Riittääkö pienemmille yrityksille, että ne saavat parhaan tarjouksen ryhmähankinnan kautta ostetuista materiaaleista? Selvitä, miten voit maksimoida GPO:n edut. Monet pienyritykset ostavat toimistotarvikkeita ja -materiaaleja vähittäishinnoilla, koska ne tarvitsevat suurempaa ostovoimaa tai riittäviä neuvottelukykyjä saadakseen halvempia hintoja.
Yrityksen kasvaessa käteisvarojen käyttö lisääntyy. Tärkein asia, joka yritysten on pidettävä mielessä, on se, että niiden on keksittävä, miten minimoida kulut ja maksimoida kassavirta.
Nykyään GPO:t (Group buying organizations) houkuttelevat monia yrityksiä, koska ne voivat tarjota johdonmukaisuutta ja säästöjä. Hankintaorganisaation perustaminen tai laajentaminen tai suurhankinta GPO:ssa ei ole pakollista.
Tässä artikkelissa analysoimme GPO:n käsitettä ja tarjoamme tärkeitä tietoja näistä laitoksista.
- Mikä on yhteishankintaorganisaatio?
- Miksi yritykset tekevät yhteistyötä ryhmäosto-organisaation kanssa?
- Miten ryhmäosto-organisaatio voi tuottaa tuloja?
- Mitä etuja ja haittoja liittyy ryhmähankintaorganisaation jäsenyyteen?
- Mikä on kustannussäästöjen ero hankintaohjelmistojen ja ryhmähankintaorganisaatioiden välillä?
Mikä on yhteishankintaorganisaatio?
Kollektiivinen hankintaorganisaatio (GPO) on ostoryhmien ryhmä, joka käyttää useiden eri yritysten yhdistettyä voimaa. Nämä tehdään erityisesti samalla toimialalla, jotta voidaan neuvotella alhaisempia hintoja tavaroille ja palveluille.
Samoin julkiset postitoimistot ovat keskeisessä asemassa kustannusten alentamisessa neuvottelemalla parempia sopimuksia toimittajien ja valmistajien kanssa.
Yhdistämällä ostovoimansa jäsenet saavat alennuksia ja muita etuja, joita he eivät muuten saisi. GPO:n kautta organisaatiot työskentelevät yhdessä maksimoidakseen toimittajayhteydet ja vähentääkseen kustannuksia.
GPO:n toimintatapa
Perinteinen vertikaalinen GPO antaa jäsenilleen mahdollisuuden tilata tuotteita ja palveluja yrityksen toimittajaverkostolta ennalta määrättyyn hintaan keskitetyn ostojärjestelmän avulla.
1. GPO auttaa ylläpitämään sopimuksia toimittajien kanssa jäsentensä puolesta erityisesti tietyllä toimialalla tai tietyllä erikoisalalla säästöjen saamiseksi. Ne auttavat myös saavuttamaan muita etuja jäsenille.
2. GPO tarjoaa myös lisäarvopalveluja, kuten trendianalyysejä, sähköistä laskutusta ja kustannussäästöraportteja, mukaan lukien apua tuotteiden standardoinnissa, sekä budjetointityökaluja. Tämä auttaa jäseniä tekemään entistä tietoisempia ostopäätöksiä.
3. GPO toimii kaikkien tilausten osalta keskitettynä yhteyspisteenä, ja ainoastaan GPO tehostaa tilausten käsittelyä. GPO toteuttaa tämän toimenpiteen useiden toimittajasopimusten ja asiakirjojen hallitsemiseksi ja jäsenten kustannusten vähentämiseksi. Tämä keskitetty hankintajärjestelmä vähentää myös toistuvaa työtä käyttämällä vakiintunutta hankintamenettelyä, joka noudattaa tiettyjä suuntaviivoja, jotka on suunniteltu vastaamaan parhaiten kaikkien osallistuvien jäsenten tarpeisiin.
Ryhmäosto-organisaatioiden historia
Ryhmäosto-organisaatiot perustettiin auttamaan yrityksiä tinkimään tavarantoimittajien kanssa edullisemmista hinnoista.
Julkisten postitoimistojen alkuperäinen tarkoitus oli tukea lääketieteen ammattilaisia. Suuret myyjäsopimukset luotiin yhdistämällä yhteisten tavaroiden ja materiaalien osto, mikä tarjosi sairaaloille ja lääkäreille vaihtoehtoja säästää aikaa ja saada parhaat hinnat potilashoitotarvikkeille ja -palveluille. Näin yritysten omistajat voivat hyötyä mittakaavaeduista ja ostaa kirurgisia ja lääketieteellisiä tarvikkeita alennettuun hintaan.
