Johdanto:
Elektroninen hankinta on tullut välttämättömäksi yrityksille, jotka haluavat yksinkertaistaa prosessejaan ja vähentää kustannuksia digitaaliaikana. Teknologian kehittyessä monet organisaatiot kysyvät nyt, kuinka hyödyntää e-hankintaa saavuttaakseen strategiset tavoitteensa. Tässä artikkelissa tarkastellaan e-hankintaa, sen etuja ja sudenkuoppia, mikä auttaa yrityksiä parantamaan toimintaansa tämän teknologian avulla.
E-hankinnan perusteet
E-hankintaohjelmisto antaa organisaatioille näkyvyyden ja hallinnan kaikkiin hankintatoimintoihinsa, hankinnasta maksuun (P2P) -prosessista toimitusketjun hallintaan sekä strategiseen ja taloudelliseen suunnitteluun.
Monet suositut e-hankinta-alustat ovat SaaS-pohjaisia.
Keskitetty pilvipohjainen ohjelmistoympäristö integroi sidosryhmät, sovellukset ja fyysiset paikat parantaen viestintää, yhteistyötä ja tehokkuutta.
E-hankintaohjelmistoa hyödyntävät sekä pienet yritykset että suuret korporaatiot.
Kaikki yritykset ovat erilaisia, mutta e-hankinta on yleensä osa suurempaa liiketoimintaprosessien hallintastrategiaa.
E-hankinta auttaa saavuttamaan kustannussäästöjä, tehokkuuden parannuksia sekä strategista ja kilpailukykyistä päätöksentekoa.
- Automatisoi ja yksinkertaistaa liiketoimintaa.
- Tee kaikki kulutustiedot läpinäkyviksi ja helposti saatavilla oleviksi.
- Keskitetty tiedonhallinta parantaa analysointia, yhteistyötä ja päätöksentekoa.
- Vähennä hukkaa, tehottomuutta, huolimattomia menoja ja virheitä.
- Yhdistä kaikki ohjelmat, mukaan lukien ERP, kirjanpito ja CRM, luodaksesi johdonmukaisen, tehokkaan ohjelmistoympäristön.
- Hanki strategisesti ja hallitse maailmanlaajuista toimitusketjua optimaalisella suorituskyvyllä ja vahvoilla toimittajasuhteilla.
- Rakenna hankinnat arvon ja kustannussäästöjen lähteeksi toiminnallisten oivallusten ja prosessien optimoinnin kautta.
- Jokaisella yrityksellä on erilaisia tavoitteita, mutta siirtyminen e-hankintaan on yleensä etu, vaikka se saattaa esittää tiettyjä esteitä, joihin ei olla valmiita.
Kaikki yritykset ovat erilaisia, mutta se on yleensä osa suurempaa liiketoimintaprosessien hallintastrategiaa. Kokonaisvaltaisiin tavoitteisiin kuuluu kustannussäästöjen saavuttaminen, tehokkuuden parantaminen, sekä strateginen ja kilpailukykyinen päätöksenteko.
E-hankinnan hyödyt ja haitat
Minkä tahansa yrityksen, joka suhtautuu vakavasti digitaaliseen muutokseen, kannattaa harkita pilvipohjaisia e-hankintajärjestelmiä, jotka sisältävät omistautuneita ostojärjestelmiä (ePurchasing), toimitusketjun hallintaa ja muita verkkokauppatyökaluja. Asiantuntijat ennustavat, että markkinoiden arvo kasvaa lähes 10 miljardiin dollariin maailmanlaajuisesti vuoteen 2023 mennessä.
Kaikki yritykset—sekä yrityksestä yritykseen että kuluttajille suunnatut—riippuvat hankinnoista.
Hankintojen tekeminen mahdollisimman kustannustehokkaaksi ja tehokkaaksi on hyvä tavoite.
Kuitenkin tämän tavoitteen saavuttaminen ei ole universaalia.
Vaikka e-hankinnalla on monia etuja, on tärkeää ymmärtää sen haittapuolet ja kehittää suunnitelma niiden voittamiseksi.
E-hankinnan edut
Kaiken kokoiset, sektoriset tai ikäiset yritykset voivat hyötyä e-hankintaohjelmiston tehokkaista ominaisuuksista automatisoimaan ja optimoimaan hankintaprosessinsa.
Yrityksen hyödyt tästä:
- Enemmän prosessiohjausta ja tehokkuutta. Tekoäly ja koneoppiminen voivat automatisoida prosesseja:
- Hallinnoi jaettua tiedonkäyttöoikeutta roolin mukaan.
- Kosketuksettomat menettelytavat kaikille tärkeille työnkuluille hyväksytyillä reittivaihtoehdoilla
- Luo toimittajaluetteloita, jotka on yhdistetty sopimusten hallintaan varmistaaksesi, että jokainen tuotteiden ja palveluiden tilaus tehdään oikealta toimittajalta, parhaaseen hintaan, parhailla ehdoilla ja kannustimilla ilman omavaltaisia menoja tai laskutuspetoksia.
