Johdanto
Pilvipohjaiset hankintaratkaisut korvaavat vanhat menetelmät yritysten digitalisoituessa. Pilvihankinta mullistaa hankintojen hallinnan, tehokkuuden ja strategisen päätöksenteon. Tässä kattavassa katsauksessa käsitellään pilvihankinnan etuja, ohjelmistotyyppejä ja olennaisia näkökulmia. Yritykset voivat mukautua uusiin haasteisiin ja parantaa toiminnan huippuosaamista ymmärtämällä, miten pilvipohjainen hankinta voi nopeuttaa hankinnasta maksuun -prosessia ja mitä kannattaa ottaa huomioon ratkaisua valittaessa.
Mikä on pilvihankinta?
Täysin integroitu pilvipohjainen hankintajärjestelmä yksinkertaistaa ja automatisoi hankintatoiminnot. Tämän päästä päähän -ratkaisun sisäänrakennetut yhteistyö- ja data-analyysitoiminnot poistavat manuaalisten tai erillisten työnkulkujen aiheuttaman prosessikitkan.
Pilvipohjaisessa hankintaohjelmistossa sidosryhmät, prosessit, data ja työkalut ovat yhdistettyjä ja välittömästi saatavilla paremman ja strategisemman päätöksenteon tueksi.
Tiimit voivat hallita liiketoiminnan kulutusta, vähentää kustannuksia, parantaa toimittajien valintaa ja neuvotteluja sekä ylläpitää säädösten noudattamista käyttämällä päästä päähän -dataa.
Pilvihankinnan edut
Pilvihankintaohjelmistot parantavat jo toimintatehokkuutta ja käyttömukavuutta perinteisiin järjestelmiin verrattuna, vaikka ne ovatkin suhteellisen uusia.
Pilvihankinnan edut sisältävät yleensä:
- Kustannussäästöt
- Saatavuus
- Läpinäkyvä prosessi
- Tehokkuus
- Automaatio
- Laajennettavuus
- Parannettu toimittajahallinta ja sääntely
Kustannussäästöt
Yksi pilvipohjaisen hankinnan tärkeimmistä eduista on alhaisemmat toimintakulut. Paikalliset ratkaisut vaativat huomattavia alku- ja ylläpitokustannuksia, kun taas pilvialternatiivit käyttävät maksa-käytön-mukaan -tilausmaksuja ilman investointia.
Nämä menetelmät säästävät rahaa hankinnassa – toimittajien löytämisessä ja arvioinnissa. Koska toimittajat kilpailevat keskenään, neuvottelut toimittajien kanssa takaavat, että asiakkaat saavat parhaan mahdollisen vastineen tuotteistaan ja palveluistaan.
Hankintaorganisaatioiden on vähennettävä hankintakustannuksia, sillä kustannussäästöt ovat heidän tärkein mittarinsa. Sopimusten noudattaminen organisaation kulusääntöjen mukaan voidaan saavuttaa hankintaohjelmistolla.
Saatavuus
Pilvihankinta antaa käyttäjille mahdollisuuden aloittaa järjestelmän saatavuudella ja käytettävyydellä. Tämä mahdollistaa saatavuuden, vaatimusten ja toimittajatutkimuksen validoinnin ennen ratkaisun hyväksymistä ja käyttöönottoa.
Pilviteknologian avulla työntekijät voivat käyttää hankintajärjestelmäänsä mistä tahansa internet-yhteydellä varustetusta laitteesta. Älypuhelin- ja kannettavan tietokoneen käyttäjät hyötyvät saatavuudesta.
Automaatio ja tehokkuus
Pilvihankintaratkaisut tarjoavat yleensä kojelaudan, joka näyttää koko prosessin. Tämä kojelauta tarjoaa edistymispalkit jokaiselle tehtävälle, antaen organisaatioille 360 asteen näkymän hankintaan ja mahdollisuuden havaita tehokkuuspullonkaulat.
Suurin osa pilvihankinta-alustoista sisältää sisäänrakennettuja raportointityökaluja, jotka tarjoavat prosessinäkemyksiä yhdellä napsautuksella. Helposti ymmärrettävät raportit parantavat strategista päätöksentekoa ja varautumissuunnittelua.
Hackett Groupin mukaan automatisoitu hankinta vähentää henkilöstökustannuksia jopa 21 % tekemällä menohistoriasta helposti saatavilla olevaa ja antamalla johtajille mahdollisuuden tehdä älykkäämpiä ostoja.
