Johdanto
Construction projects depend on procurement for resources, services, and materials. Effective procurement ensures projects are delivered on time, within budget, and to quality standards. Procurement is crucial to managing prices, schedules, and regulatory compliance. This post will discuss the best construction procurement tactics.
Mitä on rakentamisen ”hankinta”?
Rakennusalalla hankintaan kuuluu kaikkien hankkeen toteuttamiseen tarvittavien hyödykkeiden, palvelujen ja resurssien hankinta. Siihen kuuluu raaka-aineiden, urakoitsijoiden, erikoislaitteiden, lupien, lisenssien ja ammattitaitoisen työvoiman hankkiminen. Rakennushankinnat ovat olennainen osa hankkeen onnistumista.
Hankkeen kustannukset, laatu ja aika rakennushankinnoissa.
Hankinnat vaikuttavat suuresti hankkeen kustannuksiin, laatuun ja aikatauluun. Hankintapäätökset vaikuttavat budjettiin vaikuttamalla materiaali-, työvoima- ja palvelukustannuksiin.
Hankkeen onnistuminen ja kestävyys riippuvat hankintamateriaaleista ja urakoitsijoista.
Hankintojen viivästyminen voi viivästyttää ja keskeyttää hankkeita, joten se vaikuttaa hankkeen aikatauluun.
Kaavoitukseen, lainsäädäntöön ja sääntelyyn liittyvät vaatimukset
Hankintoihin liittyy monia oikeudellisia ja sääntelyyn liittyviä kysymyksiä. Rakennussääntöjen, kaavoitus-, ympäristö- ja turvallisuusmääräysten noudattaminen on ratkaisevan tärkeää.
Jos nämä monimutkaisuudet jätetään huomiotta, ne voivat johtaa suuriin sakkoihin, hankkeiden viivästymiseen ja maineelle aiheutuvaan vahinkoon.
Hankintoihin liittyy monia strategisia näkökohtia. Huonot hankintapäätökset saattavat aiheuttaa riitaa projektin sidosryhmille, kun taas hyvät päätökset voivat auttaa niitä tekemään yhteistyötä.
Tämä metodinen lähestymistapa edellyttää huolellista valmistelua, tarkkaa toteutusta ja syvällistä tietoisuutta rakennusalan erityisvaikeuksista ja -mahdollisuuksista.
Alkuvaiheen tiimin hankinta rakennushankinnoissa
Projektiryhmän muodostaminen on ensimmäinen vaihe rakennushankinnoissa, sillä se antaa suuntaa hankkeelle. Projektiryhmään voi kuulua arkkitehtejä, insinöörejä, urakoitsijoita, aliurakoitsijoita, tavarantoimittajia ja asiantuntijoita sen laajuudesta riippuen.
Oikean projektiryhmän valinta on ratkaisevan tärkeää. He muokkaavat ja toteuttavat projektin yhteistyökumppaneina, eivät palveluntarjoajina. Tietoon perustuvien rakennuspäätösten tekeminen edellyttää heidän yhteistä tietämystään ja kokemustaan.
Tiimin hankinnan alkuvaihe edellyttää selkeää viestintää ja tavoitteiden yhteensovittamista hankkeen tavoitteiden, aikataulujen ja taloudellisten rajojen määrittämiseksi. Tiimityöskentelyä ja luottamusta on edistettävä alusta alkaen, jotta hanke onnistuu.
Varhainen hankinta rakentamisessa luo puitteet hankkeen onnistumiselle. Tämä vaihe vaatii strategista suunnittelua ja päätöksentekoa sen kauaskantoisten vaikutusten vuoksi.
Ostojen hallintasuunnitelmat
Hankkeen hallintasuunnitelma sisältää hankintojen hallinnan. Rakentamisen projektinhallintaan kuuluu tavoitteiden asettaminen, aikataulut, resurssien jakaminen, riskienhallinta ja laadunvalvonta. Hankintojen hallinnalla koordinoidaan hankkeen kannalta keskeisten resurssien ja palvelujen oikea-aikaista hankintaa tässä monimutkaisessa verkossa.
