Kaikki hankinnat eivät ole helppoja. Tavarantoimittajien käyttöönottoon liittyvät riskit, hankintakäytäntöjen noudattaminen ja vilpillinen rahankäyttö ovat kaikki vaaroja, joita talous- ja hankintaosastojen on vältettävä. Jos nämä ongelmat valvottavat sinua öisin, Intake-to-Procure-teknologia voi olla yksinkertainen ratkaisu.
Modern procurement uses intake-to-procure to capture unmanaged spend and lead employees through purchase approval. Integration with existing systems and procedures provides a single front door for all procurement requirements, from purchases to contracts.
Haluatko tietää lisää? Hyppää mukaan!
Vastaanotosta hankintaan
Intake-to-Procure-ratkaisut keskittävät työntekijöiden hankintojen pyytämisen, hyväksymisen ja yhteistyön. Tämän keskitetyn palvelupisteen avulla hankinta-, IT-, valvonta-, turvallisuus-, laki- ja johtoryhmät voivat tehdä yhteistyötä ja hyväksyä hankinnat. Intake-to-Procure -ratkaisun avulla yritykset voivat saattaa hankintaprosessinsa päätökseen.
Talous- ja hankintatoimi ovat aina ylikuormitettuja. Työntekijöiden on pystyttävä arvioimaan, valvomaan ja hyväksymään ostopyyntöjä ilman manuaalista puuttumista nyt enemmän kuin koskaan.
Ennen Intake-to-Procure-järjestelmää hankinnat viivästyivät ja olivat epävakaita. Automaation ansiosta kaikki työntekijät voivat osallistua vastaanottoprosessiin ja viedä pyynnöt hyväksymiseen asti vaatimustenmukaisuutta noudattaen.
Saannista hankintaan -ratkaisun edut
Tänään monet hankintaorganisaatiot käyttävät ostopyyntöjen käsittelyyn hankinnasta maksuun -hankintaa tai sopimusten elinkaaren hallintaa. Näitä järjestelmiä on vaikea käyttää ja mukauttaa, erityisesti hankintatoimijoiden kannalta. Toimialarajat ylittävät hyväksynnät mutkistavat asioita.
Zip Reportin kyselytutkimuksessa haastateltiin 1056 yhdysvaltalaista rahoitus- ja kirjanpitoalan ammattilaista:
Uusien ohjelmistojen tai toimittajien hankkimiseksi yli puolet yrityksistä tarvitsee kuusi tai useampia poikkihallinnollisia hyväksyntöjä.
32 prosenttia talous- ja kirjanpitoalan ammattilaisista sanoo, että uusien ostopyyntöjen hyväksyminen kestää 3 viikkoa tai kauemmin.
57,7 prosenttia vastaajista tekee organisaatiossaan yli 50 B2B-ohjelmisto- tai palveluhankintapyyntöä kuukaudessa.
48,4 prosenttia toimitusjohtajista ilmoitti, että heidän organisaationsa tarvitsee kuusi tai useampia hyväksyntöjä uusien ohjelmistojen tai toimittajien hankintoja varten.
32 prosenttia johtajista ilmoitti, että hyväksyntä kestää 3 viikkoa tai kauemmin.
Vastaajista 27,1 prosenttia vaatii organisaatioltaan yli 10 hyväksyntää uusille ohjelmisto- tai toimittajahankinnoille.
Hankintojen sisäänottoratkaisut nopeuttavat työntekijöiden hyväksyntää, tehokkuutta, toimittajariskien vähentämistä ja menojen valvontaa yhdistämällä hajanaisia pyyntö- ja hyväksymismenettelyjä.
Työntekijöiden hyväksynnän lisääminen
Kaikki työntekijät voivat käyttää samaa hankintojen etuovea Intake-to-Procure-ratkaisun avulla. Lyhyt ja suoraviivainen esitystapa tekee tiedosta helpommin lähestyttävää. Useampi työntekijä alustalla parantaa valvontaa.
Optimoitu käyttäjäkokemus voi auttaa hankintahenkilöstöäsi saamaan enemmän rahaa. Työntekijöillä on enemmän vaatimustenmukaisuusvirastoa ja yritysten hyväksyntää.
Aloituskäytön skenaarioissa saanti voi lisätä valvottua kulutusta 80 prosenttia tai nostaa perinteisen 60-70 prosentin ylärajan yli 90 prosenttiin.
