Miksi sinun pitäisi siirtyä digitaaliseen hankintaan nyt?

Johdanto:

In the hectic business world of today, companies have to stay competitive, reduce costs, and increase efficiency. Companies may streamline procurement. Although the conventional procurement method is ineffective, digital tools and technologies might revolutionise company purchase. Digital procurement (DP) might save money, speed processes, and offer insightful analysis that helps companies be ready for long-term success.

Hankintatoimi

Perinteisissä hankintajärjestelmissä on haittoja, mutta digitaalinen muutos auttaa hallitsemaan kustannuksia ja varmistamaan resurssien oikea-aikaisen saatavuuden.

1. Manuaaliset prosessit: Monet organisaatiot luottavat edelleen paperipapereihin, puhelinkeskusteluihin ja sähköposteihin hankinnoissa. Nämä menetelmät ovat tehottomia, hitaita ja virhealttiita.

2. Tyypilliset hankinnat eivät sisällä reaaliaikaisia toimittajien suorituskykyä, varastoja tai taloudellisia mittareita. Avoimuuden puute voi johtaa kalliisiin häiriöihin.

3. Korkeat kustannukset: Manuaalinen työ vie aikaa ja rahaa. Tietojen syöttö ja validointi vaativat aikaa ja rahaa.

3. Sääntöjen noudattaminen ja hankintariskien vähentäminen edellyttävät automaatiota ja valvontaa, jotka auttavat myös sääntöjen noudattamisessa ja riskien valvonnassa.

4. Perinteiset hankinnat saattavat jättää käyttämättä mahdollisuuksia kustannussäästötoimenpiteisiin, kuten myyjien yhdistämiseen, suuralennuksiin tai neuvotteluvoimaan.

Uusi toimintaehdotus digitaalisten hankintojen alalla

Digitaalisen muutoksen vallankumous

Hankintojen digitaalinen transformaatio parantaa tuottavuutta, tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja vähentää kustannuksia.

1. Edistyneet ostotyökalut

Yritykset voivat tehostaa hankintoja työkalujen avulla. Esimerkkejä ovat sähköiset hankinnat, menoanalyysit ja hankinta-analytiikka-alustat. Nämä järjestelmät automatisoivat yritysten ostotilaukset ja laskutuksen. Tämän automaation ansiosta hankinta-asiantuntijat voivat priorisoida tehtäviä.

2. Tietoon perustuvat näkemykset digitaalisissa hankinnoissa

Digitaalisen muutoksen avulla yritykset voivat kerätä ja analysoida ostotietoja parempaa päätöksentekoa ja hankintoja varten.

3. Toimittajasuhteiden hallinta

Onnistunut hankinta edellyttää vankkoja toimittajasuhteita. Digitaaliset työkalut tarjoavat reaaliaikaista viestintää, suorituskyvyn seurantaa ja yhteistyötä toimittajasuhteiden hallinnassa (SRM). Parantaa tehokkuutta sekä toimittajien luottamusta ja yhteistyötä.

4. Kustannusten vähentäminen

DP-vallankumouksen taustalla ovat kustannussäästöt. Automaatio vähentää kuluja ja virheitä. Joukko-ostot, hintaneuvottelut ja toimittajien yhdistäminen säästävät rahaa digitaalitekniikan avulla.

5. Lisääntynyt riskienhallinta ja vaatimustenmukaisuus

Hankintojen vaatimuksena ovat riskienhallinta ja sääntöjen noudattaminen. Digitaalinen transformaatio vähentää oikeudellisia riskejä automatisoimalla valvontaa ja vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia.

6. Digitaalisten hankintojen etätyöhön liittyvät taidot

COVID-19:n jälkeen etätyö lisääntyi. Tietotekniikan avulla ammattilaiset voivat toimia etänä ja jatkaa liiketoimintaa häiriöistä huolimatta.

