You’ve probably heard of lean procurement if you follow procurement trends. The problem has been discussed extensively in papers, analyst studies, podcasts, and industry groups in recent years. Despite the wealth of knowledge, many procurement professionals struggle to define and use lean procurement.
Tässä blogissa käsitellään lean-hankintoja ja niiden vaikutuksia sinuun. Ensin määritellään Lean ja tarkastellaan sen historiaa. Seuraavaksi käsittelemme kolmea prosessia ja sitä, miten eräs organisaatio käytti lean-ajattelua tarjouspyyntöjen käsittelyssä. Lopuksi tarjoamme tutkimusresursseja.
- Määritelmä: kevyt hankinta
- 3 yksinkertaista lean-hankinnan vaihetta
- Esimerkki lean-hankinnoista
- Lisätutkimusresurssit
Määritelmä: kevyt hankinta
Lean-hankinnoilla, joita kutsutaan joskus myös lean-hankinnoiksi tai -hankinnoiksi, maksimoidaan arvo parantamalla tehokkuutta ja vähentämällä hukkaa.
Jos tämä vaikuttaa epäselvältä tai ilmeiseltä, olet oikeassa. Niin se onkin. Se on laaja, koska se perustuu jatkuvaan parantamiseen, joka vaihtelee organisaatiokohtaisesti. Niinpä ilmaisua käytetään eri tavoin. Procurement and Supply Australasia (PASA) tarjoaa kuusi määritelmää.
Määritelmien lisäksi myös lean-hankintatunnelmat vaihtelevat. Joidenkin hankintajohtajien mielestä jokaisen yrityksen pitäisi käyttää lean-hankintaa. Jotkut käytännön toimijat pitävät sitä idealistisena mutta epäkäytännöllisenä teoreettisena lähestymistapana. Toiset ovat skeptisiä ja pitävät lean-hankintoja yrityksenä muokata käsityksiä työvoimapulan, kilpailtujen markkinoiden ja maailmanlaajuisten epävarmuustekijöiden keskellä.
Kaiva syvemmälle, jotta ymmärrät lean-ajattelun todellisuuden ja lupauksen hankintatoiminnoissasi.
Lean-menetelmien tausta
Jokaisen lean-hankintakäytännön juuret ovat teollisuudessa. Henry Fordin 1900-luvun alussa kehittämä ja käyttöön ottama liukuhihna saattoi olla ensimmäinen lean-hankinta. Eräs kirja kuitenkin loi termin ”lean” yrityksen toiminnalle 1990-luvulla.
Kone, joka muutti maailman: James Womackin ja Daniel Jonesin kirjoittama The Story of Lean Production raportoi viiden vuoden Toyota-tuotantomallin ja -filosofian tutkimustuloksista. Kaksikko julkaisi lukuisia muita teoksia, joissa kehitettiin ja tutkittiin lähestymistapaa seuraavien kahden vuosikymmenen aikana. Womack perusti myös voittoa tavoittelemattoman Lean Enterprise Instituten (LEI) auttaakseen yrityksiä toteuttamaan lean-toimintatapaa.
LEI:n mukaan Lean-harjoittelijoiden tulisi aina pitää mielessä tarkoitus, prosessi ja ihmiset.
- Mikä on organisaationne päätarkoitus? Mitä tarjoatte asiakkaille?
- Prosessi: Miten saavutat tavoitteet ja tuotat asiakasarvoa tehokkaasti?
- Kuka hallinnoi asiakasarvoa luovia prosesseja?
Lean-ajatteluun kuuluu, että päätöksiä tehtäessä otetaan huomioon yrityksen tehtävä tai kuluttaja. Määritä menettelyt ja poista vaiheet, jotka eivät palvele tätä tavoitetta. Lopuksi tiimin jäsenet hallinnoivat ja optimoivat prosesseja vastuullisesti. Lean-ajattelun sovelluksia on eniten tuotannossa, toimitusketjun hallinnassa ja hankinnoissa. Näitä käsitteitä voidaan soveltaa mihin tahansa prosessiin.
Teknologia ja lean-hankinnat
Kuten odotettua, teknologia on vahvistanut lean-ajattelua. Suosittu hankintateknologia tukee lean-ajattelun tavoitetta poistaa lisäarvoa tuottamattomat manuaaliset tai hallinnolliset tehtävät. Tarjouspyyntöjen hallinta-, menojen hallinta- ja sopimustenhallintaohjelmistot automatisoivat ja virtaviivaistavat menettelyjä ja raportointia.