Kun otetaan huomioon, että jokaista hankintojen valvonnassa olevaa uutta dollaria kohden saadaan 9 prosentin säästö, käyttöönoton tehostaminen voi säästää kymmeniä miljoonia. Se muuttaa peliä määrällisesti.
Tehokkaammat toiminnot
Tieto siitä, että Intake-to-Procure-järjestelmän automatisoidut järjestelmät toimivat, antaa hankintatiimille lepoa. Intake-to-Procure valvoo ja merkitsee huolenaiheet koko ajan. Sen ansiosta työntekijät voivat keskittyä muihin tarpeisiin.
Yritykset toimivat sujuvasti ja nopeasti Intake-to-Procure-järjestelmän avulla. Yksi alusta huolehtii toimittajien sisäänotosta, hyväksymisestä, seurannasta, riskienhallinnasta, tietotekniikasta ja turvallisuustarkastuksista. Hankintamenettely on vahva ja terve.
Zip auttoi Patreonia lyhentämään hyväksymissykliä 50 prosentilla.
Vähennetty liiketoimintariski
Intake-to-Procure viittaa vaarallisiin olosuhteisiin. Voit luottaa siihen, että Intake-to-Procure valvoo organisaatiotasi sopimuksesta toimitukseen asti. alustoja käyttävän henkilöstön määrän lisääminen mahdollistaa prosessien valvonnan lisäämisen ja hybridihankintajärjestelyt.
Valvotut menot
Parempi tehokkuus ja pienemmät riskit Intake-to-Procure-järjestelmän avulla parantavat budjettituloksia. Intake-to-Procure-ratkaisut ohjaavat pyynnöt ensisijaisille toimittajille, jolloin yritykset voivat valita, kuka vastaa parhaiten niiden budjettitavoitteita. Automatisoidut Intake-to-Procure-prosessit tuottavat avaimet käteen -tuloksia.
Margin Makers -sähköpostiviestissään Zipin tutkimuspäällikkö Nick Heinzmann totesi, että ”mitä aikaisemmin pääset mukaan rahankäyttöön, sitä enemmän voit vaikuttaa siihen”. Olemme samaa mieltä.
Intake-to-Procure Solution -ratkaisun kohokohdat
Monet yritykset asettavat hankinnoissa vaatimustenmukaisuuden etusijalle. Sidosryhmien käyttäjäkokemus myyjien käyttöönotosta ja hankintojen vastaanottamisesta kärsii, mikä vahingoittaa organisaatiota.
Intake-to-Procure virtaviivaistaa hankintojen vastaanottoa, toimittajien käyttöönottoa ja poikkitoiminnallista hyväksyntää yhteen näkymään. Yritykset voivat optimoida hankintoja automaatiosta saatavien konkreettisten tunnuslukujen avulla. Kaikilla on mahtavaa, kun kaikki yhdistyy.
Intake-to-Procure-ratkaisu tarjoaa:
Yksi yhteyspiste kaikille pyynnöille yksinkertaistaa käyttöönottoa.
Hankinnasta hankintaan -ratkaisujen yksi ainoa hankintatulon syöttöovi lyhentää ostopyyntöjen läpimenoaikoja. Yksinkertainen käyttöliittymä, jonka avulla työntekijät voivat lähettää hankintapyyntöjä – ostoja, sopimuksia, uusintoja tai myyjiä – vähentää epävarmuutta ja kitkaa, mikä tekee prosessista miellyttävämmän kaikille.
Yhteistyöhyväksynnät
Pullonkaulat häviävät yleensä nopeasti avoimissa, yhteistyöhön perustuvissa menettelyissä, joissa pyynnön esittäjille ja hyväksyjille näytetään edistyminen ja tila. Kaikki tietävät, mitä tehdä, jotta asiat etenisivät, jos näin ei tapahdu.
Yhteensopiva P2P- ja ERP-järjestelmien kanssa
Intake-to-Procure-teknologian saumaton vuorovaikutus P2P- ja ERP-järjestelmien, kuten Netsuiten, kanssa mahdollistaa hyväksyttyjen pyyntöjen muuttamisen ostotilauksiksi tai sopimuksiksi ilman käyttäjän osallistumista, mikä on ratkaisevan tärkeää. Järjestelmäintegraatio varmistaa tietojen laadun ja tarkkuuden synkronoimalla ja täsmäyttämällä tiedot.
