Hankinnat vs. ostot: Hankinnat: Miten ne eroavat toisistaan
Johdanto: Yrityksissä käytetään yleisesti ilmaisuja “hankinta” ja “ostaminen”, mutta ne ovat eri toimintoja, joilla on erilaiset tavoitteet ja prosessit. Hankinnan...
Organisaatio käyttää ostotilausten (PO) hyväksymisprosessia pyytääkseen, tarkistaakseen ja hyväksyäkseen toimittajahankinnat. Tämä prosessi varmistaa, että ostopäätökset täyttävät organisaation, taloudelliset ja sääntelylliset tavoitteet. Ostotilausten hyväksymisproseduuri on ratkaisevan tärkeä nopeasti kasvaville yrityksille. Organisaation menot ja monimutkaisuus kasvavat koon myötä. Hyvin määritelty hyväksymisprosessi tarjoaa taloudellista kurinalaisuutta ja kulutusnäkyvyyttä, yksinkertaistaa tarkastuksia ja estää tuhlausta.
Sinä: Tämän lukemisen jälkeen:
Tämä kattava opas käsittelee PO-hyväksymisprosessia määritelmästä ja tärkeydestä automaatioon. Tämä artikkeli auttaa sinua kehittämään tai yksinkertaistamaan kattavaa hyväksymismenettelyä.
Hankintaprosessi vaatii ostotilausten hyväksynnän, jotta ostotilaus voidaan arvioida ja vahvistaa ennen sen lähettämistä toimittajalle. Hankinta-, talous- ja joskus ylimmän johdon osastot tarkistavat tämän menettelyn.
Tämä menetelmä on ratkaisevan tärkeä yrityksen toiminnalle. Se varmistaa, että jokainen meno täyttää yrityksen toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Tehokkaan hyväksymisjärjestelmän puute voi johtaa epäyhteensopiviin hankintoihin, budjetin ylityksiin ja sääntöjen noudattamatta jättämiseen, mikä voi aiheuttaa taloudellisia ja maineellisia ongelmia organisaatiolle.
PO-hyväksynnät ja ostotilausten työnkulut ovat samankaltaisia, mutta ne on erotettava toisistaan.
Tämä yksittäinen mutta ratkaiseva vaihe ostoprosessissa hyväksyy tai hylkää ostotilauksen taloudellisten rajojen, tarpeen tai toimittajan luotettavuuden perusteella.
Tämä termi kattaa koko ostotilausprosessin pyynnöstä maksuun. Hyväksyntä on yksi vaihe tässä prosessissa. Hyvin toimiva prosessi sisältää pyynnön, hyväksynnän, tilauksen toimituksen, kolmitievertailun (PO, toimituskuitti, toimittajan lasku) ja maksun.
Rakenteelliset ostotilausten hyväksymisprosessit parantavat organisaation tehokkuutta ja taloudellista terveyttä monin tavoin.
Välitön hyöty on budjettikontrolli. Ostamisprosessin standardisointi auttaa organisaatioita seuraamaan ja hallitsemaan menoja suhteessa budjettiin. Hyväksymisprosessi ennakkoon vahvistaa jokaisen kustannuksen käytettävissä olevien varojen perusteella, rajoittaen ylityksiä.
PO-hyväksyntä tarjoaa useita vaiheita liiketoiminnan menojen reaaliaikaiseen näkyvyyteen. Avoimuus on tarpeen kaikille yrityksille, mutta se on erityisen tärkeää, kun kulutukset monimutkaistuvat. Zip, automaattinen PO-hyväksyntätyökalu, antaa yrityksille mahdollisuuden hallita kaikkia ulkoisia menoja.
Taloudelliset tarkastukset hyötyvät selkeästä PO-hyväksyntämenettelystä. Kaikkien tapahtumien läpinäkyvä, dokumentoitu polku yksinkertaistaa taloudellisia sääntöjä ja vastuuta. Tarkastajat voivat nopeasti tarkistaa hankinnat ja sisäiset säännöt, nopeuttaen tarkastuksia.
PO-hyväksymisprosessi on keskeinen, mutta manuaaliset menetelmät voivat olla haastavia. Manuaaliset menetelmät ovat hitaita, työläitä ja virhealttiita. Nopea kasvu ja skaalautuminen voivat aiheuttaa viivästyksiä, virheitä ja sääntöjen noudattamisongelmia.
Jotkut yritykset käyttävät vanhoja yritysohjelmistoja PO-hyväksyntään, mutta niillä on haittoja. Näillä alustoilla on jyrkkä oppimiskäyrä, eikä ne välttämättä ole tarpeeksi joustavia nopeasti kasvavalle organisaatiolle. Vanhat järjestelmät puuttuvat usein integraatiosta, mikä luo tietosiiloja, jotka vähentävät näkyvyyttä ja tehokkuutta.