Kun arvioimme, miten hankintojen hallinta vaikuttaa hankkeen tavoitteisiin, siitä tulee strategista. Asianmukaiset hankinnat optimoivat hankkeen aikataulun ja kustannukset varmistamalla, että käytettävissä on oikeat materiaalit, laitteet ja koulutettu työvoima. Urakoitsijat, aliurakoitsijat ja tavarantoimittajat ovat ratkaisevassa asemassa hankkeen onnistumisen kannalta, joten niiden valinta vaikuttaa työn laatuun. Hankinnat yksinkertaistavat säännösten noudattamista, mikä vähentää hanketta uhkaavia oikeudellisia ongelmia.
Hankintojen hallinnointi tukee strategisia hanketavoitteita toiminnan ulkopuolella. Hankintalähteiden monipuolistaminen ja riippuvuuden minimointi yhdestä lähteestä vähentää riskejä ja varmistaa hankkeen jatkuvuuden odottamattomien häiriöiden varalta. Se edistää myös sidosryhmien sitoutumista ja viestintää hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Hankintojen hallintasuunnitelman osat Rakennushankinnat
Hankintojen hallintasuunnitelma on olennaisen tärkeä, jotta hankinnat voidaan sovittaa yhteen hankkeen tavoitteiden, aikataulujen ja budjetin kanssa.
Hankintojen hallintasuunnitelman tärkeimmät osat:
Soveltamisala ja tavoitteet: Hankintojen hallintasuunnitelma alkaa hankkeen laajuudesta ja tavoitteista. Siinä hahmotellaan, mitä on ostettava ja miten se sopii hankkeen tavoitteisiin. Tämä perusvaihe on kaikkien hankintapäätösten perustana.
Hankintastrategia olisi sisällytettävä tähän suunnitelmaan. Siihen sisältyvät päätökset hankintamenetelmistä (tarjouskilpailu, neuvottelut, kumppanuudet), lähteiden valinnasta ja toimittajien arvioinnista.
Perusteellisella hankintasuunnitelmalla varmistetaan, että resurssit ja tarvikkeet ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan. Suunnitelmassa asetetaan toimittajan valinta, sopimusneuvottelut ja toimitusaikataulut.
Talousarvion määrärahat: Hankintasuunnitelma: Hankintasuunnitelmassa jaetaan budjetit kullekin toiminnolle kustannusten ja ylitysten hallitsemiseksi. Siinä otetaan huomioon myös ennakoimattomat kustannukset.
Riskienhallinta: Hankintojen varasuunnitelmissa käsitellään toimittajien viivästyksiä, kustannusvaihteluita ja laatuongelmia.
Laadunvarmistus: Suunnitelman tässä osassa vahvistetaan laatustandardit ja -menettelyt ostetuille tuotteille ja palveluille, jotta ne täyttäisivät hankkeen eritelmät.
Viestintä ja yhteistyö: Hankintojen hallintasuunnitelmat edistävät sidosryhmien viestintää ja avoimuutta. Se tiedottaa kaikille osapuolille ja sovittaa ne yhteen hankinnan tavoitteiden kanssa.
Yksityiskohtainen hankintojen hallintasuunnitelma sujuvoittaa hankintaprosesseja ja vähentää viivästyksiä, vähentää riskejä tarjoamalla jäsennellyn lähestymistavan mahdollisten ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen, edistää tiimin vastuullisuutta ja toimii vertailukohtana hankkeen edistymisen seurannassa ja arvioinnissa.
Hankintamenetelmät ja -mallit
Eri rakennushankintamalleilla ja -menetelmillä on erilaisia etuja. Suunnittele-rakenna ja perinteiset hankintamallit ovat yleisimpiä.
Tyypillinen hankintamalli on peräkkäinen. Hankesuunnittelun jälkeen urakoitsija valitaan tarjouskilpailulla. Asiakkailla on yleensä selkeä hankkeen laajuus ja suunnittelu, mikä antaa heille enemmän valtaa. Kilpailuttaminen voi vähentää kustannuksia, mutta vaikeuttaa yhteistyötä.
