Johdanto:
Tehokkaan toimittajien tuloskortin luominen on olennaisen tärkeää kaikille organisaatioille, jotka haluavat parantaa toimittajasuhteita ja tehostaa toimitusketjun toimintoja. Hyvin suunniteltu tuloskortti auttaa hankintaosastoja arvioimaan, vertailemaan ja valvomaan toimittajia erityisten suorituskykyindikaattoreiden perusteella, jotka ovat linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa. Ottamalla käyttöön jäsennellyn lähestymistavan toimittajien arviointiin yritykset voivat parantaa toimittajien suorituskykyä, vähentää riskejä ja saavuttaa strategiset tavoitteet.
Seurataanko yrityksessänne vertailukelpoisia suoritusindikaattoreita toimittajasuhteiden ja toimitusketjun tehokkuuden parantamiseksi?
Procurement departments must assess, locate, and monitor the best suppliers based on company needs. The procurement staff must manage suppliers and maintain strong connections. Supplier performance scorecards let companies assess suppliers’ performance and compare them to rivals.
Hyvin määritellyn pisteytysjärjestelmän jakaminen toimittajien kanssa auttaa hankintaosastoa päivittämään ensisijaisten toimittajien luetteloa ja kannustaa toimittajia parantamaan toimintaansa keskeisillä osa-alueilla. Toimittajat, jotka sovittavat sisäiset menettelynsä yhteen yrityksen tavoitteiden kanssa, luovat enemmän kaupallisia näkymiä ja syventävät toimittajasuhteita. Esimerkiksi myyjä, joka toimittaa nopeammin, saattaa sijoittua korkeammalle sijalle tarjoamalla parempaa hinnoittelua tai tarvikkeita.
Johdon hyväksynnän saaminen on vaikeaa. Paras argumentti: Toimittajien suorituskyvyn parantaminen tukee yrityksen tavoitteita, päämääriä ja menestysstrategioita paljastamalla piilossa olevat kustannusajurit, vähentämällä riskejä, parantamalla suorituskykyä ja tuottavuutta sekä varmistamalla yrityksen arvojen ja toimittajien vaatimustenmukaisuuden.
Arvioinnin osatekijät
Tulosindikaattoreiden painotus riippuu organisaation tavoitteista. Jotkin yritykset ovat tunnettuja kestävistä materiaaleista, joten laadukas hankinta on tärkeämpää kuin hinnoittelu.
Aloita asettamalla päämäärät ja tavoitteet tärkeysjärjestykseen toimittajan laadun arviointiparametrien määrittämiseksi. Walmart asettaa etusijalle hinnoittelun, määrän ja saatavuuden, kun taas The Honest Company asettaa etusijalle eettisen hankinnan ja ekologisesti kestävät ainesosat. Jopa saman toimialan sisällä kilpailevat yritykset voivat antaa eri painoarvot kullekin osatekijälle.
Toimittajien suorituskyvyn tuloskortin onnistuminen riippuu kriteerien asettamismenettelystä. Pelkistetyt tunnusluvut epäonnistuvat. Painota arviointimittareita organisaation päämäärien, liiketoiminnan tavoitteiden ja hankintamenetelmien mukaan.
Yhteiset toimittajien tuloskortin kriteerit
Tuloskortin kokoaminen voidaan aloittaa, kun yrityksen ja toimittajan suorituskykytavoitteet on asetettu ja priorisoitu. Useimmissa organisaatioissa suorituskyvyn mittauskriteerit ovat päällekkäisiä ja vaihtelevat merkitykseltään. Luettelo yhteisistä tekijöistä:
Laatu
Tavaroiden ja palvelujen laatu on useimmille yrityksille tärkeää. Yritys on yhtä hyvä kuin sen raaka-aineet, palvelut ja myytävät tavarat. Laadun arviointiin kuuluvat sopimusten noudattaminen, toimitusehto, asiakastyytyväisyys ja myyntiodotukset.
Rakennusalan huonolaatuiset raaka-aineet voivat johtaa vaarallisiin perustuksiin, jotka voivat nopeasti romuttaa hankkeen.
Suorituskykytekijät ovat tärkeitä myös tuottavuutta lisääviä teknologioita valittaessa. Ohjelmistoratkaisut, jotka eivät vastaa organisaation tarpeita tai ovat liian vaikeita ottaa käyttöön, voivat lisätä työtunteja, heikentää näkyvyyttä ja pakottaa henkilökunnan toimimaan kiertoteitse.
