Johdanto
Liiketoiminnan hankintojen noudattaminen on kasvanut merkityksessä, erityisesti Latinalaisessa Amerikassa, jossa Brasiliassa, Perussa ja Argentiinassa on säädetty korruption vastaisia lakeja. Laillisten riskien välttäminen ja yrityksen brändin ja taloudellisen eheyden suojeleminen vaatii hankintojen noudattamista. Tässä artikkelissa käsitellään hankintojen noudattamista, petosten havaitsemista ja parhaita käytäntöjä toimintojen ja toimittajasuhteiden suojelemiseksi.
Mitä on noudattaminen?
Noudattaminen tarkoittaa sääntöjen noudattamista. Tavoitteena on sopeuttaa organisaatiot eettisiin ja laillisiin periaatteisiin, jotka edistävät kestävyyttä ja avoimuutta liiketoimintasuhteissa ja -toiminnoissa. Se suojelee myös kaikkien osapuolten etuja.
Organisaatio, joka noudattaa sääntöjen noudattamisen periaatteita, tarjoaa markkinoille läpinäkyvämpiä yrityksiä ja menettelyjä. Se voi suunnitella työkaluja, joilla voidaan nopeasti ja tehokkaasti tunnistaa ja korjata rakenteellisia puutteita.
Petosten havaitseminen ja analysointi hankinnoissa
Noudattamisstrategioiden toteuttaminen sisältää keinoja tarkistaa ja korjata epäjohdonmukaisuuksia, jotka johtavat laittomaan toimintaan. On kuitenkin edistettävä noudattamiskulttuuria, joka sisältää:
- Vahvan korruption vastaisen politiikan luominen
- Eettisten ja käytösnormien luominen
- Johdon ja sidosryhmien saaminen tukemaan noudattamistavoitteita
- Nimettyjen tapojen luominen työntekijöille ilmoittaa/valittaa heidän etujensa mukaisesti
- Valitusten tutkimisen edistäminen
- Sisäiset ja kolmannen osapuolen auditoinnit varmistamaan, että organisaatio ja sen osastot (kuten hankinnat) noudattavat lainsäädäntöä ja ylläpitävät yrityksen imagoa.
- Työntekijöiden koulutuksen edistäminen hankintojen noudattamisesta
- Jatkuva noudattamisen parantamisohjelma
Asiakkaiden, toimittajien ja liikekumppanien toimittama tieto ei ole aina luotettavaa. Varmista se luotettavista lähteistä. Tiedot voivat kuitenkin kadota, monistua tai vääristyä. Yrityksen yrityssitoumus ja osakkaiden sekä edunsaajien riskit piilotetaan läpinäkyvyyden puutteen vuoksi.
Latinalaisessa Amerikassa on merkittäviä korruption ja rahanpesun määriä. Toimittajien hallinta on korkean riskin aluetta noudattamisen laiminlyönnin osalta. Toimittajasuhteiden ja toimitusketjun hallinnan parantaminen auttaa välttämään kielteistä mediahuomiota ja kumppaneiden korruptiota.
Perusteellisella noudattamisprosessilla voit varmistaa, että kumppanisi täyttää sopimusehdot. Se myös vähentää petoksia osoittamalla, milloin sopimuksia voidaan uusia, poistaa tai lisätä.
Miten varmistaa hankintojen noudattaminen?
Joitakin tekniikoita voi auttaa noudattamaan hankintojen noudattamisvaatimuksia tehokkaasti. Esimerkkejä ovat:
Toimittajien tai kumppaneiden tutkiminen ennen sopimusten allekirjoittamista
Kumppaneiden tutkiminen on haastavaa. Sinun on sisällytettävä noudattamisehdot jokaiseen sopimukseen, ei vain maksuihin tai prosesseihin. Kaikkien sopimusosapuolten on noudatettava noudattamisehtoja riskien tai oikeudellisten rikkomusten välttämiseksi.