Suunnittelu- ja rakennuttamishankinnoissa suunnittelu ja rakentaminen yhdistetään kuitenkin yhdeksi sopimukseksi yhden organisaation kanssa. Se kannustaa tiimityöhön ja innovointiin. Design-build-hankkeet etenevät nopeammin, koska suunnittelu ja rakentaminen tapahtuvat samanaikaisesti. Design-build-paradigmassa otetaan enemmän vastuuta, mikä voi vähentää erimielisyyksiä ja sujuvoittaa hankkeen hallintoa.
Projektikohtaiset näkökohdat, kuten asiakkaan mieltymykset, monimutkaisuus ja tulokset, määrittävät valitun mallin. Design-build-mallissa korostetaan yhteistyötä, nopeutta ja yhden pisteen vastuullisuutta, kun taas perinteisessä korostetaan valvontaa ja kilpailukykyistä hinnoittelua. Sidosryhmien on arvioitava hankkeensa tarpeet ennen hankintamenetelmän valintaa.
RIBA:n hankintareittimallit
Royal Institute of British Architects (RIBA) on kehittänyt hankintapolkumalleja rakennushankkeiden jäsentämiseksi. Nämä mallit ovat suosittuja rakennusalalla, ja ne soveltuvat joustavasti erilaisiin hanketyyppeihin ja asiakkaan tarpeisiin.
Tärkeimmät RIBA:n hankintamenettelymallit ovat seuraavat:
Perinteinen: Perinteinen: Tämä menetelmä alkaa hankkeen synnystä ja päättyy valmistumisen jälkeiseen tarkasteluun. Se toimii hankkeissa, joissa on määritelty asiakaskonsepti ja joissa on laaja suunnittelun kehittäminen ennen rakentamista. Perinteistä menetelmää suositaan hankkeissa, joissa on selkeä laajuus.
Suunnittelu ja rakentaminen on suosittua asiakkaille, jotka haluavat yhden vastuuhenkilön. Tässä strategiassa urakoitsija palkataan varhaisessa vaiheessa, ja suunnittelu ja rakentaminen menevät päällekkäin, mikä helpottaa mukautuksia. Se sopii asiakkaille, jotka haluavat nopeuttaa hankkeen toteuttamista.
Rakennushallinto: Rakennuspäällikkö palkataan hankkeen alkuvaiheessa antamaan neuvoja suunnitteluun. Se antaa asiakkaalle mahdollisuuden tehdä suunnittelumuutoksia hankkeen edetessä, joten se sopii erinomaisesti monimutkaisiin hankkeisiin.
Hallinnointiurakointi on samanlaista kuin rakennushallinto, mutta sen toimitusketju on hajanaisempi. Se sopii hyvin asiakkaille, jotka tarvitsevat paljon valvontaa ja joustavuutta, mutta se voi lisätä monimutkaisuutta.
Muotoilu ja kahva: Asiakas palkkaa suunnittelupäällikön hoitamaan suunnitteluprosessin ja valitsemaan urakoitsijat. Se toimii hyvin hankkeissa, joissa asiakas haluaa suunnittelun ja rakentamisen laadunvalvontaa.
Pääurakointi yhdistää suunnittelu- ja rakennusryhmät yhdeksi projektitoimitusorganisaatioksi. Se soveltuu asiakkaille, jotka etsivät virtaviivaista lähestymistapaa, mutta saattaa vähentää asiakkaan suunnittelupanosta.
Puitesopimukset: Ennalta valitut urakoitsijat tai tavarantoimittajat työskentelevät useissa asiakasprojekteissa ajan kuluessa. Ne tarjoavat jatkuvuutta ja kustannushyötyjä asiakkaille, jotka tarvitsevat rakennuspalveluja säännöllisesti.
RIBA-mallit perustuvat hankkeen monimutkaisuuteen, aikatauluun, budjettiin ja asiakkaan sitoutumiseen suunnitteluun ja rakentamiseen. RIBA:n tarkkaan määritellyt mallit auttavat hankesuunnittelun alkuvaiheen päätöksentekoa ja edistävät hankkeiden onnistumista.
Rakennusjohtajien rooli hankinnoissa
Rakennuttajapäälliköt ovat hankkeen omistajien luotettavia edustajia koko hankinnan ajan. He suunnittelevat hankkeita ja tekevät yhteistyötä omistajien kanssa tavoitteiden, budjettien ja aikataulujen asettamiseksi. Tähän kumppanuuteen kuuluu myös sellaisten hankintamenetelmien kehittäminen, jotka tukevat hankkeen tavoitteita.
