Kulutusanalyysi vertaa nykyisiä ja menneitä kuluja. Tavoitteena on vähentää kustannuksia, parantaa strategista hankintaa ja lisätä kulujen hallintaa. Jotta voitaisiin tunnistaa kaavat, kulutustiedot on muutettava KPI-luvuiksi ja mittareiksi, ja ne on visualisoitava.
Analyysiin parhaiten soveltuvat tiedot ovat seuraavanlaisia:
- Kaikki hankinta-, hankinta ja taloudelliset ohjelmistotietokannat. ERP, GL, eProcurement ja kulujen hallinta
- Normalisoitu oikean yhdistämisen ja koontitason mukaan.
- Järjestetty hierarkkisen taksonomian mukaan, mieluiten tuotteen mukaan.
- Rikastettu täyttämään tarvittavat kentät.
- Käsitelty tekoälymoottorilla, liiketoimintasääntömoottorilla ja datasta perillä olevilla kulujen analyytikoilla.
Nämä tietojen asetukset lisäävät luotettavan ja toimivan analyysin mahdollisuuksia. Tietojen käsittely on paljon nopeampaa kuin taulukkolaskentaohjelmalla tai sääntömoottorilla.
Kulutusanalyysi vie perinteisesti kuukausia ja on työlästä. Arviointi on hankalaa suorittaa useammin kuin kerran tai kahdesti vuodessa sen pituuden vuoksi. Tämä pakottaa hankintatiimin käyttämään vanhentunutta tietoa ja heiltä puuttuu näkyvyys projekteihinsa.
Viikkoja tai päiviä voidaan säästää käsittelemällä tietoja tekoälymoottorilla. Kulutusanalyysiohjelmisto voi verrata aloitteiden tuloksia tavoitteisiin, kun niitä toistetaan useita kertoja vuodessa. Kulutusanalyysi on strategisempaa, kun hankinta voi mukautua uusien tietojen perusteella.
Mitä on kulutusanalyysi?
Kulutusanalyysi tarkastelee yrityksen nykyisiä ja historiallisia kuluja löytääkseen kustannusten leikkausmahdollisuuksia, parantaakseen strategista hankintaa ja alentamaan hankintahintoja.
Kulutusanalyysi koostuu kolmesta pääaspektista:
- Puhdas kulutustieto, KPI:t ja muut mittarit tarjoavat kulujen näkyvyyden useista näkökulmista.
- Kulutusanalyysi—Kysymysten esittäminen yrityksen kuluista ja hankinnasta, vastausten löytäminen mittareista sekä kustannusten vähentäminen ja tulosten parantaminen.
- Hankintaprosessien mukauttaminen yrityksen tavoitteisiin analyysin tulosten perusteella.
Kulujen näkyvyys
Kulutusanalyysi vaatii tarkkoja hankintatietoja kaikista lähteistä, jotta hankintamuuttujia voidaan mitata ajan mittaan. KPI:t mittaavat aiempien ja nykyisten prosessien suorituskykyä. KPI:t ja indikaattorit auttavat ymmärtämään hankintatietoja, olivat ne sitten edellisen neljänneksen taulukkolaskentakaavioista tai vuosien tiedot sisältävästä kulutusanalyysiohjelmistosta.
Et voi säästää sitä, mitä et näe.
Kulutusanalyysin KPI:t ja mittarit tietojen keräämiseen ja käsittelyyn
Kaikki tiedämme sanonnan ”roskaa sisään, roskaa ulos”. Tämä pätee hankintakustannusten analyysiin. Useimmat hankintatiimit käyttävät tätä tekniikkaa saadakseen yksityiskohtaisia tietoja tarkkojen tulosten saavuttamiseksi.
Määrittele kaikki hankinta- ja hankintalähteet.
ERP:t, e-hankintaohjelmistot, kulutusjärjestelmät, P-kortit ja yleiskirjanpidot ovat tietolähteitä. Kerää kulutustietoja kaikista osastoista, yrityksistä ja tehtaista. Muista, että suorat ja epäsuorat kulut on tutkittava.
