Kun yritykset kasvavat, niiden on erotettava hankintatehtävät eri ryhmiin. Yleensä on parempi, että on ihmisiä, jotka ovat tietynlaisten hankintojen, kuten operatiivisten hankintojen, asiantuntijoita, kuin että on kokonainen tiimi hankinta-ammattilaisia, jotka kaikki tekevät samantyyppisiä hankintoja.
They focus on finding and buying the goods and services that are needed to keep a business running which is what practical procurement is all about.
Selvitä, mitkä ovat operatiivisen hankinnan tärkeimmät hyödyt ja miten sitä voidaan käyttää kymmenessä yksinkertaisessa vaiheessa yrityksesi kannattavuuden parantamiseksi.
Mitä tarkoittaa operatiivinen hankinta?
Operatiiviset hankinnat ovat hankintatyyppi, jossa keskitytään sellaisten tavaroiden ja palvelujen etsimiseen ja ostamiseen, joita organisaatiosi tarvitsee päivittäisen liiketoimintansa hoitamiseen.
Jos yrityksesi on erityyppinen, hankintatoimen kautta ostettavat tavarat tai palvelut ovat hyvin erilaisia.
Esimerkkejä toimintojen ostamisesta
Ajattele yritystä, joka vuokraa työautoja. Toiminnan hankintaryhmä ostaa esimerkiksi öljyä, pyyhkijänsulkia, hehkulamppuja ja muita huollossa tarvittavia tavaroita.
Näitä asioita voi ostaa myös yritysten paloturvallisuusratkaisuja myyvän yrityksen ostopäällikkö. Ne eivät kuitenkaan ole operatiivisia hankintoja, koska niitä käytetään vain huollettaessa heidän työsuhdeautoaan eivätkä ne ole tärkeitä yrityksen pyörittämisen kannalta.
Useimmiten ohjelmistot eivät ole käytännön hankintoja, mutta joskus ne ovat. Yksi esimerkki on, että markkinointitoimisto ostaisi sosiaalisen median ja sähköpostin automaatioalustoja, mutta vuokrausyritys ei.
Toiminnallisen hankinnan edut
Lisää rahaa pankkiin
Voittomarginaalien kasvattaminen on yksi parhaista syistä sijoittaa rahaa operatiivisiin ostoihin.
Kun teet operatiivisia hankintoja, yrityksesi käyttää ostamiasi tavaroita ja palveluja paljon, joten yksikköhinnan pienelläkin laskulla voi olla suuri vaikutus voittoosi.
Vähemmän riskejä myyjälle
Jokaisessa toimittajasuhteessa on jonkinlainen vaara, kuten taloudellinen tai maineeseen liittyvä riski. Yksi taloudellisista riskeistä voi olla se, että toimittajan yritys lopettaa toimintansa. Maineeseen liittyvänä riskinä on mahdollisuus, että toimittaja joutuu osalliseksi huonoon PR-tapahtumaan.
Tärkeimmät toimittajasi – ne, joista olet riippuvainen liiketoimintasi päivittäisessä pyörittämisessä – ovat vielä suuremmassa vaarassa.
Jos esimerkiksi digitaalisten mainosten toimittajasi lopettaa toimintansa ja olet markkinointiyritys, et pysty täyttämään asiakassopimuksiasi vähään aikaan.
Kun seulot tärkeimmät toimittajat huolellisesti ja pidät yhteyttä myyjien suorituskyvyn arviointikokouksissa, voit pienentää riskiäsi, kun keskityt vain operatiivisiin hankintakäytäntöihin.
Toimittajien määrän lisääminen
Toimittajien monipuolistaminen on tärkeää toimitusketjuriskien pienentämiseksi ja markkinoille tulon nopeuttamiseksi.
Kun annat käytännön hankintatoimelle omat resurssit, sen tiimi voi keskittyä laajentamaan toimittajia, joiden kanssa teet yhteistyötä siellä, missä sillä on eniten merkitystä: toimittajissa, joista olet eniten riippuvainen.