Toimitusaika/johto
Alkuperäisiä toimitusaikoja voi olla vaikea määrittää. Toimittajat määrittelevät toimituksen niin, että lasti poistuu varastosta. Vastaanottaja pitää sitä ajankohtana, jolloin tuotteet on vastaanotettu ja dokumentoitu. Toimittajien toimituksia ja aikatauluja olisi seurattava ajan mittaan toimitusmittareiden avulla. Kattavat hankintaohjelmistot tarjoavat parametreihin perustuvia seurantatietoja.
Hinnoittelu/kustannukset toimittajan tuloskortissa
Jokainen yritys haluaa alhaisimman hinnan, ja hinnoittelu on käytännössä jokaisessa esimerkissä, mutta sen ei pitäisi olla mittari. Älä aseta kustannuksia etusijalle, ellei brändisi perustu alhaisiin hintoihin. Pathways to Manufacturing Excellence -yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Larry Fast varoittaa Industry Weekin tuoreessa artikkelissa käyttämästä hinnoittelua toimittajien arvioinnissa, koska hintaneuvottelut riippuvat ulkoisista markkinatekijöistä eivätkä paranna prosesseja.
Toimintakyky
Voiko palveluntarjoaja toimittaa säännöllisesti riittävästi tuotetta? Seuraa toimittajan taloudellista vakautta, tuotantokykyä ja sopeutumiskykyä toimitusketjuun liittyvien riskien vähentämiseksi.
Eettinen hankinta
Kilpailukykyisten yritysten strategiassa korostetaan yhä enemmän eettistä hankintaa. Tämä ei ole täydellinen luettelo tekijöistä. Tasapainotettu tuloskortti perustuu kunkin organisaation tarpeisiin, budjettiin ja tavoitteisiin. Innovaatio, uusien tuotteiden kehittäminen, viestintä, korjaavien toimenpiteiden reagointiaika ja joustava toimitus ovat muita tekijöitä.
Tarkempien jaottelujen painoarvo kussakin laajassa kategoriassa saattaa vaikuttaa mittarin lopulliseen pistemäärään.
Määrittele odotukset toimittajan tuloskortista
Useimmat yritykset valitsevat neljä tai viisi kriittistä kriteeriä ja etsivät suosikkitoimittajia parantamaan niitä molemminpuolisen edun mukaisesti. Toimittajien suorituskykyyn liittyvät odotukset ja toteuttamiskelpoiset tavoitteet voidaan määritellä kriteerien avulla jatkuvaa tarkastelua varten.
Kun olet määritellyt laajat luokat ja punninnut niiden tärkeyttä, määritä mitattavissa olevat seurantatoimenpiteet. Tuloskortin mittaustekniikassa olisi määriteltävä kunkin luokan osalta hyvät, hyväksyttävät ja mahdottomat suoritusstandardit.
Yhteistyö tärkeimpien toimittajien kanssa mittareiden parantamiseksi
Organisaatiot voivat myös aktiivisesti auttaa isoja toimittajia luomaan jatkuvan parantamisen strategian, jolla varmistetaan toimittajien tuloskorttiohjelman onnistuminen.
Hankintapäälliköt voivat lisätä toimitusketjun tehokkuutta yhdenmukaistamalla tuloskortin indikaattorit yrityksen tavoitteiden kanssa ja tiedottamalla suorituskykyodotuksista ja -arvioinneista sisäisesti ja toimittajien kanssa. Kun etsitään uusia toimittajia, tuloskortit antavat vertailukohtia. Uudet toimittajat voivat kattaa aukkoja, joissa vakiintuneet toimittajat eivät pysty vastaamaan, mikä vähentää hankintapäälliköiden riskejä.
Johtopäätökset:
Tehokas toimittajien tuloskortti ei ainoastaan helpota toimittajien suorituskyvyn perusteellista arviointia, vaan myös vahvistaa suhteita ja edistää jatkuvaa parantamista. Määrittelemällä selkeät kriteerit, asettamalla mitattavissa olevat odotukset ja tekemällä yhteistyötä tärkeimpien toimittajien kanssa organisaatiot voivat optimoida hankintaprosessejaan ja saavuttaa paremman yhdenmukaisuuden strategisten tavoitteidensa kanssa. Ottamalla käyttöön kattava toimittajien tuloskortti -lähestymistapa varmistetaan, että hankintatoimet edistävät liiketoiminnan yleistä menestystä ja toimitusketjun tehokkuutta.
