Parhaat käytännöt myyjien hallinnassa optimaalisten tulosten saavuttamiseksi

Kun ymmärrät toimittajahallintaa, ymmärrät sen merkityksen yrityksen kasvulle.

Myyjähallinta käsittää myyjäsuhteiden hallinnan, sopimusneuvottelut ja yhteydenpidon myyjien kanssa. Oikein tehtynä se voi edistää yrityksen kasvua ja tehostaa toimintaa.

Eräässä äskettäisessä artikkelissa kerroimme myyjien hallintajärjestelmistä ja niiden hyödyistä. Käsittelemme kaikki parhaat käytännöt tässä oppaassa.

Kuvaile myyjien hallinnointia.

Toimittajahallinta sisältää kaikki toimet, joilla parannetaan toimittajasuhteita, toimitusverkostoja ja tuotantosyklejä.

• Kustannusten valvontamenetelmät
• Sopimusten hahmottelu
• Myyjän ehdoista neuvotteleminen
• Myyjien toimittajaketjujen tarkistaminen
• Tuote- ja palvelutarjousten pyytäminen

Jos olet ottamassa käyttöön parhaita käytäntöjä toimittajien hallinnointiprosessin optimoimiseksi, tiedät todennäköisesti jo, miten se toimii yrityksen tarpeiden hankinnasta ostotilausten laatimiseen.

Tarkastellaanpa joitakin optimoidun hallinnan merkittävimpiä hyötyjä.

Myyjähallinnan edut

Kukin yritys hallinnoi myyjiä eri tavalla. Tarkoituksena on kuitenkin maksimoida molemminpuolinen hyöty prosessista.

Parempi riskienhallinta: Tehokas toimittajahallinta vähentää toimitusketjun riskejä. Saat tavaroita vähävirheisinä, säästät rahaa ja noudatat valmistuksen aikatauluja.

Alhaisemmat hallintokustannukset: Ilman myyjien hallinnointia voi syntyä tarpeettomia kustannuksia. Väärin hoidetut neuvottelut ja kasvavat hallinnolliset kustannukset johtavat huonoon toimittajien arviointiin ja viime hetken päätöksiin.

Nopeammat prosessien elinkaaret: Työskentele suoraan myyjien kanssa kolmannen osapuolen sijaan, jotta voit hankkia tarvikkeita nopeammin. Logistiikka on yksinkertaisempaa, koska toimittajat toimittavat suoraan ilman viiveitä.

Measure results: Budgets and purchase quantities should be projected using past data. It allows procurement teams to use reliable data from long-term vendor relationships. Make data measurable and actionable with vendor software, one of the finest ways to handle vendor records, contracts, usage terms, and reports.

Hyödynnä mitattavia tuloksia: Myyjäsuhteiden hallinta on avainasemassa projektin loppuunsaattamisessa. Toimittajahallintajärjestelmäsi tarjoaa kaikki päätöksentekoon tarvittavat tiedot.

Pysy sääntöjen mukaisena: VM:n tehokkuus riippuu sisäisistä ja kolmansien osapuolten määräyksistä. Toimittajasuhteiden hallinnan optimointi takaa, että organisaatiosi noudattaa vaatimuksia kauttaaltaan.

Myyjän suorituskyvyn parantaminen: Järjestelmät parantavat VM:ää. Keskittämisen, automatisoinnin ja saavutettavuuden ansiosta tiimit voivat käsitellä myyjiä tehokkaasti ilman pullonkauloja tai manuaalisia toimintoja. VMS auttaa hankintatiimejä soveltamaan parhaita käytäntöjä suorituskyvyn parantamiseksi.

Myyjien hallintakysymykset

Tehokkaalla VM:llä on monia hyötyjä, mutta siihen liittyy myös esteitä. Kukin organisaatio räätälöi toimittajahallintastrategiansa tarpeidensa ja toimialansa mukaan. Tämän vuoksi myyjien haasteet vaihtelevat. Nämä ovat muutamia suosittuja.

Riittämätön myyjän ohjelmisto: Manuaaliset prosessit voivat haitata myyjien hallintaa. Automaation puute hidastaa toimintaa nopeatempoisissa ympäristöissä. Ilman aikaa säästäviä ja automatisoivia työkaluja yritykset kohtaavat tarpeettomia pullonkauloja. Myyjien, liiketoimien, sopimusten ja aiempien toimitusten seuranta vaikeutuu.

Turvallisuuskysymykset: Ilman keskitettyä myyjän ekosysteemiohjelmistoa saatat olla haavoittuvampi. Järkyttävällä 60 prosentilla yrityksistä ei ole sisäistä riskinarviointi- ja -hallintaresurssia.

