Keskisuurten ja suurten yritysten, jotka haluavat kasvattaa toimittajasuhteitaan tai tehdä pitkäaikaisia sopimuksia, on ymmärrettävä hankintaprosesseja. Nämä sopimukset perustuvat pitkälti hankintasopimuksiin, joissa määritellään molempien osapuolten odotukset ja velvoitteet.
This post will explain procurement contracts and their benefits.
Tämä virka opettaa:
- Hankintasopimusten perusteet
- Täydellisen sopimuksen keskeiset osat
- Sopimustyypin valinta yrityksellesi
- Hankintasopimusten hyödyt toiminnan optimoinnissa
Hankintasopimukset
Ostajan ja toimittajan välisessä hankintasopimuksessa määritellään tuotteiden tai palvelujen ostamisen ehdot. Siinä vahvistetaan myyjä-, tuote-, maksu- ja neuvotteluehdot yrityksen ja toimittajan vaatimusten täyttämiseksi.
Hyvässä hankintasopimuksessa tasapainotetaan molempien osapuolten edut ja määritetään tuotteen hallinta, mukaan lukien tilaus, maksu ja toimitus.
Mitkä ovat hankintasopimuksen tärkeimmät osatekijät?
Hankintasopimukset ovat huolellisesti laadittuja sopimuksia, jotka suojaavat molempia osapuolia, selventävät odotuksia ja tehostavat prosesseja. Hankintasopimuksen selkeät ja perusteelliset määräykset ovat olennaisen tärkeitä.
Se vähentää väärinkäsitysten ja riitojen todennäköisyyttä ja luo puitteet onnistuneelle yhteistyölle.
Jokaisen hankintasopimuksen tulisi sisältää nämä olennaiset seikat.
Työselitys
SOW on kaikkien hankintasopimusten perusta. Siinä esitetään yksityiskohtaisesti toimittajan tavarat ja palvelut. Hyvin määritelty SOW kattaa projektin tavoitteet, laajuuden, suoritteet, päivämäärät ja suoritusstandardit, jotta molemmat osapuolet tietävät, mitä odottaa. Selkeys estää laajuuden lipsumisen ja pitää projektin aikataulussa.
Maksuehdot
Siinä kuvataan, miten ja milloin toimittajalle maksetaan. Siihen sisältyvät sopimushinta, maksuaikataulu, laskutustavat ja viivästyssakot tai huonon suorituksen seuraamukset. Selkeiden maksuehtojen ansiosta toimittajat tietävät, milloin he voivat odottaa maksua, ja ostajat voivat hallita budjetteja ja kassavirtoja.
Sopimusneuvottelut
Sopimusneuvotteluissa sovitaan ehdoista. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä odotusten asettamisessa, SOW:sta keskustelemisessa ja oikeudenmukaisten ja edullisten ehtojen vahvistamisessa kaikille osapuolille. Hyvän suhteen luominen ostajan ja toimittajan välille neuvottelujen avulla luo pohjan pitkäaikaiselle yhteistyölle.
Sopimuksen elinkaaren hallinta
Sopimuksen elinkaaren hallinta (CLM) käsittää sopimuksen käynnistämisen, toteuttamisen, suorituskyvyn seurannan ja uusimisen tai irtisanomisen. CLM on olennaisen tärkeää, jotta voidaan käsitellä sopimusten tarkistuksia ja varmistaa, että molemmat osapuolet pitävät lupauksensa. CLM:n tehokkuus parantaa kumppanuuksia, vaatimustenmukaisuutta ja toiminnan tehokkuutta.
Toimittajien suorituskyvyn hallinta
Tavarantoimittajien suorituskyvyn seuranta ja valvonta on olennaisen tärkeää tuotteiden ja palvelujen laadun kannalta. Aseta suorituskyvyn vertailuarvot, arvioi usein ja anna kommentteja. Toimittajien suorituskyvyn hallinta auttaa tunnistamaan parannuskohteet, varmistamaan sopimusten noudattamisen ja parantamaan tuotteiden ja palvelujen laatua.
Toimittajariskin hallinta
Toimittajariskien hallinta tunnistaa, arvioi ja lieventää ulkoisia toimittajariskejä. Esimerkkeinä voidaan mainita rahoitusvakaus, geopolitiikka ja toimitusketjun häiriöt. Yritykset voivat minimoida toiminnalliset häiriöt ja varmistaa vakaan toimitusketjun hallitsemalla näitä riskejä ennakoivasti.
Mikä hankintasopimus sopii yrityksellesi?
