Johdanto
Nykyaikaisten liiketoimintojen monimutkaisuuden hallitseminen vaatii muutakin kuin tarkkaa silmää tehokkuuden suhteen. Kun organisaatiot pyrkivät parantamaan tuottavuuttaan ja keskittymään ydinosaamiseensa, liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO) tarjoaa tehokkaan ratkaisun.
Delegoimalla muita kuin ydintoimintoja erikoistuneille ulkoisille palveluntarjoajille yritykset voivat virtaviivaistaa työnkulkujaan, vähentää kustannuksia ja hyödyntää maailmanlaajuista asiantuntemusta.
Tässä artikkelissa syvennytään BPO:n mekaniikkaan prosessikartoituksesta ja työnkulun mallintamisesta oikeiden palveluntarjoajien valintaan ja operatiivisten hyötyjen hyödyntämiseen. Tutustu siihen, miten BPO:n integroiminen strategiaasi voi muuttaa liiketoimintasi.
1. Liiketoimintaprosessien ulkoistamisen prosessikartoitus
Liiketoimintaprosessien kartoitus on tehokas tekniikka prosessin vaiheiden graafiseen esittämiseen ja prosessin kulun yksityiskohtaiseen kuvaamiseen.
Tässä menetelmässä organisaation prosessit kuvataan niin, että kaikki näkevät kokonaiskuvan ja voivat työskennellä yhdessä tavoitteiden saavuttamiseksi.Liiketoimintaprosessien kartoituksessa voidaan vastata kolmeen pääkysymykseen kaavioiden, vuokaavioiden ja symbolien avulla.
2. Työnkulun mallintaminen
BPO-työnkulun mallintaminen sisältää ennalta määritellyt menetelmät liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Mieti uusien työntekijöiden perehdyttämistä. Protokollan luominen yksinkertaistaa ja standardoi perehdyttämistä.
Miten voisit tehostaa tiimisi työtä? Harkitse työnkulkumallia.
Työnkulun malli on työnkulun kaavio. Se antaa yleiskuvan koko prosessista, jotta voit tunnistaa heikkoudet.
Tiimi voi helposti seurata työnkulkumallia eikä jää mistään paitsi. Mikä tahansa toiminto voidaan valvoa täysin.
Työnkulkumallien kehittäminen voi auttaa organisaatioita:
- Tehokkuuden lisääminen
- Estää virheitä
- Kaikkea toteutettavissa olevaa olisi yksinkertaistettava
- Käytä vähemmän rahaa liiketoimintaan.
- Paranna tuotteitasi.
3. Palveluntarjoajan valinta
Yritys tarvitsee sujuvaa työnkulkua kriittisten tehtävien suorittamiseksi, jotta se voi menestyä maailmanlaajuisesti. Resurssien parempi käyttö on ensisijainen tavoite.
Asiantunteva ulkopuolinen palveluntarjoaja voi hoitaa back-office-tehtävät. Yksi parhaista puolista BPO:n käyttämisessä on se, että se voi virtaviivaistaa lukuisia toimistotoimintoja.
BPO on parempi kuin omat tiimit. Se on kallista ja aikaa vievää. Ennen ulkoisen palveluntarjoajan palkkaamista yrityksen on tutkittava.
Neljä BPO-yrityksen näkökohtaa:
Katso niiden ihmisten prosenttiosuus, jotka suosittelisivat tätä.
Kokemuksella on merkitystä BPO-yrityksen valinnassa. Kannattaa myös ottaa huomioon heidän työnsä laatu. Onneksi heidän aiempaa suoritustaan voidaan arvioida.
Net Promoter Score (NPS) arvioi asiakkaiden suosittelua tuotteesta tai palvelusta. Net Promoter Score (NPS) mittaa yrityksen asiakkaiden sitoutumista ja tyytyväisyyttä.
Tämä luokitusjärjestelmä mittaa kuluttajien uskollisuutta. Tähän liittyy yleensä kyselytutkimus, johon osallistuu joukko kiinnostuneita osallistujia.
Oikean BPO-yhtiön valitseminen, joka ottaa käyttöön
Kun organisaatiot valitsevat BPO-yrityksen, jolla on korkea suositusprosentti, ne saattavat kohdata ongelmia integroita maailmanlaajuiset alustansa paikallisten palveluntarjoajien ohjelmistoihin. Tämä tragedia voidaan välttää, mutta sillä on maailmanlaajuisia taloudellisia vaikutuksia.