Kustannusanalyysi on helpompaa automaation avulla, mikä auttaa johtajia poistamaan hallitsemattoman kulutuksen. Automaatio vähentää työvoimakustannuksia, koska hankinta vaatii vähemmän henkilökuntaa.
Laajennettavuus
Pilvipohjainen ohjelmisto yksinkertaistaa hankintaa, jolloin organisaatiot voivat mukauttaa kapasiteettia kysynnän mukaan. Se myös ottaa käyttöön päivitykset automaattisesti, poistaen avun tarpeen. Kapasiteetin kasvaessa käyttäjien ei tarvitse hankkia ja hallita uusia laitteita.
Startupit ja muut nopeasti kasvavat pienyritykset hyötyvät skaalautuvasta hankintaohjelmistosta. Hankintojen hallinnan automaatio mahdollistaa ohjelmiston mukautumisen näihin prosesseihin yrityksen kasvaessa.
Käyttäjän tarpeet määrittävät, mitkä pilvihankintaratkaisut aktivoivat sopimuksen, laskun, kulutuksen ja hankintatoimenpidesuunnitelman suunnittelun komponentit. Tämä kyky laajentaa ratkaisun laajuutta ilman, että lisätään ominaisuuksia, joita kuluttajat eivät tarvitse.
Parannettu toimittajahallinta
Toimittajahallinta on hankinnan kannalta ratkaisevaa useista syistä. Se auttaa yritystä välttämään ylihintaisia tai huonolaatuisia tuotteita ja palveluita. Tehokas toimittajahallinta auttaa myös johtajia käsittelemään toimitusketjun ongelmia, jotka ovat yleisiä globaaleilla markkinoilla.
Yrityksen menestys riippuu sen toimittajista, joten heidän on oltava hyviä liikekumppaneita. Hankintaohjelmisto arvioi toimittajien sääntelyvaatimusten noudattamisen ja taloudellisen toteutettavuuden.
Tämä ohjelmisto voi auttaa ylläpitämään näitä kumppanuuksia seulonnan jälkeen muistuttamalla toimittajia, kun heidän pätevyytensä vanhenee tai riskiprofiilinsa muuttuu.
Pilvihankintaohjelmistojen tyypit
Pilvihankintaohjelmisto noudattaa yhtä kolmesta mallista:
- SaaS-malli
- PaaS: Alustapalvelut
- IaaS infrastruktuuri/palvelu
SaaS
Käyttäjät vapautuvat monimutkaisista laitteistoista ja ohjelmistoista käyttämällä SaaS-sovelluksia lukuisista verkkolähteistä. Käyttäjien ei tarvitse asentaa ohjelmistoa, jos he voivat käyttää loppukäyttäjäratkaisuja. Skaalaus hoidetaan lisäämällä resursseja tarpeen mukaan. Toimittaja huolehtii myös salauksesta, varmuuskopioista ja päivityksistä.
Suurin osa valmiista pilvihankintaratkaisuista käyttää SaaS:ia. Käyttäjien aika, säilytetyt tiedot, käyttäjät ja transaktiot määrittävät yleensä maksun. Tämä strategia mahdollistaa käyttäjien aloittamisen nopeasti ja edullisesti.
PaaS
Käyttäjät voivat rakentaa, suorittaa ja hallita omia sovelluksiaan PaaS-mallissa ilman, että heidän tarvitsee ylläpitää pilvijärjestelmää. Infrastruktuuri koostuu kehitystyökaluista, tietokannoista, verkoista, käyttöjärjestelmistä, palvelimista ja tallennustilasta. PaaS-asiakkaat voivat maksaa käytön mukaan tai kiinteän hinnan palveluista ja käyttäjistä riippuen.
Java-kehitys- ja sovellusten isännöintipalvelut mahdollistavat PaaS-ratkaisut pilvissä. Tämä toimitustapa on ihanteellinen ohjelmistokehittäjille, jotka voivat räätälöidä hankintaohjelmistoja. Toisin kuin SaaS, PaaS antaa kuluttajille mahdollisuuden ylläpitää omia tietokantojaan.
PaaS on erityisen suosittu käyttäjille, jotka tarvitsevat useiden sisäisten järjestelmien integroimista hankintaan. PaaS voi vastata organisaation tarpeisiin, joiden hankintaprosessi on muu kuin standardi, mihin SaaS ei kykene. PaaS auttaa myös yrityksiä, joilla on muuttuvia hankintakäytäntöjä projektikehityksen aikana.