Arvon maksimointi ja toimittajan menestyksen takaaminen edellyttää oikeanlaista hankintasopimusta.
Liiketoimintasi tarpeiden ja toimittajien palvelujen tulisi määrittää sopimustyyppi, sillä ne voivat vaikuttaa suuresti neuvotteluprosessiin ja sopimuksen tekemiseen.
Tarkastellaan kiinteähintaista, kustannuskorvauksellista sekä aika- ja materiaalihintaista hankintasopimusta, jotta voit valita organisaatiollesi sopivan hankintasopimuksen.
Kiinteähintainen sopimus
Kiinteähintaiset sopimukset soveltuvat hyvin määriteltyihin hankkeisiin, joissa on realistiset kustannusarviot.
Tällä sopimuksella taataan hinta, koska toimittaja toimittaa tietyt tuotteet tai palvelut tiettyyn hintaan. Budjetointi ja rahoitussuunnittelu hyötyvät siitä, että kustannusylitykset siirretään toimittajalle. Kiinteähintaiset sopimukset sopivat erinomaisesti hankkeisiin, joissa on selkeät eritelmät ja ennustettavat tulokset, koska ne edistävät tehokkuutta ja kustannusten hallintaa.
Kustannusten korvaamista koskevat sopimukset
Kustannusten korvaamista koskevat sopimukset ovat avuksi silloin, kun hankkeen laajuus on epäselvä tai kustannuksia ei voida ennustaa. Ostaja maksaa tavarantoimittajan kustannukset ja lisäksi maksun tai voiton.
Tämä sopimus mahdollistaa hankemuutokset, mutta edellyttää tiukkaa hallinnointia ja tarkastusta kustannusten valvomiseksi ja budjetin ylitysten välttämiseksi. Monimutkaiset hankkeet, jotka edellyttävät joustavuutta, hyötyvät kustannusten korvaamista koskevista sopimuksista.
Materiaali- ja aikasopimus
Aika- ja materiaalisopimukset soveltuvat hankkeisiin, joissa työn arvioiminen on vaikeaa. Tavarantoimittajille maksetaan hankkeen ajasta ja materiaaleista.
Tämä joustava sopimusmuoto on hyödyksi hankkeille, joiden laajuus vaihtelee tai joihin on suunniteltu muutoksia. Menojen seuranta ja hankkeen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tarkkaa hallinnointia.
Mitä etuja hankintasopimuksilla on?
Tehokkaat hankintasopimukset ovat osa yrityksen toiminnan tehokkuutta ja taloudellista terveyttä.
Miksi hankintasopimukset voivat auttaa organisaatiotasi maksimoimaan tulot ja luomaan avoimen, vastuullisen ja yksinkertaistetun hankintaprosessin.
Voiton maksimointi
Hankintasopimus maksimoi tulot. Yritykset voivat välttää väärinkäsityksiä ja heikkolaatuisia tavaroita ja palveluja määrittelemällä nimenomaisesti hinnoittelun, toimitusaikataulut ja laatuvaatimukset. Lisäksi hankintasopimuksilla voidaan neuvotella volyymialennuksia ja edullisia ehtoja, mikä lisää kustannussäästöjä ja voittomarginaaleja.
Avoimuuden lisääminen
Liiketoimintasuhteet edellyttävät avoimuutta, ja hankintasopimukset auttavat molempia osapuolia ymmärtämään odotukset, velvoitteet ja tulokset. Sopimuksissa määritellään, mitä hankitaan, mihin hintaan ja millä ehdoilla. Tämä tietotaso vähentää sekaannuksia ja ristiriitoja varmistamalla, että tarjoaja ja ostaja ymmärtävät sopimuksen.
Erimielisyyksien poistaminen
Hyvin laaditussa hankintasopimuksessa ilmoitetaan kaikki ehdot ja edellytykset erimielisyyksien välttämiseksi. Oikeudellisena asiakirjana se tarjoaa selkeän rakenteen riitojen ratkaisua varten. Hankintasopimukset vähentävät konfliktiriskiä ennakoimalla huolenaiheet ja kattamalla kaikki perusteet, mikä säästää aikaa ja rahaa riita-asioissa.
Toimittajan ja ostajan vastuu ja vastuu
Hankintasopimuksissa mainitaan selkeästi molempien osapuolten velvollisuudet ja vastuut, mikä varmistaa vastuuvelvollisuuden. Tämä kattaa tuotetiedot, toimitusajat ja suorituskykytavoitteet. Kun nämä ehdot vahvistetaan, palveluntarjoaja ja asiakas sitoutuvat oikeudellisesti täyttämään velvoitteensa, ja jos jompikumpi osapuoli laiminlyö velvoitteidensa täyttämisen, ne voivat hakea nimenomaista korvausta. Keskinäinen vastuuvelvollisuus lisää luottamusta ja ammattimaisuutta liiketoiminnassa.