Yhdistä tiedot yhteen paikkaan.
Tiedot tulevat joskus eri muodoissa, valuutoissa tai kielissä, mikä tekee yhdistämisestä ongelmallista. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi rakennetaan ETL-prosesseja. Kulutusanalyysi hoitaa automaattisesti poikkeamat ja ETL-käsittelyn. Hankinta-analyytikoiden on käsiteltävä taulukkolaskentaohjelmien epäjohdonmukaisuuksia tai käytettävä tietojen hallintatyökalua.
Puhdista tiedot paremman käsittelyn saavuttamiseksi.
Kielen ja valuutan lisäksi tuotteen ja toimittajan nimiä ja kuvauksia verrataan ja normalisoidaan. Esimerkiksi kolme liiketoimintayksikköä voi hankkia Dellin kannettavia tietokoneita eri toimittajien nimillä—DELL, Dell Technologies, Dell, Inc. Hankintatietojen standardisointi yksinkertaistaa tulkintaa yrityksille, roboteille ja algoritmeille.
Lisää tietoja kattavien merkintöjen ja mittareiden saamiseksi.
Erilaiset tietokentät eri lähteistä voivat aiheuttaa ongelmia yhdistettäessä. Puuttuvat kentät, lyhenteet ja kirjoitusvirheet ovat yleisiä. Älykäs tietojen yhdistäminen luo täydellisempiä tuotekirjauksia. Lisää muita tietolähteitä, kuten toimialakoodeja, toimittajavalikoimaa ja ISO-sertifikaatteja parantaaksesi tietojen analyysiä.
Järjestä materiaalit loogisiin hierarkioihin.
Kulutustietojen taksonomia auttaa hankinta-asiantuntijoita seuraamaan, mihin rahaa käytetään. UNSPSC, NAICS ja eClass ovat luokittelustandardeja. Kaikki kulut, mukaan lukien markkinointi, matkustaminen, toimistotarvikkeet ja lakipalvelut, on luokiteltava asianmukaisesti, riippumatta käytetystä luokittelujärjestelmästä. Kulutustilastot tulevat kattavammiksi ja hyödyllisemmiksi suuremmalla luokittelulla. Luokittelu voi kestää kuukausia ja olla työlästä. AI-pohjaisella luokittelumoottorilla varustettu kulutusanalyysi voi leikata sen ajan päiviin ja luokitella automaattisesti 60-70 % ensimmäisen kierroksen tiedoista. Järjestelmä paranee ihmistarkastusten ja -korjausten myötä, luokitellen enemmän joka kerta. Tällaiset analyysiratkaisut voivat tuoda lähes välittömän tuoton ajansäästöjen ja resurssisäästöjen vuoksi.
Kulutusanalyysi
Tietojen analysointi on tärkein osa hankintakustannusten analyysiä. Tietojen analysointiohjelmisto auttaa yritystäsi noudattamaan määräyksiä, tunnistamaan säästömahdollisuuksia ja havainnollistamaan ostokäyttäytymistä.
Tutkimus antaa sinulle näkyvyyden olla strateginen ja keskustella toimittajien kanssa älykkäästi. Kulutusanalyysi voi löytää prosessiparannuksia, kuten ostamista ensisijaisilta toimittajilta, vähentämällä kategorian tarjoajia ja muita tyypillisiä skenaarioita.
Kulutusanalyysi seuraa tiedonkeruuta, puhdistusta ja luokittelua. Puhdasta, tarkkaa, yksityiskohtaista dataa käyttäen voidaan laskea KPI:t ja kulutusanalyysit. Nämä luvut ymmärretään parhaiten kaavioissa ja graafeissa, jotka osoittavat kaavat ja poikkeamat. Nämä graafit voidaan suodattaa tietojen yksityiskohtaisuuden mukaan ja ne ovat saatavilla useilla kategorioiden tasoilla.
