Hankintojen compliance: miksi se on yrityksesi elinehto?

Ostomenettelyjen määrittäminen on yksi asia. On eri asia varmistaa, että henkilökuntasi noudattaa niitä kirjaimellisesti. Tyytyväisyys, tietämättömyys tai halu ostaa nopeasti uusia tavaroita ja palveluja aiheuttavat sen, että monet organisaatiot eivät noudata hankintamenettelyjä.

Yritykset ovat vaarassa saada merkittäviä tietovuotoja, kun käytäntöjä ei noudateta tai niitä ei ole olemassa.

Tutustu siihen, miten hankintojen sääntöjenmukaisuutta mitataan ja parannetaan, sekä parhaisiin käytänteisiin, joilla maksimoidaan hankintakäytäntöjen noudattaminen.

Mitä hankintojen noudattaminen tarkalleen ottaen on?

Hankintojen sääntöjenmukaisuus toteutuu, kun omistautunut tiimi tai osastopäälliköt noudattavat hankintasääntöjä, -prosesseja ja -määräyksiä.

Käytännössä hankintojen vaatimustenmukaisuuteen kuuluu:

• Hankintapolitiikkojen laatiminen ja jakelu
• Hankintojen vaatimustenmukaisuuden seuranta ja ylläpito
• Hankintariskien arvioinnin ja vähentämisen suunnittelu
• Hankintojen tarkastusten tekeminen ja tiedottaminen ylimmälle johdolle.
• Tutustu tapoihin, joilla hankintaohjelmistot voivat automatisoida, raportoida ja hyväksyä vaatimustenmukaisuuden työnkulkuja.

Miksi hankintojen noudattamisella on merkitystä?

Hankintojen noudattamisessa ei ole kyse mielivaltaisten sääntöjen ja käytäntöjen määräämisestä.

Sen sijaan tehokkaiden hankintastrategioiden noudattaminen vähentää uusien tavaroiden ja palvelujen ostamiseen liittyviä riskejä.

SaaS-hankinnat altistavat yritykset tietoturvaongelmille, kuten tietomurroille ja GDPR-vaatimusten noudattamatta jättämiselle.

Hankintatiimit noudattavat riskien vähentämissääntöjäsi, kun ne keskittyvät hankintojen vaatimustenmukaisuuteen. Lisäksi se säästää rahaa.

Ohjelmistohankintoja varten saatat tarvita teknisen pinoarvioinnin. Hankintaryhmän jäsenen on tarkistettava, maksaako yrityksesi jo ennen SaaS-palvelun ostamista tarkoitusta vastaavasta alustasta.

Näin vältetään päällekkäiset lisenssit, kun organisaatiosi maksaa vastaavista ohjelmistotyökaluista.

Miten arvioidaan hankintapolitiikan noudattamista

Seuraa ja raportoi näiden viiden toimenpiteen avulla.

Hallinnoitavat menot

Hallinnoitavat menot ovat hankintatiimin osuus liiketoiminnan menoista.

Jos hankintaosastosi valvoo enemmän yrityksen menoja ja useammat menot noudattavat sisäisiä ostokäytäntöjä, hallinnoitavat menot ovat suuremmat.

Sopimuksen noudattaminen

Sopimusten noudattaminen tarkoittaa sitä, kuinka usein ja täysimääräisesti myyjät noudattavat sopimuksiasi.

Mittarina käytetään täysin sääntöjenmukaisten toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten prosenttiosuutta.

Sopimukset rajoittavat riskejä ja suojaavat organisaatiotasi tappioilta, kuten toimitusketjun pätkimiseltä, joka voi häiritä toimintaa. Jos myyjät noudattavat näitä ehtoja paremmin, hankintojen vaatimustenmukaisuus paranee.

Prosessin vaatimustenmukaisuus

Prosessien noudattaminen mittaa sitä, kuinka usein organisaatiosi noudattaa hankintamenettelyjä, kuten toimittajien tarkastusta.

Tämä tilasto on ratkaisevan tärkeä kaikille yrityksille, mutta erityisen tärkeä se on hajautetuissa hankintamalleissa, joissa osastojen tai toimipisteiden johtajat tekevät omat päätöksensä.

Hajautetuissa hankinnoissa henkilöstö on alttiimpi ohittamaan työläitä vaiheita tai rikkomaan rajoituksia (jotka turvaavat organisaatiota).

Toimittajien määrä

Hyväksyttyjen toimittajien määrä on toimittajien määrä. Oikean määrän löytäminen on ratkaisevan tärkeää.

