Johdanto
Nykyaikaiset yritykset ovat monimutkaisia, joten sopimusten hallinta on ratkaisevan tärkeää operatiivisen ja strategisen menestyksen kannalta. Organisaatiot hallinnoivat satoja laajuudeltaan, monimutkaisuudeltaan ja merkitykseltään erilaisia sopimuksia. Perinteiset sopimusten priorisointitekniikat, jotka perustuvat arvoon, kustannuksiin ja luokkaan, eivät pysty vastaamaan nykypäivän monimutkaisiin vaatimuksiin. Sopimusten priorisointi on monimutkaista ja tietoon perustuvaa käyttäen RICE-kehystä, joka on alun perin luotu tuotehallintaa varten. Sopimuspäälliköt voivat priorisoida sopimuksia riskien vähentämiseksi, resurssien optimoimiseksi ja yrityksen suorituskyvyn parantamiseksi ottamalla käyttöön RICE-kehyksen, jossa keskitytään riskiin, vaikutukseen, monimutkaisuuteen ja sitoutumiseen.
RICE-kehys
Tuotepäälliköt loivat RICE-kehyksen priorisoidakseen tuotekehitysominaisuuksia. RICE tarkoittaa:
- R- Kuinka moneen henkilöön tämä tuote vaikuttaa?
- I- Vaikutus: Kuinka paljon tämä tuote vaikuttaa liiketoimintaan?
- C- Luottamus: Kuinka varmoja olemme tavoittavuus- ja vaikutusarvioista?
- E- Ponnistus: Kuinka paljon aikaa ja resursseja tämä tuote vaatii?
RICE:n käyttöönotto sopimusten hallinnointia varten
Sopimuspäälliköt voivat mukauttaa RICE-ohjelman omien sopimusten priorisointitarpeidensa mukaiseksi. RICE on parempi sopimushallinnan paradigma, jossa otetaan huomioon riski, vaikutus, monimutkaisuus ja sitoutuminen. Siinä sopimukset asetetaan tärkeysjärjestykseen ottamalla huomioon riskit, kaupallinen vaikutus, monimutkaisuus ja vastapuolen sitoutuminen.
Esimerkkejä sopimusten hallinnoinnista todellisessa elämässä RICE-kehyksen avulla:
Riski
Contract risk elements must be considered in contract management. Negative contract consequences and their likelihood are assessed as contractual risk. This evaluation covers financial, legal, operational, and reputational risks. High-risk contracts may involve large financial commitments, new partners, or difficult regulatory compliance. Prioritising these contracts with tighter monitoring can reduce difficulties by improving governance and management.
Vaikutuksilla tarkoitetaan mahdollisia hyviä seurauksia, joita sopimus voi aiheuttaa organisaatiolle. Esimerkkejä ovat tulojen kasvu, strateginen yhteistyö, markkinoiden laajentuminen ja innovoinnin edistäminen. Vaikuttavat sopimukset ovat olennaisen tärkeitä yrityksen suorituskyvyn ja kasvun kannalta, joten johdon on asetettava ne etusijalle. Sopimusten vaikutusten ymmärtäminen auttaa kohdentamaan resursseja sen varmistamiseksi, että arvokkaat sopimukset saavat riittävästi huomiota ja tukea menestyäkseen.
Monimutkaisuus
Sopimusten monimutkaisuuteen vaikuttavat osallistujien määrä, työn luonne ja laatu, maantieteellinen monimuotoisuus, uuden teknologian merkitys ja kehittyvä lainsäädäntö. Ristiriidat ovat yleisiä usean osapuolen sopimuksissa, ja tekniset sopimukset edellyttävät erityisiä toimituskuvauksia. Maantieteellinen monimuotoisuus vaikeuttaa sopimuksia oikeudellisten ja kulttuuristen erojen vuoksi. Monimutkaiset sopimukset vaativat monimutkaisten ehtojensa ja täytäntöönpanokysymysten vuoksi RICE-puitteiden mukaan oikeudellista erityisopastusta ja intensiivistä vaatimustenmukaisuuden valvontaa.
Kihlaus
Lopuksi sitoutumisessa arvioidaan organisaation toimintaa ja yhteyksiä sopimuspuoliin. Tässä muunnetussa lähestymistavassa otetaan huomioon yrityksen strategiset ja pysyvät kumppanuudet kolmansien osapuolten kanssa. Strategiset kumppanit tai keskeiset toimittajat, joilla on pitkä historia hyvistä suhteista, voidaan asettaa etusijalle nuorempien tai vähemmän todistettujen sopimusten edelle. Suhteiden vahvuus vaikuttaa sopimusneuvotteluihin, täytäntöönpanoon ja riitojen ratkaisuun, joten se on ensisijainen asia.
