Toimittajasuhteiden hallinnalla pyritään kustannusten vähentämiseen, toimittajien suorituskyvyn parantamiseen ja pitkäaikaisiin kumppanuuksiin.
Vahva sopimustenhallintaprosessi, joka ulottuu sopimusten neuvottelemista ja laatimista pidemmälle, tukee edistymistä kohti kutakin näistä tavoitteista arvioimalla ja hallinnoimalla myyjien odotuksia ja suorituskykyindikaattoreita.
Learn how vendor contract management helps meet procurement goals and learn the seven steps to efficient contract management.
Myyjäsopimusten hallinta
Toimittajasopimusneuvottelujen, hyväksynnän ja täytäntöönpanon valvonta on toimittajasopimusten hallinnointia. Hyvään toimittajasopimusten hallintastrategiaan kuuluu säännöllinen suorituskyvyn arviointi, jonka avulla tarkistetaan, että toimittajat noudattavat sopimuksia.
Myyjäsopimuksissa palveluntarjoajien on ehkä täytettävä ohjelmistojen käytettävyyttä koskevat vähimmäisvaatimukset.
Tapaat neljännesvuosittain myyjän sidosryhmien kanssa keskustellaksesi sopimuksen suorituskyvystä. Jos myyjät tuottavat pettymyksiä, mukautat heidän sopimuksiaan parannusmenetelmien avulla.
Hankintaryhmä hallinnoi sopimuksia, vaikka oikeudellinen osasto voi auttaa uusien sopimusten laatimisessa ja neuvottelemisessa.
Mitkä ovat sopimusten hallinnoinnin tavoitteet?
Sopimusten hallinnalla on kolme tavoitetta:
- Vähennä toimittajariskiä. Kaikkiin toimittajasuhteisiin liittyy taloudellisia, toiminnallisia ja maineeseen liittyviä riskejä. Sopimukset vähentävät riskiä asettamalla vähimmäisodotukset. SaaS-tietoturvariskiä voidaan pienentää vaatimalla palveluntarjoajia tekemään tietoturva-arviointeja sopimuksin.
- Varmista, että toimittajat noudattavat sopimuksia. Sopimusten hallinnointi edellyttää säännöllisiä arviointikokouksia, joissa arvioidaan toimittajien suorituskykyä ja pidetään heidät vastuussa suorituskykyindikaattoreiden noudattamisesta.
- Luo pitkäaikaisia toimittajasuhteita. Pitkäaikaiset toimittajakumppanuudet lisäävät hankintojen kannattavuutta (mitä harvemmin sinun on etsittävä uusia toimittajia, sitä edullisemmat ovat hankintamenosi). Sopimusten hallinta auttaa sinua havaitsemaan varhaisessa vaiheessa ongelmat, kuten sopimuksen noudattamatta jättäminen ja suorituskykyindikaattoreiden alittavuus, mikä parantaa pitkäaikaisia suhteita.
Mikä erottaa hankinnat sopimusten hallinnoinnista?
Hankintojen johto valvoo ja ohjaa yrityksesi hankintatoimintaa. Siihen sisältyy:
- Yritysten tarpeiden selvittäminen
- Ostopyynnöt
- Myyjien arviointi ja vertailu
- Toimittajasopimusten neuvotteleminen
- Tehdä ostotilauksia
- Vastaanotettujen tavaroiden tai palvelujen tarkistaminen
- Laskujen maksujen hyväksyminen ja hallinnointi
- Myyjäyhteyksien ylläpito
Sopimusten hallinnointi käsittää sopimusneuvottelut, sopimusten laatimisen ja toteuttamisen sekä toimittajasuhteiden hallinnan (kuten sopimusten noudattamisen).
Sopimusten hallinta on siis osa hankintojen hallintaa.
Sopimuksenhallintaprosessi tehokasta toimittajahallintaa varten
Sopimuksenhallinnan tavanomainen työnkulku koostuu seitsemästä vaiheesta.
Tavoitteista, hankintatyypistä (toimitusketju tai SaaS) ja sisäisistä säännöistä riippuen kunkin yrityksen sopimusten elinkaaren hallinnan lähestymistapa vaihtelee.
Aloita tästä seitsemänvaiheisesta sopimustenhallintamenetelmästä ja räätälöi se yrityksellesi sopivaksi.
1. Sopimuksen laatiminen
Myyjä ja hankintaryhmä keskustelevat tavoitteista, odotuksista ja riskeistä ennen alkuperäisen sopimuksen laatimista.
Lakimiehet tai myyjät voivat laatia tämän, riippuen järjestelystäsi.
2. Myyjän odotuksista neuvotteleminen
Vaikka koko sopimus saatetaan neuvotella ennen sen kirjoittamista, neuvottelujen aloittamiseksi laaditaan yleensä alustava sopimus.
Kun kaikki myyjän odotukset on esitetty sopimusluonnoksessa, osapuolet saattavat haluta tarkentaa seuraavia kohtia:
- Maksuehdot
- Keskeiset päivämäärät käyttöönotolle ja täytäntöönpanolle
- Tietoturvasitoumukset.
Kaikki sovitut tarkistukset muokataan sopimusasiakirjaan.
3. Lopullisen sopimuksen hyväksyminen
Sopimuksen hyväksymistä varten kaikki sidosryhmät arvioivat ja hyväksyvät lopullisen sopimuksen.
Koska kaikki osapuolet ovat osallistuneet laatimiseen ja neuvotteluihin, prosessi on yleensä sujuva.
