Hankintojen säästöjen hallintaan kuuluu strategiseen hankintastrategiaan perustuvien säästöjen ennustaminen, säästöjen liittäminen talousarvioon ja säästöjen seuranta.
Before generating money, you should learn many ideas that are essential for procurement professionals and make savings management and reporting more cost-effective. Savings Management is the hardest job for organisations.
Useimmat johtajat ja omistajat luulevat, että he tarvitsevat kaiken listalla olevan tuotteen ostamiseen. Useimmat keksinnöt ovat jo käytössä, ja jotkut ovat arvottomia. Tämän vuoksi yritykset tuhlaavat aikaa ja rahaa tarpeettomiin tuotteisiin.
Pääoman hallinta ja säästöjen lisääminen on ratkaisevan tärkeää menojen ja hankintojen hallinnan kannalta. Yritysten omistajat haluavat kuitenkin tietää, että he osaavat hallita rahaa asiantuntevasti.
Alla on lueteltu joitakin hankintojen säästöjen hallinnan strategioita:
Ostojen säästöjen hallinta:
1. Vähemmän toimituksia.
Yritysten omistajat laiminlyövät usein toimitukset ostaessaan samasta kaupasta. Tämän vuoksi he joutuvat käyttämään toimituksiin enemmän rahaa kuin itse tuotteisiin. Näin ollen on parempi, että toimituksia on vähemmän. Kaikkia tuotteita ja painoja on verrattava toimitushintoihin. Sen jälkeen yhdistetään muutama tilaus, jotta vältetään painorajoituksen ylittäminen ja tehostetaan toimintaa. Tämä vähentää toimituskustannuksia ja säästää paljon rahaa. Kun olet oppinut hallitsemaan toimituskustannuksia, teet hyödyllisen muutoksen.
2. Seuraa alennuksia ja tarjouksia.
Verkkokaupan alennukset ja tarjoukset jätetään usein huomiotta, kun ostetaan tavaroita. Yksityishenkilöille ja yrityksille on tarjolla erilaisia alennuksia. Kun teet ostoksia verkossa, etsi löytöjä, tarjouksia ja alennuksia säästääksesi rahaa. Myös jälleenmyyjän alennuskäytäntö on otettava huomioon. Tämä voi myös auttaa sinua säästämään odotettua enemmän. Hanki alennuksia luotettavilta palveluntarjoajilta.
3. Arvioi tilanteesi.
Tilanteesi huomioon ottaminen on säästöjen hallinnassa elintärkeää.
Jos yritys ei arvioi odotuksiaan, saatat tuhlata rahaa tarpeettomiin tuotteisiin.
Aloita tyhjästä ja valitse kaikki tärkeät yrityskohteet. Kun olet tarkistanut tämän, olet poistanut useita tuotteita hakemistostasi ja säästänyt tuhansia dollareita.
On terveellisempää olla menemättä virran mukana ja tarkistaa luettelo kahteen kertaan. Aluksi se voi viedä aikaa, mutta oikeiden asioiden valitseminen helpottuu. Yhdistele vain sellaisia listan kohteita, joiden tiedät olevan yritykselle välttämättömiä.
4. Harkitse alihankintaa:
Säästäminen ei tarkoita vain halpojen ja käyttökelpoisten tavaroiden ostamista. Elintärkeiden palvelujen ulkoistaminen on yksi monista keinoista säästää rahaa. On ratkaisevan tärkeää tietää, että tarvitset ammattitaitoista työvoimaa yrityksen vastuualueiden hoitamiseen. Ulkoistaminen on parempi vaihtoehto kuin kouluttaa ja korvata henkilöstöä, kun et tarvitse sitä. Maksat vain tarvitsemistasi palveluista. Sinun ei tarvitse kouluttaa henkilöstöä tai ratkaista muita ongelmia, eikä sinun tarvitse antaa laitteita ja teknologiaa. Näin säästät pitkällä aikavälillä.
5. Arvioi sopimuksesi.
Tarkista sopimuksesi uudelleen. Jos olet työskennellyt saman urakoitsijan kanssa jo jonkin aikaa, saatat saada alennusta. Koska olet uskollinen asiakas, palveluntarjoajan on alennettava hintoja. Ainoa tapa, jolla kauppias suostuu ehtoihisi ja käytäntöihisi, on se, että valitset hinnan, joka sopii teille molemmille. Sinun on valittava hyvin.
