Voimaannuttavan ja suojaavan hankintapolitiikan laatiminen

Johdanto

Voimaannuttavan ja suojaavan hankintastrategian luominen on vaikeaa, mutta välttämätöntä jokaiselle organisaatiolle. Hyvä hankintapolitiikka standardoi, virtaviivaistaa ja turvaa hankinnat, suojaten organisaatiota vältettäviltä riskeiltä ja kustannuksilta. Laadittuani hankintasäännöt RFPIO:lle ja RFP360:lle ymmärrän monimutkaisuuden ja selkeän, tehokkaan politiikan tarpeen. Tämä blogi selittää hankintapolitiikat, miksi niitä tarvitaan ja mitä niiden tulisi sisältää. Mallin ja esimerkin avulla opastamme sinua ensimmäisen hankintapolitiikkasi laatimisessa tai muuttamisessa.

• Hankintapolitiikan perusteet
• Hankintapolitiikan laatiminen
• Nopeat menestysvinkit
• Malli ja hankintapolitiikkaesimerkki

Hankintapolitiikan perusteet

Hankintapolitiikka

Hankintapolitiikka luo ja standardoi organisaation ostoprosessin. Ostopolitiikka antaa henkilöstölle tarkat ohjeet yleisten hankintatilanteiden käsittelyyn.

Miksi yritykset laativat hankintapolitiikkoja?

Koska pienillä yrityksillä on vähän työntekijöitä ja ne hankkivat harvoin kalliita tavaroita tai palveluita, niillä on harvoin hankintapolitiikkaa. Tämä pätee erityisesti palveluyrityksiin. Näillä organisaatioilla on helppo budjetin ja kulujen seuranta. Siksi muodollista hankintastrategiaa ei tarvita, koska harvat ostovoimaiset henkilöt näkevät myös yrityksen tarpeet. Tilanne kehittyy usein yrityksen kasvaessa.

Organisaatioiden on investoitava enemmän kehittyessään. Myyntiosasto tarvitsee ohjelmistoja. Tuotekehityskonsultteja palkataan. Tämä markkinointitiimi haluaa ostaa mainoksia. Yhtäkkiä rahaa virtaa ulos jokaisesta osastosta ilman tietoa, minne tai miksi. Tämä tekee tuloksen määrittämisestä haastavaa. Tämä on tyypillistä nopeasti kasvaville yrityksille.

Onneksi hankintapolitiikka palauttaa järjestyksen. Virallisen politiikan tavoitteena on edistää kulujen näkyvyyttä, yhdenmukaisuutta, rajoittaa hallitsematonta kulutusta ja vähentää riskejä.

Mitä hankintapolitiikan tulisi kattaa?

Jokaisella yrityksellä on erilaiset vaatimukset. Siksi mikään hankintapolitiikka ei ole universaali. Esimerkkihankintasäännöt paljastavat samankaltaisia teemoja. Useimmissa hankintasuunnitelmissa on muutamia elementtejä, mutta jokainen politiikka tulisi räätälöidä organisaation mukaan.

Hankintapolitiikan osiot

Politiikan tavoite

Selitä, miksi hankintapolitiikkasi muodostettiin. Mitkä ovat politiikan tavoitteet? Politiikkamme alkaa tällä lyhyellä lausunnolla:

Tavoite: Keskitä yrityksen tai osastojen tavara- tai palveluhankinnat. Tehosta perinteistä RFX-prosessia ja yhdenmukaista se liiketoimintatavoitteiden kanssa samalla kun suoritat toimittajan due diligence -tarkastuksen.

Prosessin yleiskatsaus

Kuvaile lyhyesti hankintamenettelyä. Selitä menettely lyhyesti. Sisällytä mahdollisuuksien mukaan työnkulun kaavio menettelyn esittämiseksi.

1. Lähetä hankintapyyntölomake yleisillä tarvetiedoilla.
2. Hankinta tutkii pyynnön yksityiskohtia.
3. Pyyntö saattaa vaatia RFX:n sen vaikutuksesta riippuen.
4. Toimittaja valitaan ja johdon lupa hankitaan.
5. Sopimusneuvottelut ja täytäntöönpano

Hankintakynnysarvot

Aseta kulutusrajat hankintojen valvontaa varten. Jokaisen nitojan oston hyväksyminen tuhlaa hankinnan aikaa. Suuremmat hankinnat vaativat kuitenkin liiketoimintariskin lieventämistä.

Kuvaile joitakin yleisiä tilanteita: Milloin ja miten hankinta on hyväksyttävä? Millä kulutustasolla tai vaikutuksella RFX:iä tarvitaan? Organisaatiot käsittelevät näitä kysymyksiä eri tavoin.

