Talous- ja hankintajohtajat etsivät aina tapoja vähentää yrityksen kustannuksia. Kun keskityt kustannusten välttämiseen ja säästöihin, vähemmän kovalla työllä ansaittua rahaa käytetään liiketoiminnan pyörittämiseen. Tämä mahdollistaa sijoittamisen kasvuun, kuten henkilöstön lisäämiseen ja suurempiin tiloihin siirtymiseen.
Kustannusten välttäminen ja säästäminen ovat kaksi yleistä tapaa saavuttaa tavoite käyttää vähemmän rahaa.
Monet ajattelevat näiden sanojen tarkoittavan samaa asiaa, joten niitä käytetään usein yhdessä. Kuitenkin kustannusten välttäminen ja säästäminen ovat kaksi hyvin erilaista asiaa, jotka vaativat erilaista lähestymistapaa.
Tietenkin molemmat pyrkivät vähentämään liiketoiminnan menoja.
Selvitä ero kustannusten välttämisen ja säästöjen välillä ja opi käyttämään molempia samanaikaisesti tasapainoisen kulujen hallintasuunnitelman saavuttamiseksi.
Mikä ero on kustannusten välttämisellä ja säästöillä?
Kustannusten välttäminen tarkoittaa tulevaisuuden kustannusten välttämisen mahdollisuuden pienentämistä, kun taas kustannussäästöt tarkoittavat nykyisten kustannusten vähentämistä.
Molempien tavoitteena on saada yritykset kuluttamaan vähemmän, mutta ne tekevät sen eri tavoin.
Kustannuksia vältettäessä ajatellaan, mitä ne voisivat olla tulevaisuudessa, ja tehdään suunnitelmia suojellakseen liiketoimintaa niiltä.
Esimerkiksi hankintapäällikkö saattaa ennakoida, että projektinhallintaohjelmistonsa kustannukset nousevat tulevaisuudessa tarkastelemalla pilvitallennuksen hinnanmuutoksia markkinoilla. Hän ottaa yhteyttä toimittajaan ja sopii nykyisen hinnan kiinnittämisestä seuraavaksi 18 kuukaudeksi välttääkseen tämän kustannuksen.
Toisaalta kustannussäästöissä etsitään tapoja vähentää jo olemassa olevia kustannuksia. Voisit säästää rahaa esimerkiksi neuvottelemalla projektinhallintaohjelmiston toimittajan kanssa alhaisemmasta käyttäjäkohtaisesta hinnasta.
Pehmeät kustannukset vs. kovat kustannukset
On tärkeää tietää, että useimmilla uusilla menoilla on kaksi kustannustyyppiä: kovat kustannukset ja pehmeät kustannukset. Tämä pätee riippumatta siitä, yritätkö vältellä kustannuksia vai säästää niitä.
Kovat kustannukset ovat hankinnan näkyviä, konkreettisia ja helposti seurattavia kustannuksia. Pehmeät kustannukset ovat hankinnan mukana tulevia näkymättömiä kuluja. Niitä on vaikea huomioida, sillä ne usein jäävät huomaamatta.
Oletetaan, että olet ostamassa uutta työkalua, jonka avulla voit palkata ihmisiä heidän taitojensa perusteella. Kova kustannus on ohjelman kuukausi- tai vuosimaksu.
Jos harkitset tämän alustan ostamista, saatat pyytää lakimiestäsi tarkistamaan ja allekirjoittamaan ohjelmistosopimuksen. Tähän hankintaan liittyvät lakimieskulut ovat ”pehmeitä kustannuksia”.
Kustannuksia vältettäessä ja säästettäessä on otettava huomioon, miten valintasi vaikuttavat molempiin kustannustyyppeihin.
Poistamalla työkalun teknologiaresursseistasi ja poistamalla kovan kustannuksen kuukausibudjetistasi vähennät ohjelmistomenojasi.
Mutta täällä voi olla myös pehmeitä säästöjä huomioitavana. Säästät ostotiimin aikaa, joka on pehmeä kustannus, koska heidän ei tarvitse käsitellä niin monia toimittajia.
Kustannusten välttäminen
Kustannusten välttäminen on menojen hallintatapa, joka keskittyy ennakoimaan ja vähentämään tulevaisuuden kustannusten todennäköisyyttä.
On vaikea sanoa, kuinka tehokasta hyvä kustannusten välttäminen on, koska se poistaa kustannukset ennen niiden syntymistä.
Tämän vuoksi vältetyt kustannukset eivät näy taloudellisissa raporteissa. Vaikutus kuitenkin arvioidaan tietämällä, mitä kustannuksia olisit voinut säästää.
Esimerkkejä kustannusten välttämisestä
Jotta kustannukset voidaan tehokkaasti välttää, hankintatiimien on tiedettävä, missä kustannuksia voisi ilmetä ja otettava käyttöön kustannusten välttämiskeinoja näiden kustannusten vähentämiseksi.
Tässä on muutamia esimerkkejä.
