Strateginen hankinta ja hankintojen organisointi ovat yleisiä käsitteitä yritysten nykyaikaisten menojen hallinnassa. Ne eivät ole pelkkää jargonia, vaan ratkaisevan tärkeitä toiminnon suorituskyvyn kannalta, ja niiden pitäisi olla olennainen osa hankintojen hallintasuunnitelmaa.
How can firms guarantee their procurement procedures meet core needs before introducing these more advanced, integrated strategies?
Kehitä ja toteuta perusteellinen hankintojen hallintasuunnitelma. Tämä lähestymistapa auttaa yrityksiä optimoimaan hankintoja ja integroimaan ne yrityksen tavoitteisiin.
Tässä oppaassa käsitellään hyvän hankinnanhallintastrategian laatimista ja sen roolia nykypäivän nopeatempoisessa yritysilmapiirissä.
Mitä opit:
- Hankintojen hallintasuunnitelman peruselementit
- Oman suunnitelman tekeminen vaihe vaiheelta
- Mallit ja hankinnan onnistumisen osatekijät
Mikä on hankintojen hallintasuunnitelma?
Hankintojen hallintasuunnitelma tehostaa yritysten hankintoja ja organisoi hankintoja. Sillä varmistetaan, että nämä toimet ovat tehokkaita, kustannustehokkaita ja strategisia.
Menetelmän avulla projektipäälliköt ja hankintatiimit voivat parantaa hankinnan arvoa tarpeen tunnistamisesta sopimuksen loppuun asti.
Hankintojen hallintasuunnitelman ymmärtäminen
Hankintojen hallinnointistrategia on strateginen kehys kaikille organisaation hankintatoimille. Siinä määritellään tavaroiden ja palvelujen hankinnan käsittely, lupa ja roolit.
Suunnitelma muuttuu yrityksen vaatimusten ja liiketoimintaympäristön mukaan. Jäsenneltyyn strategiaan voi sisältyä aikatauluja, riskinhallintatekniikoita, sopimustyyppejä ja toimittajahallintataktiikoita, joilla nopeutetaan hankintojen elinkaarta ja toteutetaan hankkeet ajallaan ja budjetin puitteissa.
Ei ole yllättävää, etteivät monet yritykset tunne ostojen hallinnan olennaisia piirteitä!
Hankintojen hallintasuunnitelman laatiminen 7 askeleessa
Vaikka suunnitelmat voivat vaihdella organisaation tarpeiden mukaan, useat vaiheet ovat yhteisiä ja perustavanlaatuisia useimpien organisaatioiden ostotoiminnoissa.
1. Roolien tunnistaminen ja vastuualueiden määrittely
Tämän vaiheen aloittaminen auttaa suunnitelmaa käynnistymään hyvin.
Projektipäälliköillä, hankintaryhmän jäsenillä ja muilla sidosryhmillä tulisi olla selkeät roolit ja vastuut. Hankintojen vastuuvelvollisuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi on tärkeää, että kaikkien roolit määritellään selkeästi alusta alkaen.
2. Aseta aikataulu
Luo seuraavaksi yksityiskohtainen projektiaikataulu. Sisällytä hankintojen aikataulut ja varmista, että ne vastaavat projektin suunnittelupäiviä.
3. Arvioi kustannukset ja määritä budjetti
Jotta voit suunnitella ja seurata rahojasi hyvin, sinun on laadittava tarkat budjetit ja arviot menoistasi. Tarkastelemalla sekä kiinteähintaisia että kustannusten korvaamiseen perustuvia suunnitelmia voit löytää tarpeisiisi parhaiten sopivan suunnitelman.
4. Riskienhallinnan toteuttaminen
Sen jälkeen mieti, miten mahdollisten riskien vaikutusta voidaan vähentää hankinnoissa. Onnistunut hankinta perustuu tähän, joten tarkastele siksi hankkeen laajuutta, jotta näet, onko siinä tilaa riskinhallintastrategioiden toteuttamiselle.
5. Hankintamenettelyn hahmottelu
Määrittele hankintaprosessi, jotta kaikki sujuu sujuvammin tarjouspyynnöstä sopimuksen hyväksymiseen. Tämä voi sisältää tekijöitä myyjän valintaan ja hankintaan liittyvän paperityön hallintaan. Menettelyjen tulisi aina olla osa suunnitelmia!
