Liiketoiminnassa on kyse ihmisten ja prosessien hallinnasta. Myyjien ja heidän toimintatapojensa ymmärtäminen on olennaisen tärkeää molemminpuolisen kasvun ja yhteistyön kannalta. Miten tämä onnistuu tehokkaasti ja toistuvasti? Toimittajahallintaan kuuluu toimittajasuhteiden strateginen rakentaminen ja ylläpito, jotta voidaan lisätä ROI:ta, optimoida menettelyjä ja vahvistaa kumppanuuksia.
Manuaaliset menetelmät, toistuvat pyynnöt, standardoimattomat prosessit ja tarpeettomat viiveet voivat tehdä toimittajaluettelon hallinnasta hankalaa.
For now, let’s define vendor management, why it’s important, and how it may help your procurement team succeed.
Kuvaile myyjien hallinnointia.
Organisaatiot käyttävät toimittajahallintaa eli toimittajasuhteiden hallintaa optimoidakseen toimittajasuhteet.
Se on taidetta ja tiedettä, joka liittyy toimittajakumppanuuksien rakentamiseen, hallintaan ja optimointiin organisaation menestyksen maksimoimiseksi. Parhaiden toimittajien valitseminen, vahvojen sopimusten solmiminen ja ylläpitäminen, riskien vähentäminen ja laadukkaiden tavaroiden tai palvelujen toimittaminen edellyttävät strategista tasapainottelua.
Myyjien hallinnointiin kuuluu lukuisia tehtäviä:
- Myyjän valinta: Löydä kumppanit, jotka jakavat yrityksesi arvot ja tavoitteet.
- Sopimuksen laatiminen ja neuvotteleminen: Keskinäisten etujen ja odotusten määrittäminen.
- Toimittajariskien vähentäminen: Riskien tunnistaminen ja niihin puuttuminen.
- Myyjäriidat: Nopea ja tehokas ratkaisu.
- Laadunvalvonta toimitus: Varmistetaan, että tavarat ja palvelut täyttävät standardit.
- Suorituskyvyn seuranta suhteessa keskeisiin tulosindikaattoreihin tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Neljännesvuosittaiset liiketoimintakatsaukset (QBR): Myyjän suorituskyvyn ja asiakassuhteen terveyden arviointi.
- Varmistaa säännösten noudattaminen ja määräaikojen noudattaminen.
Myyjähallinta on välttämätöntä, jotta voidaan vastata monenlaisiin yritysten tarpeisiin, koska myyjät ovat eri toimialoilta, markkinoilta ja eri kokoisia.
Tietojen ja suhteiden hallinta
Tehokas toimittajahallinta edellyttää teknisen tiedonhallinnan ja ihmiskeskeisen ihmissuhteiden hallinnan yhdistelmää.
Myyjätietojen hallinta edellyttää järjestelmällistä kirjaamista, seurantaa ja analysointia. Yhteystiedot, sopimusehdot, suoritusindikaattorit, vaatimustenmukaisuuden dokumentointi ja due diligence. Tehokas toimittajien valvonta edellyttää hyvin organisoitua toimittajatietojen hallintajärjestelmää, jotta voidaan tehdä valistuneita päätöksiä ja harjoittaa toimintaa tehokkaasti.
Myyjäsuhteiden hallinta puolestaan keskittyy strategisten ja tuottavien toimittajakumppanuuksien rakentamiseen. On tarpeen kommunikoida usein, ratkaista ongelmia yhteistyössä ja osallistua molempia osapuolia hyödyttäviin toimiin. Yritykset, jotka luovat hyviä toimittajasuhteita, voivat lisätä kekseliäisyyttään, joustavuuttaan ja uskollisuuttaan.
6 myyjien hallinnan vaihetta
Osana hankintastrategiaa toimittajahallinta on muutakin kuin toimittajan valinta ja sopimuksen allekirjoittaminen. Se on kokonaisvaltainen liiketoimintastrategia, joka auttaa yrityksiä valitsemaan ja pitämään hyvät kumppanit.
Myyjien hallintamenetelmät vaihtelevat organisaatiokohtaisesti, mutta on kuitenkin olemassa kuusi päävaihetta, jotka muodostavat vankan lähestymistavan. Näiden vaiheiden ymmärtäminen ja hallinta voi lisätä tehokkuutta, säästää kustannuksia ja parantaa toimittajasuhteita.