Rakennuspäälliköt valitsevat tavarantoimittajat, urakoitsijat ja aliurakoitsijat. He arvioivat myyjät huolellisesti pätevyyden, kustannusten ja suorituskyvyn perusteella. Rakennuspäälliköt valvovat koko tarjousprosessia tarjousasiakirjojen laatimisesta toimittajakutsuihin ja tarjousten arviointiin.
Rakennuspäälliköt neuvottelevat myyjien kanssa sopimukset, joissa käsitellään ehtoja, hinnoittelua, aikataulua ja laajuutta. He myös suorittavat usein tarkastuksia ja auditointeja varmistaakseen, että tarvikkeet, laitteet ja työt täyttävät laatuvaatimukset. Heidän muihin tehtäviinsä kuuluvat kustannusten valvonta, riskienhallinta ja tehokas viestintä, mikä korostaa heidän tärkeyttään.
Rakentamisen hallintamenetelmät
Rakennuttajat käyttävät useita hankintamenetelmiä kustannustehokkuuden ja laadun saavuttamiseksi:
Kilpailullinen tarjouskilpailu: Ne pyytävät lukuisia palveluntarjoajia tekemään tarjouksen, mikä alentaa kustannuksia ja ylläpitää laatua.
Arvotekniikka: Rakennuspäälliköt työskentelevät myyjien kanssa kustannusten säästämiseksi laadun tai toiminnallisuuden kärsimättä.
Vahvat toimittaja- ja urakoitsijakumppanuudet voivat johtaa parempiin ehtoihin, nopeampiin toimituksiin ja parempaan arvoon.
Sopimusten hallinta: He hallinnoivat sopimuksia huolellisesti ja varmistavat, että osapuolet noudattavat ehtoja ja että muutokset dokumentoidaan ja hyväksytään.
Materiaalin ja laitteiden valinta: Rakennuspäälliköt punnitsevat laatua, kustannuksia ja saatavuutta valitessaan materiaaleja ja laitteita, jotka täyttävät hankkeen tavoitteet.
Talousarvion noudattaminen: He seuraavat säännöllisesti menoja ja sopeutuvat tarvittaessa pysyäkseen budjetissa.
Aikataulun hallinta: Hankkeiden aikataulut edellyttävät tehokkaita hankintoja. Rakennuspäälliköt varmistavat materiaalien ja palvelujen oikea-aikaisen toimituksen viivästysten välttämiseksi.
Tärkeimmät hankintatyökalut ja -menetelmät
Tarjouspyynnöt ovat olennaisen tärkeitä rakennushankkeiden palveluntarjoajien valinnassa. Hankkeen omistajat tai hallinnoijat tekevät tarjouspyyntöjä pyytääkseen yksityiskohtaisia tarjouksia toimittajilta. Tarjouspyynnöissä selitetään hankkeen tavoitteet, päämäärät ja eritelmät, mikä auttaa mahdollisia palveluntarjoajia ymmärtämään hanketta. Kannustamalla lukuisia toimittajia tekemään tarjouksia ne edistävät kustannustehokkuutta ja laadunvarmistusta.
Palveluntarjoajat voivat esittää luovia, räätälöityjä ratkaisuja hankkeen tarpeisiin tarjouspyyntöjen avulla. Tarjouspyynnöistä voi tulla oikeudellisesti sitovia sen jälkeen, kun sopimus on tehty, mikä suojaa molempia osapuolia oikeudenkäynneiltä.
Tarjousarviointi, jolla valitaan parhaat ja edullisimmat palveluntarjoajat, on myös elintärkeää. Tämä menettely alkaa kunkin tarjouksen perusteellisella tutkimisella. Arviointiryhmät tarkastelevat pätevyyttä, kokemusta, hinnoittelua ja menetelmiä.
Ehdotukset arvioidaan ja luokitellaan ennalta määritettyjen kriteerien perusteella objektiivista vertailua varten. Ehdolle asetettuja toimittajia voidaan haastatella tai esitellä niiden tarjousten selventämiseksi. Sopimusneuvottelut käydään ja sopimus tehdään korkeimmalle sijoittuneen toimittajan kanssa.
