Optimoimalla ohjelmisto- ja muita kuluja kulutusanalytiikka auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaasti. Menoanalytiikka on olennainen osa taloushallintoa.
Mitä on kulutusanalytiikka?
Spend analytics collects, organises, processes, and analyses procurement data.
Menoanalyysi auttaa hankintatiimejä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja:
- Toimittajayhteyksien ylläpito
- Vähennä tuote- ja palvelukustannuksia, mukaan lukien SaaS.
- Hanki hyviä tarjouksia myyjiltä
- Toimitusketjun hallinnan pitäisi parantua.
- Strateginen lähde
- Parantaa menojen näkyvyyttä
Useimmat yritykset käyttävät tehokkaita ohjelmistoja analyysien tekemiseen tietoon perustuvassa liiketoimintaympäristössä. Kulutusanalyysiominaisuuksilla varustetut hankintaohjelmistot keskittävät tiedot, pitävät tarkat kirjaukset ja tehostavat tietojenkäsittelyä.
Miksi rahankäyttöanalytiikka on tärkeää?
Saadakseen tiedoista tietoa organisaation on investoitava analytiikkaan. Analysoimalla historiatietoja ja taloudellisia ennusteita kulutusanalytiikka auttaa hankintatiimejä vastaamaan yrityksen nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin.
Riskien minimointi
Joskus yritysten on käännyttävä nopeasti, leikattava kustannuksia ja etsittävä uusia toimittajia. Vastauksena COVID-19:ään: kyllä. McKinseyn mukaan yritykset ovat viime vuosina kohdanneet lisäesteitä, joita ovat muun muassa seuraavat:
- Nopeasti muuttuva asiakaskäyttäytyminen aiheuttaa kysynnän jyrkkää laskua.
- Nopeammat toimitusketjun keskeytykset
- Taloudellinen epävarmuus vaikuttaa toimittajiin ja valmistajiin
- Uusi kulutuskäyttäytyminen vaikuttaa hyödykkeiden hintoihin.
Riskien vähentäminen voi auttaa organisaatioita hallitsemaan taloudellisia epävarmuustekijöitä, kuluttajien käyttäytymisen muutoksia ja kalliita toimitusketjun logistiikan muutoksia.
Pienemmät kustannukset
Kustannussäästöt tekevät hankintatiimistä ratkaisevan tärkeitä yrityksen tuloksen kannalta. Hyvä hankintajärjestelmä ja menoanalytiikka auttavat yrityksiä maksimoimaan resurssit.
Käytännön kustannusanalyysi auttaa vähentämään riskejä, tehostamaan P2P-toimintoja ja alentamaan toimittajahintoja.
Säästömahdollisuuksien löytäminen
Pelkillä tiedoilla ei voida saada käyttökelpoisia oivalluksia. Kun se yhdistetään menoanalyysiin, se voi säästää yrityksiltä rahaa ja paljastaa piilossa olevat säästömahdollisuudet.
Ostosuunnat, vuoto ja poikkeavat menot paljastuvat menoanalyysin avulla. Se voi jopa konsolidoida myyjäjärjestelyjä paremman ROI:n saavuttamiseksi. Suuremmat säästömahdollisuudet merkitsevät yritykselle enemmän rahoitusstrategian optimointia.
Päätöksenteko tietojen avulla
Kuluanalytiikan kyky tehdä arvioita aiempien tietojen perusteella on toinen keskeinen etu. Hankintatiimit voivat oikean ohjelmiston avulla tarkastella keskeisiä tietoja ja tunnuslukuja reaaliajassa.
Mitkä toimittajakumppanuudet toimivat? Ovatko niiden kategorianhallinta-aloitteet kannattavia? Käytetäänkö automaatiota kustannusten vähentämiseen? Näihin kysymyksiin on helppo vastata kulutusanalytiikan avulla.
Esimerkkejä menoanalytiikasta
kustannusanalyysialustat tarjoavat työkaluja ja raportteja, joiden avulla talous- ja hankintajohtajat voivat seurata kustannuksia. Menoerittelyt, päällekkäisten menojen havaitseminen ja sopimusten kattavuuskustannuksia koskevat ilmoitukset ovat ratkaisevan tärkeitä.
Menojen jakautuminen
Useimmissa menoanalyysiohjelmistoissa voidaan analysoida menoja luokittain, osastoittain tai toimittajittain, mikä on ratkaisevan tärkeä mutta tehokas ominaisuus.
Voit esimerkiksi luoda laajemman toimittajahallintaohjelman viidelle kalleimmalle toimittajallesi.
Rahoitusryhmäsi saattaa tarvita osastojen ja luokkien kulutustietoja ensi vuoden budjetteja varten.
Päällekkäisten menojen kirjaaminen
Yrityksillä on liian usein useita ohjelmistoalustoja, joiden ominaisuudet ovat päällekkäisiä.
Kun osastot hankkivat projektinhallintaohjelmistoja itsenäisesti, ne saattavat maksaa kahdesta samasta alustasta.
Menoanalyysin avulla voidaan tunnistaa päällekkäiset lisenssit ja konsolidoida sopimuksia kustannusten ja myyjäriskien säästämiseksi.
Sopimusmaksun ylitystä koskevat hälytykset
Monet SaaS-sopimukset rajoittavat käyttömääriä. Ylikäyttömaksut voivat kasvaa lumipallona ja pilata budjetin, jos niitä ei tunnisteta ajoissa, kun sopimustaso ylittyy.
Älykäs kulujen analysointityökalu voi kuitenkin auttaa sinua havaitsemaan ylisuuret kulut varhaisessa vaiheessa ja määrittämään automaattiset ilmoitukset, jotka ilmoittavat sinulle mahdollisista lisäkuluista.