1. Etsi ja valitse myyjät
Perusteellinen myyjähaku on ensimmäinen askel VM:ssä. Tässä vaiheessa myyjän ominaisuudet sovitetaan yhteen organisaatiosi vaatimusten kanssa. Laatu, hinnoittelu, maine ja määräajat ovat ratkaisevia. Perusteellisten tietojen hankkimiseksi mahdollisilta tarjoajilta olisi käytettävä tarjouspyyntöä tai tarjouspyyntöä tiukassa ja objektiivisessa valintaprosessissa.
2. Sopimuksen laatiminen ja neuvotteleminen
Kun olet valinnut myyjän, sinun on laadittava sopimus ja keskusteltava siitä. Sopimuksessa olisi lueteltava selkeästi tehtävät, päivämäärät, maksusuunnitelmat ja kaikki muut kumppanuuden kannalta tärkeät asiat. Hyvä sopimusneuvottelu varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja että kaikki hyötyvät sopimuksesta. Tämä vaihe luo yhteyden ja pitää asiat selkeinä.
3. Myyjien käyttöönotto
Toimittajan käyttöönotto alkaa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Uusi toimittaja on integroitava organisaatiosi prosesseihin ja järjestelmiin. Käyttöönottoon kuuluu viestintäkanavien luominen, tietojen jakaminen ja myyjän kouluttaminen yrityksesi sääntöihin. Sujuva liitto edellyttää tehokasta alustusprosessia, jotta myyjä voi alkaa tuottaa arvoa nopeasti.
4. Arvioi myyjän suorituskykyä
Koska uusi toimittaja on osa toimintaympäristöäsi, sitä on seurattava ja arvioitava. Suorituskyvyn hallintaan kuuluu suorituskykyindikaattoreiden luominen ja toimittajan suorituskyvyn seuranta koko elinkaaren ajan.
Palautekeskusteluissa voidaan havaita huolenaiheet varhaisessa vaiheessa ja vahvistaa hyvää käyttäytymistä. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä sen varmistamiseksi, että myyjä vastaa organisaatiosi tarpeita.
5. Riskien hallinta
Myös toimittajasuhteisiin liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä lievennetään. Tarkkaile taloudellisia huolenaiheita, toimitusketjun keskeytyksiä, sääntöjen noudattamiseen liittyviä kysymyksiä ja muita punaisia merkkejä.
6. Viimeiset maksut
Viimeinen vaihe on myyjän maksaminen. Tarkista, että kaikki toimitukset on vastaanotettu ja erimielisyydet on ratkaistu.
Maksuprosessin tulisi olla yksinkertainen ja noudattaa kaikkien sidosryhmien allekirjoittamia myyjäsopimuksia. Maksaminen ajallaan ja täsmällisesti pitää myyjät tyytyväisinä ja luo pohjan tulevalle yhteistyölle.
Menestyksekäs toimittajahallinta on syklistä. Organisaatiot voivat parantaa toiminnan tehokkuutta, kustannussäästöjä ja markkina-asemaa navigoimalla huolellisesti näiden kuuden vaiheen kautta hyvien toimittajakumppanuuksien rakentamiseksi.
Kuka hallinnoi myyjiä?
Kuten mainittiin, se auttaa organisaatioita ylläpitämään tehokkaita, kustannustehokkaita ja molempia osapuolia hyödyttäviä toimittajasuhteita. Yksi rooli tai tehtävänimike ei hallitse näitä ratkaisevan tärkeitä suhteita.
Sen sijaan se jakautuu useisiin eri tehtäviin organisaatiossa, joista jokainen tuo ainutlaatuisia kykyjä ja näkemyksiä myyjien hallintaan.
Toimittajapäällikkö
Myyjien hallinnointi pyörii myyjäpäällikön ympärillä. Hän valvoo ja ylläpitää yrityksen toimittajasuhteita. Neuvottelee sopimuksia, panee ehdot täytäntöön, ratkaisee riitoja ja arvioi myyjien suorituskykyä sovittujen vertailuarvojen perusteella.
Myyjäpäällikkö on tärkein henkilö, jonka kanssa myyjät keskustelevat, ja hän auttaa rakentamaan vahvoja suhteita, joissa kaikki työskentelevät yhdessä. Joissakin yrityksissä tähän tehtävään voi kuulua myös keskeisten toimittajien hallinnointi ja valinta, jotta yritys voi saavuttaa pitkän aikavälin tavoitteensa.