7. Kestävän kehityksen hankkeet digitaalisissa hankinnoissa

Maailmanlaajuiset yritykset asettavat kestävän kehityksen etusijalle. DP-muunnoksen avulla yritykset voivat seurata ja dokumentoida sosiaalisia ja ympäristövaikutuksiaan. Tämä tukee yritysten yhteiskuntavastuun ja kestävän kehityksen tavoitteita.

8. Toimitusketjujen joustavuus

COVID-19-epidemia teki globaaleista toimitusketjuongelmista selkeitä. se tarjoaa ajantasaisia toimittaja- ja varastotietoja, mikä vahvistaa toimitusketjuja. Näin yritykset näkevät toimitusketjun ongelmat.

9. Kilpailuetu

Hankintojen digitaalinen vallankumous auttaa yrityksiä. Ne voivat säästää rahaa, muuttua ajan mukana ja parantaa asiakaspalvelua. Edessä pysyminen antaa yrityksille mahdollisuuden menestyä pitkällä aikavälillä.

10. Digitaalisten hankintojen toimialan suuntaviivat

Teknologia muuttaa alaa nopeasti. Menestys edellyttää edistyksen ja trendien seuraamista. Muuntautumiskykyinen tietotekniikka antaa yrityksille mahdollisuuden reagoida markkinoiden muutoksiin.

Digitaalisen hankinnan keskeiset osatekijät

Muutos edellyttää useita kriittisiä tekijöitä ja strategioita:

1. Sähköiset hankintajärjestelmät

Sähköiset hankintatekniikat auttavat digitalisoimaan hankintoja. Ne virtaviivaistavat hankintoja hakemuksesta maksuun. Sähköinen hyväksyntä, luettelotilaus ja laskutus ovat mahdollisia. Sähköiset hankinnat parantavat tiedonkeruuta ja analysointia.

2. Menoanalyysi

Menoanalyysiohjelmistot auttavat yrityksiä ymmärtämään menoja. Aiempia menoja tarkastellaan, jotta voidaan säästää rahaa, parantaa sopimuksia ja vähentää hukkaa.

3. Ostoanalytiikka digitaalisissa hankinnoissa

Tietopohjaiset hankinta-analyysityökalut tarjoavat reaaliaikaista tietoa toimittajien suorituskyvystä, kustannuksista ja vaatimustenmukaisuudesta. Organisaatiot voivat parantaa hankintastrategiaansa ja tehdä valistuneita valintoja.

4. Toimittajien yhteistyöfoorumit

Toimittajien yhteistyöalustat helpottavat viestintää ja yhteistyötä. Ne keskittävät viestinnän, tilausten seurannan ja ongelmanratkaisun. Onnistunut ostaminen edellyttää vahvoja toimittajasuhteita.

5. Robottiprosessien automatisointi digitaalisessa hankinnassa

RPA automatisoi yksitoikkoisia toimintoja ohjelmistorobottien avulla. RPA voi vähentää virheitä ja lisätä tehokkuutta hankinnoissa automatisoimalla tietojen syöttöä, asiakirjojen käsittelyä ja muita toimintoja.

6. AI/ML

Trendien ennustaminen, kysynnän ennustaminen ja riskienhallinta voivat tehostaa hankintoja tekoälyn ja ML:n avulla. Näiden tekniikoiden avulla tehdään parempia päätöksiä ja hankintastrategioita.

7. Läpinäkyvä lohkoketju

Lohkoketju parantaa hankintojen avoimuutta. Tapahtumien pysyvä tallennus vaikeuttaa niiden muuttamista tai huijaamista. Tämä vähentää petoksia ja edistää luottamusta.

8. Pilvipalvelut

Pilviratkaisut turvaavat ja yksinkertaistavat hankintatietojen käyttöä ja tallentamista etätoiminnoissa.

