän sopimusyksityiskohdan?

Jos näin on, CLM-järjestelmän käyttöönotto voi suojella sinua tämänkaltaisilta tilanteilta ja tarjota monia muita etuja.

Tässä 4 syytä, miten yritys voi hyötyä CLM-järjestelmän käytöstä:

1. Lisää automaatiota ja tehokkuutta: CLM-järjestelmien tarkoitus on automatisoida rutiinit. Sen sijaan, että hankintapäällikkö, joka hukkuu paperipinoihin ja laatii ja tarkistaa jokaisen ostosopimuksen käsin, CLM-järjestelmä poistaa tällaiset aikaa vievää tehtävät. Asiakirjojen luonti, hyväksyntä, toteutus ja jopa arkistointi tehostuvat. Voit esimerkiksi hyödyntää olemassa olevia malleja sopimuksen luonnissa, nopeuttaen sopimuksen hallintaprosessin alkuvaiheita. Tämän seurauksena yrityksessä on vähemmän paperitöitä, prosessin virheiden määrä pienenee ja sekä ostajat että myyjät saavat käännökset nopeammin. 
   

2. Säännöstenmukaisuus tehostuu: Hyvä CLM-järjestelmä auttaa yritystä navigoimaan monimutkaisessa sopimushallinnossa sääntöjä rikkomatta. Ennalta hyväksyttyjen mallien ja lausekekirjastojen avulla järjestelmä takaa, että jokainen sopimus täyttää tiukat rakennus- ja ympäristöstandardit. Automaattiset muistutukset sopimuksen uusimisesta ja kattava seuranta tehdyistä muutoksista auttaa yritystä ylläpitämään läpinäkyvää sopimuksen elinkaarta. Samalla pääsykontrollit takaavat, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää tai muokata kriittisiä tietoja, vahvistaen tietosuojaa.
   

3. Tehokkaammat neuvottelut & kustannussäästöt: Tilanteessa, jossa yritys neuvottelee hinnoista pitkäaikaisen toimittajan kanssa, CLM-järjestelmän tarjoamien ominaisuuksien avulla yrityksellä on paremmin käytettävissä historialliset tiedot, nykyiset markkinahinnat ja ennakoivat analyysit, joiden avulla se voi neuvotella paremman sopimuksen. Lisäksi CLM-ohjelmisto mahdollistaa reaaliaikaisen pääsyn toimittajien hinnoitteluehtoihin mahdollistaen asianmukaiseen tietoon perustuvan neuvottelun. Näin yritys voi varmistaa parhaimman hinnan sopimukselle. Ohjelmiston keskeiset ominaisuudet, kuten automaattiset muistutukset sopimuksen uusimisesta tai laskutuspäivistä estävät kalliita laiminlyöntejä, olipa kyseessä sitten missattu alennusmahdollisuus tai tahaton sopimusehtojen rikkominen.
   

4. Parempi näkyvyys: Ilman standardoitua sopimuksenhallintaprosessia yrityksellä saattaa olla todellisia vaikeuksia hallita useita toimittajasopimuksia. CLM-ohjelmistolla kaikki sidosryhmät, rahoitustiimistä operatiiviseen johtoon, saavat 360 asteen näkymän kaikkiin sopimuksiin. Näkymä ei tarkoita vain mahdollisuutta tarkastella asiakirjoja, vaan se auttaa luomaan todellista ymmärrystä sopimuksen virstanpylväistä, sitoumuksista ja mahdollisista pullonkauloista.

Kaiken kaikkiaan hyvä sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä auttaa yritystä saamaan selkeämmän kuvan sopimusvelvoitteista ja suorituskyvystä, edistäen parempaa yhteistyötä, päätöksentekoa ja riskien minimoimista.

Jokainen yritys on erilainen. Miten siis valita paras CLM-alusta juuri sinun yrityksen tarpeisiin? Jaamme joitakin keskeisiä vinkkejä seuraavassa osiossa.

