Tail spend: mitä se on ja miksi se kannattaa optimoida?

Viime vuoden aikana hankinta-alan ammattilehdet ovat korostaneet, miten tärkeää on tunnistaa ja hallita takapuolen menoja suurissa tai maantieteellisesti hajautetuissa organisaatioissa. Tail spend -hankintojen suosio korostaa kahta merkittävää muutosta alalla:

Ensinnäkin hankinnan ammattilaisten ajattelutapa on muuttunut, sillä aiemmin resurssit eivät tarjonneet heille aikaa tai työkaluja vähäarvoisen kulutuksen paljastamiseen. Siksi tarkimpienkin hankinnan asiantuntijoiden oli keskityttävä siihen 20 prosenttiin toimittajista, joiden osuus kustannuksista oli 80 prosenttia.

Lisätä vähemmistöomisteisille, monimuotoisille ja pienille yrityksille suunnattuja toimittajakuluja: 6 tapaa tukea toimittajien monimuotoisuutta.

Toinen vuoro on tekninen. Uudet teknologiat, kuten liiketoimintaohjelmistot ja reaaliaikainen viestintä, ovat auttaneet organisaatioita ymmärtämään kulujaan ja löytämään voittoa maksimoivia mahdollisuuksia.

Jatkokäyttö on usein se 20 prosenttia organisaation menoista, joka on peräisin 80 prosentilta sen toimittajista. Nämä liiketoimet ovat liian pieniä tai harvinaisia, jotta hankinnat voisivat valvoa niitä, joten ne eivät hyödy määrätietoisesta hankintataktiikasta. Ostohinnan vaihtelu

Tail-spend on monimutkainen asia, koska sitä tapahtuu 20 prosentin alimmassa osassa, ja sitä voi olla vaikea hallita ilman oikeita järjestelmiä. Paljon puhutaan siitä, että hännän alla on paljon epäsäännöllisiä menoja, mikä pitää paikkansa, mutta kyse on muustakin.

Hännän menoihin kuuluu myös ymmärrys

1. Hankinnat hyväksytyiltä myyjiltä sopimusten ulkopuolella
2. Edulliset, usein käytetyt tavarat
3. Suuret kertaluonteiset hankinnat
4. Edulliset, pienen volyymin tuotteet
5. Väärin luokitellut erät

Nämä ryhmät vaativat erilaisia hankintojen hallinnointitaktiikoita, mutta parannetuilla järjestelmillä voidaan ratkaista lukuisia yhteisiä ongelmia. Useimmat niistä ovat liian pieniä tai harvinaisia herättääkseen huomiota, joten niistä ei tiedetä mitään. Ilman tietoja ylimmät johtajat eivät pysty motivoitumaan häntäkulujen todellisista kustannuksista, vaikka ne voivat säästää miljoonia, jos niitä hallitaan hyvin.

Hyviä uutisia kuitenkin.

Hännän menojen ymmärtäminen ja hallinta on selkeytymässä. Tuhansissa Googlen tuloksissa tarkastellaan tätä piilokäyttöä yksityiskohtaisesti. Yritykset laativat tapaustutkimuksia, kun ne säästävät miljoonia. Accenturen tuoreessa raportissa todettiin, että yritykset, jotka muuttivat “tail spend” -kulujaan, säästivät 10-20 prosenttia parantamalla ostoprosesseja ja ostojen noudattamista.

Myös teknologia auttaa. Virtaviivaistetut tilausjärjestelmät korvaavat menoja haittaavat tekijät, kuten heikot viestintäkanavat ja tehottoman yritysbyrokratian, ja tekevät pienistä menoista helpompia loppukäyttäjille ja parempia hankinnoille. Kun nämä järjestelmät integroidaan kehittyviin analytiikkatyökaluihin, voidaan kvantifioida ja koota yhteen pienempiä menoja koskevat säästöt, mikä antaa johtajille vankan tuoton hankintajärjestelmäinvestoinnista.

Kaikki nämä muutokset saavat hankintaosastot ympäri maailmaa innostumaan. Mahdollisuus säästää prosenttiyksikköä tärkeimmän toimittajan kanssa ei katoa koskaan, mutta varjopuolien hallitseminen voi parantaa kannattavuutta soveltamalla parhaita hankintakäytäntöjä pienempiin menoihin.