6. Ota käyttöön teknologiaa tuottavuuden parantamiseksi.
Sinun pitäisi esitellä yritykselle lukuisia teknisiä tuotteita ja välineitä. Työntekijöillesi maksetaan tuntipalkkaa. Tekniikka vähentää työntekijöiden työaikaa. Lisäksi he toimivat hyvin. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden palkkauksessa säästyneet rahat voidaan käyttää palkankorotuksiin, mikä hyödyttää kaikkia.
Lopputulos:
Hankintojen hallinnointi voi olla yrityksille hämmentävää, koska huomioon otettavia asioita on lukuisia. Ei hätää – verkkoammattilaiset voivat auttaa säästöjen hallinnassa. He tarjoavat uusimpia työkaluja ja teknologiaa menojen hallintaan ja auttavat sinua luomaan lisäsäästömahdollisuuksia, jotta voit säästää enemmän ja tuhlata vähemmän. Yrityksen tuottavuus kasvaa nopeammin.
Jakaa ja hallitsee hankintojen säästöjen hallintaohjelmaa.
Monikansallisen yrityksen tavanomaisen säästöstrategian on leikattava kustannuksia kymmenistä satoihin miljooniin. Pienempien organisaatioiden tavoitteet voivat olla pienempiä, koska niiden toiminta on pienempää ja menot pienempiä, mutta niiden saavuttaminen on silti vaikeaa.
Säästöt olisivat olleet mahdollisia ilman erityisjärjestelmiä, jos tämä tavoite olisi ollut helppo saavuttaa. Tarvitaan useita ideointikierroksia satojen optimointi-ideoiden kehittämiseksi. Lupaavimmista tulee säästöohjelmia tai -ratkaisuja.
Jokaisessa ehdotuksessa on noudatettava parhaita projektinhallintakäytäntöjä:
- Omistautunut projektiryhmä
- Sidosryhmien ja lupapolun tunnistaminen
- Selkeä tavoite, mukaan lukien odotettu taloudellinen tulos
- Aikajana
- Toimintaluettelo
- Mahdollisten vaikutusten arviointi
Huomaa, että monitahoisissa organisaatioissa hankkeet voidaan organisoida virtauksiin tai hankkeisiin/osahankkeisiin, ja säästöhanke voi olla säästötoimi.
Sijoitus Luottamus
Sanonta ”lintu kädessä on parempi kuin kaksi puskassa” kuvaa tätä ajatusta täydellisesti.
Säästäminen alkaa ajatuksesta ja päättyy yleensä sopimukseen (muutokseen) ja säästetyn määrän vahvistamiseen. Näin ollen, kun teet tätä toimintaa, kysy itseltäsi: ”Kuinka paljon olet saanut takaisin tähän mennessä?” tulee ongelmalliseksi. Säästöjen laskeminen yhteen tai jakaminen ”saavutettuihin säästöihin” ja ”meneillään oleviin säästöihin” johtaa sidosryhmiä harhaan.
Luottamustasot muistuttavat tuotekehityksen”laatuportteja”. Nämä vaiheet määrittävät säästöjen kypsyyden. Tätä voidaan verrata myyntisuppiloon, joka alkaa odotuksista ja päättyy rekisteröityihin asiakkaisiin.
Seuraavat luottamustasot ovat tyypillisiä:
Kun maturiteetti kasvaa, luottamus lopullisen säästöarvon arvioimiseen kasvaa, mistä johtuu ilmaisu ”luottamustaso”.
Tämän menetelmän avulla voit vastata ”kuinka paljon” toimittamalla säästöjen kokonaissumman luottamusvaiheittain. Näin osakkeenomistajat näkevät säästöjen edistymisen.
Kaikki kilpailijasi eivät pääse maaliin, kuten aloittelevat joukot taisteluelokuvassa. Monet heistä hylätään jo varhaisessa vaiheessa, ja monista muista tulee varjo itsestään. Nopea toimitus ja tarkat varhaiset ennusteet kertovat todellisesta prosessin mestarista.
CL 1: IDEA
Aivoriihen jälkeen tarvitset jatkuvasti ideoita, jotta voit saavuttaa tavoitteesi. CRM vastaa myyntivalintoja. Alkuperäiset säästöasteet perustuvat ”tietoon perustuvaan spekulointiin” ja ovat epätarkkoja arvioita. Luvut todennäköisesti laskevat ohjelman edetessä. Näitä vinkkejä tarvitaan, jotta voit läpäistä ensimmäisen ”terveen järjen” testin ja edetä.