Myyjien hallinnointi
Yhden ainoan totuuslähteen käyttäminen yksinkertaistaa myyjien hallintaa. Intake-to-Procure -alusta keskittää toimittajatiedot ja yksinkertaistaa tiedonkeruuta, mikä tekee toimitusketjun ja toimittajien hallinnasta helppoa.
Automatisoidut uusintatyönkulut
Hälytykset! Intake-to-Procure-sovellus voi ilmoittaa toimittajille uudistamismääräajoista ja automatisoida uudistamistyönkulkuja kattavien toimittajatietojen avulla, mikä säästää aikaa, rahaa ja päänvaivaa.
Menojen analytiikka
Yksi hankintaratkaisu antaa sinulle varhaisen näkyvyyden menoihin ja trendeihin. Näiden tietojen avulla voit lyhentää läpimenoaikoja, optimoida budjetteja, konsolidoida toimittajia ja tehostaa elinkaarta muulla tavoin. Se on rajaton vankan räätälöitävän tietojen yhdistämisen ansiosta.
Työnkulut tekoälyn avulla
Tekoälyn integrointi on teknologian jatkuvan kehityksen vuoksi olennaisen tärkeää hankintatoimien nopeuttamiseksi.
Ymmärrä hankinnasta maksuun vs. vastaanotosta maksuun -terminologia.
Hämmennystä aiheuttavat Procure-to-Pay, Intake-to-Pay ja Intake-to-Procure! Näillä termeillä on erilaisia merkityksiä ja vaikutuksia hankinta-alan ammattilaisille ja organisaatioille.
Tee siitä yksinkertainen ja ymmärrettävä.
Hankinnasta maksuun
Hyväksyttyjen tilausten toteuttamista ja maksamista kutsutaan hankinnasta maksuun (Procure-to-Pay, P2P). Käsittelemme ostotilauksia, vastaanottoa, laskutusta ja maksamista.
P2P:n tärkein hyöty on tilausten toteutuksen ja maksujen tehokkuuden ja tarkkuuden parantaminen, mikä vähentää virheitä, viiveitä ja kustannuksia.
P2P ei käsittele hankinnan alkuvaiheen toimintoja, kuten tarpeiden tunnistamista, pyyntöjen vahvistamista, lupien hankkimista ja toimittajien hankkimista, mikä on sen suurin haittapuoli.
P2P olettaa, että ostopyynnöt on hyväksytty ja että ne täyttävät hankintakäytännöt ja budjetit. Monet hankintapyynnöt tekee kuitenkin muu kuin hankintahenkilöstö, joka ei välttämättä noudata hankintasääntöjä tai jolla ei ole valtuutusta. Vaatimustenmukaisuuden valvonnan puutteet johtavat väärin hoidettuihin menoihin, vaatimustenvastaisiin hankintoihin ja menetettyihin säästömahdollisuuksiin.
Vastaanotosta hankintaan
Intake-to-Procure (I2P) kerää ja hallinnoi hankintapyyntöjä tarpeesta ostotilaukseen tai sopimukseen.
I2P kattaa hankinnan alkuvaiheen tehtävät, kuten tarpeiden arvioinnin, pyyntöjen validoinnin, hyväksynnät ja toimittajien hankinnan. Zipin kaltaiset ohjelmistot tukevat I2P:tä ja integroituvat P2P- ja ERP-järjestelmiin.
Alkuperäinen saanti on hankinnan merkittävin ja vaikuttavin osa-alue, joten Intake-to-Pay korostaa sitä. I2P voi auttaa hankintatiimejä vaikuttamaan menoihin ja optimoimaan niitä, kun se osallistuu hankintapyyntöihin varhaisessa vaiheessa ja antaa neuvoja ja suosituksia mahdollisuuksien maksimoimiseksi.
Vastaanotosta maksuun
Intake-to-Pay (I2P) kerää ja hallinnoi hankintapyyntöjä tarpeesta maksuun.
I2P sisältää tilaukset, laskutuksen ja maksamisen sekä hankintatoimet tuotantoketjun alkupäässä ja loppupäässä. Keskittämällä hankintaketju, voidaan maksimoida ymmärrys, näkyvyys ja yhteistyö, mikä parantaa työntekijöiden sitoutumista ja tyytyväisyyttä.
Yritykset ja suuret organisaatiot, joissa on monia järjestelmiä ja työnkulkuja, saattavat kuitenkin joutua tekemään enemmän töitä järjestelmän perustamiseksi, ylläpitämiseksi ja kouluttamiseksi. Onneksi Zipin täysimittainen Intake-to-Pay-ratkaisu yksinkertaistaa organisaatiosi hankintoja.