Sopimuksen valvonta ja noudattaminen rakennushankinnoissa
Jotta varmistetaan, että valittu palveluntarjoaja täyttää odotukset, sopimuksen tekemisen jälkeen suoritetaan tarkkaavaista sopimuksen noudattamista ja seurantaa. Sopimuksen seurantaan kuuluvat keskeiset suorituskykyindikaattorit ja muut keskeiset menetelmät.
Palveluntarjoajat mittaavat suorituskykyä vaatimustenmukaisuutta ja laatua koskevien keskeisten suorituskykyindikaattoreiden perusteella. Säännöllisillä tarkastuksilla ja tarkastuksilla voidaan havaita sopimusrikkomukset ja mahdollistaa korjaavat toimet.
Sinun tulisi seurata palveluntarjoajiesi suorituksia avoimuuden ja vastuullisuuden varmistamiseksi. Paperityön tarkistuksella varmistetaan, että hankkeen paperityöt täyttävät sopimusvaatimukset, tilintarkastuksilla validoidaan laskutus- ja maksuprosessit ja kyselytutkimuksilla ja sidosryhmien osallistumisella kerätään palautetta. Sopimusehtojen noudattamisen valvomiseksi ja omistajan suojelemiseksi voidaan ryhtyä oikeustoimiin, jos sopimusehtoja ei noudateta vakavasti.
Sopimuksen noudattaminen ja seuranta auttavat varmistamaan hankkeen eheyden, laadun ja sopimusvelvoitteiden noudattamisen rakentamisen aikana.
Aikataulutus ja strategia
Rakentamisen aikataulut ovat ratkaisevan tärkeitä hankintaresurssien hallinnassa. Ne ajoittavat hankintatoimet siten, että työvoimaa, materiaaleja ja laitteita käytetään tehokkaasti.
Hyvin jäsennelty hankinta-aikataulu sovittaa tuotteiden ja palveluiden hankinnan yhteen hankkeen aikataulun kanssa ja estää resurssien pullonkaulat ja viivästykset.
Rakennusaikatauluissa asetetaan myös hankkeen välitavoitteet, jotka ovat merkkejä merkittävistä saavutuksista tai vaiheista. Nämä välitavoitteet liittyvät yleensä hankintatoimiin, kuten keskeisten materiaalien toimittamiseen tai sopimusneuvotteluihin. Projektipäälliköiden on asetettava ja saavutettava nämä välitavoitteet edistymisen seuraamiseksi, ongelmien tunnistamiseksi ja vauhdin ylläpitämiseksi.
Rakennusalan strategiset kumppanuudet ja yhteisyritykset ovat myös auttaneet hankintoja. Yhä monimutkaisempien ja laajempien hankkeiden aikakaudella nämä yhteistyöt lisäävät luottamusta, tiedon jakamista, ongelmanratkaisua ja resurssien yhdistämistä.
Näiden sopimusten ansiosta rakennusyritykset voivat hyödyntää toisiaan täydentäviä taitoja, kehittää kapasiteettiaan ja ottaa vastaan suurempia hankkeita jakamalla samalla riskejä ja lisäämällä kilpailukykyä.
Resursseja ja kokemusta jakamalla strategiset kumppanit ja yhteisyritykset voivat toteuttaa monimutkaisia hankkeita tehokkaammin, mikä parantaa asiakasarvoa ja rakennusalan innovaatioita. Nämä yritykset voivat parantaa hankintoja ja kukoistaa yhdessä.
Edistyneet ostomenetelmät
Urakoitsijoiden osallistuminen rakennushankkeiden suunnitteluun voi vaikuttaa suuresti hankintoihin. Arkkitehdit ja insinöörit suunnittelevat, ja urakoitsijat tulevat mukaan myöhemmin rakentamisen aikana. Urakoitsijoiden aikaisempi osallistuminen Design-Build- tai Integrated Project Delivery -hankkeisiin on yleistymässä.