Vaihdatko sopimusehtoja ja yksityisiä tietoja turvallisesti verkossa? Yritykset eivät useinkaan onnistu vähentämään tietoturvaongelmia. Tilanne pahenee, kun käytetään pistemäisiä ratkaisuja useisiin VM-prosesseihin.

Ajanhallinta: Ajanhallintaongelmia tulee vastaan riippumatta siitä, millainen myyjänhallintamenetelmä on käytössäsi. Jotkin hallinnolliset myyjätoiminnot ovat liian aikaa vieviä ilman vakiintunutta, toistettavaa toimittajahallintaratkaisua, jossa on paljon automaatiovaihtoehtoja. Monet yritykset eivät ole käyttäneet ratkaisuja yksitoikkoisten askareiden ja kirjanpidon automatisoimiseksi.

Asiakirjojen asianmukainen hallinta: Yksi parhaista menetelmistä menettelyjen tehostamiseksi on myyjän asiakirjojen, erityisesti sopimusten, asianmukainen ylläpito. Liian monet yritykset arkistoivat asiakirjat manuaalisesti tai käyttävät erillisiä sovelluksia siiloutuneiden tietojen hallintaan. Tämä vaatii aikaa myyjäsuhteiden hallintamateriaalin etsimiseen.

Huono viestintä: Huono toimittajaviestintä on seurausta huonosta automaatiosta, asiakirjojen hallinnasta ja ajanhallinnasta. Asiakirjoja on vaikea löytää, ostotilaukset menevät hukkaan, eikä toimittajakokouksia varten ole kattavaa tarkastusketjua.

Parhaat strategiset toimittajahallintakäytännöt

VM:n pullonkaulojen löytäminen on ensimmäinen askel optimointiin. Päivitä prosessien heikkoudet inhimillisten virheiden, näkyvyyden puutteen ja aikaa vievien tehtävien poistamiseksi.

Nykyään onboarding-ohjelmisto voi ratkaista suurimmat hallinto-ongelmasi, kuten sopimusten hallinnoinnin tai toimittajien ostojen kirjaamisen.

Kokonaisvaltainen ohjelmistoratkaisu voi auttaa sinua hallitsemaan kaikkia myyjäyhteyksiä. Voit omaksua nämä parhaat käytännöt paremmin järjestelmällä, joka keskittää toimittajien toimet ja automaatio, joka antaa sinulle hallinnan. Myyjätoimintasi tuottavat korkeamman ROI:n.

Tarkastellaan parhaita käytäntöjä.

Luo selkeät toimittajakäytännöt.

Aloittaminen alusta on yksinkertainen strategia myyjien hallinnan parantamiseksi. Käytä aikaa selkeiden sääntöjen ja menettelyjen laatimiseen kutakin vaihetta varten.

Tämä ohjaa toimittajaprosessia ja tiedottaa osastonjohtajille ja ylimmälle johdolle toimittajasuhteista.

Myyjäpolitiikka vastaa seuraaviin keskeisiin kysymyksiin.

• Miten myyjäosasto toimii?
• Mitkä ovat myyjän valintaperusteet?
• Miten myyjien riskinarvioinnit tehdään?
• Miten budjetoit ostokset?
• Tärkeimmät KPI:t, joita voit seurata ja optimoida?

Selkeät toimintaperiaatteet ja VM-standardit ovat välttämättömiä, jotta hankintapäälliköt ja muut yrityksen sidosryhmät ymmärtävät VM-prosessin.

Hallintomenettelyjen keskittäminen

Myyjäaloitteiden keskittäminen parantaa prosessia. Myyjäsopimusten, historian, keskeisten asiakirjojen ja käytäntöjen keskittäminen-

• Säästää aikaa
• Helpottaa viestintää
• Parantaa tietueiden tarkkuutta
• Auttaa tiimejä neuvottelemaan reaaliaikaisen tiedon avulla
• näkyvyys kaikille sisäisille tiimeille
• Poistaa tietosiilot ja pullonkaulat

Tarjota selkeät sopimusten hallinnointimenettelyt

Toimittajasopimuksissa kuvataan laillisesti odotuksesi ja työn laajuus. Sopimuksessa määritellään tuote tai palvelu, määrä ja myyjän ehdot.

Lisäksi on otettava huomioon sopimusten hallinnointi. Miten sopimuksistanne neuvotellaan? Miten sopimukset hyväksytään? Tarkastetaanko sopimukset sen varmistamiseksi, että sopimusehtojen noudattamista koskevat lausekkeet ja ehdot ovat ajan tasalla?

Sisäisen sopimushallinnan käyttö sopimusten arvon maksimoimiseksi. Automaatio on ratkaisevan tärkeää. Sen sijaan, että muistaisit uusimispäivämääriä manuaalisesti, VMS-järjestelmä voi muistuttaa sinua sopimuksen päättymispäivämäärien lähestyessä.