Digitaalisen transformaation tapaustutkimukset

Onnistuneet esimerkit hankintojen digitaalisesta transformaatiosta osoittavat, miten se vaikuttaa reaalimaailmaan. Nämä esimerkit osoittavat, miten organisaatiot ovat käyttäneet näitä taktiikoita onnistuneesti.

P&G Tapaustutkimus 1

Maailmanlaajuinen yritys Procter & Gamble (P&G) on tehostanut hankintamenettelyjään ottamalla käyttöön digitaaliset menetelmät. Korkean teknologian järjestelmä nopeutti hankintoja toimittajien rekrytoinnista laskujen maksamiseen.

Tämä digitaalinen järjestelmä paransi toimittajasuhteita, vähensi virheitä ja antoi nopeat ostotiedot. Tämä säästi P&G:n rahaa ja lisäsi sen kilpailukykyä.

IBM:n tapaustutkimus 2

Maailmanlaajuinen teknologia- ja konsultointiyritys IBM paransi hankintaprosessiaan tekoälyn ja analytiikan avulla. Ne leikkasivat kustannuksia ja paransivat toimittajien suorituskykyä. IBM alensi hankintakustannuksia 20 prosenttia ja lisäsi tuottavuutta tekoälyn ja analytiikan avulla.

Maerskin tapaustutkimus 3

Maailmanlaajuinen merenkulku- ja logistiikkayritys Maersk otti lohkoketjun käyttöön parantaakseen hankintojen läpinäkyvyyttä ja turvallisuutta. Se dokumentoi liiketoimet turvalliselle lohkoketjualustalle petosten vähentämiseksi. Tämä lisäsi toimittajien luottamusta ja vähensi hankintariskejä.

Nämä esimerkit osoittavat, että hankintojen digitaalinen muutos vaihtelee. Sen sijaan se edellyttää ratkaisujen räätälöintiä kunkin organisaation tavoitteiden mukaisesti.

Digitaalisen muutoksen keskeiset haasteet digitaalisissa hankinnoissa

Organisaatioiden on punnittava digitaalisen hankintatoimen muutoksen hyvät ja huonot puolet. Joitakin suuria esteitä:

1. Muutoksen hallinta digitaalisissa hankinnoissa

Uudet digitaaliset teknologiat ja menetelmät muuttavat usein organisaation työnkulkuja. Työntekijöiden on omaksuttava teknologia. Sujuva siirtyminen edellyttää muutoksen hallintaa.

2. Tietoturva

Kun yritykset siirtyvät digitaaliseen järjestelmään, niiden on suojattava tiedot. Tähän sisältyy hankintatietojen suojaaminen verkossa ja yksityisyyden suojaa koskevien lakien noudattaminen.

3. Digitaalisten hankintojen integrointi

Uusien digitaalisten välineiden integroiminen nykyisiin järjestelmiin on vaikeaa. Tietojen erottelun ja tehottomuuden minimoimiseksi tietotekniikkaratkaisujen on oltava yhteydessä muihin yrityksen järjestelmiin.

4. Toimittajien sitoutuminen

Digitaalinen muutos hankinnoissa edellyttää toimittajien sitoutumista. Toimittajien on sopeuduttava ja tehtävä yhteistyötä ostajien kanssa luottamuksen kehittämiseksi.

5. Digitaalisten hankintojen taitojen kehittäminen

Uusien digitaalisten työkalujen käyttäminen vaatii koulutusta. Maksimoidakseen digitaalisen muutoksen hyödyt yritysten tulisi kouluttaa henkilöstö.

Digitaalisen muutoksen etenemissuunnitelma

Digitaalisten hankintojen muutos on matka. Menestyvät organisaatiot tarvitsevat tiekartan.

1. Arvioi tilanne

Arvioi nykyiset hankintakäytännöt. Etsi kipupisteet, pullonkaulat ja kohdat, joissa automatisoinnista on eniten hyötyä.