Menettely RICEn käyttämiseksi
Miten RICEa käytetään sopimusten hallinnointiin:
1. Sopimusten tunnistaminen: Luettele kaikki tarvittavat sopimukset.
2. Määritä pisteet: Määritä kullekin sopimukselle pistemäärä (0-10) RICE-tekijöiden perusteella.
- Riski: Arvioi sääntelyyn, rahoitukseen, toimintaan ja ympäristöön liittyvät riskit. suurempi riski, suurempi pistemäärä.
- Vaikutus: Arvioi sopimuksen taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt. Sopimukset, joiden taloudellinen hyöty on suuri, saavat hyvät pisteet.
- Monimutkaisuus: Sopimuksen monimutkaisuutta arvioitaessa on otettava huomioon osapuolten lukumäärä, työn ala, alueelliset erot ja kehittyvät säännöt. Monimutkaiset sopimukset saavat korkeat pisteet.
- Kihlaus: Arvioi vastapuolen yhteyden voimakkuus. Strategiset pitkäaikaiset yhteydet saavat hyvät pisteet.
3. Lasketaan RICE-pisteet:
Korkeamman pistemäärän saaneet sopimukset olisi asetettava etusijalle. Kaava voi näyttää seuraavalta summalta.
Riski, vaikutus, monimutkaisuus, sitoutuminen = RICE (Risk, Impact, Complexity, Engagement).
4. Sopimusten priorisointi: Aseta sopimukset paremmuusjärjestykseen RICE-luokituksen mukaan. Neuvottele, analysoi ja uudista korkeamman pistemäärän saaneet sopimukset ensin.
RICEn edut sopimusten hallinnoinnissa
Sopimusten hallinnointia koskeva RICE-kehys auttaa organisaatioita kohdentamaan resursseja priorisoimalla riskialttiit tai vaikutuksiltaan merkittävät sopimukset.
RICE käyttää tietoon perustuvaa päätöksentekoa sopimusten analysoinnissa ja eliminoi ennakkoluulot ja tunteet priorisoinnissa.
Parempi tehokkuus: Vaikutusvaltaisten sopimusten priorisointi optimoi sopimusvastaavien työmäärän.
Riskisopimusten varhainen huomioiminen auttaa vähentämään mahdollisia ongelmia.
Resurssien parempi kohdentaminen: RICE auttaa sopimusten hallinnoijia priorisoimaan sopimukset, joista saadaan suurin tuotto.
RICEn rajoitukset
RICE-kehyksellä, kuten kaikilla nopeus- ja skaalaustekniikoilla, on haittapuolensa. Joitakin huomioon otettavia tekijöitä.
Yksilöllisestä käsityksestä riippuen pisteytys voi olla subjektiivinen. Se asettaa sopimukset tärkeysjärjestykseen järjestelmällisesti, mutta ei voi poistaa ihmisten ennakkoluuloja.
Laadulliset muuttujat: RICE:ssä jätetään huomiotta ratkaisevat organisaatiomuuttujat, kuten kaupalliset yhteydet ja pitkän aikavälin tavoitteet. Strateginen kumppanuussopimus, joka vastaa yrityksen pitkän aikavälin tavoitetta, ei ehkä saa korkeaa Impact-pistemäärää välittömien lukujen perusteella, mutta se on strategisesti tärkeä. Tällaiset tilanteet saattavat vaatia inhimillistä harkintaa.
Rajoitettu riippuvuuden näkyvyys: RICE-kehys ei käsittele nimenomaisesti sopimusriippuvuuksia. Vähäisen työmäärän sopimus voi hidastaa korkeamman pistemäärän saavia sopimuksia, jos ne ovat yhteydessä toisiinsa. Tämä rajoitus voidaan ratkaista käyttämällä sopimusten hallintaohjelmistoa, joka voi nopeasti paljastaa yhdistetyt sopimukset analysoitaviksi.
Yhteenveto
RICE-kehys tekee sopimusten hallinnoinnista järjestelmällistä ja tietoon perustuvaa priorisoimalla sopimukset riskien, vaikutusten, monimutkaisuuden ja sitoutumisen mukaan. Sopimusten hallinnointimenettelyt tehostuvat ja mukautuvat organisaation tavoitteisiin ja strategioihin tämän menetelmän avulla. Kehys tarjoaa vankan perustan paremmalle päätöksenteolle, vaikka sen luokittelu voi olla subjektiivista ja jättää huomiotta laadulliset muuttujat. Organisaatiot voivat hallinnoida sopimussitoumuksia ennakoivasti, minimoida riskejä ja asettaa arvokkaat sopimukset tärkeysjärjestykseen käyttämällä RICE-kehystä. Tämän strategian toteuttaminen voi lisätä hallintoa, resurssien jakamista, operatiivista menestystä ja strategista joustavuutta.