RFX-menettely

Tässä osiossa kuvataan RFX-menettelysi hyväksyttyjä hankintoja varten. Tietopyynnöt, tarjouspyynnöt ja hintapyynnöt noudattavat samoja prosesseja.

Etkö ole varma, mitä RFX:ää käyttää? Katso tämä infografiikka, RFX-valintaopas: RFI vs. RFP vs. RFQ.

1. Kokoa RFX-tarpeet
2. Määritä arviointikriteerit ja laajuus
3. Tee RFX-kyselyjä
4. Valitse toimittajat ja pyydä
5. RFX:n tarkistus, pisteytys ja voittajan valinta

Jos käsittelet RFP-prosessiasi Wordilla ja Excelillä, sinun on seurattava jokaista asiakirjaa itsenäisesti. Kun käytät RFP-hallintaohjelmistoa, koko RFX-työnkulku on keskitetty.

Monimuotoisuus- ja vastuullisuusjulistus

Organisaatiot, joilla on vastuullisuus- ja monimuotoisuustavoitteita, kuvaavat tyypillisesti toimintaansa hankintapolitiikassaan. Yleensä tämä osa on muistutus. Linkitä kestävän hankinnan ja toimittajien monimuotoisuuden politiikkoihin yksityiskohtien sijaan.

Etiikka, lahjonnan vastaisuus

Etiikka- ja lahjonnanvastaiset lausunnot johtavat joskus laajempiin politiikkoihin, kuten vastuullisuus- ja monimuotoisuuslausuntoihin. Se muistuttaa kuitenkin parhaista hankinta- ja sopimusmenettelyistä. Tämä alue on yleinen suurissa, säännellyissä tai voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa, jotka tekevät suuria hankintoja.

Muut hankintapolitiikan osiot

Voit lisäksi sisällyttää seuraavat hankintapolitiikan osat liiketoimintatarpeidesi mukaan:

1. Toimittajavalintapolitiikka
2. Urakoitsijan kriteerit ja arviointi
3. Opas allekirjoitusoikeuteen
4. Tärkeät hankintaehdot
5. Yleisiä kysymyksiä ja vastauksia

Hankintapolitiikan laatiminen

1. Aseta tavoitteet ja tarpeet

Ennen hankintapolitiikkasi laatimista harkitse sen tavoitteita.

Kasvavat yritykset tarvitsevat ostopolitiikan, joka antaa niiden pysyä mukana samalla kun liiketoiminta turvataan. Hallitsematon kulutus voi kuitenkin haastaa vakiintuneet yritykset. Niiden hankintapolitiikan on oltava selkeä ja yksinkertainen vaatimustenmukaisuuden edistämiseksi.

Tavoitteesi ja tarpeesi?

• Parantaa menojen näkyvyyttä
• Anna ohjeita pienille, vähävaikutteisille hankinnoille
• Paranna prosessin luotettavuutta
• Hallitse epäsäännöllistä kulutusta
• Nopeuta hankintaa
• Vähennä kolmannen osapuolen riskiä
• Kerää hankinta-analytiikkatietoja.

Muista tämä politiikkaa laatiessasi. Mikä tavoite on tärkein? Auttaako jokainen hankintavaihe sinua saavuttamaan nämä tavoitteet?

2. Tutki ja kirjoita

Hankintapolitiikan ensimmäisen sivun ei tulisi olla tyhjä, vaikka se onkin hyödyllistä. Tee tutkimusta, tarkastele esimerkkejä ja tutustu malliin (katso alta).

Kirjoita sitten osio kerrallaan. Muista olla ytimekäs ja suoraviivainen. Käytä osioiden otsikoita, luettelopisteitä, lyhyitä sanoja ja vähän ammattikieltä.

Huomioitavaa hankintapolitiikkaa laadittaessa

• Auttaako tämä politiikka meitä tarkastamaan kulutusta?
• Helppo ymmärtää ja navigoida?
• Maksimoiko se hankinnan ostovoiman?
• Hyödyttääkö se käyttäjiä ja hankintaa?
• Skaalautuuko se hyvin kasvun myötä?
• Suojaako se yritystämme?
• Voimmeko helposti kerätä toimittaja- ja sopimustietoja?

3. Sidosryhmien hyväksyntä

Pyydä tärkeiltä sidosryhmiltä kommentteja ensimmäisen luonnoksesi jälkeen. Ota osapuolet mukaan yksitellen. Aloita yleensä esimiehestäsi tai välittömästä esihenkilöstäsi. Jatka toimintoihin, lakiosastolle, taloushallintoon, IT:hen tai muihin hankintoihin liittyviin osastoihin, jotka voivat antaa hyödyllistä tietoa.

