Johdanto
Tehokas sopimusten hallinta on yrityksille ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että sopimukset ovat selkeitä, välitavoitteet saavutetaan ja suhteet pysyvät vahvoina. Se kattaa sopimuksen koko elinkaaren alkuperäisistä pyynnöistä ja laatimisesta neuvotteluihin, allekirjoittamiseen, noudattamiseen ja uusimiseen. Parantamalla sopimustenhallintaprosessia organisaatiot voivat parantaa toiminnan tehokkuutta, vähentää riskejä ja edistää parempaa yhteistyötä kumppaneidensa kanssa.
Sopimuksen hallinnointiprosessi
Contract management involves every stage of the contract management lifecycle, which includes:
- Pyynnöt: Tässä vaiheessa kerätään tietoja ja tarkastellaan mahdollisen sopimuksen kannalta merkityksellisiä yksityiskohtia.
- Kirjoittaminen: Sopimuksen laatijat laativat varsinaisen sopimuksen kirjallisesti, mukaan lukien sopimuslausekkeet, päivämäärät ja kaikki sopimuksen kannalta olennaiset tiedot.
- Neuvottelut: Tämä tapahtuu laatimisvaiheessa ja sisältää keskusteluja odotuksista ja ehdotetuista tarkistuksista ennen kuin sopimus on lopullinen.
- Allekirjoitus: Kumpikin osapuoli allekirjoittaa hyväksyvänsä sopimuksen.
- Velvoitteet: Molemmat osapuolet tunnustavat ja täyttävät sopimuksensa noudattamalla määräaikoja ja välitavoitteita sekä toimittamalla luvattuja tuotteita tai palveluja.
- Vaatimustenmukaisuus: Tähän kuuluu valvonta ja sen varmistaminen, että standardeja ja ohjeita noudatetaan. Tässä vaiheessa annetaan muistutuksia ja viivästysmaksuja. Laskujen myöhästymismaksujen periminen on tärkeää, ja se edellyttää, että kaikki osapuolet ovat perillä siitä, mitä heidän on tehtävä sopimusehtojen täyttämiseksi.
- Uudistukset: Sopimus uusitaan molempien osapuolten suostumuksella.
Tämä on yleiskatsaus sopimusten hallinnoinnin elinkaareen. Siinä on olennaisia yksityiskohtia, jotka parantavat sopimushallintaprosessia jokaisessa vaiheessa.
Luo malli
Kun osapuolet ovat vielä tutkimusvaiheessa ja sopimusta edeltävät keskustelut ovat käynnissä, on erittäin tärkeää, että malli on valmiina, kun osapuolet ovat valmiita allekirjoittamaan sopimuksen. Jos oikeanlaista sopimusta ei ole silloin, kun osapuolet ovat sopuisassa mielentilassa, voidaan menettää mahdollisuuksia. Sopimusmallien hankkiminen on hyvää valmistautumista.
Allekirjoitettavien asiakirjojen laatimisen haasteena on tehdä niistä tilanteeseen ja toimialaan sopivia ja laatia ne sellaisella juridisella kielellä, että sopimus on täytäntöönpanokelpoinen.
Hätäisesti laadittuihin sopimuksiin liittyy pullonkauloja ja viivästyksiä, kun oikeudellinen osasto löytää aukkoja ja ongelmia. Asianmukainen sopimus, joka koostuu epätarkasta vakiokielestä, säästää aikaa ja voi helpottaa sopimuksen tekemistä.
Jos mikään malli ei sovi täsmälleen nykyiseen sopimukseen, mallia voidaan parantaa puuttumatta sen perusrakenteeseen tai oikeudelliseen asemaan. Jos tarkistuksia ja parannuksia on tehtävä, tarkista oikeudellisilta asiantuntijoilta, etteivät tarkistukset vaikuta sopimuksen oikeudelliseen asemaan.
Kun olet tutkinut malleja, tehnyt parannuksia ja kiinnittänyt erityistä huomiota rakenteeseen ja sopimuksiin, seuraava vaihe on sopimuksen laatiminen.
Kirjoita sopimus
Sopimuksen jokaista sanaa ei tietenkään kirjoiteta tyhjästä. Sopimukset sisältävät usein useita vakiotekstejä tai kohtia, joita voidaan käyttää uudelleen sopimuksesta toiseen, jos määräykset ovat samat.
Kuten kaikkien mallien tarkistusten kohdalla, on tärkeää tarkistaa oikeudellisten asiantuntijoiden kanssa, ettei mikään vakioteksti ole ristiriitaista tai ettei siihen sisälly muuta kuin se, mistä molemmat osapuolet aikovat sopia. Seuraavassa on esimerkkejä sopimuksissa yleisesti esiintyvistä boilerplate-teksteistä.