Määrittele prosessin omistajuus

Myyjän työnkulussa on määriteltävä, kuka hoitaa mitäkin asioita kussakin hallintavaiheessa. VM-tiimin työskentelytavan ymmärtäminen parantaa sisäistä viestintää ja näkyvyyttä.

Prosessin omistajuus määrittelee tulosvastuun. Kaikki tietävät, kuka on vastuussa mistäkin tuloksista ja mukautuksista, joita heidän on optimoitava myyjien kokouksissa ja päivityksissä.

Hyödynnä automaatiota

Automaatio on toistuva elementti tässä oppaassa hyvästä syystä. Se on yksi parhaista tavoista nopeuttaa toimittajahallintaa ilman laadun heikkenemistä tai oikoteitä.

Automatisoi tämä myyjän ohjelmistolla:

• Myyjien palvelukseen ottaminen
• Sopimuksen uusiminen
• Kirjaaminen ja kuittien saaminen
• Hyväksytyt laskut
• Myyjän tunnuslukujen seuranta
• Toimittajan tietojen tallentaminen
• Analytiikka, raportointi
• Ostopyyntöjen kirjaaminen
• Myyjien budjetinhallinta
• Tarjouspyyntöjen vastaanottaminen ja kirjaaminen
• Tuloskortin seuranta
• Kolmannen osapuolen toimittajahakemiston ylläpito
• Kehittyvien liiketoimintatarpeiden seuranta

Ostokomitean perustaminen ja ylläpitäminen

Ole ennakoiva perustamalla ostokomitea seuraamaan myyjäaloitteita. Myyjäpäälliköt, asiakkuusjohtajat, yksikönjohtajat ja muut keskeiset sidosryhmät voivat liittyä komiteaan.

Hankintakomitean tulisi kokoontua säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla kehityksestä, VM:n pyynnöistä, toimintatapojen muutoksista ja tulosraporteista.

KPI:t mittaavat myyjän suorituskykyä.

Mittaamattomia asioita ei voi parantaa. Miten myyjäyhteydet toimivat. Myyjien KPI:iden seuraamisen ja niiden käyttämisen parantamiseen pitäisi olla jatkuvaa.

Käytä tärkeitä suoritustietoja kurssin muuttamiseen. Aseta suorituskykytavoitteet ja vähimmäisindikaatiot. Keskustele myyjien kanssa realististen liiketoimintatavoitteiden kehittämisestä.

Seuraa ja optimoi näitä toimittajan keskeisiä suorituskykyindikaattoreita:

• Jälleenmyyjän vikojen määrä
• Vaatimustenmukaisuuden ongelmien määrä
• Ostotilausten ja laskujen oikeellisuus
• Tilausten onnistumisaste
• Myyjän tarvikkeiden elinkaari

Miten myyjien hallintaa voidaan parantaa

Monet menestyksekkäät toimittajahallinnointitoimenpiteet alkavat yksinkertaisilla mutta tehokkailla taktiikoilla, joilla varmistetaan liiketoiminnan jatkuvuus ja kannattavuus. Järjestäminen, keskittäminen, näkyvyyden parantaminen ja toistuvien toimintojen automatisointi tarjoavat perusteellisen, realistisen ja voimaannuttavan VM-strategian.

Teknisten parhaiden käytäntöjen käytön jälkeen yhteyksien luomisessa aineettomilla tekijöillä on merkitystä. Ota huomioon nämä yleiset ohjeet myyjien yhteyksien luomiseksi parempien tulosten saavuttamiseksi:

• Rohkaise myyjiä antamaan palautetta, jotta saat selville ratkaisevia seikkoja ja asetat painopisteet molempia osapuolia hyödyttävän myyjäsuhteen luomiseksi. Saatat huomata, että heidän arvontuottamismenetelmänsä toimii paremmin kuin kuvittelit, mikä voi vaikuttaa sopimusneuvotteluihin.
• Pitkän aikavälin strategia. Investoi uusiin toimittajasuhteisiin ostotilauksia pidemmälle. Pitkäkestoiset toimittajakumppanuudet takaavat kustannussäästöt, koska organisaatiollasi on tasaiset toimitukset, joissa on vain vähän vaikeuksia.
• Sen sijaan, että tutkisit vain omia tarpeitasi, pullonkaulojasi ja työnkulkujasi, tutki myös toimittajiesi tarpeita. Se on tehokas tapa löytää win-win-tilanteita, joissa molemmat osapuolet hyötyvät. Se auttaa myös ennakoimaan toimitusketjun ongelmia. Vastavuoroisuus on ratkaisevan tärkeää.