6. Myyjien hallintakäytäntöjen käyttöönotto
Toimittajasuhteita hoidetaan koko sopimuksen ajan tehokkaalla toimittajahallinnalla. Tässä määritetään menettely, jolla seurataan toimittajan suorituskykyä suhteessa sopimuseritelmiin ja hallitaan sopimustyyppiä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.
7. Arviointi- ja hyväksymisprosessit
Lisäksi vankat hankintojen hyväksymisprosessit, mukaan lukien tarkastukset ja automatisointityökalut, ylläpitävät valvontaa ja varmistavat organisaation normien ja ulkoisten säännösten noudattamisen.
Hankintojen hallintasuunnitelman malli
Hankkeen vaatimukset, valintakriteerit, sopimustyypit, suoritteet ja toimitusketjuun liittyvät kysymykset ovat yleisiä malliesineitä. Malli auttaa suunnittelemaan hankkeita ja integroimaan hankinnat yrityksen menettelyihin ja hankkeen tavoitteisiin.
Räätälöintitarpeesta huolimatta tietyt keskeiset osat ovat yhteisiä useimmille hankintojen hallintasuunnitelmille.
Suunnitelman elintärkeät elimet varmistavat sen toimivuuden ja täydellisyyden:
- Hankkeen nimi: Nimi: Selkeä, puhutteleva nimi ostohankkeelle, joka kertoo, mistä on kyse.
- Projektipäällikkö: Hankintahankkeen koordinaattori ja valvoja.
- Aloituspäivä: Hankinnan alkamisajankohta, joka ilmaisee hankkeen alkamisen.
- Liiketaloudellinen syy: Miksi hankinta-aloitetta tarvitaan ja mitkä ovat sen tavoitteet.
- Tuotteen tai palvelun kuvaus: Hankittavien tavaroiden tai palvelujen tyhjentävä luettelo, joka antaa hankintamenettelylle suunnan ja tarkkarajaisuuden.
- Pyyntöpäivä on päivä, jona virallinen hankintaprosessi alkaa, kun hankintapyyntö tehdään.
- Pyynnön esittäjää koskevat tiedot: Tiedot ostopyynnön tekevästä henkilöstä tai organisaatiosta, jotta häntä voidaan pitää vastuullisena ja seurata.
- Myöntämispäivä: Laillinen päivä, jolloin ostopaperit (kuten tarjouspyyntö tai ostotilaus) lähetetään.
- Toimituspäivä: Päivä, jolloin tavarat tai palvelut on tarkoitus toimittaa. Tämä päivämäärä on erittäin tärkeä hankkeiden suunnittelun ja aikataulutuksen kannalta.
- Tilanne: Ostoprosessin tämänhetkinen vaihe, joka osoittaa, miten asiat etenevät, ja helpottaa niiden seuraamista.
- Lisätietoja: Esimerkiksi myyjän erityistarpeet, hankintastrategiaa laadittaessa huomioon otettavat asiat tai tavat käsitellä riskejä.
Jos muutat mallia yrityksesi tarpeiden ja hankintahankkeiden mukaan, voit luoda elävän asiakirjan, joka ohjaa hankintoja ja varmistaa, että ne ovat linjassa yleisten liiketoimintatavoitteiden kanssa.
3 hankintojen hallintasuunnitelman osat
Onnistuneessa ostojen hallintasuunnitelmassa on kolme keskeistä osatekijää. Varmista, että suunnitelmasi kattaa kunkin seuraavan osatekijän perusominaisuudet:
Hankintastrategia
Tässä osiossa kuvataan, miten hankitaan tavaroita ja palveluita hankkeen tarpeiden perusteella. Tarkastellaan erilaisia hankintasopimuksia ja toimittajien valintatekniikoita.
Hankintaprosessi
Hankintaprosessin kokonaisvaltainen tarkastelu korostaa tehokkaan työnkulun ja päätöksenteon tarvetta tuotteiden ja palvelujen hankinnan onnistumiseksi.