GPO-tyypit
GPO:ta on kolmea eri tyyppiä. Ne ovat pystysuora, vaakasuora ja päähankinta.
Pystysuorat GPO:t: Vertikaaliset yleiset ostoreskontrat ovat yrityksiä, jotka ostavat tavaroita tai palveluja tietyn alueen tai alan myyjiltä. On olemassa muutamia yleisiä vertikaalisia GPO:ita, esimerkiksi hotelli-, sairaala- ja kunta-alat sekä koulujen hankintaryhmät.
Vastaavasti tietyt pienet yksiköt, kuten kaupungit ja koulupiirit, ovat liittyneet julkisiin postilaitoksiin, jotka voivat tarjota samanaikaisia palveluja useille pienille yksiköille, jotta ne hyötyisivät suurhankinta- ja toimitusvaatimuksista.
Horisontaaliset yleiset postitoimistot, olivatpa ne sitten alueellisia tai valtakunnallisia, on suunniteltu yhdistämään useiden yritysten ja toimialojen ostovoima. Horisontaaliset GPO:t palvelevat yrityksiä, jotka haluavat palkata niitä, koosta tai toimialasta riippumatta. Nämä yhteenliittymät voivat olla hyödyllisiä pienemmille organisaatioille, jotka etsivät volyymietuja, vaikka vaihtoehdot eivät ehkä olekaan yhtä kapeat kuin vertikaalisella GPO:lla.
Lopuksi suuret yritykset perustavat MPO:ita(Master Purchasing Organizations) yhdistääkseen tytäryhtiöidensä ostovoiman omiensa kanssa.
Miten GPO saa tuloja?
Yleiskatsauksena voidaan todeta, että saadakseen tuloja tai saadakseen rahaa julkiset postitoimistot veloittavat osan jäsenen ostoista tai perivät jäsenmaksun. Vastaavasti ne saattavat myös periä toimittajilta sopimusmaksuja.
GPO saattaa toteuttaa molemmat näistä keinoista saadakseen voittoa.
Ryhmäosto-organisaation edut
Pienemmät ja äskettäin perustetut yritykset voivat saada volyymialennuksia, koska GPO:iden lukumäärään perustuvan ostostrategian ansiosta ne voivat saada paremman volyymiin perustuvan hinnoittelun kuin ne voisivat saada yksin neuvottelemalla. Tämä on GPO:n tärkein etu pienemmille yrityksille, jotka haluavat vähentää kustannuksia.
Pääsy volyymialennuksiin: Pienet ja keskisuuret yritykset, joilla ei ole sisäisiä tai ulkoisia hankintatiimejä, voivat saada lukuisia houkuttelevia etuja, kuten alhaisempia hintoja, helpompaa pääsyä välttämättömiin tarvikkeisiin ja parempaa hinnoittelua.
Ryhmäostovoima: Pienyritysten voi olla vaikea saavuttaa joidenkin toimittajien vaatimia minimitilausmääriä. Ryhmäosto-organisaatio (GPO) poistaa tämän esteen yhdistämällä jäsenten ostot. Ostajien on syytä olla tietoisia siitä, että vaikka suurina erinä ostaminen tarjoaa mittakaavaetuja, GPO-sopimus voi pakottaa jäsenet ostamaan tietyn määrän tuotteita koko sopimuksen ajan. Tästä tulee tärkeää, jos sidosryhmät tekevät jatkuvasti ostoja, joita niiden jäsenyys ei salli.
Kuratoitu valikoima: GPO käyttää tavaroiden ja muiden tarvittavien tarvikkeiden toimittamiseen sopimuksia ja seulottuja myyjiä. Käyttämällä GPO:n myyjiä yritys saa kaikki tarvitsemansa asiat yhdestä paikasta. Näin ollen kuratointi auttaa automaattisesti säästämään aikaa.
Ryhmähankintaorganisaation haitat
Yhteishankintaorganisaation haitat
Näistä eduista huolimatta GPO-mallissa on tiettyjä haittoja, jotka on otettava huomioon ennen tarjouksen hyväksymistä.
Sopimukseen perustuvia eriä, joita ei ole saatavilla: GPO on suunniteltu optimoimaan kollektiivisen ryhmän edut. Joskus tämä järjestely heikentää jäsenten tehokkuutta erityisesti silloin, kun jäsenet etsivät tietyn tyyppistä tarviketta, joka ei kuulu GPO-sopimusten piiriin. Jäsenet joutuvat tällöin valitsemaan, tyytyvätkö he vastaavaan tuotteeseen vai ostavatko he tuotteita ilman sopimuksia.