Lainvalinta tarkoittaa, että molemmat osapuolet sopivat, että sopimus pannaan täytäntöön tietyn lainkäyttöalueen mukaisesti. Tämä on erityisen tärkeää, jos osapuolet sijaitsevat eri osavaltioissa tai maissa.
Oikeuspaikan valinta ohjaa sitä, missä kanne nostetaan, jos osapuolten välillä on oikeusriita. Se antaa tuomioistuimelle ”henkilökohtaisen toimivallan” ja tarjoaa paikan, jossa riita-asian voi ratkaista.
Välimiesmenettelyyn liittyy sopimuksesta riippuen niin monia erilaisia tekijöitä. Välimiesmenettelyä koskeva teksti voi sisältää erilaisia kysymyksiä, kuten välimiehen valinta, välimiesten lukumäärä, mahdolliseen oikeudenkäyntiin liittyvät kysymykset, oikeudenkäynnin kesto sekä tuomion parametrit ja muoto.
Sopimuksen erottamiskyvyttömyydessä määritellään tilanteet, joissa sopimus voi olla täytäntöönpanokelvoton. Se voi jättää osan sopimuksesta koskemattomaksi tai mahdollistaa koko sopimuksen mitätöimisen.
Integroinnin mukaan sopimus on sen mukainen, mitä osapuolet tietävät sopimuksen allekirjoitushetkellä, ja se korvaa aiemmat keskustelut.
Luottamuksellisuus on sopimus siitä, että osapuolet eivät paljasta tietyntyyppisiä tietoja. Lausekkeessa voidaan mainita tietyt poikkeukset ja hahmotella seuraamukset, jos tietoja luovutetaan.
Sopimuspäällikön tehtävänä on valvoa, että sopimusehtoja noudatetaan. On tärkeää ottaa tämä huomioon jo sopimuksen laatimisvaiheessa, sillä sopimuksen selkeys ja sanamuodon huolellinen harkinta ennen sopimuksen allekirjoittamista voi estää sääntöjen noudattamiseen liittyvät ongelmat myöhemmin.
Yksi tai useampi osapuoli ei välttämättä ymmärrä, mitä vaaditaan, koska sopimuksen sanamuodossa on epäselvyyksiä, tai se voi löytää porsaanreikiä kiertääkseen tietyt määräykset. Sopimuksen huolellinen tarkastelu, oikeudellisten asiantuntijoiden kuuleminen ja sen varmistaminen, että se on aukoton, voi helpottaa sopimuksen noudattamista.
Sopimuksen laatimisen yhteydessä ennakoivaan sääntöjen noudattamiseen kuuluu ilmoitusjärjestelmä, jolla varmistetaan, että ehtoja noudatetaan ajoissa, ja virallinen järjestelmä, jolla sääntöjen noudattamista seurataan säännöllisesti. Jos kumpikin osapuoli hyväksyy noudattamatta jättämisen heti alussa, on vähemmän mahdollisuuksia riitauttaa se myöhemmin.
Sopimusrekisterit ovat edistyksellisiä vaihtoehtoja vanhanaikaisille arkistokaapeille. Niiden avulla tiedot on helpompi löytää, suojata ja järjestää. Taulukkolaskenta saattaa vaikuttaa luotettavalta tavalta seurata sopimuksia, mutta manuaalisten toimintojen varaan turvautuminen voi aiheuttaa riskin tärkeiden virstanpylväiden ja määräaikojen unohtamisesta.
Työkalut tarjoavat ennalta sovittujen päivämäärien kanssa koordinoituja ilmoituksia ja helpottavat tietojen paikantamista ja jakamista.
Mittareiden määrittely ja hallinta on toinen sopimusvastaavan tehtävä. Sopimusehtojen täyttämisen kannalta olennaisimpien mittareiden määrittäminen ja näiden lukujen seuraaminen on osa vaatimustenmukaisuuden varmistamista. Kustannukset, oikea-aikaisuus, tyytyväisyys ja turvallisuus ovat jokaisen yrityksen prioriteetteja, ja niihin liittyvien mittareiden tarkastelu varmistaa, että tavoitteet saavutetaan.
Tarkastuksilla ja sopimuksen iteraatioiden tarkastelulla varmistetaan, että osapuolet ovat samalla sivulla. Suoritustietojen seuraaminen helpottaa vianetsintää. Auditointeja innoittaa tavoite jatkuvasta parantamisesta ja auttaa kumpaakin osapuolta tarkentamaan, mitä sopimusehdoilla tarkoitetaan.