Hankintojen valvontasuunnitelma
Hankintakustannusten rajoittamiseksi tässä osa-alueessa korostetaan suorituskyvyn mittaamista, ennalta kelpuutettuja palveluntarjoajia ja säännöllisiä tarkastuksia, joilla varmistetaan hankintojen hallinnoinnin vaatimustenmukaisuus.
Hankintojen hallintasuunnitelman sidosryhmät
Projektiryhmän jäsenet, toimittajat ja liiketoimintaprosessien omistajat on tunnistettava ja otettava mukaan suunnitelman onnistumisen varmistamiseksi. Heidän strategisella sitoutumisellaan varmistetaan, että hankintasuunnitelma vastaa kaikkia tarpeita ja on helppo toteuttaa.
- Projektipäälliköt: Valvoo hankintasuunnitelmaa varmistaakseen, että se täyttää projektin tavoitteet ja aikataulut.
- Yritysjohtajat: Varmistaa, että hankintasuunnitelmat täyttävät yrityksen tavoitteet ja menettelyt.
- Sopimuspäälliköt: Varmistaa hankintojen oikeudellinen ja sopimuksellinen yhteensopivuus.
- Myyjät: Työskentelevät suoraan organisaation kanssa hankintatarpeiden täyttämiseksi, joten hankinnat eivät voi edetä ilman heitä.
Kukin sidosryhmä auttaa hankintojen hallintasuunnitelmaa olemaan perusteellinen, strateginen ja hyvin toteutettu.
Miksi hankintojen hallintasuunnitelma on tärkeä?
Hankintojen hallintasuunnitelman toteuttaminen voi johtaa kustannussäästöihin, tuottavuuden lisääntymiseen sekä toimittajien suorituskyvyn ja vaatimustenmukaisuuden paranemiseen. Se järjestää hankinnat niin, että ne auttavat yrityksen hankkeita onnistumaan.
Kun jokainen hankintavaihe eritellään yksityiskohtaisesti, organisaatiot voivat taata, että hankkeet etenevät sujuvasti alusta loppuun, mikä parantaa kustannussäästöjä, tuottavuutta ja säännösten noudattamista.
Hyvin jäsennelty hankintojen hallintastrategia ohjaa tiimejä hankintatoimissa ja sovittaa ne yhteen organisaation tavoitteiden kanssa.
Hankintojen hallintasuunnitelman hyödyt
- Määritä selkeästi roolit ja vastuut: Selkeät vastuualueet poistavat epävarmuuden siitä, kuka on vastuussa mistäkin, ja ehkäisevät näin viivytyksiä ja hyväksynnän pullonkauloja. Tämä tiivis viesti kertoo sidosryhmille heidän roolinsa ja panoksensa hankintoihin.
- Analysoi aiemmat kipupisteet: Aiempien hankintatoimien analysointi auttaa organisaatioita löytämään tehottomuuksia ja parantamaan niitä. Virheiden välttäminen oppimalla aiemmista virheistä tehostaa hankintoja.
- Aseta selkeät hankinta-aikataulut. Tarkan aikataulun ansiosta on epätodennäköisempää, että hanke ajautuu raiteiltaan. Asetetut tavoitteet varmistavat, että hankinnat tehdään ajallaan, ja estävät viime hetken kiireet, jotka voivat aiheuttaa virheitä ja menetettyjä tilaisuuksia.
- Mahdollisen riskin ennustaminen: Vaarojen tunnistaminen hankintaprosessin alkuvaiheessa mahdollistaa riskien vähentämisen. Ennakoiva strategia pitää yrityksen toiminnan sujuvana ja vähentää toimitusketjun häiriöitä.
- Parempi viestintä ja tiimityö: Ostojen hallintasuunnitelma helpottaa sidosryhmien keskinäistä keskustelua ja yhteistyötä. Kun ohjeet ja viestintäsäännöt ovat selkeät, kaikki ovat samalla sivulla ja voivat työskennellä yhdessä saadakseen asiat tehtyä.
- Yhdistetään tarpeettomia hankkeita: Organisaation hankintamaisema voi tarjota mahdollisuuksia yhdistää toisiinsa liittyviä tai päällekkäisiä aloitteita. Säästetty aika ja resurssit vähentävät kustannuksia ja tehostavat toimintaa merkittävästi.