Säännöllisten auditointien suorittaminen hankintojen noudattamisessa
Hankinnat tarvitsevat säännöllisiä auditointeja haavoittuvuuksien ja vaarojen tunnistamiseksi. Hankintaosastojen on suoritettava säännöllisiä auditointeja puutteiden tunnistamiseksi. Voit korjata tai lisätä näitä parantaaksesi noudattamista:
Välttääksesi epäasianmukaisia etuja tai lahjoja toimittajille, erityisesti jos yrityksesi toimii projektin välittäjänä tai palvelee julkisia virastoja.
Varmista laadunvalvonta verorikkomusten ja taloudellisten epäsäännöllisyyksien välttämiseksi
Paranna hallintaa ostettujen tuotteiden suhteen ja varmista sopimusten noudattaminen
Suojellaksesi yritystäsi, tarkista toimittajat säännöllisesti. Kumppanisi tulisi noudattaa yrityksesi noudattamisstandardeja.
Prosessien standardointi hankintojen noudattamisessa
Standardoidut hankintamenetelmät vähentävät laittomien toimien mahdollisuuksia, minimoiden vilpillisten henkilöiden toimia, jotka pyrkivät vahingoittamaan yritystäsi. Lisäksi, analysoituasi ja arvioituasi organisaatiosi prosessien heikkouksien paljastamiseksi, sinun on ryhdyttävä toimiin parantaaksesi noudattamiskäytäntöjä ja muuttaaksesi toimintatapoja uusimpien lakien ja sääntelystandardien mukaisiksi.
Luotettavien toimittajasuhteiden luominen
Rehellisten ja terveiden toimittajasuhteiden ylläpitäminen vaatii jatkuvaa tarkastelua ja varmennusta. Tämän menetelmän on oltava läpinäkyvä ja nopea helpottamaan tulevaa seurantaa. Näiden arviointimenetelmien toteuttaminen helpottaa toimittajiesi suorituskyvyn analysointia ja määrittää, täyttävätkö he tarpeesi ja ovatko he päteviä tekemään liiketoimintaa kanssasi. Kun tulokset ovat selvillä, priorisoi luotettavimmat toimittajat.
Laadun ylläpitäminen
Voit myös asettaa vähimmäislaadun standardin hankintatuotteille ja -prosesseille, olipa ne sisäisiä tai ulkoisia. Voit nimetä tuotteen ”erinomaiseksi laaduksi”, jos vaadit, että sen raaka-aineet ja prosessit täyttävät tämän luokituksen. Kukaan ei voi pyytää heikkolaatuisia materiaaleja ja myydä niitä ”erinomaisena laatuna” ansaitakseen enemmän rahaa.
Miksi noudattaminen kasvaa hankinnoissa?
Monet petoksiin liittyvät organisaatiot palkkaavat lakimiehiä havaitsemaan puutteita ja väärinkäytöksiä. Tämä strategia korostaa rangaistusta ja korjausta ennaltaehkäisyn ja korjauksen sijaan. Jo tapahtunut vahinko vahingoittaa yrityksen mainetta. Kuitenkin uudet hankintojen noudattamisprosessit pyrkivät:
Tavoitteena on välttää laittomia toimia, varmistaa lakien ja eettisten sääntöjen noudattaminen sekä vahvistaa valvontajärjestelmiä ja estää korruptiota.
Tehokkaan oikeudellisen työn avulla yritys voi saavuttaa tavoitteensa. Tämä voi parantaa yrityksen ja hankintojen mainetta. Näin yritys voi saada markkinoiden hyväksynnän ja solmia lisää sopimuksia eettisten toimittajien kanssa. Noudattaminen auttaa hankintapäälliköitä voittamaan uskottavuus- ja petosongelmat.
Johtopäätös
Noudattaminen hankintaprosesseissa vähentää oikeudellisia riskejä, petoksia ja epäeettisiä yritystoimintoja. Yritykset voivat suojella mainettaan ja parantaa tehokkuuttaan ottamalla käyttöön vahvoja korruption vastaisia sääntöjä, auditoimalla säännöllisesti ja luomalla luotettavia toimittajasuhteita. Yritykset, jotka asettavat nämä parhaat käytännöt etusijalle, suojelevat itseään riskeiltä ja edistävät markkinoiden avoimuutta ja luottamusta noudattamisen kehittyessä.