Kuinka valita paras CLM-ohjelmisto

Markkinoilla on lukemattomia vaihtoehtoja, joten oikean CLM-ohjelmiston löytäminen ei ole helppo juttu.

Joten, kuinka löytää paras vaihtoehto sinun yrityksen tarpeisiin?

Voit ottaa huomioon seuraavia keskeisiä ominaisuuksia ohjaamaan valintaasi:

• Kattavat ominaisuudet: CLM:n ydin on hallita koko sopimushallintaprosessia saumattomasti. Tämä tarkoittaa, että valitsemasi CLM-järjestelmän tulisi kattaa kaikki sopimuksen elinkaaren hallinnan vaiheet. Lisäksi järjestelmän pitäisi yksinkertaistaa sopimusluonnoksia ennalta hyväksytyillä lausekkeilla ja toimialakohtaisilla malleilla.
  

• Automaatiomahdollisuudet: Kuten edellisessä osiossa mainittiin, yksi CLM:n suurimmista eduista on rutiinitehtävien automatisointi. Sen sijaan, että manuaalisesti seuraisit jokaisen sopimuksen uusintaa, CLM-järjestelmän tulisi lähettää automaattiset ilmoitukset aina, kun sopimus on aika uusia.
  

• Integraatiomahdollisuudet: Kun ala siirtyy yhä enemmän kohti digitaalista hankintaa, kannattaa pohtia, mitä eri ohjelmistotyökaluja käytät päivittäin. CLM-järjestelmän pitäisi integroitua saumattomasti näihin, olipa kyse sitten kirjanpito-ohjelmistosta tai yrityksen resurssienhallintajärjestelmistä.
  

• Tukipalvelut & toimitushistoria: Kuten kaikissa ohjelmistoissa ja digitaalisissa alustoissa, saatat kohdata joitakin ongelmia matkan varrella. Tämän vuoksi valitun CLM-järjestelmän pitäisi tarjota nopeaa tukea. Ja ennen lopullista päätöstä kannattaa perehtyä toimittajan toimitushistoriaan.
  

• Turvallisuusprotokollat: Hankinnan luottamuksellisuus ja kyberturvallisuus ovat ehdottomasti huomioon otettavia seikkoja, etenkin, kun kyberuhatlisääntyvät enevässä määrin.
  

• Käytettävyys: Lopuksi, ei ole väliä kuinka edistyksellinen CLM-ohjelmisto on, jos sen käyttö tuntuu vaikealta. Valitse aina intuitiivisia järjestelmiä.

Kaiken kaikkiaan, varmista, että hankit kattavan ja intuitiivisen työkalun, joka ei ainoastaan yksinkertaista sopimuksen elinkaaren hallintaprosessia, vaan myös integroituu muihin työkaluihin. Näin pystyt tehostamaan koko hankintastrategiasi.

Yhteenveto  

Sopimuksen erinäisten ominaisuuksien hallinta voi tuntua monimutkaiselta tehtävältä, mutta juuri siinä Sopimuksen Elinkaaren Hallinta (CLM) voi auttaa.

Älykkään CLM-järjestelmän omaksuminen voi tarjota mullistavia etuja kuten automatisoidut työnkulut, paremman säännönmukaisuuden ja vahvistetut toimittajasuhteet. On kuitenkin tärkeää valita järjestelmä, joka vastaa juuri sinun yrityksen liiketoiminnan tarpeisiin ja integroituu saumattomasti nykyisiin toimintatyökaluihin.

Sopimukset ovat yrityksen hankintojen selkäranka, ja niiden tehokas hallinta vahvalla CLM-alustalla voi sujuvoittaa eri toimintoja ja auttaa yritystä havaitsemaan mahdollisuudet oikeaan aikaan. Kannattaa siis käyttää aikaa ja vaivaa oikean CLM-ohjelmiston valintaan, joka vie yrityksesi toimintaa eteenpäin.