Välilliset hankinnat: kattava opas, strategiat ja vinkit
Johdanto Nykyisessä yritysten kilpailutilanteessa epäsuorat hankinnat ovat ratkaisevan tärkeitä toiminnan tehokkuuden ja kustannusten hallinnan kannalta, mutta ne jätetään joskus huomiotta....
Kun yritykset kasvavat, niiden on erotettava hankintatehtävät eri ryhmiin. Yleensä on parempi, että on ihmisiä, jotka ovat tietynlaisten hankintojen, kuten operatiivisten hankintojen, asiantuntijoita, kuin että on kokonainen tiimi hankinta-ammattilaisia, jotka kaikki tekevät samantyyppisiä hankintoja.
He keskittyvät löytämään ja ostamaan tavaroita ja palveluita, joita tarvitaan liiketoiminnan ylläpitämiseen, ja juuri tästä käytännön hankintatoimessa on kyse.
Selvitä, mitkä ovat operatiivisen hankinnan tärkeimmät hyödyt ja miten sitä voidaan käyttää kymmenessä yksinkertaisessa vaiheessa yrityksesi kannattavuuden parantamiseksi.
Operatiiviset hankinnat ovat hankintatyyppi, jossa keskitytään sellaisten tavaroiden ja palvelujen etsimiseen ja ostamiseen, joita organisaatiosi tarvitsee päivittäisen liiketoimintansa hoitamiseen.
Jos yrityksesi on erityyppinen, hankintatoimen kautta ostettavat tavarat tai palvelut ovat hyvin erilaisia.
Ajattele yritystä, joka vuokraa työautoja. Toiminnan hankintaryhmä ostaa esimerkiksi öljyä, pyyhkijänsulkia, hehkulamppuja ja muita huollossa tarvittavia tavaroita.
Näitä asioita voi ostaa myös yritysten paloturvallisuusratkaisuja myyvän yrityksen ostopäällikkö. Ne eivät kuitenkaan ole operatiivisia hankintoja, koska niitä käytetään vain huollettaessa heidän työsuhdeautoaan eivätkä ne ole tärkeitä yrityksen pyörittämisen kannalta.
Useimmiten ohjelmistot eivät ole käytännön hankintoja, mutta joskus ne ovat. Yksi esimerkki on, että markkinointitoimisto ostaisi sosiaalisen median ja sähköpostin automaatioalustoja, mutta vuokrausyritys ei.
Voittomarginaalien kasvattaminen on yksi parhaista syistä sijoittaa rahaa operatiivisiin ostoihin.
Kun teet operatiivisia hankintoja, yrityksesi käyttää ostamiasi tavaroita ja palveluja paljon, joten yksikköhinnan pienelläkin laskulla voi olla suuri vaikutus voittoosi.
Jokaisessa toimittajasuhteessa on jonkinlainen vaara, kuten taloudellinen tai maineeseen liittyvä riski. Yksi taloudellisista riskeistä voi olla se, että toimittajan yritys lopettaa toimintansa. Maineeseen liittyvänä riskinä on mahdollisuus, että toimittaja joutuu osalliseksi huonoon PR-tapahtumaan.
Tärkeimmät toimittajasi – ne, joista olet riippuvainen liiketoimintasi päivittäisessä pyörittämisessä – ovat vielä suuremmassa vaarassa.
Jos esimerkiksi digitaalisten mainosten toimittajasi lopettaa toimintansa ja olet markkinointiyritys, et pysty täyttämään asiakassopimuksiasi vähään aikaan.
Kun seulot tärkeimmät toimittajat huolellisesti ja pidät yhteyttä myyjien suorituskyvyn arviointikokouksissa, voit pienentää riskiäsi, kun keskityt vain operatiivisiin hankintakäytäntöihin.
Toimittajien monipuolistaminen on tärkeää toimitusketjuriskien pienentämiseksi ja markkinoille tulon nopeuttamiseksi.