Liian moni myyjä voi lisätä riskiä. Toimittajien suuri määrä voi estää älykkäät toimittajakumppanuudet ja kustannussäästöt. Nämä asenteet suosivat suhteiden vähentämistä.

Liian harvat sertifioidut toimittajat voivat jättää sinut loukkuun, jos palveluntarjoajalla on puutteita tai jos se sulkee toimintansa. Varavaihtoehto on erinomainen erityisesti sellaisten toimittajien kohdalla, jotka ovat liiketoimintasi kannalta välttämättömiä.

Laskun ja ostotodistuksen vastaavuus

Laskujen ja ostotilausten vastaavuus on niiden laskujen prosenttiosuus, jotka vastaavat hankintajärjestelmän ostotilausnumeroita.

Tämä osoittaa, että ostotilausprosessia ja hyväksymisprosessia on noudatettu.

Laskun ja ostotodistuksen vastaavuuden mittarin pitäisi olla korkea.

Parhaat käytännöt hankintojen vaatimustenmukaisuutta varten

Tunne vaarat ja suunnittele niiden lieventäminen

Riskienhallinta on olennainen osa hankintojen vaatimustenmukaisuutta.

Maksimoi hankintojen tehokkuus ja minimoi riskit.

Käytä riskimatriisia riskin vakavuuden ja todennäköisyyden määrittämiseksi.

Jos riski on vaikutukseltaan ja vakavuudeltaan vähäinen, aseta operatiivinen tehokkuus riskien lieventämisen edelle.

Aktiivisemmilla riskinhallintamenetelmillä olisi kuitenkin puututtava suurella todennäköisyydellä esiintyviin tai vakaviin vaaroihin.

Kuluttajien tietomurto voi olla vakava, etenkin jos se aiheuttaa vaaran, että GDPR-asetusta ei noudateta. Tällöin tietohallintojohtajan on ehkä analysoitava ja hyväksyttävä uudet toimittajat perusteellisesti riskien vähentämiseksi.

Suunnittele hankintojen tarkastukset säännöllisesti.

Hankintojen tarkastuksessa tarkastetaan kaikki asiakirjat ja päätökset tietyn ajan kuluessa.

Hankintajohtajat tarkastelevat käytäntöjä ja sääntöjä, toimittajasuhteita ja riskejä sekä prosessin ulkopuolisia menoja.

Suorita neljännesvuosittaiset hankintatarkastukset sääntöjenmukaisuuteen liittyvien ongelmien havaitsemiseksi ja toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Perimmäinen hankintojen tarkastuksen käsikirja selittää hankintojen tarkastukset.

Luettelo hyväksytyistä toimittajista.

Hyväksyttyjen toimittajien luettelossa luetellaan yritykset, joiden kanssa teet yhteistyötä tai jotka olet arvioinut turvallisiksi palveluntarjoajiksi.

With this list, procurement team members can easily find vendors to buy from without a new strategic sourcing or screening procedure.

Näin ollen ensisijaisten toimittajien luettelot tehostavat hankintoja ja noudattavat samalla toimintalinjoja.

Keskitettyjen ja hajautettujen hankintojen oikea yhdistelmä.

Keskitettyihin hankintoihin kuuluu yksi sisäinen tiimi, joka vastaa kaikista hankintatehtävistä. Hajautetuissa hankinnoissa tämä valta annetaan osaston tai toimipisteen johtajille.

Keskitetty hankinta on turvallisempi sääntöjen noudattamisen ja riskien kannalta. Yritykset voivat hyödyntää mittakaavaetuja ja välttää ohjelmistolisenssien päällekkäisyyttä.

Hajautettu hankinta antaa kuitenkin tiiminvetäjille asiantuntemusta ja kokemusta, jotta he tietävät, mitä he tarvitsevat hankinnoilta. Se virtaviivaistaa hankintoja ja vähentää byrokraattisia vaiheita.

Monet yritykset käyttävät hybridistrategiaa, jossa keskitetty ostohenkilöstö käsittelee tietyn dollarikynnyksen ylittävät liiketoimet. Samaan aikaan osastopäälliköt valvovat pienemmän riskin hankintoja.

Käytä automatisoituja toimittajahallintaohjelmistoja.

Toimittajahallintaohjelmistot auttavat useimpia hankintatiimejä hallinnoimaan liiketoimintakumppanuuksia ja vaatimustenmukaisuutta.

Automatisoidut hyväksyntätyönkulut voivat lähettää ostopyynnöt sidosryhmille hyväksyttäväksi.

Tämä parantaa sääntöjen noudattamista, nopeuttaa ostoprosessia ja antaa kaikille mahdollisuuden nähdä vireillä olevat maksutapahtumat nopeasti yhdellä alustalla.