McKinseyn raportin mukaan hankinta-asiantuntijat käyttävät 40 prosenttia ajastaan hallinnollisiin tehtäviin. Nämä tärkeät mutta vähäarvoiset menettelyt keskeisissä prosesseissa estävät ammattilaisia tekemästä strategista työtä. Lean-ajattelu ja teknologia voivat vaikuttaa asiaan merkittävästi.
3 yksinkertaista lean-hankinnan vaihetta
1. Valmistaudu kysymään ”miksi?” ja ”mitä jos?” (paljon).
Ennen kuin otat lean-ajattelun osaksi hankintamenettelyäsi, nollaa ajattelutapasi. Mukavuus tekee paisuneista, tehottomista menettelyistä helpommin luotettavia. Ihmiset tekevät asioita, koska he ovat aina tehneet niin, tietämättä miksi.
Prosessien kartoittaminen ja analysointi on avainasemassa. Kysy jokaisen vaiheen kohdalla miksi. Miksi teet tämän? Miksi sitä käytetään? Onko se elintärkeää? Kysy siis mitä jos. Jos vaihe poistettaisiin? Onko siinä haittapuolia tai merkittäviä riskejä? Miten tämä vaihe hyödyttää prosessia ja organisaatiota? Entä jos askelta lyhennettäisiin tai kokeiltaisiin jotain uutta?
2. Karttaostokset
Aloita prosessien kartoittaminen asianmukaisella ajattelutavalla. Hankintasykli on prosessipainotteinen. Siksi aloittaminen voi olla vaikeaa.
Hankintojen vastaanottomenettelyn aloittaminen voi yksinkertaistaa asioita. Kartoita jokainen prosessin vaihe kaikkien osalta. Miten käyttäjä pyytää hankintaa? Käsitteleekö joku sitä? Miten se arvioidaan? Kuka tarkistaa hyväksynnän?
Kun olet kartoittanut prosessin, arvioi jokainen vaihe. Kysy itseltäsi kysymyksiä. Onko tällä vaiheella arvoa vai olisiko menettely periaatteessa samanlainen ilman sitä? Riippuuko tämä vaihe edellisestä vai voidaanko se tehdä samanaikaisesti? Voiko tekniikka automatisoida tai yksinkertaistaa tätä vaihetta?
- Esimerkkejä lean-hankinnoista:
- Hankkeiden hankintojen saanti
- Vaatimusten selvittäminen
- Myyjien löytäminen ja valinta
- Tarjouspyyntöjen hallinnointi
- Laskujen hallinta
- Sopimusten hallinnointi
- Myyjien suorituskyvyn arviointi
- Raportointi ja menoanalyysi
Prosessien purkaminen voi auttaa sinua paljastamaan vaiheet, jotka eivät palvele tarkoitustasi tai jotka eivät tuota tarpeeksi lisäarvoa siihen kuluvaan aikaan nähden.
3. Muuta, määritä, valvo ja tarkista
Kun olet löytänyt strategioita ajan säästämiseksi ja jätteiden vähentämiseksi, toteuta ne. Tarkista ensin sisäiset hankintaperiaatteet. Tiedota sidosryhmille muutetusta menettelystä ja logiikasta. Kerro heille, kuka omistaa ja hallinnoi prosessia.
Tavoitteena on säästää aikaa ja olla tehokkaampi. Kaikki muutokset eivät toimi. Sidosryhmien olisi voitava esittää kommentteja ja huolenaiheita. Jatkuva parantaminen ja optimointi määrittelevät lean-hankinnan. Harkitse prosessimuutosten tarkistamista usein varmistaaksesi, että ne toimivat suunnitellusti.
Esimerkki lean-hankinnoista
AEG: Tarjouspyyntöjen automatisointi
AEG, maailman suurin urheilu- ja live-viihdeorganisaatio, aloitti hankkeen tarjouspyyntöprosessinsa virtaviivaistamiseksi. He kartoittivat prosessinsa ja tutkivat RFP-automaatiota eri tiimeissä ja maantieteellisillä alueilla.
”Käytimme käsin ja paperia. Jokaisella laitoksella on omat mallinsa, asiakirjansa ja ehtonsa. Päätimme standardoida ja virtaviivaistaa prosessin ja rakentaa kirjaston työtehtävistä. Vaikka palveluissa ja juhlissa oli paljon yhtäläisyyksiä lukuisissa paikoissa, pyörää keksittiin jatkuvasti uudelleen.” – AEG:n yrityspalveluista vastaava vanhempi varatoimitusjohtaja Scott Bosarge.
Lopulta he ottivat käyttöön tarjouspyyntöjen hallintajärjestelmän tehostaakseen ja vähentääkseen manuaalisia tehtäviä. Lopputulos? AEG:n mukaan tarjouspyyntöjen tekeminen nopeutui jopa 50 prosenttia.