Kun annat käytännön hankintatoimelle omat resurssit, sen tiimi voi keskittyä laajentamaan toimittajia, joiden kanssa teet yhteistyötä siellä, missä sillä on eniten merkitystä: toimittajissa, joista olet eniten riippuvainen.
Toiminnallisiin hankintoihin keskittyminen voi auttaa lisäämään tehokkuutta neuvottelemalla strategisia hankintasopimuksia, laajentamalla toimittajasuhteita ja vähentämällä toimitusketjun keskeytyksiä.
Esimerkiksi älypuhelimia valmistava yritys saattaa tehdä sopimuksen pikavalmisteita varten CPU-sirujen suuren toimittajan kanssa. Näin se saa tämän tärkeän osan nopeammin, mikä pitää toimitusketjun sujuvana ja nopeuttaa tuotantoa.
Toiminnallisessa ostamisessa ensimmäinen askel on ymmärtää ja ilmaista selkeästi, mitä osasto todella tarvitsee.
Sanotaan esimerkiksi, että sinun on löydettävä uusi kalustonvalvontajärjestelmä tuotteitasi toimittaville henkilöille.
Jos olet hyvä ostamaan tavaroita (tarkistat tavarantoimittajia, teet sopimuksia jne.), sinulla ei luultavasti ole yhtä paljon kokemusta kuin kalustotoiminnan johtajalla.
Yksi tärkeimmistä asioista tässä vaiheessa on siis kokoontua yhteen kaikkien niiden ihmisten kanssa, joilla on osuutensa hankkeessa, ja keskustella siitä, mitä he tarvitsevat muutakin kuin vain “uuden kalustonhallintajärjestelmän löytämistä”.
Kysy asioita kuten:
Keskustele myös taloushallinnon tai ylimmän johtoryhmän kanssa enimmäisbudjetin asettamisesta tälle hankinnalle. Nämä ensimmäiset vaiheet ovat erittäin tärkeitä, jotta varmistat, että hankintasuunnitelmasi on täydellinen ja toimii.
Seuraava vaihe on aloittaa markkinatutkimus mahdollisten myyjien löytämiseksi.
Tämän vaiheen suunnitelma laadittiin edellisessä vaiheessa. Jos esimerkiksi toimittajalla ei ole kaikkia niitä ominaisuuksia, joita sidosryhmät ovat pitäneet tarpeellisina, kyseinen toimittaja ei siirry seuraavaan vaiheeseen.
Juuri nyt sinun ei tarvitse kaivaa liian syvältä. Tee vain lyhyt luettelo lähteistä, jotka voisivat toimia.
Kun sinulla on luettelo mahdollisista vaihtoehdoista, sovi tapaaminen kunkin myyjän kanssa ja keskustele siitä, mitä yrityksesi tarvitsee.
Voi olla hyödyllistä, että joku alueesi sidosryhmä puhuu tästä asiasta, koska hän osaa johtaa keskustelua teknisestä näkökulmasta.
Pidä näiden ensimmäisten keskustelujen jälkeen sisäinen kokous, jossa pääset eroon myyjistä, jotka eivät ole sopivia.
Tee RFQ (tarjouspyyntö) ja lähetä se muille vaihtoehdoille.
Tarjouspyyntöjen avulla saat selville, kuinka paljon eri myyjät veloittavat, ja voit rajata valintojasi hankkiutumalla eroon niistä, joiden hinnat ovat liian korkeat budjettiisi nähden.
Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla lyhyt lista kolmesta viiteen myyjää, joiden ominaisuudet ja hinnat vastaavat tarpeitasi.
Nyt on aika tarkistaa jokainen mahdollinen palveluntarjoaja omien sääntöjesi perusteella.
Valintalista on tärkeä osa SaaS-ostoprosessia, koska sen avulla voit varmistaa, että valitsemasi myyjä ei aiheuta suuria tietoturvariskejä.