Vapaiden markkinoiden mahdollisuuksien menettäminen: Kun sitoudut GPO-sopimukseen, on vaarana, että et saa parempia tarjouksia, jos GPO heikentää hintaneuvotteluja tai ei täytä vaatimuksiasi. Tämä heikentää mahdollisuuksiasi hyödyntää parempia mahdollisuuksia ja neuvotella tehokkaasti sopimuksen voimassaoloaikana.
Avoimuuden puute: Joidenkin julkisten postitoimistojen tulolähteiden ja rutiinitoimenpiteiden avoimuus on vähäistä. On erittäin tärkeää tutkia tai analysoida asianmukaisesti GPO:n kumppanuuskäytännöt, myyjäsuhteet ja maksutiedot. Samoin olisi analysoitava myös muita asiaankuuluvia yksityiskohtia. Sinun on tehtävä asianmukainen tutkimus ennen kuin sitoudut kumppanuuteen GPO:n kanssa.
Asiat, joita muut eivät mainitse GPO:ista
Vaikka GPO:t antavat vaikutelman yksinkertaisuudesta ja kustannussäästöistä, niiden välittäjät tuovat rahaa voittoa tavoitteleville yrityksille. Vaikka GPO:n hyötymisessä tästä mallista ei ole mitään väärää, sinun tulisi suhtautua avoimin mielin liikesuhteeseesi niiden kanssa. Sinun on oltava tietoinen GPO:n valinnasta ja analysoitava käytännöt ennen sitoutumista.
Tätä ei ehkä huomaa GPO:n mainosmateriaaleissa.
Julkiset postitoimistot voivat käyttää enemmän: GPO:t korostavat volyymia. Hankintojen tarkastuksen edustajat saattavat siis ehdottaa enemmän kohteita ja kuluja kuin mitä tarvitset. Kun saat GPO:lta tarkastuksen, varmista, että suositellut tuotteet vastaavat edelleen organisaatiosi nykyisiä vaatimuksia.
GPO:n jäseniä on kaikenkokoisia ja -muotoisia, mutta järjestely hyödyttää eniten pienempiä jäseniä, sillä suuret jäsenet kantavat ryhmää. Liiketoiminnan kasvu ja kehitys lisäävät automaattisesti volyymivaatimuksia ja neuvottelukykyä. Tämä viittaa siihen, että jos yrityksesi on valmis laajentumaan, GPO voi lopulta tarjota väheneviä tuottoja.
Ei pysty rajoittamaan varjoainekäyttöä: Joskus yhteistyö GPOS:n kanssa tarvikkeiden hankkimiseksi voi osoittautua taloudelliseksi yritykseksi, mikä voi myös johtaa siihen, että työntekijät pysyvät sopimuksen alaisina. Henkilöstön saaminen noudattamaan tiettyä GPO:ta tai toimittajaa on usein haastava tehtävä. Ilman keskitettyä hankinta-alustaa, jolla menoja voitaisiin valvoa ja seurata, vaatimustenmukaisuuden arviointi on hyvin työlästä. Suuremmat yritykset, jotka ovat tottuneet saamaan täsmälleen haluamansa asiat, saattavat kiertää GPO:n hankkimalla ulkopuolisia sopimuksia. Tällainen tietämättömyys voi johtaa ongelmiin, jos sopimuksen ulkopuoliset hankinnat heikentävät ryhmäostojen kassatehokkuutta.
GPO:n keskimääräiset kustannussäästöt
Kun harkitset kumppanuutta yleisen järjestäjän kanssa, on asianmukaista ottaa huomioon mahdollisten säästöjen lisäksi myös vaihtoehtoiskustannukset. Vaikka hiljattain tehdyssä terveydenhuollon GPO:ta koskevassa tutkimuksessa ennustettiin 15-20 prosentin säästöjä, tee laskutoimitukset varmistaaksesi, että GPO on kustannusten jälkeen vielä kannattava. GPO-kumppanin sopimusehtojen mukaisesti tarjoamien tuotteiden valikoima voi vaikuttaa horisontaalisen GPO:n jäsenten saamaan nettotuottoon.
GPO-yhteistyötä arvioitaessa on syytä kysyä seuraavat kysymykset:
- Mitä GPO:n jäsenyyden ylläpitäminen maksaa?
- Onko ostoksille asetettu vähimmäismäärä?
- Onko GPO:lla muita tulonlähteitä, kuten myyjämaksuja?
- Mikä osa organisaatiomme talousarviosta poistetaan?
- Miten löydämme asiat, joita sopimus ei kata?
- Miten varmistamme, että ostajat noudattavat kaikkia sopimusehtoja eivätkä tee tarpeettomia hankintoja?