IaaS
IaaS tarjoaa pilvilaskentapalveluja, joissa kuluttajat vuokraavat palvelimia hankintaratkaisun infrastruktuuria varten. Käyttäjillä on suuri vapaus räätälöidyille sovelluksille ja jaetuille datakeskuksille tällä järjestelyllä. Se on yleisintä organisaatioille, jotka vaativat täyttä hallintaa hankinta-alustastaan ja niille, jotka ovat epävarmoja tarpeistaan.
Tärkeimmät pilvihankintaohjelmiston ominaisuudet
Tulonmenetyksen, asiakaspoistuman ja oikeudellisten ongelmien riskin vuoksi oikean hankintaohjelmiston valinta voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Monet vaihtoehdot ja tarve arvioida monimutkaisia kriteerejä, kuten liiketoiminnan arvo, kustannukset, räätälöitävyys ja laajennettavuus, ovat tärkeimmät haasteet.
Sinun on myös otettava huomioon yrityksesi tarpeet ja ohjelmiston toiminnot. Seuraavat ominaisuudet auttavat sinua valitsemaan parhaan pilvihankintaohjelmiston.
Hankinta
RFX:t ovat hankinnan hankintadokumentteja, mukaan lukien RFI:t, RFP:t ja RFQ:t. Sisäiset asiantuntijat antoivat näille dokumenteille vaatimukset. Pilvihankintaohjelmisto mahdollistaa hyväksyntämenettelyt, avustetun kirjoittamisen, muokkaamisen ja yhteistyön RFX:ien osalta.
Sopimusten hallinta
Sopimusehdot koskevat toimittajia, hankintakategoriaa ja palvelutasoja, mikä tekee neuvotteluista haastavia. Sopimusvirkailijoiden on myös varmistettava, että sopimus tarjoaa sen, mistä he neuvottelivat, ja että asiaankuuluvat henkilöt hyväksyvät sen.
He vähentävät riskiä ja säätelevät tätä prosessia hankintaohjelmistolla. Tämä ohjelma tekee sopimusneuvottelut näkyvämmiksi, mikä auttaa sinua noudattamaan käytäntöjäsi.
Hankintapyynnöt
Hankintapyyntö on tuotteen tai palvelun pyyntö. Hankintaosaston on hyväksyttävä se ennen kuin yritys antaa tilausvahvistuksen. Hankintapyynnöt tulisi luoda ja hallita hankintaohjelmistolla hankintojen yksinkertaistamiseksi.
Tilausvahvistukset
Pilvihankintajärjestelmän tulisi sisältää tilausvahvistusmekanismi, joka poistaa viestintäesteet hankintatiimin jäseniltä. Yhteistyö koko hankintaprosessin ajan helpottuu tämän kapasiteetin ansiosta. Tilausjärjestelmät vähentävät yksitoikkoisia tehtäviä, jolloin henkilökunta voi keskittyä luovaan hankintaan.
Laskujen hallinta
Yritys hyväksyy ensin toimittajien laskut. Laskutiedot liitetään maksuihin, tilausvahvistuksiin ja myyntiin. Laskujen käsittely, tietueiden päivittäminen ja maksaminen automatisoidaan hankintaohjelmistolla.
Käyttäjät voivat etänä tarkastaa ja hyväksyä laskuja, valita tilin ja kohdentaa maksun mobiilisovellusten avulla. Käsittelyn jälkeen ohjelma arkistoi laskut pilveen tai paikallisesti myöhempää käyttöä varten. Monet hankintaohjelmistot tarjoavat manuaalista tietojen syöttöä sekä automaattista tietojen keräämistä.
Paperitietueet, sekkiensiirtojen lähettäminen ja työläs tietojen syöttö eliminoidaan automatisoidulla laskujen hallinnalla. Jotkut näistä teknologioista integroituvat kirjanpito- ja laskutusohjelmiin.
Toimittajien hallinta
Toimittajahallinta käsittää toimittajien löytämisen, käyttöönoton ja analysoinnin eri kategorioiden ja osastojen välillä. Toimittajahallinta voi olla yksinkertainen tietokanta, joka tallentaa toimittajatiedot, kuten tilaus- ja maksuhistorian sekä hankintaluettelon.
Korkeamman tason hankintajärjestelmät tarjoavat joustavia toimittajien pätevöintiin ja käyttöönottoon liittyviä toimintoja. Ne mahdollistavat käyttäjille toimittajan suorituskyvyn säännöllisen tarkastelun, mikä suojaa yrityksen etuja. Toimittajien itsepalveluprosessit ja seuranta ovat toinen osa toimittajahallintaa.