Komitean tekemä kirjoittaminen ja editointi on riskialtista, joten tiedota ja osallista sidosryhmät. Muutoksia tulisi harkita huolellisesti, mutta ehdotukset ovat tervetulleita. Ennen kaikkea, muista tavoitteesi. Onko idea lisännyt aikaa, mutta tuottanut vähän arvoa? Harkitse aina loppukäyttäjän vaikutusta suhteessa hyötyyn.

Kun olet valmis, lähetä lopullinen asiakirjasi johdon hyväksyttäväksi. Saatat päätyä hankintastrategiaan, joka voimaannuttaa käyttäjiä ja suojaa organisaatiotasi.

Nopeat menestysvinkit

Tee siitä skaalautuva.

Hankintamenettelyn ja -politiikan laatiminen on aikaa vievää. Joten laadi se kestämään. Miten politiikka pärjäisi, jos yrityksesi kasvaa ensi vuonna? Voitko käsitellä kaksi kertaa enemmän pyyntöjä nykyisellä politiikalla? Hankintasäännökset vaativat yhdenmukaisuutta ja vaatimustenmukaisuutta.

Luo omat sääntösi

Älä anna muiden yritysten rajoittaa sinua. Muuta matalaa kulutusrajaa ennen RFP:n vaatimista, jos se kuormittaa hankintaa eikä tuota säästöjä. Tuskalliset hankintavaikeudet johtuvat useista yleisistä toiminnoista. Pitkällä aikavälillä politiikan luominen miettimättä, miten se toimii organisaatiossasi, on huono asia. Käytä tämä tilaisuus ajatella eri tavalla.

Modularisoi se

Hankinta-aloitteet vaihtelevat, joten politiikkasi tulisi heijastaa sitä. Lähestymistapasi modularisointi tarkoittaa oikeiden elementtien käyttämistä oikeisiin projekteihin. Joustavuus lisää tehokkuutta.

Sisäiset hyväksynnät, vaatimusten selvitys, RFI, toimittajan valinta, täydellinen RFP, toimittajan riskinarviointi, arviointi, neuvottelut ja lopulliset sopimukset vaaditaan joihinkin projekteihin. 10 kysymyksen kevyt RFP ja riskinarviointi saattavat riittää toiseen matala-arvoiseen kauppaan. Ostaprosessia ei tulisi monimutkaistaa politiikoillasi.

Käytä vastaanottolomaketta

Suoraviivaisen vastaanottolomakkeen luominen yksinkertaistaa hankintaa sidosryhmille. Se yksinkertaistaa myös hankintaan osallistumisen määrittämistä. Joitakin peruskenttiä:

• Pyytäjän nimi
• Tavara-/palvelupyyntö
• Oston kuvaus
• Budjetti tai ennustettu kulutus
• Osaston omistaja

Kaiken suunnittelu on mahdotonta, joten älä tee sitä.

Vältä politiikkojen ja skenaarioiden laatimista jokaista mahdollista tapahtumaa varten. Tämä johtaa 25 sivun lukukelvottomaan, sekavaan byrokratiaan. Kokemukseni mukaan tiimisi heittää sinulle aina yllättävän haasteen. Sen sijaan selitä politiikan tavoitteet ja tarkoitus. Näin sidosryhmät tietävät, milloin hankintojen koordinointia tarvitaan.

Hanki palautetta ja optimoi

Vaatimustenmukaisuus edellyttää johdonmukaisuutta, mutta älä pidä kiinni huonosta menettelystä vain siksi, että olet aina tehnyt niin. Kun pyynnöt ja aloitteet on saatu päätökseen, pyydä sidosryhmiltä rehellistä palautetta. Tarkista kommentit kerran vuodessa selvittääksesi, mikä toimii ja mikä ei. Harkitse, hyödyttäisivätkö uudet hankintatrendit yritystäsi. Parannus on aina mahdollista.

Päätelmä

Perusteellisen hankintapolitiikan luominen auttaa yritystäsi virtaviivaistamaan ja turvaamaan ostoprosessinsa. Selkeiden tavoitteiden asettaminen, kattavan tutkimuksen tekeminen ja keskeisten sidosryhmien mukaan ottaminen auttavat sinua suunnittelemaan politiikan, joka vastaa nykyisiä tarpeitasi ja on skaalautuva laajentumista varten. Vahva hankintapolitiikka voimaannuttaa käyttäjiä, edistää johdonmukaisuutta ja suojaa organisaatiota vaaroilta. Tämän blogin säännöt ja ideat auttavat sinua luomaan hankintapolitiikan, joka tukee yrityksesi hankintoja.