Sopimusten hallinnointiprosessin uudelleentarkastelu
Kun sopimus on laadittu ja siitä on keskusteltu, se on tutkittava huolellisesti ennen allekirjoitusten hankkimista. Tarkista seuraavat seikat:
- Keskeiset lausekkeet ja ehdot
- Irtisanominen ja uusiminen
- Selkeä kieli
- Päivämäärät ja määräajat
Varmista, että kaikki lausekkeet ja termit on määritelty selkeästi ja painotettu asianmukaisesti. Tärkeimmät kohdat on esitettävä siten, että ne osoittautuvat ensisijaisiksi eikä toissijaisiksi kohdiksi. Sopimuksessa olisi mainittava selkeästi, mitkä ehdot ovat voimassa ja mitä menettelyjä tarvitaan sopimuksen irtisanomista ja uusimista varten.
Tarkista ja muokkaa sopimus sen varmistamiseksi, että kieli on selkeää ja että siinä ei ole epäselvyyksiä. Sopimuksen tulisi olla kaikkien allekirjoittajien saatavilla. Lopuksi nimet ja tiedot on vahvistettava oikeiksi ja päivämäärät ja määräajat on ilmoitettava selkeästi. Pienet virheet voivat johtaa merkittäviin väärinkäsityksiin.
Sopimuksen hyväksyminen
Kun sopimus on kirjoitettu, tarkistettu ja oikoluettu ja kun asiaankuuluvat asiantuntijat ovat tarkastaneet sen, seuraava vaihe on sopimuksen hyväksyminen ja allekirjoittaminen. Viimeiset vaiheet kohti hyväksyntää ovat seuraavat:
- Oikeiden ihmisten arvostelu
- Viestintä ja redlining
- Tarkastusketju
- Sidosryhmien näkyvyys
Tässä vaiheessa sopimus siirretään eri osapuolille. Prosessin automatisointi säästää aikaa ja voi lisätä mahdollisuuksia saada sopimus nopeasti hyväksytyksi. Valitettavasti monet sopimukset jäävät tekemättä, koska asiakirjoja siirretään tehottomasti manuaalisesti pisteestä toiseen. Siksi prosessin automatisoivat työkalut ovat suositeltavia.
Sopimus olisi tarkistettava oikeudellisten asiantuntijoiden ja asianomaisten osapuolten toimesta. He voivat keskustella sopimuksen tietyistä ehdoista ja pyytää selvennyksiä. Sopimuspäällikkö seuraa kirjausketjua, ja hänen olisi vahvistettava, kuka on pyytänyt hyväksyntää tai selvennystä missäkin vaiheessa. Tämän prosessin seuranta antaa näkyvyyttä sidosryhmille, joiden etujen mukaista on myös, että sopimus onnistuu.
Sopimuksen täytäntöönpano
Sopimuksiin liittyvää suorituskykyä voidaan mitata monin eri tavoin. Yksi tapa on kerätä tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei, käyttämällä suoritusindikaattoreita:
- Sopimuksen vuotuinen arvo (ACV)
- Päättyneen sopimuksen jäljellä oleva arvo (TRV)
- Tilausarvon poikkeama alkuperäisestä sopimusarvosta (OVV)
- Vaatimustenmukaisuus
Vuosittainen sopimuksen arvo on hyödyllinen indikaattori toistuvien sopimusten osalta, koska se mittaa vuosittain uusittavien sopimusten arvoa. Se mittaa myös rutiinisopimusten tuloja verrattuna uusiin sopimuksiin ja arvioituihin tappioihin, jotka johtuvat uusimatta jääneistä tai päättyneistä sopimuksista.
Päättyneen sopimuksen jäljellä oleva arvo estää tulonmenetykset, koska se laskee maksamattomat laskut ja maksamattomat maksut. Tämä indikaattori mittaa suorituskykyä ja vertaa käynnissä olevien sopimusten arvoa päättyneisiin sopimuksiin.
Tilausarvopoikkeama mittaa suorituskykyä ja osoittaa alueet, joita voidaan parantaa, kuten viestintä ja virheet. Tämän indikaattorin mukaan alle 5 prosenttia on hyväksyttävää ja 10 prosenttia ja sitä suuremmat arvot osoittavat, että parannuksia on tehtävä.
Tilausten hallinnointi sopimusten hallinnoinnissa
Tilausten hallinnointi edellyttää organisointitaitoja, joilla voidaan käsitellä mittakaavaa ja keskittyä samalla yksityiskohtiin ja kannustaa uusimiseen. Tilausten hallinnan onnistumisen avaimet ovat seuraavat:
- Yksinkertaista
- Opas
- Valvonta
Tilausten yksinkertaistaminen standardoi paketteja ja maksuehtoja, mukauttaa hinnoittelua, yksilöi laskutusta ja tiedottaa uusista palveluista. Opas, jossa on pelikirja ja vaiheittainen lähestymistapa sääntöjen ja logiikan ohjaamaan prosessiin tilauksen standardoimiseksi. Tee muutoksia Playbookiin tarpeen mukaan.