Vastaanotosta ostoon
Hankintojen vastaanotto sisältää useita toistuvia vaiheita. Automatisoidut hankinnasta hankintaan -työkalut virtaviivaistavat menettelyjä.
Organisaatiosi voi ottaa käyttöön tällaisen Intake-to-Procure-ratkaisun:
Luo dynaaminen, täydellinen vastaanottolomake.
Tässä lomakkeessa on esitettävä erilaisia kysymyksiä pyynnön tyypistä ja luokasta riippuen. Mukaan olisi sisällytettävä myyjän nimi, työn luonne, haluttu tulos, ihanteelliset valmistumispäivämäärät, budjetti, yhteyshenkilöt ja tärkeät hyväksyntää pyytävät sidosryhmät.
Luo ostopyynnön hyväksymisjärjestys menettelyn loppuun saattamiseksi.
Kunkin ostopyynnön hyväksymismenettelyssä olisi esitettävä hyväksymisketju, kriteerit ja toimenpiteet. Työnkulun tulisi olla avoin ja yhteistoiminnallinen, jotta pyynnön esittäjät ja hyväksyjät voivat seurata pyynnön edistymistä ja tilaa.
Jaa tehtävät tiimin jäsenille sidosryhmien houkuttelemiseksi.
Tarvittaville sidosryhmille on osoitettava tehtäviä, jotta prosessi etenee. Zipin kaltainen Intake-to-Procure-ohjelmisto automatisoi yhteydenpidon sidosryhmiin ja henkilöstöön, asettaa määräajat ja hälytykset, sallii kommentit ja reaaliaikaisen palautteen sekä varmistaa avoimuuden.
Sovita tiimi yhteen kaikista yksityiskohdista tai kysymyksistä yhteisymmärryksen varmistamiseksi.
Varmista, että kaikki voivat tarkkailla prosessia ja esittää pyyntöä koskevia kysymyksiä, jotta asiat etenevät. Suurimmalla osalla tiimistäsi pitäisi olla tarvittavat tiedot, jotta he voivat edetä, kun he käyttävät Intake-to-Procure-alustan keskitettyä ”yhden totuuden lähdettä”.
Vahvista prosessin käynnistäminen ja ilmoita siitä sidosryhmille johdon tuella.
Pyynnöstä on ilmoitettu avainhenkilöille, myyjälle (myyjille), talousryhmälle ja lakimiehille. Mikään ei pitäisi yllättää, kun tämä prosessi tehdään oikein.
Tarkista vastaanottoprosessit riskien, lupien ja esteiden varalta.
Riskejä ja esteitä voi esiintyä, joten tarkkaile niitä. Kehittyneellä hyväksynnänhallintajärjestelmällä voidaan seurata, hallita ja päivittää hyväksyntöjä ja havaita vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat ennen kuin niistä tulee ongelmia.
Viimeistele ja tutki tulokset.
Lopuksi arvioi prosessin tehokkuus. Intake-to-Procure-alustat voivat tarjota kattavia tuloksia ja yhteenvetoja, joilla voidaan vahvistaa pyynnön onnistuminen ja kertoa tiimillesi, mikä toimi, mikä ei ja mitä pitäisi parantaa.
Hyödyt jokaiselle osastolle Intake-to-Procure
Tarkastellaan, miten Intake-to-Procure hyödyttää kutakin osastoa.
Hankinnat
- Pitkät hyväksymisprosessit, näkyvyyden puute, turhat prosessit ja sekavat loppukäyttäjät tekevät hankintaosastoista kitkan lähteen. Koska hankinta on ”vain helpompaa”, monet työntekijät välttelevät sitä.
- Yksi hankintajärjestelmä, Intake-to-Procure, auttaa tilaajia saamaan tuotteet nopeammin ja arvokkaammin. Se tuottaa tyytyväisiä työntekijöitä, jotka lopulta sitoutuvat hankintoihin.
- Intake-to-Procure-järjestelmän avulla hankintaosastot voivat keskittyä strategisiin tavoitteisiin ja osoittaa arvonsa.
Rahoitus
- Ennen Intake-to-Procure-järjestelmää talousosastoilla ei ollut näkyvyyttä tai valvontaa hankinnoissa. Työntekijöiden tekemät hankintavirheet pilasivat budjettiarviot ja lisäsivät tilintarkastusriskejä.
