Talous- ja hankintaosastojen tavoitteena on optimoida yrityksen menot välttääkseen tuhlausta ja maksimoidakseen sijoitetun pääoman tuoton (ROI). Kustannusten leikkaaminen on tärkeää, mutta menojen hallinnalla on muitakin tavoitteita. Lisäämällä menoja voidaan parantaa tehokkuutta ja laatua, mikä tekee yrityksestä kannattavamman. Liiketoiminnan menojen hallinta mahdollistaa hankinta- ja talousosastojen optimoida yrityksen menot. Lue lisää yrityksen menojen hallinnasta, sen vaikutuksesta kannattavuuteen ja neljästä hyödyllisestä menetelmästä yrityksen menojen hallintaan ja optimointiin.
Liiketoiminnan menojen hallinta
Yhteistyöhön perustuva liiketoiminnan menojen hallinta (BSM) löytää tapoja optimoida yrityksen menot.
Talous- ja hankintaosastojen on tehtävä yhteistyötä BSM:n onnistumiseksi. Hajautettu ostaminen vaatii osastojen johtajien panosta ja sitoutumista, erityisesti jos hankinta ei ole täysin vastuullinen.
Kannattavuus on yrityksen menojen hallinnan päätavoite. Kustannusten vähentäminen, kuten sopimusten uudelleen neuvotteleminen, tai tuloja tuottavat toimet, kuten uuden ohjelmistoalustan hankkiminen lisäpalvelun tarjoamiseksi, parantavat kannattavuutta.
Liiketoiminnan menojen hallinnassa on kolme tyyppiä.
1. Hankintojen hallinta
Hankintojen hallinta valvoo uusien tavaroiden ja palveluiden hankintaa ja ostamista, mukaan lukien:
- Markkinatutkimus, analyysi
- Potentiaalisten toimittajien seulonta
- Toimittajariskin analysointi
- Sopimusneuvottelut
- Toimittajasuhteiden hallinta
2. Henkilöstömenojen hallinta
Kustannusten hallinta seuraa ja käsittelee työntekijöiden kustannusvaatimuksia. Tähän sisältyy kustannusten hallintatoimenpiteitä, kuten menojen hyväksymisprotokollia, ja tehokkuustoimenpiteitä, kuten automatisoidut kustannusvaatimusjärjestelmät.
3. Laskujen käsittely
Toimittajien laskujen käsittely ja maksaminen on laskujen hallintaa. Tehokas laskujen hallinta käyttää työkaluja nopeuttamaan ja parantamaan laskujen hyväksyntää ja maksamista. Tämä ohjelma voi myös havaita ja estää petoksia.
Liiketoiminnan menojen hallinnan edut
Alhaisemmat kustannukset, korkeampi ROI
Tehokas yrityksen menojen hallinta vähentää kuluja ja lisää ROI:ta. Saatat maksaa kahdesta samanlaisesta ohjelmistotyökalusta. Yhden suhteen poistaminen ja käytön keskittäminen yhdelle alustalle vähentää ohjelmistokustannuksia.
Parannettu tehokkuus ja tuottavuus
Menojen hallinta tunnistaa tapoja automatisoida tai virtaviivaistaa tylsiä toimintoja yrityksen tuottavuuden parantamiseksi. Laskujen käsittelyohjelmisto voi auttaa ostovelkojen hallinnassa. Aseta ainutlaatuisia automaatiosääntöjä säästääksesi aikaa laskujen käsittelyssä ja välttääksesi myöhästymismaksut toimittajille.
Parempi menojen noudattaminen ja riskin vähentäminen
Yritykset, jotka asettavat liiketoiminnan menojen hallinnan etusijalle, varmistavat, että henkilökunta noudattaa menojen ohjeita ja vähentää petosten ja muiden turvallisuusongelmien riskiä. Voit tarvita johtavaa henkilöä hyväksymään ostot, jotka ylittävät tietyn rahakynnyksen, ja CTO:n hyväksymään uudet ohjelmistohankinnat luomalla ja julkaisemalla selkeät hankintaohjeet.
Tämä jakelu vähentää petoksia tarkistamalla suuria tapahtumia. Integroimalla ohjelmistoratkaisu, jossa on huonoa tietojen hallintaa, vähennetään riskiä, että työntekijä aiheuttaa teknisiä tai turvallisuusongelmia.
Haasteet liiketoiminnan menojen hallinnassa
Hajautetut menot
Hajautettu hankinta tekee yrityksen menojen hallinnasta vaikeaa.
Hajautettu ostaminen antaa liiketoimintayksikön tai haarakonttorin johtajille mahdollisuuden ostaa ilman IT-, talous- tai hankintaosaston hyväksyntää.
Siksi kulujen seurannasta tulee monimutkaisempaa ja kalliimpaa.
Yrityksen luottokortit
Yritysluottokortit, kuten hajautetut menot, voivat tehdä liiketoiminnan menojen hallinnasta haastavaa.
Kortinhaltijat voivat tilata ohjelmistoja ilman IT-sidosryhmien suostumusta, mikä on suuri riski. Tietoturvaongelmat ja valvomattomat (usein hyödyntämättömät) tilaukset, jotka kuluttavat kassavirtaa, voivat aiheutua näistä vaaroista.
Huono tietojen käsittely
Monet tiimit käsittelevät edelleen kulukorvauksia käyttämällä laskentataulukoita tai käsinkirjoitettuja lomakkeita.