Tarkista jokainen mahdollinen lähde:
Jos mahdolliset palveluntarjoajat eivät täytä lakisääteisiä vaatimuksia, poista heidät pois tarjouskilpailusta.
Käytä tässä vaiheessa seuraavia asteikkoja arvioidaksesi kutakin lopullista toimittajavalintaasi:
Valintojesi ja tavoitteidesi perusteella tämä vaihe perustuu sinuun. Esimerkiksi riskin pienentäminen saattaa olla tärkeämpää kuin parhaan tarjouksen saaminen.
Valitse myyjä, joka näyttää tässä tilanteessa parhaalta, ja valitse hänet.
Yksi tärkeä osa tehokasta hankintaa on sopimusneuvottelut myyjien kanssa.
Sen lisäksi, että on tärkeää pitää kustannukset alhaisina – mitä paremmin voit neuvotella hinnoista, sitä suurempi on sijoitetun pääoman tuotto ja voitto – on myös tärkeää sopia esimerkiksi toimitusajoista ja siitä, miten asiakkaita autetaan.
Kun kaikki ovat sopineet oston lopullisista yksityiskohdista, tee kaupasta virallinen allekirjoittamalla sopimus. Tämä käynnistää sopimuksen hallinnointiprosessin.
Varmista, että noudatat sisäistä hyväksyntätyönkulkuasi, jotta pysyt ostosääntöjen mukaisena.
Asioiden ja palvelujen hankkiminen operatiivisiin tarkoituksiin ei tapahdu tyhjiössä. Ostamasi uuden asian on sovittava hyvin siihen, miten jo teet asioita. Muuten se sotkee sen, miten hyvin asiat toimivat.
Tämän vuoksi on erittäin tärkeää laatia suunnitelma käyttöönottoa ja integrointia varten juuri nyt.
Sanotaan, että olet juuri löytänyt uuden työkalun sähköpostimarkkinointiohjelmistoon. Sinun täytyy:
Viimeisessä vaiheessa on laadittava suunnitelma uuden toimittajan jatkuvaa valvontaa ja hallinnointia varten.
Määrittele keskeiset suorituskykyindikaattorit, joilla edistymistä mitataan, ja kehitä menetelmä suorituskyvyn seuraamiseksi näiden suorituskykyindikaattoreiden perusteella. Myyjänhallintajärjestelmän kojelauta voi olla tehokas väline tähän tarkoitukseen.
Järjestä säännölliset tapaamiset toimittajasi kanssa, yleensä kolmen kuukauden välein, jotta voit tarkastella toimittajan suorituskykyä, käsitellä mahdollisia ongelmia ja keskustella parannusstrategioista.
Tiimit voivat tehdä kaikenlaisia hankintoja, myös operatiivisia hankintoja, kahdella eri tavalla:
Kummallakin on hyvät ja huonot puolensa.
Keskitetty lähestymistapa auttaa yrityksiä hyödyntämään mittakaavaetuja ja pienentää hankintariskiä, koska se vähentää niiden työntekijöiden määrää, jotka voivat ostaa tavaroita. Toisaalta tätä menetelmää on yleensä vaikeampi käyttää, eivätkä osastojen tai sivukonttoreiden johtajat aina onnistu hankkimaan tarvitsemiaan tavaroita ja palveluja.
Hajautettuun malliin pätee päinvastoin: siihen liittyy enemmän riskejä, mutta sen toiminta on joustavampaa ja tehokkaampaa.
Hyvän tasapainon löytämiseksi olisi parasta antaa osastopäälliköiden ostaa oman tiiminsä tarvitsemat asiat (kuten ohjelmistotyökalut) ja keskittää sellaisten asioiden ostaminen, joita kaikki tiimit käyttävät yhtä paljon (kuten toimistotuotteet, kuten paperi).