Menoanalyysin haasteet
Kulutusanalyysiohjelmiston käyttöönotto on taattu tapa minimoida hankintamenot ja lisätä voittoja, mutta se ei ole helppoa.
Tietosiilot
Tietojen visualisointiin ja hallintaan käytettävän kulujen analysointiratkaisun käyttö asettaa hankinta-asiantuntijat helposti saatavilla olevien tietojen armoille.
Joidenkin yritysten liiketoimintayksiköt tallentavat tietoja eri ohjelmistoalustoille.
Jos näitä järjestelmiä ei liitetä hankinta-analyysisovellukseen, et voi luoda täydellisiä raportointinäyttöjä.
Vähäiset analyyttiset valmiudet
Kulutusanalyysiratkaisut esittävät tietoja, mutta hankintayksikkösi tarvitsee analyysivalmiuksia muutosten aikaansaamiseksi.
Onneksi monet alustat tarjoavat ilmaisia webinaareja, joiden avulla pääset alkuun.
Muutosvastarinta
Jotkin sidosryhmät saattavat vastustaa mukautuksia, joita tarvitaan kulutusanalyysiratkaisun optimoimiseksi.
Ostajat saattavat esimerkiksi joutua lataamaan ostotilausten numerot analytiikka-alustalle, mikä mutkistaa menettelyä.
Menoanalyysin 5 vaihetta
Tämä viisivaiheinen menoanalyysimenetelmä on yleinen. Muista, että jokainen yritys on erilainen ja tarvitsee räätälöityjä ratkaisuja.
1. Määrittele menoanalyysin tavoite
Tavoitteen asettaminen auttaa taloushenkilöstöäsi analysoimaan menoja hyvin. Tarkoituksen määrittäminen ohjaa tietomallien löytämistä.
Tässä on joitakin menoanalytiikan tavoitteita:
- Säästöjen löytäminen hankintaluokissa
- Samankaltaisten toimittajien ROI:n vertailu
- Toimittajariskin pienentäminen
- Monimutkaisten menojen tunnistaminen luokittelutaksonomian avulla
- Vertailuanalyysi materiaali- ja toimituskustannusten vähentämiseksi
2. Tietolähteiden tunnistaminen ja keskittäminen
Tiedot voidaan hankkia kahdella tavalla:
- Yrityksen osastojen tietojen käyttäminen reaaliaikaisten kulutustietojen keräämiseen.
- Vertailuanalyysi kolmansien osapuolten tietojen kanssa toimittajahallinnan ja sopimusten laadun parantamiseksi.
Keskitetty alusta, joka tallentaa, käsittelee, luokittelee ja luokittelee tiedot ja poimii niistä käyttökelpoisia oivalluksia, helpottaa tietojen hankintaa ja keskittämistä. Integraatioiden ja sovellusrajapintojen avulla hankintatiimit voivat syöttää sisäisiä ja kolmansien osapuolten tietoja data-analyysin tarkistamiseksi.
3. Vakioida, puhdistaa ja järjestää tiedot
Luotettavien tietojen käyttäminen on ensimmäinen askel kohti merkittäviä oivalluksia. Tiedot saattavat tarvita standardointia, normalisointia, puhdistusta ja jatkuvaa ylläpitoa. Suuremmat yritykset saattavat puhdistaa tiedot ennen niiden keräämistä ja analysointia.
Olipa resurssienhallintatoimintasi yksinkertaista tai monimutkaista, tiedonhallintaohjelmisto on välttämätön.
4. Tietojen analysointi ohjelmistojen avulla
Kaikki tietosi ovat nyt käytettävissä analysointia varten. Tavoitteesta aloittaminen yksinkertaistaa analysointia.
Käytä menojenhallintaohjelmiston raportointiominaisuuksia (lue niistä täältä) saadaksesi arvokasta tietoa.
Monet menoanalyysit ovat mahdollisia, mukaan lukien:
Tail spend -analyysi: Työntekijät käyttävät yrityksen rahaa pienempiin tapahtumiin seuraamatta niitä. Nämä ostot muodostavat joskus suuremman osan yrityksen kuluista kuin on tarkoitus.
Sopimusmenojen analyysi: Tämä antaa sinulle kohdekohtaiset menot. Sen selvittäminen, kuka on ostanut kohteen ja sen toimittajan, auttaa sinua neuvottelemaan parempia sopimuksia, koska se paljastaa kulutustottumukset.
Luokkien menoanalyysi: Hankintatiimit voivat nähdä, kuinka paljon rahaa käytetään mihinkin luokkaan. Tästä tarkastelusta voidaan saada yhteenveto talousarviosta. Osastokohtaiset menokustannukset voidaan löytää käyttämällä luokkakohtaista menoanalyysiä.
Toimittajien profiilianalyysi: Toimittajien profiilianalyysi parantaa kaikkia toimittajasuhteiden hallintaan liittyviä näkökohtia. Hankintatiimit voivat arvioida neuvottelujen tehokkuutta, sopimusten ja käytäntöjen noudattamista sekä toimittajasuhteita luomalla ja säilyttämällä kriittisiä toimittajatietoja toimittajaprofiileissa.
5. Seuraa keskeisiä kulutustietoja säännöllisesti.
Kulutustiedot muuttuvat usein, joten analysoi niitä rutiininomaisesti. Kun näitä menettelyjä toistetaan kuukausittain tai neljännesvuosittain, voit parantaa hankintaprosessiasi ja tunnistaa kaikki säästömahdollisuudet.