Johtavan johtoryhmän jäsenen on kuitenkin ehkä hyväksyttävä sopimus.
4. Sopimuksen allekirjoittaminen
Kun kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksen, tarvitaan allekirjoitukset.
Nykyään digitaaliset allekirjoitukset ovat yleisiä. Tämän vaiheen digitalisointi antaa molempien osapuolten sidosryhmille mahdollisuuden vahvistaa sopimus laillisesti ilman, että se tarvitsee tulostaa ja hankkia kaikkien allekirjoitukset.
5. Sopimusvelvoitteiden täyttäminen
Sopimuksen ehdot pannaan täytäntöön (tai toteutetaan) tässä vaiheessa.
Maksut suoritetaan, tuotteet toimitetaan ja hyväksytään, ohjelmistot otetaan käyttöön ja henkilöstö koulutetaan.
6. Myyjän suorituskyvyn seuranta
Sopimuksen hallintaryhmän on seurattava myyjän toimintaa ja pidettävä hänet vastuullisena koko sopimuksen ajan.
Tämä saavutetaan seuraamalla myyjien keskeisiä tunnuslukuja ja suunnittelemalla suhteiden hallinnointiin liittyviä kokouksia, joissa analysoidaan suorituskykyä ja ehdotetaan ratkaisuja.
7. Sopimuksen uusiminen tai vaihtaminen
Voit irtisanoa tai uusia sopimuksen myyjän kanssa määräajan päättyessä.
Näin voit neuvotella uudelleen hinnoittelusta ja suorituskyvyn takauksista. Sopimuksen hallintaprosessi alkaa alusta uudelleenneuvottelujen yhteydessä.
Sopimusten hallinnan parhaat käytännöt Effective Vendor Management -teoksessa
Selvitä odotuksesi.
Myyjäsopimusten onnistunut hallinnointi edellyttää tavoitteiden, prioriteettien ja odotusten selkeää välittämistä. Suuri osa sopimuksesta on sitä varten, mutta monet sopimukset eivät ole riittävän yksiselitteisiä.
Tämä jättää joitakin odotuksia tulkinnanvaraisiksi, ja ristiriitoja syntyy, kun odotuksia ei täytetä.
Sopimuksissa sanotaan usein ”kohtuullisessa ajassa”. Esimerkkejä tästä ovat esimerkiksi seuraavat: ”Palveluntarjoaja vastaa uusiin asiakastukipyyntöihin kohtuullisessa ajassa.”
Ilman ”kohtuullista aikataulua” tämä lauseke voi olla ristiriidassa.
72 tuntia voi tuntua kohtuuttomalta, jos odotat yrityspankkisi apua maksamatta jääneen maksun tunnistamiseksi. Jos palveluntarjoajalla on puolet miehistöstään vapaalla pankkivapaapäivän vuoksi, tämä aikataulu voi kuitenkin olla kohtuullinen. ”Kohtuullisen aikataulun” sijaan hyvä sopimus sisältää toimittajan määräajat.
Ole selvillä suhteeseen liittyvistä odotuksistasi koko sopimusvalmistelun ja -neuvottelujen ajan ja sisällytä ne sopimukseen.
Sopimuksen suorituksen objektiivinen tarkastelu
Sinun tulisi raportoida objektiivisesti sopimussuorituksesta myyjien arviointikierroksilla.
Helpoin tapa säilyttää puolueettomuus on keskittyä neuvottelujen aikana asettamiisi päämittareihin.
Kuvittele neljännesvuosittainen sopimuksen suorituskyvyn arviointi palkanlaskentaohjelmiston toimittajan kanssa. Alustan käyttökatkokset haittaavat toiminnan hallintaa.
Sopimuksen mukainen 99,8 %:n käytettävyyden vähimmäiskriteeri helpottaa toimittajan vastuuseen asettamista. Enää ei tarvitse sanoa: ”Meidän mielestämme alustallanne on liikaa käyttökatkoksia.” Sen sijaan voit huomauttaa: ”Käytettävyytenne tällä vuosineljänneksellä on ollut 99,5 %, mikä on alle sopimuksen mukaisen 99,8 %:n KPI:n.”
Sopimusneuvottelutaitojen parantaminen myyjien tehokasta hallinnointia varten.
Myyjähallinta edellyttää SaaS-sopimusneuvottelutaitoja.
Se on muutakin kuin hinnasta tinkimistä. Tarvitaan neuvottelutaitoja:
- Tärkeimmät päivämäärät ja välitavoitteet
- Tulosindikaattorit ja tulosodotukset
- Tukilippuihin liittyvien ongelmien käsittely
Voit parantaa sopimusneuvottelutaitojasi harjoittelemalla, mutta on parasta valmistautua ennen neuvotteluja.
Sopimusten valvonta myyjien hallintajärjestelmässä
Sopimustenhallintaohjelmisto järjestää myyjien sopimustiedot niin, että löydät ne aina ja virtaviivaistaa manuaalisia toimintoja voittojen kasvattamiseksi:
- Mallit nopeuttavat sopimusten laatimista.
- Sopimusten uusimisilmoitukset pitävät sopimukset elossa.
- Vaatimustenmukaisuuden riskienhallinta paranee automatisoitujen hyväksyntätyönkulkujen avulla.
Jos tarvitset vain asiakirjojen säilytystä, sopimusvarasto toimii. Toimittajahallintaan liittyy sekä suhteita että sopimuksia.
Jos haluat maksimoida kolmannen osapuolen toimittajasuhteet, investoi sopimushallintaa pidemmälle menevään toimittajahallintajärjestelmään.