CL 2: Alkuperäinen tapaus.
Täällä järjestetään ensin kunnollinen elinkelpoisuustutkimus. Hankitaan nykyiset lähdetiedot (määrät, hinnat) ja neuvotellaan ammattilaisten (hankinta, suunnittelu, valmistus, laatu) kanssa sen selvittämiseksi, 1) onko idea käytännöllinen ja 2) voidaanko sillä säästää rahaa.
Usein alkuperäisen idean luoja ei ottanut huomioon investointikustannuksia, sisäisiä rajoja jne., joten asia suljetaan huolellisen harkinnan jälkeen.
CL 3: Markkinoiden todentaminen.
Todennäköisyystutkimuksen jälkeen kerää markkinatietoja oletustesi vahvistamiseksi. Se voi näyttää seuraavalta:
Tutki toimittajia, hintoja/hintaindeksejä, muita teknologioita jne.
RFL/Request for Information – monimutkaisia konsepteja (uudet teknologiat, ratkaisut, investoinnit, toimitusajat jne.) koskevat tutkimuspyynnöt, joiden avulla palveluntarjoajat voivat tarkistaa ideasi.
Hanki viimeisin vahvistettu hinnoittelu RFQ/RFP:n avulla.
Tämän vaiheen jälkeen sinun pitäisi pystyä päättämään, haluatko toteuttaa muutokset.
CL 4: Sopimukset/toteutus
Uuden sopimuksen allekirjoittaminen tai muutosten toteuttaminen käynnistää yleensä tämän syklin. Tässä vaiheessa säästöt (kokonais- tai yksikkökohtaiset) ovat yleensä tiedossa, mutta varaukset alkavat vasta näkyä, ja voi kestää jonkin aikaa ennen kuin ne näkyvät tuloslaskelmassa.
Säästöhankkeen arvioinnin, valmistelun ja perustamisen jälkeen strategisten hankintojen ryhmä siirtyy seuraavaan esteeseen. Kehittäminen kuuluu operatiiviselle hankinnalle tai muille osastoille.
CL 5: Käteisvarat.
Rahoitusosaston säästövahvistus täydentää palapelin. Ovatko ne tapahtuneet? Tarvitsivatko ne muutoksia? Jos ostettujen tuotteiden määrä olisi pienempi, neuvoteltu 10 prosentin yksikköhinnoittelu ei johtaisi 10 prosentin vähennykseen verrattuna perusmenoihin.
Luottamuksen mukauttaminen tarpeisiisi:
Yllä oleva luettelo ei ole tyhjentävä, vaan sitä on syytä täydentää yrityksesi tarpeiden mukaan. Yrityksiä, joilla on 8-9 CL:ää, on nähty.
Miksi tarvitaan lisää toimia?
- Teknisen ja laadullisen hyväksynnän jakaminen eri vaiheisiin (toimittajan kelpuutus, näytteet, PPAP/APQP) – hienoimmat ideat saattavat epäonnistua toimittajan todellisten taitojen arvioinnissa.
- Erilliset vaiheet sidosryhmien hyväksyntää varten, erityisesti jos työntekijöiden edustajilla tai asiakkailla on oikeus tulla kuulluksi.
- Organisaatioissa, joissa kysyntä vaihtelee tai organisaation monimutkaisuus vaikuttaa tuloksiin, rahoitusosaston tarkastukset on jaettava.
Vivut:
Arkhimedes sanoi: ”Antakaa minulle vipu ja paikka, jossa seison, niin liikutan maata.”
Konsultoinnissa, ”vivut” ovat säästömenetelmiä. Ajan ja innovaatioiden avulla kaikki säästöt ovat mahdollisia. Aivoriihessä on aina hyödyllistä laatia luettelo tyypillisistä strategioista. .
Sinun on määriteltävä kunkin säästösuunnitelman vipu analyysia varten. Tämä asiantuntemus voi parantaa tulevia arvioitasi, mutta mikä tärkeintä, voit tarkistaa työntekijöiden ennakkoluulot. Ongelmana on, että ihmiset käyttävät vipuja, joista he pitävät menneisyydestä. Näin monet vaihtoehdot jäävät tutkimatta, mikä maksaa säästöjä. ”Säästöt vivun mukaan” -analyysi saattaa auttaa sinua päättämään työntekijöiden koulutuksesta.