Toiminnan nopeus paranee
Toiminnallisiin hankintoihin keskittyminen voi auttaa lisäämään tehokkuutta neuvottelemalla strategisia hankintasopimuksia, laajentamalla toimittajasuhteita ja vähentämällä toimitusketjun keskeytyksiä.
Esimerkiksi älypuhelimia valmistava yritys saattaa tehdä sopimuksen pikavalmisteita varten CPU-sirujen suuren toimittajan kanssa. Näin se saa tämän tärkeän osan nopeammin, mikä pitää toimitusketjun sujuvana ja nopeuttaa tuotantoa.
Miten operatiiviset hankinnat toimivat.
1. Selvitä strategian hankintatarpeet
Toiminnallisessa ostamisessa ensimmäinen askel on ymmärtää ja ilmaista selkeästi, mitä osasto todella tarvitsee.
Sanotaan esimerkiksi, että sinun on löydettävä uusi kalustonvalvontajärjestelmä tuotteitasi toimittaville henkilöille.
Jos olet hyvä ostamaan tavaroita (tarkistat tavarantoimittajia, teet sopimuksia jne.), sinulla ei luultavasti ole yhtä paljon kokemusta kuin kalustotoiminnan johtajalla.
Yksi tärkeimmistä asioista tässä vaiheessa on siis kokoontua yhteen kaikkien niiden ihmisten kanssa, joilla on osuutensa hankkeessa, ja keskustella siitä, mitä he tarvitsevat muutakin kuin vain ”uuden kalustonhallintajärjestelmän löytämistä”.
Kysy asioita kuten:
- Miten vastaus, joka meillä nyt on, ei ole tarpeeksi hyvä?
- Mitkä ovat tämän hankinnan tärkeimmät edut?
- Mitä tehtäviä siellä on oltava?
- Mitä ”onnistunut hankinta” tarkoittaa tässä tapauksessa?
Keskustele myös taloushallinnon tai ylimmän johtoryhmän kanssa enimmäisbudjetin asettamisesta tälle hankinnalle. Nämä ensimmäiset vaiheet ovat erittäin tärkeitä, jotta varmistat, että hankintasuunnitelmasi on täydellinen ja toimii.
2. Etsi mahdollisia myyjiä
Seuraava vaihe on aloittaa markkinatutkimus mahdollisten myyjien löytämiseksi.
Tämän vaiheen suunnitelma laadittiin edellisessä vaiheessa. Jos esimerkiksi toimittajalla ei ole kaikkia niitä ominaisuuksia, joita sidosryhmät ovat pitäneet tarpeellisina, kyseinen toimittaja ei siirry seuraavaan vaiheeseen.
Juuri nyt sinun ei tarvitse kaivaa liian syvältä. Tee vain lyhyt luettelo lähteistä, jotka voisivat toimia.
3. Keskustele myyjien kanssa tarpeistasi tapaamisessa.
Kun sinulla on luettelo mahdollisista vaihtoehdoista, sovi tapaaminen kunkin myyjän kanssa ja keskustele siitä, mitä yrityksesi tarvitsee.
Voi olla hyödyllistä, että joku alueesi sidosryhmä puhuu tästä asiasta, koska hän osaa johtaa keskustelua teknisestä näkökulmasta.
4. Lähetä tarjouspyyntö
Pidä näiden ensimmäisten keskustelujen jälkeen sisäinen kokous, jossa pääset eroon myyjistä, jotka eivät ole sopivia.
Tee RFQ (tarjouspyyntö) ja lähetä se muille vaihtoehdoille.
Tarjouspyyntöjen avulla saat selville, kuinka paljon eri myyjät veloittavat, ja voit rajata valintojasi hankkiutumalla eroon niistä, joiden hinnat ovat liian korkeat budjettiisi nähden.
5. Valitse eläinlääkärin myyjä
Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla lyhyt lista kolmesta viiteen myyjää, joiden ominaisuudet ja hinnat vastaavat tarpeitasi.
