Kun liiketoimintasi menettelyt kasvavat ja kehittyvät, sinun on erotettava toisistaan kaksi hankintatyyppiä: suorat hankinnat ja epäsuorat hankinnat. Nämä kaksi hankintamenetelmää vaikuttavat yrityksen toimintaan eri tavoin. Ne edellyttävät erilaista asennetta ja usein myös erilaisia menetelmiä.
Tässä oppaassa määritellään suorat hankinnat, erotetaan ne epäsuorista hankinnoista ja käsitellään toimittajahallintaa suorissa hankinnoissa.
Suora hankinta
Suorahankinta tarkoittaa, että ostat tuotteita ja palveluja, jotka liittyvät suoraan yrityksesi tuotantoon.
Esimerkkejä suorista hankinnoista:
- Raaka-aineet (veneenrakennuksen lasikuitu)
- CPU-sirut tietokoneiden valmistukseen)
- Jotkin asiantuntijapalvelut, kuten arkkitehtisuunnittelu kiinteistökehitysyritykselle, siirtyvät suoraan tuotantoon.
- Joitakin ohjelmistohankintoja (graafisen suunnittelufirman ohjelmistot)
Suora hankinta määritellään analysoimalla, onko hankinta tarpeen tavaran tai palvelun toimittamiseksi.
Tietokonevalmistajat tarvitsevat suorittimia rakentaakseen tietokoneita, kun taas graafisen suunnittelun toimistot tarvitsevat suunnittelutyökaluja luodakseen visuaalista materiaalia.
Suorien ja epäsuorien hankintojen vertailu auttaa selittämään niiden monimutkaisuutta.
Miten suorat ja epäsuorat hankinnat eroavat toisistaan?
Epäsuorat hankinnat tarkoittavat sellaisten keskeisten hyödykkeiden ja palvelujen ostamista, jotka eivät mene suoraan tuotantoon.
Sanotaan, että vaatekauppasi valmistaa omat vaatteensa. Suora osto sisältää vaatetustarvikkeita, kuten kangasta.
Esimerkkejä epäsuorista hankinnoista:
- Hallinnon toimistotarvikkeet
- Fyysisten myymälöidenne vuokraus
- Verkkokauppa-alustan tilaus
Kaikki nämä kustannukset ovat välttämättömiä, mutta eivät liity vaatteiden tuotantoon.
Suoraan vs. epäsuorasti Hankinnat
Suora tai epäsuora hankinta on selvä joidenkin liiketoimien osalta.
Organisaatioissa, jotka myyvät pikemminkin palveluja kuin tuotteita, ohjelmistohankintoja on vaikeampi luokitella.
Ajattele digitaalista markkinointitoimistoa. Markkinointitoimisto ei tee tavaroita. Ei tarvita osia tai raaka-aineita.
Jotkin ohjelmistohankinnat ovat välttämättömiä niiden palvelujen kannalta, kuten:
- Digitaaliset mainosalustat
- Markkinoinnin automaatio-ohjelmisto
- Työkalut sähköpostimarkkinointia varten
Markkinointitoimisto tarvitsee ohjelmistoja myydäkseen digitaalista mainontaa palveluna, joten tämä hankinta on suora hankinta.
Ne voivat kuitenkin käyttää projektinhallinta- tai sisäisen viestinnän ohjelmistoja. Nämä ovat välillisiä hankintoja.
Kysy: ”Käytetäänkö tämä tuote suoraan hyödykkeemme tai palvelumme tuotantoon?”, jotta voit määrittää suoran tai epäsuoran hankinnan.
Myyjien hallinnointi suorahankinnoissa
Suora hankinta edellyttää toimittajasuhteiden hallintaa. Näiden toimittajien tarjoamat tuotteet ovat elintärkeitä organisaatiollesi. Niiden puuttuminen estää sinua valmistamasta tuotetta.
Toimittajariskien hallinta on tärkeää. Toimitusketjun keskeytykset voivat häiritä tuotantomenetelmiä ja alentaa voittoja.
Markkinointitoimistosi kykyyn täyttää asiakassopimukset vaikuttavat huomattavat markkinoinnin automaatioalustan käyttökatkokset.
Raaka-aineet voivat vaikuttaa vaatteidesi kestävyyteen, mikä voi erottaa sinut tekijänä muista. Kun strateginen toimittaja lopettaa toimintansa, sinun on löydettävä uusi toimittaja, mikä muuttaa tuotteesi fyysistä koostumusta.
Kilpailuetusi voi syntyä myös suorista toimittajasuhteista. Ilman suoraa tuotantopanosta tuotteesi tai palvelusi voi muuttua.
Hankintaryhmien tulisi hallita strategisia toimittajasuhteita seuraavasti:
- Reaaliaikainen suorituskyvyn näkyvyys ja toimittajien menojen ja kustannussäästöjen tarkastelu toimittajasuhteiden hallintaohjelmiston avulla.
- Myyjien keskeisten suorituskykyindikaattoreiden ja odotusten asettaminen sekä suorituskyvyn arviointikokousten pitäminen.
- Toiminnallisen, rahoitus- ja markkinariskin säännöllinen arviointi.
Epäsuorien hankintojen myyjien hallinnoinnin merkitys
Epäsuorat toimittajat tarvitsevat toimittajasuhteiden hallintaa aivan kuten suorat hankinnat.
Vältä jättämästä epäsuoria toimittajia toimittajahallinnon ulkopuolelle. Jos tämä toimittaja katoaisi tänään, vaikuttaisiko se merkittävästi toimintaan?
Jos näin on, aseta toimittajasuhteiden suojaaminen etusijalle.
Mitkä ovat suorien hankintojen haasteet?
Managing direct procurement presents three problems for strategic sourcing and procurement teams:
1. Hankalat menettelyt
Tarvitaan RFX-, IT-vaatimustenmukaisuus- ja ostohyväksyntärutiineja. Valitettavasti se on yleensä hidasta. Hyväksymisprosessien automatisointi on mahdollista hankintaohjelmistojen avulla.
2. Riskien hallinta
Toimittajayhteys sisältää aina riskin (tietoturvariski on aina luontainen SaaS-ostossa), mutta suorien toimittajien valitseminen lisää tätä riskiä.
Jos toimittajan palvelimiin kohdistuva verkkohyökkäys aiheuttaa vakavia häiriöitä digitaalisen mainonnan alustassa, markkinointitoimistosi kyky palvella asiakkaita voi pysähtyä.
Jos kangastoimittajalta loppuu kangas, sinun on ehkä leikattava vaatteiden valmistajan tuotantoa.
3. Kustannusarvotasapaino
Uusien toimittajien palkkaamisessa on yleensä kyse rahan säästämisestä, joten haluat ohjelmistoratkaisun, joka maksimoi budjettisi.
Halvin myyjä ei välttämättä ole paras vaihtoehto. Alhaiset hinnat saattavat johtaa laadunvarmistukseen ja riskinhallintaan liittyviin myönnytyksiin, jotka voivat vahingoittaa organisaatiotasi.
Käytä kolmea menetelmää kustannusten ja arvon tasapainottamiseksi:
- Määritä hankintaprosessin alkuvaiheessa, onko tärkeintä kustannus vai arvo. Saatat esimerkiksi valita halvimman toimistolaitteiden myyjän laadusta riippumatta. Jos heidän ominaisuuksiensa valikoima on parempi, saatat olla valmis maksamaan sähköpostimarkkinointialustasta enemmän.
- Paranna sopimusneuvotteluja ja saat parhaan hinnan hintavertailutietojen avulla.
- Vältä ylitysmaksut valvomalla ohjelmistojen käyttöä.