Vankan ostotilausten hyväksymistyönkulun luominen vaatii huolellista suunnittelua ja tietojen keräämistä. Tässä ovat olennaiset tiedot:
Luokittelemalla ostot kulutuskategorioihin, kuten toimistotarvikkeet, IT-laitteet ja ammatilliset palvelut, voit räätälöidä hyväksyntäprosessit.
Tietäen tyypilliset kustannuksesi per osto tai kategoria voit luoda hyväksyntätasoja tehokkuuden ja joustavuuden lisäämiseksi.
Aseta hyväksymismenettelyn osallistujat arvojärjestykseen. Tämä voi sisältää suorat esimiehet, osaston johtajat, taloushallinnon ja merkittävien menojen osalta C-tason johtajat.
Ensinnäkin sinun on tunnistettava tuotteen tai palvelun tarve. Alkuperäinen osasto määrittelee määrän, laadun ja toimitusajan.
Tarpeen tunnistamisen jälkeen hankintaosasto arvioi pyynnön hankintaa varten. He voivat verrata toimittajia, neuvotella sopimuksia ja varmistaa, että tuotteet tai palvelut sopivat budjettiin.
PO-hyväksyntä auttaa tässä. Tietojen tarkistamisen jälkeen asianomaiset osapuolet hyväksyvät tai hylkäävät hankinnan. Tämä vaihe voi sisältää useita tarkastuskerroksia budjetista ja organisaatiorakenteesta riippuen.
Hyväksynnän jälkeen laaditaan virallinen PO, jossa on ehdot ja yksityiskohdat.
Myyjä vahvistaa vastaanoton ja ehdot hyväksyen PO:n.
Tavaroiden tai palveluiden vastaanoton dokumentointi aloittaa tarkastusprosessin varmistaen, että ne vastaavat tilausta.
Viimeinen vaihe: sovittaa vastaanotetut tuotteet tai palvelut toimittajan laskun kanssa. Varmistettuaan PO:n, toimituskuittauksen ja laskun taloushallinto aloittaa maksun.
Ostotilausten hyväksymisprosessia on helpompi ymmärtää todellisen esimerkin avulla. Tarkastellaan kasvavaa teknologiayritystä.
TechStart Co. IT tarvitsee 50 uutta tietokonetta kasvavalle tiimilleen. Miten organisaatio hallitsee tätä suurta kulutusta säilyttäen budjetin ja tehokkuuden?
IT-päällikkö laatii ostopyyntölomakkeen, jossa on uudet kannettavat tietokoneet koskevat tekniset tiedot, määrä ja kiireellisyys.
Osto-osasto arvioi pyynnön, vertaa kolmea toimittajan tarjousta ja valitsee kustannustehokkaimman ja laadukkaimman vaihtoehdon.
Hyväksyntä alkaa osastonjohtajasta. Suuren summan vuoksi se siirtyy talousosastolle tai osto-osastolle ja sitten toimitusjohtajalle hyväksyttäväksi.
PO:ssa määritellään ehdot, hinnat ja toimituspäivä.
Myyjä vastaanottaa PO:n. He hyväksyvät ja vahvistavat tilauksen.
IT-tiimi tarkistaa tietokoneet PO:n mukaisiksi.
Ennen maksun käsittelyä talousosasto sovittaa PO:n, toimituskuittauksen ja laskun.
Ymmärtämällä ja seuraamalla näitä vaiheita yrityksesi voi luoda PO-hyväksymistyönkulun, joka parantaa tuottavuutta ja varmistaa taloudellisen noudattamisen. Kurinalainen ostomenettely voi olla ratkaisevan tärkeä operatiivisessa menestyksessä nopeasti muuttuvassa yritysympäristössä. Katso kattava ostomenettelyoppaamme saadaksesi lisätietoja.
Tehokkaan ostotilausten hyväksymistyönkulun luominen vaatii enemmän kuin vain vaiheiden järjestämistä. Organisaatioiden tulisi noudattaa parhaita käytäntöjä maksimoidakseen prosessin muutosvoiman. Jotkin ehdotukset:
Ostotilauksissa yksi koko ei sovi kaikille. Työnkulun tehokkuutta voidaan parantaa kustannustasojen porrastamisella.
Tilausten järjestäminen tällä tavalla vähentää pullonkauloja ja varmistaa, että oikeat henkilöt valtuuttavat oikeat menot oikeaan aikaan. Zip PO -automaation ohjelmisto antaa organisaatioille mahdollisuuden suunnitella ostotilausprosesseja mihin tahansa tarkoitukseen.