2. Aseta selkeät tavoitteet

Aseta selkeät digitaalisen muutoksen tavoitteet. Mitkä ovat tavoitteesi? Esimerkkejä ovat rahan säästäminen, tehokkuuden parantaminen tai toimittajasuhteiden vahvistaminen. Konkreettisilla tavoitteilla on merkitystä.

3. Valitse oikeat työkalut

Valitse digitaaliset työkalut, jotka tukevat tavoitteitasi. Sähköiset hankinnat, analytiikka ja yhteistyöteknologiat kannattaa valita huolellisesti liiketoimintatarkoituksiin.

4. Digitaalisten hankintojen toteuttamisvaihe

Digitaalinen muutos vie aikaa. Aloita muutokset vaiheittain tärkeimmistä. Tämä auttaa hallitsemaan muutoksia ja vähentämään keskeytyksiä.

5. Opeta

Kouluta ja perehdytä henkilöstösi. Totuta henkilöstö uusiin työkaluihin ja niiden hyötyihin.

6. Arvioi edistymistä

Arvioi säännöllisesti digitaalisen muutoksen toimia. Seuraa kustannussäästöjä, tehokkuushyötyjä ja muita toimenpiteitä tunnuslukujen avulla.

7. Paranna jatkuvasti

Paranna hankintaprosesseja digitaalisessa muutoksessa tarvittavien tietoon perustuvien oivallusten avulla.

Hankintojen tulevaisuus

Hankinnoista on tulossa dynaamisempia ja datalähtöisempiä, kun yritykset omaksuvat digitaalisen muutoksen. Yritykset, jotka omaksuvat nämä muutokset, ovat paremmin valmistautuneita muutokseen. Tarkkaile näitä tulevia trendejä:

1. Tekoälyohjattu ostaminen digitaalisen hankinnan avulla

Hankinnoissa käytetään yhä enemmän tekoälyä ja koneälyä. Nämä teknologiat mahdollistavat ennakoivan analytiikan, kysynnän ennustamisen ja älykkään toimittajahallinnan.

2 Kestävä hankinta

Hankinnoissa kestävyysnäkökohdat. Organisaatiot asettavat hankinnat, ympäristön ja sosiaalisen vastuun etusijalle.

3. Parempi toimitusketjun näkyvyys

Toimitusketjun näkyvyyden parantaminen on avainasemassa. Reaaliaikainen varaston, lähetysten ja toimittajien seuranta varmistaa toimitusketjun joustavuuden ja ketteryyden.

4. Palvelupohjaiset hankinnat

PaaS-palveluntarjoajien avulla yritykset voivat ulkoistaa hankinnat asiantuntijoille, jotta ne voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa.

5. Lohkoketjujen integrointi digitaalisiin hankintoihin

Lohkoketjuteknologiaa käytetään hankinnoissa liiketoimien tallentamiseen turvallisesti ja avoimesti.

6. Toimittajayhteistyön parantaminen

Toimittajayhteistyön parantamista korostetaan. Toimittajat ja organisaatiot tekevät yhteistyötä suorituskyvyn parantamiseksi ja riskien vähentämiseksi.

7. Räätälöity ostaminen digitaalisissa hankinnoissa

Henkilökohtaistaminen hankinnoissa parantaa tehokkuutta mukauttamalla menettelyjä yritysten tarpeisiin.

Johtopäätökset:

Organisaatiot tarvitsevat digitaalista muutosta voidakseen kilpailla nykyisessä taloudessa. Organisaatiot voivat lisätä tehokkuutta, kustannussäästöjä, toimittajasuhteita ja muuttuvien sääntöjen noudattamista käyttämällä teknologioita. Siitä on valtavasti hyötyä, kuten Procter & Gamble, IBM ja Maersk ovat osoittaneet. Aloita digitaalisten hankintojen matka nyt – hyödyt ovat ilmeiset ja tulevaisuus kuuluu niille, jotka sopeutuvat.