- Yhdistä hankinnat ohjelmistoosi tehokkuuden parantamiseksi.
- Parantunut viestintä ja organisointi. Keskitetty pilvipohjainen tiedonhallinta pitää kaikki synkronoituna, olivatpa he toimistossa tai etätyössä tabletilla, kannettavalla tietokoneella tai älypuhelimella.
- Automaatio ja integrointi poistavat pullonkauloja, virheitä ja hukkaa, parantaen tehokkuutta ja alentamalla kustannuksia.
- Keskitetty ja perusteellinen tiedon tallennus helpottaa analytiikkatyökalujen hyödyntämistä hyödyllisten ennusteiden ja toiminnallisten oivallusten saamiseksi kattavista, luotettavista tiedoista.
- Suuret kustannussäästöt. Prosessien optimointi säästää rahaa heti ja ajan myötä parantamalla tehokkuutta. Työntekijäsi voivat priorisoida korkean arvon tehtäviä matalan arvon sijaan. Kustannusten, henkilöstön ja laitteistojen, ohjelmistojen ja toimistotarvikkeiden (automaattiset, digitaaliset prosessit kuluttavat huomattavasti vähemmän paperia ja resursseja kuin manuaaliset työnkulut) vähentäminen voi säästää vielä enemmän.
- E-hankintaohjelmisto parantaa prosesseja ja säästää rahaa pienellä IT-jalanjäljellä. Erityisesti räätälöityyn hankintaohjelmistoon investoiminen voi luoda kustannustehokkaan ratkaisun.
- Planergy tarjoaa hankintaohjelmistoa, joka sisältää kaikki organisaatiosi tarvitsemat toiminnot ilman ylimääräistä turhuutta, mahdollistaen helpon, häiriöttömän skaalaamisen ja laajentumisen.
E-hankinnan haitat
Varsinaisia e-hankinnan ”haittoja” on vaikea määritellä.
Tarkemmin sanottuna e-hankintaohjelmiston käyttöönotto tuo mukanaan kaksi päähaastetta:
- Kulttuurishokki—vaikeudet saada todellista ja kuvaannollista investointia digitaaliseen muutokseen tiedon puutteen, koettujen teknologisten rajoitteiden tai liiketoimintakulttuurin haluttomuuden vuoksi muuttaa hankintaprosessien malleja.
- Tilannekohtainen integrointi johtuu yleensä valmistautumisen puutteesta, riittämättömästä tai epätarkasta tiedosta tavoitteista, joita pyritään saavuttamaan käyttöönoton avulla, tai hämmennyksestä ja väärästä tiedosta valitun e-hankintaohjelmiston ominaisuuksista ja toiminnoista.
Molemmat haasteet voidaan lieventää:
- Suunnittelu ja tutkimus. Kaikki suuret työnkulun muutokset alkavat tarveanalyysistä. Toinen vaihe on ratkaista kyseisten tarpeiden ominaisuudet, skaalautuvuus ja edullisuus.
- Tutkimus ja suunnittelu ovat avainasemassa kustannusten vähentämisessä. Pienet yritykset eivät välttämättä tarvitse täyttä e-hankintaratkaisua juuri nyt; osto-työkalu tai ePurchasing-ohjelmisto saattaa riittää.
- Ymmärtämällä tarpeesi voit säästää nyt ja menestyä myöhemmin. Tietämällä mitä tarvitset ja kuinka paljon voit käyttää, vähennät kuluja, kaaosta ja ärtymystä.
- Koulutus ja kouluttautuminen. Ennen minkä tahansa ratkaisun käyttöönottoa kaikkien sidosryhmien—johto, johtotaso, toimistohenkilökunta ja toimittajat—on oltava yksimielisiä. Planergyn e-hankintaohjelmisto tarjoaa kattavaa koulutusta, tietosessioita ja kertauksia ennen, aikana ja jälkeen asennuksen, auttaen välttämään yleisiä ongelmia kuten:
- Käyttäjän ärsytys heikentää suorituskykyä ja noudattamista.
- Ongelmia toimittajaluetteloiden integroinnissa ja päivityksissä.
- Suoran ja epäsuoran kulutuksen koordinointi on vaikeaa.
- Johdon vaikeudet hyödyntää data-analytiikkaa, prosessien optimointia ja datakojelautoja, mikä johtaa strategisen arvon vähäisyyteen.
Paranna liiketoimintaasi e-hankinnan avulla
E-hankintasiirtymät eivät tarvitse olla vaikeita. Ymmärtämällä e-hankintaohjelmiston ja valitsemalla ratkaisun, joka vastaa hankintatoimintasi tarpeisiin, voit hyötyä sen eduista ja välttää sen haitat.
Yhteenveto:
E-hankinta parantaa tehokkuutta, kustannussäästöjä ja tiedonhallintaa yrityksen hankintatoiminnoissa. Tehokas toteutus edellyttää strategiaa, koulutusta ja halukkuutta omaksua uusia teknologioita. Ymmärtämällä e-hankinnan edut ja haitat yritykset voivat tehdä strategisia päätöksiä, jotka lisäävät tuottoa ja innovaatioita.