Kulutusanalyysi tuottaa toiminnallisia tietoja lähes kaikilla alueilla, ostohintavaihtelusta toimittajavalikoimaan ja liiketoimintayksiköiden välisiin ostoihin. Tiedot ohjaavat viisaampia, datavetoisia liiketoimintapäätöksiä kaikissa yrityksen ostoissa. Tutkimus tuottaa toimenpiteitä, jotka parantavat hankintatehokkuutta, vähentävät kustannuksia ja alentavat toimittajariskejä.
Hankintaprosessin kehittäminen
Tässä vaiheessa jokainen aloite saa omistajan ja toteutus alkaa. Monet strategiat parantavat toimittajien hallintaa, kuten:
- Kun yritysyksiköt ostavat yhden sopimuksen alaisuudessa, tuotehinnat ja -ehdot paranevat.
- Vähennä toimittajien määrää tietyille tuotteille tai kategorioille parantaaksesi tehokkuutta.
- Paremmat toimittajaneuvottelut sisäisten ja ulkoisten hintavertailujen avulla.
- Lyhennä tilauskäsittelyaikaa.
Jotkut uudet toimenpiteet perustuvat sisäiseen ja ulkoiseen vaatimustenmukaisuuteen, kuten
- Tason 1 ja tason 2 kulutus monimuotoisille toimittajille—vähemmistö-, nais- ja veteraanien omistamat yritykset.
- ISO, SOX, SOC2, UL, N95 Laatu, turvallisuus ja turvallisuusvaatimusten noudattaminen
- Sosiaaliset, ympäristö- ja hallinnolliset aloitteet
Toinen analyysi tarvitaan parannusten mittaamiseen. Älykäs kulutusanalyysityökalu ratkaisee tämän. Aikaisemman tutkimuksen perusteella enemmän tietoja käsitellään nopeasti ja tarkasti. Viimeisimpien tietojen käsittelystä saadut reaaliaikaiset tulokset heijastavat aloitteiden edistymistä.
Kulutusanalyysin voima
Organisaatiot hyötyvät suuresti, kun kustannusanalyysi lyhenee kuukausia kestävästä projektista viikkoon tai muutamaan päivään. Seuraavat ovat syitä käyttää kustannusanalyysiä ja uusia arvoja, jotka saadaan toistuvasta ostamisesta.
Paranna tietojen laatua
Kulutusanalyysi alkaa kaikkien hankintatietojen keräämisellä, puhdistamisella, normalisoinnilla ja rikastamisella. Tietojen osan käyttäminen rajoittaa tarkastelua ja tuloksia. Puhdistamattomissa tiedoissa on päällekkäisiä tuotteita ja toimittajia, mikä haittaa toimittajien yhdistämistä. Muista, roskaa sisään = roskaa ulos.
Lisää säästömahdollisuuksia
Tietojen puhdistaminen tarjoaa vahvan perustan trendianalyysille, KPI-mittaukselle ja suorituskyvyn vertailuanalyysille. Syvempi luokittelu on parempi trendien tunnistamiseen ja toiminnallisten oivallusten löytämiseen.
Luokittele taksonomia
UNSPSC ja eClass ovat standarditaksonomioita. Yritysten on arvioitava, sopiiko taksonomia heidän liiketoimintaansa ja onko se riittävän kattava analytiikkaa varten.
Rakennusten ylläpito on tasolla 3 tason 1 laitoksista [Laitos > Laitospalvelut > Rakennusten ylläpito]. Voit vähentää rakennusten ylläpitokustannuksia, jos tarkastelu osoittaa niiden olevan huomattavasti suurempia kuin vertailuarvot. Ilman muuta tietoa, projekti joutuisi tutkimaan, mikä rakennusten ylläpidon osa-alue aiheutti korkeat kustannukset. Koska rakennusten ylläpito sisältää yli kahdeksan erillistä alaluokkaa, lähteen löytäminen voi viedä aikaa.
