Johdanto
Yritykset tarvitsevat hankinnasta maksuun (P2P) -prosessia tuotteiden ja palveluiden ostamiseen ja toimittajien maksamiseen. Tämä prosessi on optimoitava tehokkuuden parantamiseksi, kustannusten alentamiseksi ja virheiden vähentämiseksi. Yritykset voivat parantaa hankintaa, toimittajasuhteita ja talouden eheyttä parantamalla jokaista P2P-syklin vaihetta. Tässä artikkelissa käsitellään viisi keskeistä hankinnasta maksuun -prosessin optimointivaihetta, jotka edistävät operatiivista huippuosaamista ja vähentävät riskejä.
1. Standarisoida ja päivitä prosessit
Milloin viimeksi päivitit hankinnasta maksuun -prosessisi? Liiketoimintaprosessien on kehityttävä organisaatioiden mukana. Mikä tahansa yrityksesi prosessi onkaan, sitä voidaan parantaa.
P2P-standarointi parantaa tehokkuutta, vähentää virheitä ja vähentää petoksia. Selkeillä, yhtenäisillä osto-, laskutus- ja maksukäytännöillä yritykset voivat parantaa P2P-prosessin läpinäkyvyyttä.
P2P-prosessit standardisoidaan määrittämällä käytännöt hankintapyyntöjen, hyväksymisten, laskutuksen ja maksamisen osalta. Tämä varmistaa, että kaikki tapahtumat käsitellään järjestelmällisesti, mikä poistaa virheet ja petokset. Lisäksi se nopeuttaa päätöksentekoa ja hyväksyntää. Sidosryhmät tietävät tarvittavat toimenpiteet ja asiakirjat. Talous- ja hankintatiimilläsi on enemmän aikaa herkkiin tai vaarallisiin tilanteisiin.
Standardit auttavat varmistamaan vaatimustenmukaisuuden varmistamalla, että kaikki tapahtumat noudattavat sisäisiä valvontamenettelyjä ja ulkoisia säädöksiä. Se tarjoaa kattavan audit trailin hankintatoiminnasta, mikä helpottaa tapahtumien, epäjohdonmukaisuuksien ja vaatimustenmukaisuuskysymysten arviointia.
Standardisointi auttaa myös datan analysoinnissa ja hallinnassa. Yhtenäiset prosessit tuottavat tietoa, jota voidaan kerätä ja analysoida paljastamaan kulutustrendejä, toimittajien suorituskykyä ja säästömahdollisuuksia.
Hankinnasta maksuun -prosessien standardisointi nopeuttaa hankintaa ja maksamista, parantaa taloudellista valvontaa, läpinäkyvyyttä ja oivalluksia strategista päätöksentekoa varten.
2. Rakenna toimittajasuhteita hankinnasta maksuun -prosessissa
Hankinnasta maksuun (P2P) -prosessi perustuu toimittajasuhteisiin. Työskentely toimittajien kanssa tarkoittaa luottamuksen, kunnioituksen ja yhteisten tavoitteiden rakentamista – ei pelkästään sopimusten ja transaktioiden hallintaa. Toimitusketjun viivästyksien aikana toimittajasuhteet voivat parantaa tuotteen laatua, hinnoittelua ja palvelua, mikä hyödyttää liiketoimintaa.
Selkeä viestintä on välttämätöntä vahvoissa toimittajasuhteissa. Kokousten, puhelimen tai digitaalisten kanavien avulla viestintä mahdollistaa toistensa tarpeiden, odotusten ja vahvuuksien ymmärtämisen. Se auttaa myös ratkaisemaan ongelmat nopeasti, mikä vähentää toimitusketjun viiveitä. Suorituskykysi voi parantua, jos käytät oikeita työkaluja ja teknologiaa toimittajien kanssa vuorovaikutukseen.
Toimittajien hallinta riippuu kriittisesti suorituskyvyn arvioinnista. Yritykset voivat tunnistaa hyvän palvelun ja korjata ongelmat vertaamalla jatkuvasti toimittajan suorituskykyä hyväksyttyihin kriteereihin ja KPI-mittareihin. Tämä motivoi toimittajia ylittämään odotukset ja auttaa pitämään standardit korkeina.
Luova yhteistyö toimittajien kanssa voi lopulta tuottaa innovatiivisia hankinnasta maksuun -ratkaisuja. Toimittajien kutsuminen osallistumaan hankkeisiin voi paljastaa odottamattomia arvoja prosessien parantamisesta kustannussäästöihin, mikä vahvistaa hankintastrategiaa.
3. Paranna datan näkyvyyttä ja laatua hankinnasta maksuun -prosessissa
Korkealaatuinen, helposti saatavilla oleva tieto auttaa hankinta- ja taloustiimejä tekemään päätöksiä, seuraamaan kustannuksia ja hallitsemaan P2P-sykliä. Järjestelmien ja ratkaisujen käyttöönotto, jotka varmistavat tiedon tarkkuuden, täydellisyyden ja johdonmukaisuuden. Yhtenäisyyden ja tehokkuuden lisäksi tämä säästää taloustiimiltäsi aikaa ja stressiä.