Urakoitsijan panos suunnittelun aikana voi parantaa hankintaprosesseja. Ne voivat antaa neuvoja rakennettavuudesta, materiaalivalinnoista ja kustannusarviosta, mikä parantaa hankintapäätöksiä. Urakoitsijan varhainen osallistuminen voi paljastaa vaaratekijöitä ja mahdollisuuksia ennakoivaan lieventämiseen ja arvosuunnitteluun.
Urakoitsijoiden osallistuminen suunnitteluun yhdenmukaistaa hankintoja ja toimitusketjun hallintaa. Siinä korostetaan hankintojen merkitystä toimitusketjun keskeisenä osana, joka edellyttää virheetöntä koordinointia materiaalien ja palvelujen hankinnan ja hankkeen rakentamisen välillä. Tämä kokonaisvaltainen strategia takaa, että hankinnat vastaavat hankkeen vaatimuksia ja parantavat rakentamisen toimitusketjua.
Usein kysytyt kysymykset
Yleisiä kysymyksiä ja vastauksia rakennusalan hankintamenettelyistä.
Miten kehittää tehokas hankintajärjestelmä?
Teknologia voi auttaa sinua luomaan tiimeillesi räätälöityjä menettelyjä hankintojen hallintajärjestelmissä. Oletetaan, että työskentelet rakennushallinnossa. Valvot budjetteja projektinhallintajärjestelmän avulla. Saatat haluta luoda toimittajahakemiston laitteille, materiaaleille ja palveluntarjoajille, jotta tiimisi voi tunnistaa oikeat toimittajat.
Knackin ja mallisovellustemme avulla voit tehdä tämän nopeasti ilman koodausta. Knackin rakennusprojektien hallinnan malliohjelmiston avulla voit mukauttaa rakennushallintajärjestelmääsi. Voit lisätä tai luoda toisen rakennusarvioratkaisun. Knackin laiteseurantamalli voi auttaa sinua päättämään, tarvitsetko myyjä- ja toimittajasuhteiden hallintajärjestelmän.
Tämä kattaa useita rakennushallinnon liiketoiminnan hankintojen hallinnan tarpeita. Vähennä turhaa tiimiviestintää ja virtaviivaista hankalaa työnkulkua.
Mitkä ovat kolme tärkeintä hankintamenetelmää?
Kolme ensisijaista hankintatyyppiä ovat:
Suorahankinnoissa ostetaan tuotteita ja palveluja, jotka ovat suoraan merkityksellisiä yrityksen liiketoiminnalle.
Liiketoiminnan muut kuin ydintuotteet ja -palvelut ovat epäsuoria hankintoja.
Strategiset hankinnat: Rakentaa pitkäaikaisia toimittajasuhteita ja arvoa organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
Hankintojen rooli rakennushallinnossa?
Hankinnat auttavat rakennuspäälliköitä hankkimaan materiaaleja, palveluja ja resursseja tehokkaasti. Siihen kuuluu toimittajien valinta, sopimusneuvottelut, laadun ja kustannustehokkuuden takaaminen sekä määräaikojen noudattaminen. Hankkeen onnistuminen riippuu tehokkaista hankinnoista, jotka vaikuttavat kustannuksiin, laatuun ja aikatauluun.
Onko hankinnoilla erilaisia menetelmiä, strategioita ja prosesseja?
Menetelmä, suunnitelma ja prosessi ovat hankintoihin liittyviä näkökohtia. Lähestymistapa – kilpailuttaminen, neuvottelut – on menetelmä. Strateginen suunnittelu ohjaa ostopäätöksiä. Prosessi sisältää vaiheet, joita tarvitaan strategian ja menetelmän onnistuneeseen toteuttamiseen.
Yhteenveto
Rakennushankinnat edellyttävät kaiken kaikkiaan strategista suunnittelua, pätevää johtamista ja sidosryhmien osallistumista. Rakennushankkeiden johtajat voivat parantaa hankkeiden tuloksia käyttämällä urakoitsijoiden varhaista osallistumista, strategista yhteistyötä ja yksityiskohtaisia hankintojen hallintasuunnitelmia. Onnistuneet, oikea-aikaiset ja kustannustehokkaat rakennushankkeet edellyttävät sopeutumiskykyä ja uusia hankintamenetelmiä alan kehittyessä.