Ostopäällikkö
Hankintapäällikön rooli on muutakin kuin toimittajahallintaa.
Tässä tehtävässä hän valvoo organisaation hankintastrategiaa ja sen täytäntöönpanoa. Hankintapäällikkö tekee yhteistyötä osastojen kanssa tarpeiden tunnistamiseksi, hankintastrategioiden kehittämiseksi ja toimittajien valitsemiseksi.
Tarjouskilpailut, neuvottelut ja hankintapolitiikan toteuttaminen ovat heidän vastuullaan. He pyrkivät saamaan yritykselle parhaan mahdollisen arvon ja varmistavat, että hankintatoimet täyttävät liiketoiminnan tavoitteet ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Ostoasiantuntija
Hankintatiimin käytännön toteuttajana hankinta-asiantuntija avustaa myyjäpäällikköä ja hankintapäällikköä. Tehtävä edellyttää markkinatutkimusta, toimittajien arviointia, ostotilausten valmistelua ja hankintatietojen hallintaa.
Hankinta-asiantuntijat ovat välttämättömiä onnistuneen hankinnan ja VM-toiminnan kannalta. He ovat ratkaisevan tärkeitä hankintapäällikön suunnitelmien toteuttamisessa toimittajahallintajärjestelmässä ja toimittajapäällikön yhteyksien säilyttämisessä.
Organisaation laajuinen joustavuus
Organisaation koosta ja rakenteesta riippuen näiden tehtävien laajuus ja vastuu voivat vaihdella suuresti. Pienemmissä yrityksissä yksi henkilö voi olla myyjäpäällikkö, hankintapäällikkö ja hankinta-asiantuntija. Suuremmissa yrityksissä voi kuitenkin olla kullekin toiminnolle omistautuneita tiimejä, joilla on selkeä työnjako ja erikoistuneita erikoisaloja.
Tehokas VM edellyttää strategista valvontaa, operatiivista tehokkuutta ja erinomaisia ihmissuhdetaitoja organisaation koosta riippumatta. VM:n vastuualueiden ymmärtäminen auttaa yrityksiä rakentamaan tiiminsä siten, että ne maksimoivat myyjien arvon ja varmistavat toimitusketjun tehokkuuden ja kaupallisen menestyksen.
Miksi myyjien hallinta on tärkeää?
Toimittajien hallinta on ratkaisevan tärkeää toiminnan tehokkuuden, kustannustehokkuuden ja tuotteiden laadun kannalta. Myyjähallinta auttaa yrityksiä valitsemaan tarpeisiinsa sopivimmat toimittajat ja toimimaan niiden kanssa, mikä on ratkaisevan tärkeää kilpailuedun ja yrityksen menestyksen kannalta.
Väärän toimittajan valinta voi lisätä hankintariskejä, toimitusviivästyksiä, huonoja tavaroita tai palveluja ja tuhlailevia menoja. Hyvä VM auttaa siis valitsemaan oikeat kumppanit ja optimoimaan hankintaprosessin, jotta nämä ongelmat voidaan välttää.
Nykyisessä globaalissa taloudessa, jossa toimitusketjut ovat toisiinsa yhteydessä ja riippuvaisia luotettavista toimittajista, kaikilla häiriöillä voi olla vakavia vaikutuksia. Vahvoja, yhteistyöhön perustuvia toimittajasuhteita rakentamalla toimittajahallinta vähentää toimitusketjun keskeytysriskejä.
Tämä strategia vahvistaa toimitusketjua ja parantaa myyjien vastuullisuutta. Vahvistamalla näitä yhteyksiä organisaatiot voivat sujuvoittaa tavaroiden ja palvelujen virtausta, vähentää häiriöitä ja varmistaa jatkuvuuden, mikä suojaa niiden tulosta ja markkina-asemaa.
Myyjähallinnan edut
Tehokas toimittajahallinta ulottuu ostajan ja myyjän välistä suhdetta pidemmälle ja etsii etuja, jotka voivat auttaa organisaation kustannusrakennetta, toiminnan tehokkuutta ja strategista asemointia. Seuraavassa on lueteltu joitakin etuja, joita vahvan suunnitelman laatiminen tuo mukanaan, etenkin kun sitä tukee vahva ohjelmisto myyjien hallintaa varten:
- Vakaan toimitusketjun varmistamiseksi organisaatioiden olisi seurattava myyjien toimintaa ja sääntöjen noudattamista mahdollisten riskien tunnistamiseksi ja lieventämismenetelmien soveltamiseksi.