Parempi näkyvyys vaatii datan keskittämistä. Organisaatiot voivat vähentää tietosiiloja ja yksinkertaistaa tietojen analysointia integroimalla hankintatiedot yhteen järjestelmään. Keskittäminen parantaa tapahtumien seurantaa tilauksesta maksuun ja mahdollistaa reaaliaikaisen hankintojen valvonnan.
Säännölliset tiedon auditoinnit ja puhdistukset ovat ratkaisevia. Nämä menetelmät säilyttävät hankintatietojen eheyden tunnistamalla ja korjaamalla virheet, päällekkäisyydet ja vanhentuneet tiedot. Standardoidut tietojen syöttöprosessit ja automaatio poistavat manuaaliset virheet ja lisäävät tietojen keräämisen tehokkuutta. Trustpairin, huipputason petostentorjuntaohjelmiston, tietokontrollit ylläpitävät terveellistä toimittajarekisteriä jatkuvasti.
Kehittyneet analytiikkateknologiat lisäävät korkealaatuisen datan arvoa. Nämä teknologiat mahdollistavat proaktiivisen hankintojen hallinnan ja strategisen päätöksenteon luotettavan datan perusteella paljastamalla kulutustrendejä, toimittajien suorituskykyä ja mahdollisia pullonkauloja.
4. Säilytä jatkuva parantaminen ja valvonta
Yritysten, jotka haluavat parantaa tehokkuutta, säästää kustannuksia ja pysyä kilpailukykyisinä, on jatkuvasti parannettava hankinnasta maksuun (P2P) -prosessia. Tämä menetelmä arvioi ja parantaa koko P2P-sykliä, hankinnasta ja hankinnasta maksamiseen ja toimittajasuhteiden hallintaan. Hankinnasta maksuun -prosessin tulisi olla ketterä ja strategisiin tavoitteisiin linjassa.
Organisaatioiden on oltava proaktiivisia löytääkseen tehottomuuksia ja parannusmahdollisuuksia. Sidosryhmien palaute toimittajilta, hankintatiimeiltä ja talousosastoilta voidaan käyttää säännöllisissä auditoinneissa ja suorituskyvyn arvioinneissa. Nämä arvioinnit voivat löytää pullonkauloja, vanhentuneita prosesseja ja uusia vaaroja.
Innovaatio ja teknologia ovat avainasemassa jatkuvassa kehityksessä. Tekoäly, koneoppiminen ja lohkoketju voivat automatisoida prosesseja, parantaa tiedon analytiikkaa ja turvata P2P-tapahtumat.
5. Optimoi prosessi automaation ja ohjelmistojen avulla hankinnasta maksuun -prosessissa
Automaattinen P2P-ratkaisu voi vähentää manuaalisia virheitä, nopeuttaa käsittelyä ja lisätä hankintojen näkyvyyttä. Sähköiset ostotilaukset, laskut, maksut sekä täsmäytys- ja hyväksymisprosessit voidaan automatisoida.
Osa prosessistasi voidaan automatisoida ohjelmistolla. Se myös eliminoi työvoimakustannukset ja inhimilliset virheet, jotka olisivat korjaamattomia, jos ne tehtäisiin manuaalisesti. Petostentorjuntaohjelmisto kuten Trustpair varmistaa turvallisen hankinnasta maksuun -prosessin.
Tilitiedot tulisi tarkistaa ennen jokaista rahansiirtoa turvallisuuden vuoksi. Manuaalisesti tehtynä se on aikaa vievää ja virhealtista. Olisi lähes mahdotonta jatkuvasti tarkistaa kaikkia toimittajatietoja. Järjestelmämme vertaa välittömästi kolmannen osapuolen tietoja kansainvälisiin tietoihin. Koneoppiminen antaa meille mahdollisuuden nopeasti tunnistaa epätavallista toimintaa ja varoittaa käyttöliittymääsi.
Yhteenveto
Yhteenvetona voidaan todeta, että operatiivisen tehokkuuden parantaminen ja taloudellisten transaktioiden varmistaminen riippuvat hankinnasta maksuun -järjestelmän optimoinnista. Prosessien standardisointi, vahvojen toimittajasuhteiden kehittäminen, data näkyvyyden parantaminen, jatkuvan parantamisen ylläpitäminen ja automaation hyödyntäminen voivat auttaa yrityksiä yksinkertaistamaan hankintatoimintaa ja vähentämään riskejä. Näitä parhaita käytäntöjä noudattamalla et vain lisää tuottavuutta, vaan myös vahvistat taloudellisia toimintoja petoksia ja virheitä vastaan, mikä varmistaa ketterämmän ja vaatimustenmukaisemman yrityksen. Näiden tekniikoiden omaksuminen auttaa organisaatiotasi menestymään pitkällä aikavälillä kilpailukykyisessä yritysympäristössä.