- Intake-to-Procure keskittää menot ja tarjoaa rahoituskanavia ja raportointimahdollisuuksia koosta, tyypistä tai kysynnästä riippumatta. Taloushallinto voi parantaa kustannusten valvontaa ja suunnittelua tiukemmilla budjeteilla.
- Taloushallinto voi valvoa tiukempia budjetteja ja eliminoida väärinkäytökset Intake-to-Procure-järjestelmän avulla.
IT
- IT-osastoilla ei ole kaistanleveyttä ja ne ovat ylikuormitettuja. Niiden suurin huolenaihe on ohjelmistojen leviäminen. Näiden vaikeuksien vuoksi IT-osastot hoitavat hankinnat yleensä jälkikäteen.
- Intake-to-Procure poistaa varjotietotekniikkakulut ja parantaa IT-tiimien budjettia ja ajankäyttöä. Kaikkien toimintojen hallinnan ansiosta IT-yksikkö voi osallistua ohjelmistotarpeisiin aikaisemmin, mikä parantaa ennustettavuutta ja ennakointia.
Turvallisuus
- Tietoturva-ammattilaiset eivät näe myyjien sisäänoton työnkulkuja manuaalisten menetelmien vuoksi. Tämä johtaa hyväksymättömiin hankintoihin ja tarkastusketjujen puuttumiseen.
- Intake-to-Procure automatisoi tietoturvan ja minimoi kyselylomakkeiden tarkistamiseen kuluvan ajan. Digitalisointi parantaa turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta. Se virtaviivaistaa toimintoja ja vapauttaa aikaa muihin turvallisuuskysymyksiin.
- Turvallisuusosastot voivat nyt löytää tietoa ja strategista arvoa hankinnoista Intake-to-Procure-järjestelmän avulla.
Oikeudellinen
- Oikeudelliset tahot saattavat kokea, että he ovat mukana vain hätätilanteissa. Oikeudelliset osastot käyttävät CLM- ja GRC-työkaluja, mutta ovat hämmentyneitä vanhojen järjestelmien vuoksi.
- Kun hankinnat aloitetaan oikeudellisella osastolla, oikeudellisella osastolla on riittävästi aikaa analysoida aineistoa, ja viime hetken arvioinnit jäävät pois. CLM-teknologioiden yhdistäminen antaa yrityksille mahdollisuuden löytää vanhoja sopimuksia Intake-to-Procure -toiminnon avulla. GRC-työkalun tavoin näille pyynnöille voidaan tehdä turvallisuusarviointeja riskien vähentämiseksi.
- Intake-to-Procure vähentää riskejä ja antaa lakimiesten valvoa toimittajia ja hyväksyntöjä alusta alkaen, jolloin päänvaivaa aiheuttava kiire jää minimiin.
Mihin hankinnan tunnuslukuihin Intake-to-Procure vaikuttaa?
Tärkeimmät hankinnan päämittarit ovat laatu, toimitus ja kustannussäästöt. Intake-to-Procure määrittelee, mittaa ja parantaa kaikkia kolmea. Tutustu.
Laadun suorituskykyindikaattorit
- Intake-to-Procure seuraa myyjiä koko ajan. Se vahvistaa toimittajasuhteita käyttämällä vain hyväksyttyjä tai sertifioituja toimittajia.
- Toimittajien suorituskykyä arvioidaan jatkuvasti, koska toimittajia seurataan, eivätkä ne voi uusia sopimuksia automaattisesti.
Toimituksen suorituskykyindikaattorit
- Automatisoimalla toimittajien hyväksynnät Intake-to-Procure lyhentää toimittajien läpimenoaikaa huomattavasti.
- Intake-to-Procure nopeuttaa tilausten tekemistä alusta loppuun.
- Intake-to-Procure vähentää kiireellisiä tilauksia sidosryhmien valvonnassa.
Tulosindikaattorit, jotka säästävät rahaa
- Edulliset toimittajat mahdollistavat toimituskannan konsolidoinnin Intake-to-Procure -automaation avulla.
- Intake-to-Procure optimoi budjetit valvomalla kustannuksia.
- Kun useammat sidosryhmät ottavat hankinnan käyttöön sen tehokkuuden ansiosta, saadaan parempi sijoitetun pääoman tuotto.
Laadun, toimitusten ja kustannussäästöjen tunnusluvut vastaanotosta hankintaan tekevät organisaatioista terveempiä.