Kuitenkin tason 4 laitostaksonomia voisi yksinkertaistaa aloitetta. Tason 4 luokilla on muutama toimittaja. Tutkimus voi tunnistaa ylihintaiset myyjät ja tuotteet. Kulutustilastot tulevat kattavammiksi ja hyödyllisemmiksi suuremmalla luokittelulla. Yksityiskohtaiset tiedot ja tason 4+ luokittelu nopeuttavat ongelmien tunnistamista ja säästävät hankintakuluja.
Vertailuanalyysi parantaa suorituskykyä
Kattava taksonomia ja selkeästi luokitellut tiedot helpottavat hankintasuorituksen vertailua. Yritysyksiköiden tai sijaintien vertailu sisäisesti voi auttaa löytämään ja korjaamaan kulutuspoikkeamia. Tehokkuuden lisäämiseksi vertaa hankintaprosessin KPI-mittareita, kuten PO-hyväksyntäaikaa.
Käytä kolmannen osapuolen vertailuarvoja täydentämään tietojasi ja vertailemaan saman kokoisiin organisaatioihin parantaaksesi. Mikä tahansa vertailuanalyysi, jonka valitset, voi alentaa materiaalien ja toimittajien kustannuksia hintojen alennusten kautta ja yrityksen kuluja tehokkuuden parantamisen kautta.
Hallitse toimittajariskejä ja -suhteita
Inhimillinen luottamus ja ymmärrys tekevät toimittajasuhteista parhaita. Silti sinun pitäisi suorittaa perusteellinen analyysi.
Hankintatutkimus voi löytää myyjiä ja tuotteita, joita jaetaan osastojen tai liiketoimintayksiköiden kesken. Lisäksi näet kuinka paljon tästä kulutuksesta on sopimuksellista. Valmistaudu neuvotteluihin datan avulla saadaksesi joukkohankinta-alennuksia, parempia maksuehtoja ja suuremman sopimusmäärän. Toimittajan läpinäkyvyys mahdollistaa älykkään hankinnan.
Alueelliset ja globaalit tapahtumat ovat häirinneet materiaalien ja osien saatavuutta viime vuosina. Kun 9.0 maanjäristys ja tsunami iskivät Japaniin vuonna 2011, Fukushiman Daiichi-ydinvoimalaonnettomuus vaikutti maailmanlaajuiseen IC-sirujen ja autokomponenttien tarjontaan. Vuoden 2020 COVID-19-pandemia sulki kaikki Kiinan tehtaat kuukausiksi. Arvioi yksilähteiset materiaalit tai myyjät samasta alueesta hallitaksesi toimitusketjun riskiä. Kun Kiinan tuotantolaitokset suljettiin, monet yritykset joutuivat ostamaan PPE:tä Kiinan ulkopuolelta.
Sisäiset ja ulkoiset hallinto- ja vaatimustenmukaisuusstandardit ovat luoneet uusia toimittajien hallinta-alueita. ISO 9001 (valmistuslaatu), ISO 13485 (lääketieteelliset laitteet), UL V-0 (materiaalin syttymättömyys), SOX ja SOC ovat pitkään olleet laadun, turvallisuuden ja turvallisuuden standardeja.
ESG-normit ovat yleistymässä. Julkisen muutospyynnön, mittauksen ja avoimuuden vuoksi kulutus monimuotoisille toimittajille—vähemmistö-, nais- ja veteraanien omistamat yritykset—tallennetaan. Jotkut liittovaltion sopimusjärjestöt on seurattava tason 1 (suora monimuotoinen kulutus) ja tason 2 (monimuotoinen kulutus tason 1 toimittajilta), koska ne saavat hyvitystä molemmista ja monimuotoisuusvaatimusten noudattamisesta. Monimuotoisuussertifikaattien sisällyttäminen tietojen rikastamiseen tekee näiden indikaattorien analysoinnista helppoa.