Voit nopeuttaa hankintaprosessia käyttämällä ostotyökalun mukana tulevia automaatio-ominaisuuksia.
Voisit esimerkiksi luoda automaattisen hyväksymisprosessin, jotta kun osastopäälliköt pyytävät uuden ohjelmiston hankkimista, pyyntö menee suoraan henkilölle, joka voi tehdä päätöksen.
Strateginen ostaminen voi olla vaikeaa, varsinkin jos etsit esimerkiksi CRM:ää, jota et ole koskaan aiemmin ostanut.
Tällaisissa tilanteissa kannattaa aina kutsua ammattilaiset apuun.
Jos esimerkiksi käytät Vendriä SaaS-hankintojesi hoitamiseen, voit hyötyä ohjelmistojen ostoasiantuntijoidemme tietämyksestä ja kokemuksesta, sillä he voivat ehdottaa yrityksesi tarpeita vastaavia alustoja.
Toiminnallisissa hankinnoissa on kyse sellaisten asioiden ja palvelujen hankkimisesta, joita yritys tarvitsee toimiakseen normaalisti.
Sinulla on esimerkiksi ongelma, jos yksi palveluntarjoajista ei yhtäkkiä olekaan käytettävissä. Tämä voi johtua toimitusketjun hallintaan liittyvistä ongelmista tai siitä, että yritys lopettaa toimintansa.
Hyvä tapa vähentää tätä riskiä ja pitää hankinnat sujuvina on pyrkiä lisäämään toimittajien valikoimaa. Tämä tarkoittaa, että sinulla on ainakin yksi varalähde kaikille tärkeille liiketoimintahankinnoillesi.
Toimiva hankintaosasto, joka toimii hyvin, tarkistaa säännöllisesti kaikki suhteensa myyjiin.
Kun tarkistat seuraavat asiat kerran vuodessa, sen pitäisi riittää useimmille yrityksille ja myyjille:
Johdanto Nykyisessä yritysten kilpailutilanteessa epäsuorat hankinnat ovat ratkaisevan tärkeitä toiminnan tehokkuuden ja kustannusten hallinnan kannalta, mutta ne jätetään joskus huomiotta....
Johdanto: Hankintatehokkuus on ratkaisevan tärkeää yrityksen menestykselle tai epäonnistumiselle nykypäivän nopeasti muuttuvassa kaupallisessa ympäristössä. Kaikkien yritysten, jotka haluavat toimia tehokkaasti...
Johdanto Data ajaa kasvua, tehokkuutta ja kilpailuetua tämän päivän nopeatahtisessa yritysmaailmassa. Hankinnat ovat keskeisessä asemassa jokaisessa organisaatiossa. Nopeasti kehittyvät data-analytiikan...
Johdanto Nykyisessä yritysten kilpailutilanteessa epäsuorat hankinnat ovat ratkaisevan tärkeitä toiminnan tehokkuuden ja kustannusten hallinnan kannalta, mutta ne jätetään joskus huomiotta....
Johdanto: Hankintatehokkuus on ratkaisevan tärkeää yrityksen menestykselle tai epäonnistumiselle nykypäivän nopeasti muuttuvassa kaupallisessa ympäristössä. Kaikkien yritysten, jotka haluavat toimia tehokkaasti...
Johdanto Data ajaa kasvua, tehokkuutta ja kilpailuetua tämän päivän nopeatahtisessa yritysmaailmassa. Hankinnat ovat keskeisessä asemassa jokaisessa organisaatiossa. Nopeasti kehittyvät data-analytiikan...
Nappaa 10 € alennus ensitilauksestasi!
Säästä 30 % ostamalla suoraan suosikkibrändeiltäsi, ja saat lisäksi 10 € alennusta yli 100 € tilauksista
Säästä 30 % ostamalla suoraan suosikkibrändeiltäsi, ja saat lisäksi 10 € alennusta yli 100 € tilauksista