Koneoppiminen, tekoäly
AI ja ML ovat kehittyneitä teknologioita, jotka mahdollistavat koneiden suorittaa ihmisten tehtäviä.
Ollakseen hyödyllisiä, AI:n ja ML:n on suoritettava nämä tehtävät nopeammin ja tarkemmin kuin ihmiset. Hankinnan automatisointi auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä, optimoimaan resurssien jakamisen ja parantamaan toiminnallista suorituskykyä.
AI ja ML voivat analysoida toimittajatietoja, aiempaa suorituskykyä ja markkinatrendejä löytääkseen parhaan toimittajan tarpeisiisi, mikä tekee niistä hyödyllisiä useiden toimittajien ja sopimusten hallinnassa.
Voit saada luettelon huipputoimittajista napsauttamalla painiketta tai kysymällä kysymyksen, mikä säästää tunteja ja varmistaa tietoon perustuvan päätöksen.
Mobiilihankinta
Mobiilihankinnassa käytetään sovelluksia tai verkkosivustoja kirjautumiseen hankintajärjestelmään mobiililaitteesta. Näin käyttäjät voivat hallita tilausvahvistuksia, hälytyksiä ja reaaliaikaista toiminta-analyysiä etänä.
Mobiilihankinta nopeuttaa datansiirtoja ohjelmistopohjaisten palvelimien avulla, mikä mahdollistaa yritysten valvoa toimintojaan mistä tahansa internet-yhteydellä varustetusta mobiililaitteesta.
Sujuvat integraatiot
Perinteinen hankintaohjelmisto on kokoelma itsenäisiä ohjelmia. Sovellusohjelmointirajapinnat (API:t) mahdollistavat pilvipohjaisten ratkaisujen vuorovaikutuksen muiden ohjelmistojen kanssa. Tämä toiminto estää tietojen päällekkäisyyden eri sovellusten välillä ja käyttäjän väliintulon tarjoamalla yhden version tiedoista.
Oikean pilvihankintaratkaisun valinta
Pilvihankintaratkaisujen käyttöönotto on haastavinta toimittajan valinnassa. Sinun on ensin määritettävä organisaatiosi tarpeet ennen sopivan ratkaisun löytämistä.
Ominaisuuksien lisäksi toimitustapa ja toimittaja ovat ratkaisevia.
Toimitustapa
SaaS-ratkaisut ovat edullisimpia, joten aloita niistä. Sinun on myös kehitettävä palvelimia ja hallittava tietokantoja. SaaS-ratkaisut eivät välttämättä tarjoa kaikkia yrityksesi tarvitsemia ominaisuuksia.
PaaS-toimituslähestymistapa voi olla parempi, ellei sinun tarvitse erillisiä tietokantoja tai yksityistä pilveä turvallisuussyistä. Nämä tarpeet täyttää parhaiten IaaS-hankintaratkaisu, erityisesti jos sinun on kasvatettava resursseja.
Toimittajien arviointi
Aloita toimittajan arviointi analysoimalla heidän SLA:ta tukipalvelujen ja käyttöaikojen varmistamiseksi. Tarkista heidän katastrofipalautusprosessinsa nähdäksesi, pystyvätkö he pitämään palvelut toiminnassa. Toimittajan oikeudellinen tausta, tuotearvostelut ja asiakastyytyväisyys tulisi myös ottaa huomioon.
Vaikka myyjä on luotettava, sen on vastattava tarpeitasi. Hankintaohjelmistojen toimittajat eivät välttämättä ole paras ratkaisu asiakkaille tietyn kokoluokan ulkopuolella. Jos yritykselläsi on säännöllisiä hankintamenettelyjä, vältä maksamasta liiallisesta räätälöinnistä.
Yhteenveto
Pilvihankinta on tehokkaampaa, skaalautuvampaa ja kustannustehokkaampaa kuin perinteiset hankintamenetelmät. Pilvipohjaiset ratkaisut voivat automatisoida hankintaa, parantaa toimittajahallintaa ja tarjota reaaliaikaisia näkemyksiä toimintaan. Oikea pilvihankintaohjelmisto voi auttaa yrityksiä tekemään parempia päätöksiä ja olemaan ketterämpiä monimutkaisissa toimittajaketjuissa. Pilvihankinnan etujen maksimoiminen edellyttää organisaatiosi tarpeiden arviointia ja ratkaisun valitsemista, joka vastaa niitä.