Nyt on aika tarkistaa jokainen mahdollinen palveluntarjoaja omien sääntöjesi perusteella.
Valintalista on tärkeä osa SaaS-ostoprosessia, koska sen avulla voit varmistaa, että valitsemasi myyjä ei aiheuta suuria tietoturvariskejä.
Tarkista jokainen mahdollinen lähde:
- Talouden vakaus
- PR-riski (aiemmat huonot uutiset)
- miten he käsittelevät tietoja (kuten GDPR-strategia).
Jos mahdolliset palveluntarjoajat eivät täytä lakisääteisiä vaatimuksia, poista heidät pois tarjouskilpailusta.
6. Valitse parhaalta tuntuva vaihtoehto.
Käytä tässä vaiheessa seuraavia asteikkoja arvioidaksesi kutakin lopullista toimittajavalintaasi:
- Myyjän riski
- Soveltuvuus ja taito
- Hinnoittelu
Valintojesi ja tavoitteidesi perusteella tämä vaihe perustuu sinuun. Esimerkiksi riskin pienentäminen saattaa olla tärkeämpää kuin parhaan tarjouksen saaminen.
Valitse myyjä, joka näyttää tässä tilanteessa parhaalta, ja valitse hänet.
7. Aloita puhuminen neuvotteluista
Yksi tärkeä osa tehokasta hankintaa on sopimusneuvottelut myyjien kanssa.
Sen lisäksi, että on tärkeää pitää kustannukset alhaisina – mitä paremmin voit neuvotella hinnoista, sitä suurempi on sijoitetun pääoman tuotto ja voitto – on myös tärkeää sopia esimerkiksi toimitusajoista ja siitä, miten asiakkaita autetaan.
8. Tee suhteesta virallinen
Kun kaikki ovat sopineet oston lopullisista yksityiskohdista, tee kaupasta virallinen allekirjoittamalla sopimus. Tämä käynnistää sopimuksen hallinnointiprosessin.
Varmista, että noudatat sisäistä hyväksyntätyönkulkuasi, jotta pysyt ostosääntöjen mukaisena.
9. Liitä jo olemassa olevaan tekniseen pino- tai syöttölinjaan.
Asioiden ja palvelujen hankkiminen operatiivisiin tarkoituksiin ei tapahdu tyhjiössä. Ostamasi uuden asian on sovittava hyvin siihen, miten jo teet asioita. Muuten se sotkee sen, miten hyvin asiat toimivat.
Tämän vuoksi on erittäin tärkeää laatia suunnitelma käyttöönottoa ja integrointia varten juuri nyt.
Sanotaan, että olet juuri löytänyt uuden työkalun sähköpostimarkkinointiohjelmistoon. Sinun täytyy:
- Siirrä tiedot jo käytössä olevista sovelluksista tai laskentataulukoista.
- Voit yhdistää CRM-, sosiaalisen median automaatio-, ERP-, projektinhallinta- ja muut markkinointiohjelmistot reaaliaikaisesti parempien tulosten saavuttamiseksi.
- Laadi uudet liiketoimintasäännöt, joissa määritellään, miten näitä työkaluja käytetään yhdessä.
10. Myyjien hallintajärjestelmän käyttöönotto.
Viimeisessä vaiheessa on laadittava suunnitelma uuden toimittajan jatkuvaa valvontaa ja hallinnointia varten.
Määrittele keskeiset suorituskykyindikaattorit, joilla edistymistä mitataan, ja kehitä menetelmä suorituskyvyn seuraamiseksi näiden suorituskykyindikaattoreiden perusteella. Myyjänhallintajärjestelmän kojelauta voi olla tehokas väline tähän tarkoitukseen.
Järjestä säännölliset tapaamiset toimittajasi kanssa, yleensä kolmen kuukauden välein, jotta voit tarkastella toimittajan suorituskykyä, käsitellä mahdollisia ongelmia ja keskustella parannusstrategioista.