Kulutusanalyysin visualisointi
Datavetoisten KPI:den ja mittareiden visualisointi tukee kulutusanalyysiä. Useat ohjelmistotyökalut voivat näyttää tietoja kaavioina, taulukoina ja graafeina helpomman ymmärtämisen vuoksi.
Käytä taulukkolaskentaohjelmia
Suurin osa ihmisistä käyttää taulukkolaskentaohjelmia. Useimmat organisaatiot tarjoavat työntekijöilleen taulukkolaskentapohjaista liiketoimintaohjelmistoa. Siksi taulukkolaskentaohjelmia pidetään usein ”ilmaisina”.
Edistyneitä pivot-taulukoita ja ristitaulukointiraportteja on mahdollista tehdä taulukkolaskentaohjelmissa. Ne voivat myös näyttää tietoja viiva-, palkki- ja ympyräkaavioina. Kuitenkin taulukkolaskentaohjelmien käytössä kulutusanalyysissä on merkittäviä haittoja.
Yleiset kulutusanalyysin taulukkolaskentaohjelmien huolenaiheet:
- Taulukkolaskentaohjelmat ovat virheherkkiä. Havaijin yliopisto ja Dartmouth College löysivät virheitä 90 % taulukkolaskentaohjelmista ja 1,7 % kaavoista. Taulukkolaskentavirheet ovat maksaneet useille suuryrityksille miljardeja.
- Ohjelmointi on kallista. Tietojen esittäminen pivot-taulukoissa ja kaavioissa vaatii superkäyttäjiä ja hankinta-asiantuntijoita. Kaavojen ohjelmointi ja taulukoiden sekä kaavioiden rakentaminen vie aikaa jopa taulukkolaskentaohjelmien supersankareilta. Vaikka taulukkolaskentaohjelmisto on ilmainen, tiimin aika ei ole sitä.
- Jakaminen ja muokkaaminen voivat vaarantaa tietoturvan ja version. Jaa kulutusanalyysiäsi maksimoidaksesi sen arvo. Jotta työntekijät voisivat nähdä tiedot haluamassaan muodossa, he kopioivat ne tietokoneilleen ja muokkaavat niitä. Alkuperäinen taulukkolaskentaohjelma voitaisiin ylikirjoittaa ilman suojauksia. Kannettava tietokone, jossa on kopio taulukkolaskentaohjelmasta, voisi joutua varkauden kohteeksi, vaarantaen henkilökohtaiset tietosi.
Liiketoimintatiedon työkalut
Liiketoimintatiedon työkalut ovat lähes 40 vuotta vanhoja. Nykyiset prosessointi- ja grafiikkamoottorit tekevät niistä kuitenkin voimakkaampia.
Kuten taulukkolaskentaohjelmat, BI-hallintapaneelit vaativat taitavan BI-ohjelmoijan KPI:den ja mittareiden näyttämiseksi. Ohjelmoijien ja hankinta-asiantuntijoiden on tehtävä yhteistyötä monien näkökulmien luomiseksi. Toisin kuin taulukkolaskentaohjelmat, liiketoimintatiedon työkalut luovat monimutkaisia kaavioita ja grafiikoita. Näitä elementtejä voidaan tallentaa malleiksi.
Suuret organisaatiot, joilla on BI-työkaluja ja lahjakkaita ohjelmoijia, voivat jakaa hankintatietoja. Yritykset, jotka käyttävät BI:tä toimintamittareihin, voivat yhdistää nämä tiedot kulutustietoihin löytääkseen enemmän.
Liiketoimintatiedon visualisointi vaatii tarkkoja, yksityiskohtaisia kulutustietoja ja mekanismin niiden keräämiseksi. Tietojen valmistelu manuaalisesti vie aikaa ja monia henkilöitä. Liiketoimintasäännöt voivat tukea prosessia, vaikka ne kattavat vain 20 % tiedoista.
Hankintakokonaisuus
Hankintakokonaisuuden integroituja sovelluksia kattaa useita hankinta-aiheita. Sopim