Valitse maailmanlaajuinen BPO-palveluntarjoaja, joka voi muodostaa yhteyden maailmanlaajuiseen infrastruktuuriin. Jos sinulta puuttuu liitäntöjä, valitse ulkoistava IT-osasto, jonka kanssa voit olla yhteydessä. BPO-yritykset ovat valmiita auttamaan sinua päätöksen tekemisessä.
Kiinnostunut menestyksestäsi
Yhteydenpito on helpompaa kuin koskaan, mutta aidon huolen löytäminen yrityksiltä ja muilta tahoilta on vaikeampaa. Henkilökohtainen arvo on käymässä tarpeettomaksi liike-elämässä, kun taas todellisista keskusteluista on tulossa hyödykkeitä.
Business practices can indicate a business process outsourcing firm’s commitment to its offered services. Their organisational structure should be more clear if you trust their technological ability.
Ammattitaitoinen laadunvalvontaryhmä on myös ihanteellinen. Jos he toimittavat mainoksiaan, voimme tietää, että liiketoimintaprosessi välittää menestyksestäsi.
Valitse huippuluokan liiketoimintaprosessien ulkoistaminen.
Tarkista, miten BPO-yritys käyttää IT-osaamistaan sen jälkeen, kun olet varmistanut, että ne vastaavat sinun osaamistasi. Tämä edellyttää, että BPO-yritys maksimoi resurssinsa tarjotakseen erinomaista asiakaspalvelua.
Jos BPO:lla on huippuluokan infrastruktuuri mutta pitkät puhelinlinjat, kannattaa varoa. Ensiluokkainen tarkoittaa erinomaista asiakaspalvelua. Tämä on ratkaisevan tärkeää BPO-yrityksille, jotka ovat usein tekemisissä kuluttajien kanssa.
Gear Inc. tarjoaa erinomaista palvelua ja asiakastyytyväisyyttä. Ota yhteyttä ja pyydä maksuton konsultaatio keskustellaksesi työnkulustasi.
4. Toiminta
Yritykset valitsevat BPO-palvelut keskittyäkseen ydinliiketoimintaansa ja -prosesseihinsa monista syistä.BPO (Business Process Outsourcing) tarjoaa yrityksille muitakin etuja kuin kustannussäästöjä:
Seuraa liiketoimintaprosessien ulkoistamisen tuloksia
BPO-palveluntarjoajan, jonka palkkaat hoitamaan prosesseja, on vastattava laatua ja tuotosta, jota odotat keskeisiltä suorituskykyindikaattoreiltasi.
Luotettava prosessiautomaatio-ohjelmisto, joka näyttää mittaukset reaaliajassa, voi auttaa.
Näin ulkoistetut työntekijät voivat keskittyä tähän menettelyyn eikä niinkään palkkaavan yrityksen tarpeisiin.
Nyt enemmän aikaa liiketoimintastrategiaan
Kun yhä useammat yrityksen menettelyt ulkoistetaan ja niitä hallinnoidaan yksinomaan ohjelmistojen avulla, resursseja vapautuu strategiseen suunnitteluun ja kasvuun.
Innovatiiviset menetelmät ja laitteet.
Asiantuntijat varmistavat, että näissä operaatioissa käytetään uusimpia menetelmiä ja työkaluja, kuten:
- Omnichannel-ratkaisu
- QA-tekniikka
- Analytiikan ja raportoinnin tekniikka
- Tekoälyteknologia
Tutustu uusiin nykyaikaisiin työkaluihin ja varaa aika maksuttomaan konsultaatioon.
Henkilöstöosastoilla olisi oltava enemmän joustavuutta, jotta ne voivat mukautua muuttuviin tarpeisiin.
BPO-työnkulut poistavat työntekijöiden tarpeen käsitellä useita liiketoimintoja. Näin he voivat työskennellä muiden hankkeiden ja liiketoiminta-alueiden parissa.
Miten liiketoimintaprosessien ulkoistaminen toimii Johtopäätös
Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen vie aikaa, mutta yrityksesi hyötyy siitä. Tämän artikkelin pitäisi valaista alaa ja liiketoimintaprosessien ulkoistamisen merkitystä.