Miten saada parhaat tarjoukset päivittäisistä ostoksista
Selvitä, mikä on paras yhdistelmä keskitettyä ja hajautettua ostamista.
Tiimit voivat tehdä kaikenlaisia hankintoja, myös operatiivisia hankintoja, kahdella eri tavalla:
- Kun yksi yritys vastaa kaikista ostoista, puhutaan keskitetystä hankinnasta.
- Kun toimipisteiden tai liiketoimintayksiköiden johtajille annetaan valta ostaa tavaroita tiimeilleen, tätä kutsutaan hajautetuksi hankinnaksi.
Kummallakin on hyvät ja huonot puolensa.
Keskitetty lähestymistapa auttaa yrityksiä hyödyntämään mittakaavaetuja ja pienentää hankintariskiä, koska se vähentää niiden työntekijöiden määrää, jotka voivat ostaa tavaroita. Toisaalta tätä menetelmää on yleensä vaikeampi käyttää, eivätkä osastojen tai sivukonttoreiden johtajat aina onnistu hankkimaan tarvitsemiaan tavaroita ja palveluja.
Hajautettuun malliin pätee päinvastoin: siihen liittyy enemmän riskejä, mutta sen toiminta on joustavampaa ja tehokkaampaa.
Hyvän tasapainon löytämiseksi olisi parasta antaa osastopäälliköiden ostaa oman tiiminsä tarvitsemat asiat (kuten ohjelmistotyökalut) ja keskittää sellaisten asioiden ostaminen, joita kaikki tiimit käyttävät yhtä paljon (kuten toimistotuotteet, kuten paperi).
Hallitse ostoprosessia ohjelmiston avulla.
Voit nopeuttaa hankintaprosessia käyttämällä ostotyökalun mukana tulevia automaatio-ominaisuuksia.
Voisit esimerkiksi luoda automaattisen hyväksymisprosessin, jotta kun osastopäälliköt pyytävät uuden ohjelmiston hankkimista, pyyntö menee suoraan henkilölle, joka voi tehdä päätöksen.
Hanki apua strategisen hankinnan ammattilaisilta
Strateginen ostaminen voi olla vaikeaa, varsinkin jos etsit esimerkiksi CRM:ää, jota et ole koskaan aiemmin ostanut.
Tällaisissa tilanteissa kannattaa aina kutsua ammattilaiset apuun.
Jos esimerkiksi käytät Vendriä SaaS-hankintojesi hoitamiseen, voit hyötyä ohjelmistojen ostoasiantuntijoidemme tietämyksestä ja kokemuksesta, sillä he voivat ehdottaa yrityksesi tarpeita vastaavia alustoja.
Kiinnitä huomiota eri toimittajiin
Toiminnallisissa hankinnoissa on kyse sellaisten asioiden ja palvelujen hankkimisesta, joita yritys tarvitsee toimiakseen normaalisti.
Sinulla on esimerkiksi ongelma, jos yksi palveluntarjoajista ei yhtäkkiä olekaan käytettävissä. Tämä voi johtua toimitusketjun hallintaan liittyvistä ongelmista tai siitä, että yritys lopettaa toimintansa.
Hyvä tapa vähentää tätä riskiä ja pitää hankinnat sujuvina on pyrkiä lisäämään toimittajien valikoimaa. Tämä tarkoittaa, että sinulla on ainakin yksi varalähde kaikille tärkeille liiketoimintahankinnoillesi.
Nykyisten toimittajasuhteiden säännöllinen tarkastelu ja auditointi.
Toimiva hankintaosasto, joka toimii hyvin, tarkistaa säännöllisesti kaikki suhteensa myyjiin.
Kun tarkistat seuraavat asiat kerran vuodessa, sen pitäisi riittää useimmille yrityksille ja myyjille:
- Kustannukset ja niiden vertailukelpoisuus
- Aikaisempi suorituskyky verrattuna suunnitelmiin
- Mitä liiketoiminta tarvitsee nyt
- Toimittajien vaarat ja toimenpiteet niiden vähentämiseksi