Tämä vanhentunut toiminta vähentää tietojen näkyvyyttä ja hallintaa. Menojen hallintatyökalu on hyödyllinen menojen hallintaan ja tietojen keskittämiseen.
Heikko menojen näkyvyys
Talousosastojen on vaikea seurata yrityksen menoja reaaliajassa ilman keskitettyä menojen hallintajärjestelmää. Ilman näkyvyyttä ennustaminen ja talousraportointi epäonnistuvat.
Muutosvastarinta
Talousosastot kohtaavat vastustusta henkilöiltä, jotka pitävät nykytilasta, kun he yrittävät tiukentaa menojen hallintaa.
Tavoitteet törmäävät tässä vastarinnassa. Osastopäälliköt saattavat välittää vähemmän säästöistä kuin taloustiimin jäsenet. Heidän suosimansa hankintamenetelmä on sellainen, joka virtaviivaistaa ja vähentää byrokratiaa.
Liiketoiminnan menoluokat
Yritykset, jotka määrittelevät ja luokittelevat yrityksen menot läpinäkyvästi, saavat paremman käsityksen menoista ja voivat tehdä parempia päätöksiä menojen vähentämiseksi.
Nämä ovat yleisiä yrityksen menoluokkia:
- Palkkalista
- Markkinointi ja mainonta
- Vuokra- ja käyttökustannukset
- Verot, korot, lainanlyhennykset
- Viihde ja työntekijäedut
- Pääomamenot
- Jäsenmaksut, tilaukset
- Pankkikulut
- Ohjelmistolisenssit
- Oikeudelliset ja ammatilliset maksut
- Viestintä
- Toimistokulut
- Matka, huolto ja korjaukset
- Asiakaslahjat
Neljä hyödyllistä ohjelmistoratkaisua yrityksen kulujen hallintaan:
Vahvat ohjelmistoalustat, jotka tarjoavat reaaliaikaisia näkemyksiä yrityksen kulutuskäyttäytymisestä ja automatisoivat tehokkuutta, parantavat liiketoiminnan menojen hallintaa.
1. SaaS-toimittajien hallinta
Vendr, SaaS-ostojen alusta, hankkii, ostaa ja hallinnoi ohjelmistosopimuksia. Talous- ja hankintaosastot käyttävät Vendriä optimoidakseen sopimuskulut strategisesta toimittajavalinnasta sopimusten uusimiseen ja neuvotteluihin.
Strateginen hankintatuki
Vendrin SaaS-ostojen asiantuntijat käyttävät suurinta ohjelmistojen ostodatasettiä vertaillakseen toimittajien hintoja ja saadakseen parhaan ennakkohinnan auttaakseen sinua löytämään toimitilat, jotka tukevat liiketoimintaprosessejasi.
Päällekkäisten menojen analyysi
Kun ostaminen on hajautettua, osastot ostavat usein samanlaisia ohjelmistoja ilman keskinäistä konsultointia. Vendr tunnistaa päällekkäiset menot ja yhdistää lisenssejä säästääkseen rahaa välittömästi.
Sopimusten hallinta
Hankintatiimit voivat seurata toimittajien suorituskykyä ja saada automatisoituja uusimisilmoituksia, jotta eivät koskaan menetä uusimismahdollisuuksia sisäänrakennetun sopimusten hallinnan avulla.
Reaaliaikainen kulujen analyysi
Reaaliaikainen menojen näkyvyys näyttää, miten menojen hallinta vaikuttaa tulokseen. Katso, kuinka paljon kukin toimittaja maksaa ja syvenny kategorian tai osaston mukaan.
Toimittajasuhteiden hallinta
Vendrin vahva hankintaohjelmistoalusta hallitsee suhteita hankinnan lisäksi. Visualisoi teknologiapinot ja menot, mukaan lukien villit menot, ja seuraa sopimusten uusimisia automatisoitujen hyväksyntäjärjestelmien avulla.
2. PayEm automatisoi laskut
PayEm auttaa suuria ja pieniä organisaatioita hallitsemaan menoja ja hankintoja. PayEm auttaa sinua maksamaan palveluntarjoajille ja välttämään myöhästymismaksut hallitsemalla laskuja. Keskeiset ominaisuudet:
- Laskujen ja maksujen automatisointi
- Nopeampi laskujen käsittely tekoälyavusteisella optisella merkkien tunnistuksella
- Integraatiot eri ERP-työkalujen kanssa
- Suunnittele ja aikatauluta siirrot helposti
3. Hallitse työntekijämenoja Expensyan avulla
Automaattinen kulujen hallintatyökalu Expensya seuraa työntekijöiden kulukorvausvaatimuksia. Tiimit virtaviivaistavat kulujen hallintaa ja korvauksia automaation ja työntekijäportaaleiden avulla. Expensya lataa taloustiimin kuluraportit. Keskeisiin ominaisuuksiin kuuluu myös:
- Yrityksen maksukortit parantavat henkilöstömenojen hallintaa
- Uber-, Quickbooks- ja SAP-integraatiot
- Keskitetty BI-raportointi ja tekoälyanalyysit
4. Oracle NetSuite—ERP
ERP-alusta Oracle NetSuite auttaa taloustiimejä hallitsemaan liiketoiminnan menoja eri näkökulmista. Se sisältää:
- Hintavertailu auttaa talousjohtajia välttämään menoja
- Ostotilausten hallintapaketti, joka automatisoi ja valvoo hyväksyntöjä hankintatiimeille.
- Taloudellisten prosessien integraatioalustat myyntisaamisille ja maksuille