Vipuvarsia on yhtä paljon kuin konsulttiyrityksiä, eikä ”parasta” strategiaa ole olemassa. Suosittelen luomaan sellaisen, joka sopii yrityksesi vaatimuksiin. Logistiikka-, hankinta- ja laatuosastot keskittyvät erilaisiin vipuvarsiin, samoin kuin tuotanto- ja palveluyritykset. Luokittele asiat aiheen tai osaston mukaan, joka käsittelee niitä. Pidä merkinnät poissulkevina (estä päällekkäisyydet) ja kaikin tavoin perusteellisina. Tarkista henkilökunnan kanssa, että lopullinen luettelo on selkeä eikä johda virheellisiin tehtäviin.
Kustannusten kiertäminen vs. säästöt
Säästöjen hallinta pyörii näiden kahden sanan ympärillä. Ero on ratkaiseva, koska kyse on rahasta: säästetystä rahasta ja rahasta, joka käytetään johdon (ja toisinaan työntekijöiden) palkkioihin tavoitteiden saavuttamisesta.
COVID-19-pandemiaesimerkki havainnollistaa teorioiden välisiä eroja:
Yrityksesi on ostanut kasvonsuojanaamareita paikalliselta palveluntarjoajalta 20 sentillä kuukaudessa vuonna 2019. Ennakoiva hankintaosastosi tilasi uudet kasvonaamarit irtotavarana valmistajalta joulukuun lopulla ja aikoi laskea hinnan 15 senttiin, mikä tutkimuksen mukaan olisi hyväksyttävämpää. Pandemian vuoksi toimittaja veloitti aluksi 25 senttiä, mutta maksoitte käteisellä ja saitte naamarit yhdellä toimituksella, jolloin hinta laski 18 senttiin.
Yksinkertaisesti sanottuna säästit 2 senttiä jokaista naamiota kohden ja estit 5 sentin korotuksen.
Kun puhumme SÄÄSTÖISTÄ, tarkoitamme siis todellisia kustannussäästöjä, jotka vaikuttavat yrityksen tuloslaskelmaan, kun taas KUSTANNUSTEN ARVIOINTI tarkoittaa hankinta-alan ammattilaisten toimia, jotka hyödyttivät yritystä mutta eivät vaikuttaneet tuloslaskelmaan. (Se on kuin palomiehet, jotka sammuttavat tulipalon heti: rakennus ei palanut, mutta yritys ei vaurastunut.)
Ennen säästöohjelman aloittamista, erityisesti sellaisen, jossa on mukana konsulttiyrityksiä, on syytä hahmotella säästöjen laskentamenetelmä, koska tuloslaskelmiin perustuvia säästöjä käytetään yleensä johdon ja konsulttiyritysten maksujen laskemiseen.
1. Vähennä epäsäännöllisiä menoja
Jopa 80 prosenttia yritysten menoista, joissa ei ole keskitettyä hankinnoista maksuun -hankintamekanismia, johtuu poikkeavista menoista, jotka tunnetaan myös nimellä ”tail spend” tai ”rogue spending”.
Hankinnat eivät vielä hallinnoi näitä menoja, joten voit voittaa ne nopeasti, jos saat loppukäyttäjät vakuuttuneiksi niiden hyödyistä.
Voit havaita hallitsemattomat menot kulutustileillä, kohdistaa ne suosikkitoimittajillesi ja keskustella tekniikasta loppukäyttäjien ja tiimisi kanssa.
2. Arvioi toimittajien ehdot ja alennukset
Varmista, että kaikilla myyjillä on yleissopimus. Keskustele tavarantoimittajiesi kanssa siitä, milloin ostotottumusten muuttaminen voi säästää rahaa. Jos ostat hieman enemmän, voit saada suuremman alennuksen.
3. Toimittajien ja toimitusten yhdistäminen
Säästä toimitus- ja hyväksymiskustannuksissa. Myös papereiden hankkimisesta ja maksujen käsittelystä aiheutuvat kustannukset pienenevät.
4. Ostopyyntöjen ja puutteiden yhdistäminen
Toimituskustannukset ja ostopaperityö vähenevät.
5. Mieti ostorajoituksia
Näin varmistetaan, että vain välttämättömät hankinnat tehdään. Se vähentää varastointi- ja lisäkustannuksia ja takaa yritykselle säästöjä hankinnoissa.