Perinteiset hierarkiat hidastavat hyväksyntää, mutta tiimipohjainen lähestymistapa voi nopeuttaa sitä. Yhteisöllinen päätöksentekomenetelmä jakaa vastuut ja mahdollistaa perusteellisemman hyväksynnän.
Automaattiset työkalut voivat suorittaa kolmitievertailuja ja muita validointitestejä, mikä säästää merkittävästi aikaa näissä prosesseissa.
Varmista, että jokainen tiimin jäsen tietää roolinsa ja mitä häneltä odotetaan kussakin vaiheessa.
Suorita kuukausittain tai neljännesvuosittain tarkastuksia varmistaaksesi sääntöjenmukaisuuden ja tunnistaaksesi parannusmahdollisuudet.
Nämä parhaat käytännöt PO-hyväksymistyönkulussasi virtaviivaistavat toimintaa ja mahdollistavat skaalautuvan laajentumisen, parannetun taloushallinnon sekä läpinäkyvän ja vastuullisen organisaation.
Esteet voivat heikentää tehokkuutta ja vaikuttavuutta, vaikka PO-hyväksymistyönkulku olisi hyvin rakennettu. Näiden tyypillisten virheiden tunteminen auttaa sinua välttämään niitä.
Työnkulun hyväksynnät, muutokset ja poikkeukset tulisi dokumentoida välttääkseen erimielisyyksiä, sääntöjen noudattamisongelmia ja taloudellisia virheitä. Dokumentointi on oltava pakollista koko menettelyn ajan. Digitaaliset tallenteet mahdollistavat helpon haun ja tarkastuspolut.
Manuaaliset hyväksynnät ovat hitaita ja virhealttiita. Automatisoi mahdollisimman paljon hyväksyntää. Työnkulun automaatio voi havaita poikkeavuuksia, hallita kolmitievertailuja ja virtaviivaistaa hyväksymishierarkiaa.
Ilman poikkeusten tai kiireellisten pyyntöjen puitteita PO-prosessi voi hidastaa aikasidonnaisia projekteja. Perusta nopeiden poikkeusten hyväksyntämenettely, joka säilyttää huolellisuuden.
Jäsenet, jotka eivät ymmärrä rooliaan tai prosessia, voivat tehdä kalliita virheitä. PO-hyväksyntähenkilöstön tulisi saada perusteellinen koulutus. Aikatauluta säännöllisiä päivityksiä ja kertausharjoituksia.
Ilman säännöllisiä tarkastuksia systeemiset ongelmat voivat jäädä huomaamatta, kunnes ne muuttuvat merkittäviksi. Tarkasta PO-prosessisi säännöllisesti löytääksesi virheitä, mitataksesi sääntöjenmukaisuutta ja arvioidaksesi sen terveyttä.
Näiden tyypillisten ongelmien tiedostaminen ja niiden proaktiivinen ehkäiseminen kehittää ei pelkästään prosessia, vaan myös kestävämmän, läpinäkyvämmän ja ketterämmän organisaation.
Johdanto: Yrityksissä käytetään yleisesti ilmaisuja “hankinta” ja “ostaminen”, mutta ne ovat eri toimintoja, joilla on erilaiset tavoitteet ja prosessit. Hankinnan...
Johdanto Tarjouspyyntömenettely (RFP), joka usein nähdään hankalana ja aikaa vievänä, on edelleen keskeinen työkalu tavaroiden ja palveluiden hankinnassa. Haasteistaan huolimatta,...
Johdanto: Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO) on muuttunut pelkästä kustannussäästökeinosta strategiseksi voimavaraksi kaikenkokoisille yrityksille. Delegoimalla ei-ydintoimintoja erikoistuneille kolmannen osapuolen palveluntarjoajille organisaatiot voivat...
Johdanto: Yrityksissä käytetään yleisesti ilmaisuja “hankinta” ja “ostaminen”, mutta ne ovat eri toimintoja, joilla on erilaiset tavoitteet ja prosessit. Hankinnan...
Johdanto Tarjouspyyntömenettely (RFP), joka usein nähdään hankalana ja aikaa vievänä, on edelleen keskeinen työkalu tavaroiden ja palveluiden hankinnassa. Haasteistaan huolimatta,...
Johdanto: Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO) on muuttunut pelkästä kustannussäästökeinosta strategiseksi voimavaraksi kaikenkokoisille yrityksille. Delegoimalla ei-ydintoimintoja erikoistuneille kolmannen osapuolen palveluntarjoajille organisaatiot voivat...
Saat 20 € alennusta ensimmäisestä tilauksestasi!
Säästä 30 % ostamalla suoraan brändeiltä ja saat lisäksi 10 € alennusta yli 100 € tilauksista
Sparen Sie 30 %, indem Sie direkt von Marken kaufen, und erhalten Sie zusätzlich 10 € Rabatt auf Bestellungen über 100 €