Oletko valmis työskentelemään BPO:n kanssa? Gear Inc. tarjoaa maailmanlaajuisia ulkoistuspalveluja organisaatiollesi. Asiakastuki, tietojen syöttö, sisällön moderointi ja henkilöllisyyden todentaminen ovat palveluitamme. Ota meihin yhteyttä nyt!
Miten liiketoimintaprosessien ulkoistaminen toimii: Turvallisuus
Tietojärjestelmiä ulkoistaessaan yritykset kohtaavat viestintä- ja tietosuojahaasteita. Tietoturvan ylläpitäminen on vaikeampaa, kun tietotekniikkayritys sijaitsee eri maassa, etenkin sellaisessa maassa, jossa on erilaiset turvallisuusstandardit.
Hakkerointi on suosittua, joten tietosuojarikkomukset ja haavoittuvuuksien paljastuminen ovat todellisia huolenaiheita. Internet mahdollistaa tietohallinnon ulkoisen toiminnan, mutta se voi myös mahdollistaa hakkerien pääsyn verkkoon.
Kognitiivista tietojenkäsittelyä, jossa käytetään robotteja tai tekoälyä, kutsutaan robotisoiduksi prosessiautomaatioksi (RPA). Nämä robotit käyttävät ihmisen kaltaisia käyttöliittymiä. Robotit ovat yleistymässä kustannustehokkuuden ja innovoinnin vuoksi.
Nämä vaarat voivat liittyä myös ulkoistamiseen:
- Tietojen rikkominen Laadunvarmistus
- Paluu toimintaan
- Strateginen linjaus on olennaisen tärkeää.
- Levottomuus politiikassa
- Teknologinen kehitys
- Erikoistuminen niin pitkälle, että vaatimus katoaa
BPO:ta on olemassa etu- ja takatoimistopalveluja. Front-office BPO-palvelussa yritys ulkoistaa asiakaskohtaiset tehtävät, kuten valitusten käsittelyn ja teknisen tuen. Back-office BPO on sitä, kun ulkoistamisyritys ulkoistaa sisäisiä toimintoja, kuten rahoitusta, ostoja ja laskutusta.
Liiketoimintaprosessien ulkoistamisen joustavuus
Yrityksesi on sopeutumiskykyisempi ulkoistettuaan muita kuin ydintoimintoja. Ensinnäkin sinun ei tarvitse investoida kiinteään omaisuuteen, vaan voit siirtää nämä kustannukset muuttuviin kustannuksiin.
Se antaa myös lisää joustavuutta resurssien hallintaan ja auttaa sinua mukautumaan nopeammin liiketoiminnan kehitykseen.
Kustannustehokas
Joidenkin liiketoimintatehtävien ulkoistaminen voi säästää yrityksesi rahaa. Kustannussäästöjä voi syntyä investoimalla käyttöomaisuuteen ja kustannuksiin. Tätä käteistä rahaa voidaan käyttää myös yritykseen liittyviin tarkoituksiin.
Nopeus
Kun olet palkannut BPO-yrityksen, yrityksesi toimii nopeammin. Heidän nopean reagointiaikansa ansiosta voit keskittyä liiketoimintasi tärkeimpiin asioihin. Tehtävien jakaminen nopeuttaa prosessia erityisesti kaupallisissa toiminnoissa, kuten asiakaspalvelussa.
Offshore BPO -toimittajat ulkoistavat työtä ulkomaille. Yritys tekee sopimuksen samassa maassa sijaitsevan ”onshore outsourcing” -palveluntarjoajan kanssa.
Yhteenveto
Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen voi mullistaa yritysten toimintojen hallinnan ja tarjota sekä strategisia että toiminnallisia etuja. Ottamalla käyttöön tehokkaan prosessikartoituksen, työnkulun mallintamisen ja valitsemalla oikeat palveluntarjoajat yritykset voivat saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä, parantaa tehokkuutta ja keskittyä entistä enemmän ydintoimintoihin.
Vaikka tietoturvan ja integraation kaltaiset haasteet edellyttävät huolellista harkintaa, BPO:n edut – kuten lisääntynyt joustavuus, nopeus ja kustannustehokkuus – tekevät siitä arvokkaan strategian nykyaikaisille yrityksille, jotka pyrkivät pysymään kilpailukykyisinä ja ketterinä dynaamisilla markkinoilla.
