RFI, RFP ja RFQ sekoitetaan usein keskenään. Niillä on kuitenkin eri tehtävät.
Pitäisikö toimittajia hankittaessa käyttää RFI-, RFP- vai RFQ-menettelyä? Tässä oppaassa luetellaan kunkin menetelmän määritelmä, ihanteellinen käyttö ja haasteet.
Määritellään kukin ensin.
Tietopyyntö (RFI)
Tietopyynnöt ovat yleisiä liiketoimintakäytäntöjä, joilla kerätään toimittajan kapasiteettitietoja kirjallisesti. Se helpottaa toimittajien vertailua ja parhaan toimittajan valintaa.
RFI on asiakirja, jota yritykset käyttävät hankkiakseen tietoa tuotteesta tai palvelusta, jonka ostamista ne harkitsevat. Ne tallentavat vastaukset sisäiseen tietokantaan tulevia hankkeita varten.
Yritys voi hyötyä RFI:stä pysymällä järjestäytyneenä:
- Tarjousmenettelyn virallistaminen
- Valintojen arviointi
- Ajankohtaisten markkinatietojen hankkiminen
Tarjouspyynnöt (RFP) – mitä ne ovat?
Tarjouspyynnöissä pyydetään urakoitsijoita tekemään tarjouksia ja ehdottamaan hankkeita.
Se auttaa yrityksiä organisoimaan ongelmiaan ja projektejaan. Useimmat yritykset käyttävät tarjouspyyntöjä myös uusien aloitteiden hallinnointiin.
Tarjouspyynnön määritelmä: Yritykset käyttävät tarjouspyyntöjä pyytääkseen toimittajilta yksityiskohtaisia tarjouksia tuotteesta tai palvelusta, jonka ostamista ne harkitsevat. Siinä kuvataan työ, miten yritys arvioi tarjoukset ja sopimusehdot.
Tarjouspyynnöt julkaistaan julkisesti, jotta voidaan olla vuorovaikutuksessa urakoitsijoiden kanssa ja saada kilpailukykyisiä tarjouksia. Tarjouspyyntö ylittää hankekuvauksen. Se sisältää myös tarjoajan ja sopimusehdot sekä hankkeen kiinteät tavoitteet.
RFP:n edut
Ajattele tarjouspyyntöä kuin naapuruston ilmoitustaululla olevaa ilmoitusta. Hienoimpien toimittajien tarjousten tarkistamisella on monia etuja:
- Toimittajien kilpailun ansiosta tarjouspyynnöt alentavat hankekustannuksia.
- Tarjouspyynnöt osoittavat kaikki toimittajamahdollisuudet.
- Toimittajasuhteet virallistetaan tarjouspyynnöillä.
Tarjouspyyntö (RFQ)
Yritykset hankkivat arvioita myyjiltä tehtävän tai projektin suorittamiseksi. Suunnitelmallisessa tuotantoympäristössä, jossa projektin elinkaari on ennakoitavissa, tarjouspyyntö on hyödyllinen.
Määritelmä: Yritykset käyttävät tarjouspyyntöjä pyytääkseen hintatarjouksia toimittajilta tuotteesta tai palvelusta, jonka ostamista ne harkitsevat.
Organisaatiot pyytävät toimittajien tarjouksia, koska ne aikovat tehdä yhteistyötä niiden kanssa. Työnantaja haluaa tietoja maksuista ja hinnoittelusta.
Tarjouspyynnöissä määritellään yksityiskohtaisesti, mitä toimittajan on tuotettava. Useimmat sopimukset tehdään edullisille toimittajille.
Muista, että hinnoittelu ei välttämättä määritä yrityksen toimittajan valintaa. Hinnan lisäksi myös luotettavuus, laatu ja kapasiteetti vaikuttavat näihin päätöksiin.
Tarjouspyyntöjen edut
Tarjouspyynnöillä on seuraavia etuja
- Ota yhteyttä tavarantoimittajiin kohdennettujen tarjousten saamiseksi
- Hankkeen kustannusnäkemykset tulevaa suunnittelua varten.
- Hallinnoi kustannussäästöjä tehokkaasti
RFP:n, RFI:n ja RFQ:n perusteet
Esityksillä on erilaisia tarkoituksia. RFI:ssä ilmoitetaan yritykselle sen vaihtoehdoista. Kun toimittajat jättävät tarjouksia ja kommunikoivat keskenään, yritykset voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Vertailu ehdotuspyyntöön seuraa. Yrityksen tavoitteena on maksimoida arvo ja vähentää kustannuksia. Yritykset voivat harkita perusteellisesti vaihtoehtojaan ja arvioida toimittajia tarjouspyynnöllä.
Entä jos yritykset vaativat tehtäväkohtaista kustannuserittelyä? Tarjouspyyntö tekee sen. Toimittajat voivat arvioida hankkeen kustannuksia ja etuja.
Milloin kannattaa käyttää RFI:tä, RFP:tä tai RFQ:ta?
Olipa toimialasi mikä tahansa, tässä kerrotaan, milloin kutakin strategiaa kannattaa käyttää.