- Varmista, että hankintasääntöjä noudatetaan: tarkan kirjanpidon pitäminen ja tietojen seuraaminen hankintojen aikana auttaa varmistamaan, että sekä yrityksen sisäisiä että ulkoisia sääntöjä noudatetaan. Sääntöjen noudattaminen on välttämätöntä sakkojen ja siviiliongelmien välttämiseksi.
Hankintasuunnitelman haasteet
Onnistunut hankinta edellyttää perusteellista, ennakoivaa ja vankkaa hankintojen hallintasuunnitelmaa, jotta yrityksen vaatimukset voidaan täyttää.
Tällaisen suunnitelman laatiminen ja toteuttaminen on kuitenkin vaikeaa, ja se saattaa haitata hankintaprosesseja, ellei sitä toteuteta nopeasti ja tehokkaasti.
Epäselvät roolit ja vastuut
Tehtävien ja vastuualueiden määrittelyn puute on merkittävä hankintakysymys. Kun tiimin jäsenet eivät tiedä roolejaan, tehottomuus, päällekkäisyydet ja puutteet hankintaprosessissa vähentävät tuottavuutta ja tehokkuutta.
Mahdolliset väärinkäsitykset
Hankintoihin osallistuvat toimittajat, projektipäälliköt, talousryhmät ja muut. Väärät tulkinnat ja disinformaatio voivat aiheuttaa hankintaongelmia, erimielisyyksiä ja viivästyksiä ilman määriteltyä viestintästrategiaa.
Lisääntynyt riski
Markkinahintojen vaihtelut ja toimitusketjun keskeytykset aiheuttavat taloudellisia ja toiminnallisia riskejä kaikille hankintatoimille. Jos hankintojen hallintasuunnitelmassa ei havaita, arvioida ja lievennetä näitä riskejä, organisaatio voi joutua kohtaamaan odottamattomia ongelmia, jotka olisi voitu välttää.
Myöhästyneet aikataulut
Ajalla on merkitystä hankinnoissa. Hankintojen viivästyminen voi viivästyttää hankkeiden aikataulua ja haitata organisaation strategisia tavoitteita. Byrokraattiset hyväksymisprosessit, toimittajien vaikeudet ja sisäinen tehottomuus voivat vaikeuttaa aikataulutusta.
Vanha infrastruktuuri
Monissa organisaatioissa käytetään vanhentuneita hankintaprosesseja ja -infrastruktuuria, jotka eivät pysty hallitsemaan nykyaikaisia hankintatarpeita. Tämä vanha infrastruktuuri saattaa estää nykyaikaisten teknologioiden, automaation ja data-analytiikan integroinnin hankintaprosessiin, mikä heikentää tehokkuutta ja kilpailukykyä.
Tarpeettomat hankintahankkeet
Ilman keskitettyä mekanismia tai valvontaa organisaatiot voivat toteuttaa useita hankintahankkeita vastaavista syistä tai tarpeista. Ylimääräisyys kuluttaa resursseja ja aiheuttaa hankintoihin liittyvää epävarmuutta ja tehottomuutta.
Manuaaliset prosessit
Vaikka teknologia auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan hankintatehtäviä, monet organisaatiot käyttävät edelleen inhimillisiä menetelmiä. Ne ovat aikaa vieviä, virhealttiita ja haittaavat organisaation hankintojen skaalautumista.
Näiden ongelmien ratkaisemiseksi hankintojen hallintasuunnitelmaa on jatkuvasti kehitettävä käyttämällä uutta teknologiaa, selkeitä viestintäkanavia, riskinhallintatekniikoita ja tehokkaita prosesseja.
Asiakastulokset puhuvat puolestaan:
- 90 % PO:n tukemia menoja: Valvonta ja kirjanpito suurimmasta osasta yritysten menoja.
- 100 % IT- ja tietoturvavaatimustenmukaisuus: Varmista 100 % IT- ja tietoturvavaatimustenmukaisuus ostotoiminnoissasi.
- Syklien keston lyhentäminen 5x: Hankintasyklien nopeuttaminen 5x lisää tehokkuutta ja reagointikykyä.