Pyyntöprosessien standardointi
Hankintasopimuksilla standardoidaan pyyntöprosesseja ja parannetaan toiminnan tehokkuutta. Standardointi nopeuttaa ja parantaa hankintoja. Se varmistaa myös yhdenmukaisuuden pyyntöjen käsittelyssä, arvioinnissa ja hyväksymisessä, jolloin vältetään virheet ja laiminlyönnit.
Hyväksynnän ja suuntaviivojen laatiminen asteikkohinnoittelua, ehtoja ja riskinarviointia varten.
Hankintasopimukset mahdollistavat myös viralliset hyväksymisprosessit ja säännöt hinnoittelun, ehtojen ja riskien analysoimiseksi mittakaavassa. Tämä on ratkaisevan tärkeää yrityksille, joiden hankintamäärät ovat suuria.
Vakiomuotoinen lähestymistapa takaa, että jokainen sopimus tutkitaan perusteellisesti ja johdonmukaisesti, mikä vähentää riskejä ja yhdenmukaistaa hankinnat strategisten tavoitteiden kanssa.
Mikä tekee hankintasopimuksesta onnistuneen?
Hyvä hankintasopimus on avain yrityksen tehokkuuteen ja toimittajien uskollisuuteen. Sopimusten allekirjoittamisen lisäksi siihen sisältyy strategisia toimia, joilla maksimoidaan molemminpuolinen hyöty ja suorituskyky.
Sopimusten työnkulun huolellisen suunnittelun on sisällettävä hankinnat, neuvottelut ja sopimuksen tekemisen jälkeinen hallinnointi. Tutustu keskeisiin muuttujiin, jotka tekevät hankintasopimuksesta onnistuneen.
Kaikki hankintamenetelmät olisi otettava huomioon.
Onnistuneet hankintasopimukset edellyttävät hankintaprosessien perusteellista tuntemusta. Tämä käsittää markkina-analyysin, toimittajien arvioinnin ja lopullisen valinnan. Näiden prosessien ymmärtäminen auttaa sopimuksia vastaamaan yrityksen ja markkinoiden tarpeisiin.
Neuvottele laajasti
Neuvotteluissa on kyse molempia osapuolia hyödyttävistä järjestelyistä, ei pelkästään hinnasta. Molempien osapuolten vaatimukset ja odotukset täytetään laajoilla neuvotteluilla, jotka koskevat muun muassa laajuutta, aikataulua ja laatua. Tämä vaihe on olennainen oikeudenmukaisen ja kestävän sopimuksen kannalta.
Tarjoa yksityiskohtaiset vaatimukset
Hankintasopimusten on oltava selkeitä. Kriteerien selkeä määrittely poistaa epäselvyyksiä, asettaa odotuksia ja auttaa mittaamaan toimittajan suorituskykyä. Yksityiskohtaiset vaatimukset helpottavat sopimusmuutoksia ja konfliktinratkaisua.
Määrittele suorituskykyä koskevat keskeiset suorituskykyindikaattorit.
Toimittajan suorituskyvyn seuranta ja arviointi suhteessa sopimusehtoihin edellyttää suorituskykyindikaattoreiden määrittelyä. SMART KPI:t antavat molemmille osapuolille mahdollisuuden arvioida sitoumusta ja tehdä muutoksia.
Sidosryhmien on tunnettava kaikki ehdot
Sidosryhmien on ymmärrettävä sopimusehdot. Kaikki tuntevat vastuunsa, odotuksensa ja onnistumisen kriteerit, mikä edistää yhteistyötä ja avointa kumppanuutta.
Kehittää sopimusten hallinnointistrategioita tarjouksen jälkeen.
Hankintasopimuksen elinkaari jatkuu sopimuksen tekemisen jälkeen. Muutosten, ongelmanratkaisun ja jatkuvan kehittämisen kannalta sopimustenhallintaratkaisut ovat välttämättömiä. Tähän kuuluvat säännölliset arvioinnit, suorituskyvyn seuranta ja uudelleenneuvottelut muuttuvien tarpeiden tai olosuhteiden huomioon ottamiseksi.
Yritykset voivat tehdä hankintasopimuksistaan strategisia välineitä, jotka edistävät arvoa, suorituskykyä ja menestyksekästä suhdetta, käsittelemällä neljää kriittistä osa-aluetta.