Hintojen kiinnittäminen
Yritys palkkaa ulkopuolisen toimiston hoitamaan sosiaalisen median markkinointiaan. Heidän osto-tiiminsä jäsen lukee LinkedInissä kirjoituksen, jossa sanotaan, että toimistot yleensä nostavat hintoja kerran vuodessa.
Hankintapäällikkö neuvottelee sopimuksen uusimisesta kiinnittääkseen nykyisen hinnan. Tämä vähentää hintojen nousun todennäköisyyttä.
Ennaltaehkäisevä ylläpito
Talousvastaava huomaa, että heidän sisäisen myyntitiiminsä käyttämät tietokoneet vanhenevat ja tarvitsevat todennäköisesti enemmän huoltoa.
He suunnittelevat näiden yksiköiden ennakoivan korvaamisen välttääkseen yllättävät korjauskulut.
Huoltojen ajoittaminen
Yrityksen tietohallintojohtaja aikatauluttaa tietojen tarkastuksen ja puhdistuksen kolmen kuukauden välein vuosittaisen sijaan vähentääkseen tietovaraston rikkoutumisriskiä ja siihen liittyviä kustannuksia.
Toimittajien monipuolistaminen
Markkinointitoimiston ostos-osasto huomaa muutoksen mainosten ostamisen hinnoittelussa aiemmin, mikä on tärkeä osa heidän toimintaansa.
Muutoksen pääasiallinen syy on heidän mainostoimittajiensa siteet, joihin toimisto ei voi vaikuttaa.
Estääkseen hintojen nousua tiimi löytää lisää toimittajia monipuolistaakseen listaa. He voivat ostaa mainoksia toiselta toimittajalta sen sijaan, että maksaisivat korkeampaa hintaa, jos heidän pääasiallinen toimittajansa nostaa hintoja.
Prosessimuutosten toteuttaminen
IT-päällikkö huomaa, että heidän ohjelmistopino on lähellä kuukausittaisen API-kutsujen rajan saavuttamista.
He yrittävät parantaa sisäisiä prosessejaan vähentääkseen API-pyyntöjen tarvetta, jotta he eivät joudu maksamaan enemmän siirtyäkseen korkeampaan rajoitussuunnitelmaan.
Mitä tarkoitetaan kustannussäästöillä?
Kustannussäästöissä on kyse säästökeinojen löytämisestä menojen hallinnassa. Pääasiallinen tavoite näiden säästötoimenpiteiden ottamisessa käyttöön on parantaa tulosta.
Toisin kuin kustannusten välttämisstrategiat, kustannussäästöstrategioilla on selkeä ja mitattavissa oleva taloudellinen hyöty.
Käytä yksinkertaista kaavaa selvittääksesi, kuinka paljon rahaa säästät tietystä kustannusleikkauksesta.
Hintojen ero (säästetyt dollarimäärät) = Alkuperäinen hinta – Uusi hinta
Katso sitten säästetty summa prosentteina:
Säästetyt senttiosuudet kustannuksissa = (Hintojen ero / Alkuperäinen hinta) x 100
Esimerkiksi, olet juuri laskenut CRM-työkalusi kuukausikustannuksia. Maksoit aiemmin 10 000 dollaria kuukaudessa, mutta nyt maksat vain 9 000 dollaria.
Vanhan hinnan (10 000 dollaria) ja uuden hinnan (9 000 dollaria) välinen ero on 1 000 dollaria.
Saadaksesi tämän summan prosentteina, jaa Hintojen ero (1 000 dollaria) alkuperäisellä hinnalla (10 000 dollaria) ja kerro sadalla:
1000 dollaria jaettuna 10 000 dollarilla on 10%
Kustannussäästöjen keinoja
Hintakeskustelut
Hankintatyöntekijä uskoo, että he voivat säästää yrityksen rahaa ja vähentää kustannuksia neuvottelemalla HR-ohjelmiston toimittajan kanssa alhaisemmasta hinnasta vastineeksi 24 kuukauden sopimuksesta.
Strateginen ohjelmistohankinta
Tietohallintojohtaja (CIO) hankkii uuden teknologian, joka poistaa paljon manuaalista työtä. Tämä säästää yritykseltä rahaa ulkopuolisten työntekijöiden palkkauskustannuksista.
Sopimusten uusiminen
Toimittajasuhteiden johtaja käyttää ohjelmiston lähestyvää uusimista saadakseen alhaisemman käyttäjäkohtaisen hinnan, mikä vähentää uuden sopimuksen kokonaiskustannuksia.
Velkojen uudelleenjärjestely
Viimeaikainen liikevaihdon kasvu mahdollistaa nopeasti kasvavan yrityksen talousjohtajan maksamaan velkoja pois ja uudelleenjärjestelemään nykyiset korkeakorkoiset lainat matalakorkoisemmiksi sopimuksiksi, mikä vähentää kokonaiskustannuksia.
Ylimääräisten kulujen rajoittaminen
Johtoryhmä päättää tiukentaa hyväksyntäprosessia, koska ohjelmiston ylimääräiset kustannukset ovat kasvussa.
Työntekijöiden on nyt saatava esimiehen lupa ennen budjetin ylittämistä. Tämä antaa yritykselle enemmän valtaa hallita ylimääräisiä menoja.