Hallitse prosesseja, kuten upsell-, alennus- ja hinnanalennusmahdollisuuksia uusimisten yhteydessä. Laita uusimisilmoitukset aikatauluun, ennusta tulot tarkasti ja paranna asiakkaiden sitoutumista strategioilla, jotka kannustavat tilausten uusimiseen.
Sopimuksen uusiminen
Sopimuksen uusiminen tapahtuu, kun sopimus on päättymässä ja osapuolet päättävät, annetaanko sopimuksen päättyä vai uusitaanko se pidemmäksi ajaksi. Ne voivat päättää uusia sopimuksen samoilla ehdoilla tai neuvotella ehdot uudelleen.
Monet sopimukset uusitaan automaattisesti, mutta sopimustyypistä riippuen. Tämä on kätevä tapa jatkaa arvoa tuottanutta sopimusta. Se on kätevämpi ja nopeampi kuin manuaaliset prosessit. Sopimusten uusiminen manuaalisesti antaa aikaa sopimuksen tarkistamiseen, mutta tämä voisi olla mahdollista myös automaation avulla, jos käytössä on muistutuksia.
Riippumatta siitä, uusitaanko sopimus manuaalisesti vai automatisoidusti, muistutukset on ehdottomasti lähetettävä 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Näin osapuolilla on mahdollisuus tarkistaa sopimus ja pyytää tietoja tai selvennyksiä ennen eräpäivää.
Menestyksekkäät sopimusten hallinnointistrategiat
Sopimusten hallinnointi on monimutkainen prosessi, johon liittyy monia liikkuvia osia. Seuraavassa on olennaisia vinkkejä sopimusten hallinnointiprosessin parantamiseen:
KPI:iden käyttöönotto
KPI:t eli keskeiset suorituskykyindikaattorit ovat keinoja seurata, kuinka paljon arvoa kukin osapuoli tuottaa. Näiden mittareiden sisällyttämisellä sopimukseen voidaan varmistaa, että suorituskyky pysyy johdonmukaisena ja tehokkaana.
Suhteiden kehittäminen
Sopimukset eivät korvaa tai ole vaihtoehto liikesuhteelle. Ihannetapauksessa osapuolilla on jo vahva työsuhde, ja sopimus on keino lujittaa tätä yhteyttä. Jos osapuolet eivät tunne toisiaan, vankka sopimus voi rakentaa luottamusta ja edistää pitkäaikaista työsuhdetta.
Proaktiivisuus sopimusten hallinnoinnissa
Kun sopimus on allekirjoitettu, työ ei ole ohi. Sopimuksen jatkuva ja perusteellinen hallinnointi on paras tapa havaita mahdolliset ongelmat ennen kuin ne ilmenevät. Sopimukseen liittyvien toimintojen seuranta voi tuoda esiin ongelmia ja tarjota mahdollisuuksia parannuksiin.
Pidä yhteyttä tavarantoimittajiin
Tarkastelemalla sopimuksia tavarantoimittajien kanssa säännöllisesti ja pysymällä samoilla linjoilla voidaan välttää keskeytyksiä ja väärinkäsityksiä liiketoiminnan kannalta tärkeinä aikoina. Luo toimintasuunnitelma toimittajien kanssa suorituskyvyn parantamiseksi ja aikataulun mukaisen toimituksen varmistamiseksi.
Pelisuunnitelma voimassaolon päättymistä ja uusimista varten
Kun laadit sopimusta, kiinnitä tarkoin huomiota olosuhteisiin, joissa sopimus ei ehkä ole enää täytäntöönpanokelpoinen, ja sopimuksen voimassaolon päättymiseen liittyviin kysymyksiin. Ota yhteyttä osapuoliin hyvissä ajoin ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä ja harkitse automatisoitua välitöntä uusimista.
Yhteenveto
Tehokas sopimusten hallinta on olennaisen tärkeää menestyksekkäiden liikesuhteiden ylläpitämiseksi ja toiminnan tehokkuuden saavuttamiseksi. Ottamalla käyttöön jäsenneltyjä prosesseja, hyödyntämällä teknologiavälineitä ja edistämällä selkeää viestintää organisaatiot voivat virtaviivaistaa sopimusten hallintaa, vähentää riskejä ja optimoida sopimuksista saatavan arvon. Näiden strategioiden omaksumisella varmistetaan, että sopimukset ovat arvokkaita välineitä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi dynaamisessa liiketoimintaympäristössä.