- Paranna toimittajien valintaa ja käyttöönottoa: Tehokas strategia myyjien hallinnoimiseksi antaa yrityksille mahdollisuuden löytää ja työskennellä niiden kanssa, jotka auttavat niitä saavuttamaan pitkän aikavälin tavoitteensa, ja virtaviivaistetun sisäänottoprosessin avulla nämä myyjät saadaan toimimaan ja tarjoamaan arvoa mahdollisimman pian.
- Strateginen toimittajahallinta voi vähentää kustannuksia neuvottelemalla paremmista ehdoista, hyödyntämällä mittakaavaetuja ja poistamalla tarpeettomia menoja, mikä vaikuttaa suoraan tulokseen.
- Myyjähallinta tehostaa hankintoja standardoimalla ja automatisoimalla prosesseja, vähentämällä monimutkaisuutta ja tehottomuutta, mikä johtaa lyhyempiin läpimenoaikoihin ja alhaisempiin toimintakustannuksiin.
- Myyjäsuhteiden parantaminen: Luottamus ja uskollisuus myyjien välillä johtavat parempaan palveluun, etusijalle asettamiseen sekä innovaatioiden ja erikoistarjousten saatavuuteen.
- Tehokkaaseen toimittajahallintaan kuuluu keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) seuraaminen, jotta saadaan tietoa toimittajan suorituskyvystä, markkinasuuntauksista ja parannusmahdollisuuksista.
- Toteutetaan keskitetyt myyjätiedot ja -viestintä hallinnon yksinkertaistamiseksi, läpinäkyvyyden lisäämiseksi ja päätöksenteon parantamiseksi tarjoamalla yksinkertainen pääsy keskeisiin tietoihin.
- Toimittajayhteistyön tehostamiseksi organisaatioiden olisi kannustettava avointa viestintää ja yhteistoiminnallista ongelmanratkaisua ongelmien ratkaisemiseksi, prosessien optimoimiseksi ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Nämä edut osoittavat, että myyjien hallinta on strategista toimintaa, joka parantaa toiminnan tehokkuutta ja kilpailukykyä markkinoilla.
Myyjiin liittyvät hallintokysymykset
Myyjien hallinta voi olla monimutkaista, erityisesti organisaatioille, jotka käyttävät manuaalisia tai vanhanaikaisia järjestelmiä.
Vanhat järjestelmät voivat tehdä toimittajahallinnoinnista tehotonta ja hankalaa, mikä vaikeuttaa toimittajasuhteita.
Manuaalisiin ja vanhoihin prosesseihin liittyvät ongelmat
Manuaaliset tai vanhanaikaiset toimittajahallintakäytännöt saattavat aiheuttaa tietojen epätarkkuutta, hitaampia vasteaikoja ja valvontaa. Nämä työläät ja virhealttiit strategiat voivat vaikeuttaa toimittajahallintaa ja viedä huomion strategiasta.
Riittämätön keskittäminen ja standardointi
Ilman yhtenäistä ja standardoitua toimittajahallintajärjestelmää organisaatioilla voi olla vaikeuksia, jotka liittyvät osastojen väliseen väärinymmärrykseen, usein toistuviin toimittajapyyntöihin, epätasaiseen toimittajien arviointiin ja suorituskyvyn seurantaan. Johdonmukaisuuden puute voi johtaa kilpailukyvyttömään hinnoitteluun, tehottomuuteen ja riitoihin, jotka heikentävät toimittajasopimuksia ja yrityksen tavoitteita.
Skaalautuvuusongelmat
Kasvavan yrityksen voi olla yhä haastavampaa hallita toimittajiaan ja heidän tietojaan. Organisaatiot ovat vaarassa joutua epäjärjestykseen, ottaa riskejä ja menettää mahdollisuuksia optimointiin ja kustannussäästöihin, kun niillä ei ole skaalautuvia menettelyjä ja työkaluja toimittajasuhteidensa hallintaan.
Nämä huolenaiheet osoittavat, että tarvitaan nykyaikainen, automatisoitu ratkaisu, jolla voidaan optimoida toimintoja, parantaa viestintää ja yhteistyötä sekä skaalata myyjien hallintakysymyksiä organisaatioiden kehittyessä.