RFI – Aloita projekti RFI-mallin avulla. Koska sinun on tiedettävä markkinoiden kyky suorittaa tehtävä, RFI:t tulevat ennen tarjouspyyntöjä. RFI:t antavat sinulle riittävästi tietoa, jotta voit pyytää tarjousta toimittajien seulonnan toisella tasolla.
Tarjouspyyntö – Tarjouspyyntöä tarvitaan sen jälkeen, kun toimittajalta on saatu riittävät tiedot ja valmiudet työn suorittamiseen. Monimutkaiset hankkeet edellyttävät tarjouspyyntöjä. Erittäin tekninen hanke hyötyy tarjouspyynnöstä, koska organisaatiot voivat arvioida objektiivisesti toimittajien kaavaehdotuksia.
Tarjouspyyntö – Tarjousten pyytäminen onnistuu parhaiten, kun projektin numerot ja tekniset tiedot ovat selvillä. Tarjouspyyntö osoittaa yrityksille tehtävän tai projektin kustannukset. Tarjouspyynnöt auttavat tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
RFI/RFQ/RFP-haasteiden hallinta
Joillakin yrityksillä on vaikeuksia hallita RFP-, RFI- ja RFQ-projekteja niiden vaatimusten mukaisesti. Projektinhallinnasta tulee entistä tärkeämpää yrityksen kasvaessa.
Ihanteellinen tekniikka ehdotusten ja pyyntöjen järjestämiseen on:
- Keskittää kaikki RFQ-, RFI- ja RFP-asiakirjat.
- Yrityksen ohjeiden täsmentäminen RFI:ssä, RFP:ssä ja RFQ:ssa.
- Hallinnoi tukikelpoisia myyjätietoja tarkasti.
- Päätä nopeasti tulevista hankkeista
- Toimittajasuhteiden parantaminen
Also explore procurement software. With cloud-based technologies, many supplier screening stages are automated. Procurement software simplifies data management, analysis, and comparison, ensuring the best supplier deals.
RFI:n, RFP:n, RFQ:n temppuja varten
Seuraavassa on joitakin RFP-, RFQ- ja RFI-tiedotuskäytäntöjä. On ratkaisevan tärkeää pyytää toimittajalta tietoja varhaisessa vaiheessa.
- Vältä yksityiskohtia ja pysy perusasioissa.
- Kerro mahdollisimman paljon taustatietoja hankkeesta ja haasteesta.
- Aseta RFI:n, RFP:n ja RFQ:n menestysmittarit.
- Kuvaile lyhyesti liiketoimintatarpeesi.
- Selitä selkeästi, miten haluat, että tietopyyntöön vastataan.
Kussakin RFI:ssä pyydetään yleisiä tietoja, kuten
- Yrityksen tavoitteet
- Toimittajien on osoitettava kapasiteettinsa, asiantuntemuksensa ja valtakirjansa. Liiketoimintaa, sertifikaatteja, ratkaisuja ja tuloksia on kysyttävä.
Yksityiskohtaiset tarjouspyynnöt edellyttävät, että toimittajat laativat ja toimittavat ehdotuksia hankkeiden toteuttamiseksi. Ehdotus tai tarjous voi sisältää:
- Yhteenveto tarpeesta
- Ostajan tausta ja esittely
- Tavoitteet ja hankkeen laajuus
- Asiaankuuluvat liitteet
- Hankkeen kustannukset ja maksuehdot
- Yleinen tarjouspyynnön aikataulu
- Jaksot ja tarjouspyyntöä koskevat kysymykset
- Ehdot ja edellytykset
- Myyjän vähimmäisvaatimukset
Huomaa, että tämä luettelo on epätäydellinen. Koska tarjouspyynnöissä ei ole vakiomuotoa, yritykset toimittavat lisätietoja.
On parempi antaa toimittajille enemmän asiaankuuluvaa tietoa, joka auttaa heitä tekemään tietoon perustuvan tarjouksen. Tärkeitä sidosryhmiä on otettava mukaan tänä aikana. Tarjouspyyntöprosessista tulee tarkempi.
Sisäisten menettelyjen standardointi mallin avulla parantaa RFI-, RFP- ja RFQ-toimittajien tarkastusta.
Kolmannessa vaiheessa, RFQ:ssa, laaditaan kattavat vaatimukset tarkkojen tarjousten saamiseksi toimittajilta. Kerro tarkemmin hankkeen monimutkaisuudesta, tarpeista ja tehtävistä, jotta voit tehdä parempia valintoja.
Liitä tarjouspyyntöön seuraavat tiedot:
- Johdanto ja yhteenveto hankkeen tarpeista
- Yhteystiedot
- Kriteerien valitseminen
- Toimeksisaajan kriteerit ja valmistumispäivämäärät
- Kustannukset ja hinnat
Tutki toimittajia ennen tarjouspyynnön tekemistä ja valintaa.
Näiden tietojen järjestäminen toimittajahallintajärjestelmään auttaa seuraamaan hankintavalintoja ajan mittaan.
Vältä paperityötä ja käytä hankintaohjelmistoa tarjouspyyntöjen tukena.
Tarjousprosessin virtaviivaistaminen nopeuttaa sopimusneuvotteluja, projektin loppuunsaattamista ja etenemistä.