6. Osta hyväksytyistä luetteloista
Osta vain yhtä tuotemerkkiä tai tuotetta. Monistaminen on tuhlausta ja kallista. Useammat tilaukset yhdeltä toimittajalta merkitsevät suurempia alennuksia.
7. Tarkista varastotasot
Tämä vähentää varastointikustannuksia, koska varastojen ostaminen vaatii rahaa ja ne voivat pilaantua, jolloin ne eivät ole käyttökelpoisia.
Varastovarasto on ”kuollutta rahaa”. Sen säilyttäminen vaatii rahaa, se voi huonontua ja on vanhentunutta.
Ennen kuin teet uuden tilauksen, tarkista varastosi ja käytä sitä, mitä sinulla on.
8. Tarkista ostetun tuotteen vaatimukset.
Voiko halvempi malli tehdä saman työn? Yleisesti tiedetään, että NASA rakensi hienostuneen kynän, jolla pystyi kirjoittamaan avaruudessa, mutta venäläiset käyttivät 5 sentin kynää. Molemmat hoitivat saman tehtävän, mutta hyvin erilaisin kustannuksin.
9. Varastojen korvaamismenetelmien tarkistaminen
Ei rutiininomaisia vaihtoja, vain tarvittaessa. Harkitse korvaamisen odotuskustannuksia.
Useimpia valoja ei tarvitse vaihtaa ennen kuin ne rikkoutuvat, mutta tärkeä koneen osa on vaihdettava säännöllisesti.
10. Ylläpidetään asianmukaista hallinnointivalvontaa
Seuraa heitä impulsiivisia ostoksia varten. Haluavatko oikeat ihmiset sopivia tuotteita? Tämän pitäisi vähentää tarpeettomia tai epätarkkoja ostoksia.
11. Henkilöstön kouluttaminen ja tiedottaminen
tiedottaa henkilöstölle kustannustehokkaista hankinnoista ja kouluttaa sitä sekä kannustaa säästöihin aina kun se on mahdollista.
12. Käytä tekniikkaa automatisointiin
Kaikilla yrityksillä ei ole rakennetta, vaikka niin luullaan. Erään energiantuotantoyhtiön, jolla on yksiköitä viidessä Aasian ja Afrikan maassa, hankintapäällikkö käytti Exceliä joihinkin hankintoihin.
Ostoprosessin automatisointi maksaa rahaa, mutta se nopeuttaa ja yksinkertaistaa sitä, mikä säästää rahaa.
Hankintajärjestelmän yhdistäminen varasto- ja kirjanpitojärjestelmiin auttaa säästämään rahaa hankinnoissa. Tämä vähentää henkilöstökustannuksia ja virheitä.
Käänteinen huutokauppa on toinen tapa, jolla teknologia vähentää hankintakustannuksia. Hyvin toimivat yritykset käyttävät teknologiaa hankintojen virtaviivaistamiseen.
13. Riskienhallinnan parantaminen
Toimittajariippuvuus on organisaation kannalta keskeinen vaara. Jos vältät liiallisen riippuvuuden yhdestä suuresta toimittajasta, voit vähentää ostoprosessin riskejä. Tähän sisältyy sopimusten seuranta, yhteydenpito toimittajiin ja logististen ongelmien ehkäiseminen.
Riskienhallintaan kuuluu kustannusten välttäminen. Keskittymällä kustannusten alentamiseen tai neuvottelemalla sopimuksia lisäarvopalveluista, kuten pidennetyistä takuista tai ilmaisista toimituksista, voidaan säästää hankintarahaa.
14. Pyydä alennuksia toimittajilta
Ostotottumuksia voidaan usein muuttaa hankintainvestointien tekemiseksi. Kysy toimittajiltasi, voivatko he tarjota sinulle suurempaa alennusta, jos kasvatat ostomäärääsi tai maksat etuajassa.
Pyydä vain alennusta. Tulet yllättymään siitä, että monet myyjät antavat pienen alennuksen vain pyytämällä. Ei hassumpaa pyytämisestä!
15. Unify!
Keskitä hankinnat henkilöstön, prosessien ja teknologian säästämiseksi.
Toiseksi varastojen yhdistäminen tarjoaa kiinteistö- ja henkilöstösäästöjä.
Hyvin menestyvä yritys tarvitsee hyvää osto-/hankintaosaston johtamista, ja hankintasäästöt ovat olennaisen tärkeitä. Hankintojen säästöratkaisuja on lukuisia, ja henkilöstölle ja johdolle tulisi opettaa niitä.
