Johdanto
Hankinta on kehittynyt merkittävästi perinteisestä hinnankorotusten neuvotteluroolistaan. Nykyisessä dynaamisessa liiketoimintaympäristössä, erityisesti pandemian jälkeen, hankintatehokkuus tunnistetaan kriittiseksi strategiseksi toiminnoksi, joka edistää kustannusten vähentämistä, innovaatioiden edistämistä ja tiivistä yhteensovittamista organisaation tavoitteiden kanssa. Hankintatehokkuuden parantamiseksi on välttämätöntä omaksua jäsennelty lähestymistapa, joka hyödyntää teknologiaa, virtaviivaistaa prosesseja ja varmistaa tehokkaat toimittajasuhteet. Seuraavat kahdeksan olennaista askelta kuvaavat, kuinka yritykset voivat optimoida hankintastrategiansa paremman tehokkuuden ja tulosten saavuttamiseksi.
Hankinnan vaiheet
Ostomenettely vaihtelee yrityksittäin. Vahva hankinnan elinkaarimalli alkaa katalogin hallinnasta, siirtyy sitten hankintapyynnöistä sopimuksiin, RFQ/RFP:hen, suoriin ostoihin ja/tai huutokauppoihin, tilausnumeroon ja toimitukseen.
Laskujen hallinta, sähköinen laskutus, kolmisuuntainen täsmäytys ja maksut ovat tarpeen, jotta hankinnasta tulee tehokasta, vaikuttavaa ja kattavaa.
Olennaiset hankintaprosessin vaiheet ovat:
1. Automatisoi työnkulku hankintatehokkuuden parantamiseksi
Kukin seuraavista vaiheista voidaan automatisoida, mutta hankintaohjelmisto automatisoi työnkulun, eliminoiden suurimman osan manuaalisista virheistä. Se yksinkertaistaa ostamista, hallitsee kulutusta ja säästää rahaa, minimoi riskin, lyhentää ostosykliä ja vähentää maverick (sopimuksen ulkopuolisia) kuluja.
Sähköinen hankinta mahdollistaa ostajien ja myyjien kaupankäynnin verkossa paperin sijaan. Nämä järjestelmät ovat yleensä vain rekisteröityjen käyttäjien käytettävissä, toisin kuin verkkokauppa. Yhdistämällä ostajat ja toimittajat suoraan ja käyttämällä EDI:tä, transaktiomenettelyt lyhenevät ja sidosryhmät voivat nähdä kaikki toiminnot reaaliajassa.
2. Hallitse katalogeja
Ensimmäisen pyynnön tekemiseksi ja ensimmäisen tilausnumeron antamiseksi sinun on tiedettävä, mitkä toimittajat/toimittajat on hyväksytty tulevaa liiketoimintaa varten. Tämä säästää paljon aikaa toimittajien hankinnassa pyyntöjä varten.
Hankintapäälliköt päivittävät ja hallinnoivat kyseistä katalogia. Jos käytät vanhoja prosesseja, tämä voi viedä paljon aikaa. Hankintaohjelmiston Katalogin hallinta -komponentin tulisi olla helppokäyttöinen ja jäljitellä verkkokauppaostokokemusta, jota useimmat käyttäjät rakastavat. Hyvä hankintaratkaisu antaa toimittajille mahdollisuuden päivittää kataloginsa järjestelmässä, mikä säästää aikaa ja varmistaa tarkkuuden.
3. Arvioi tarpeet
Sinun on tiedettävä, mitä tilata, oli kyseessä sitten toistuva, uusi tai kertaluonteinen tilaus. Tämä päätös tehdään usein hankinnan, toiminnallisten ja osastojen johtajien toimesta.
4. Tee ostopyyntö
Tarpeen tunnistamisen jälkeen pyynnön esittäjä (joka voi olla yrityksen työntekijä, jolla on vähän valtuuksia mutta tarve tiedossa) esittää ostopyynnön. Nämä voidaan tehdä manuaalisesti, kirjallisesti tai yrityksen e-hankintaohjelmistolla. Tilauksen tekemiseksi oikeista tuotteista oikeassa määrässä pyynnön tulisi olla yksityiskohtainen.
Osastopäälliköt ja hankintapäälliköt arvioivat tämän tarpeen ja luovat ostonumeron (PO), jos se hyväksytään, yrityksen käytäntöjen mukaan.
5. Tee tilausnumero
Tilausnumero annetaan, kun pyyntö on hyväksytty. Paperin ja manuaalisten prosessien käyttäminen ainutlaatuisen tilausnumeron luomiseen voi johtaa virheisiin, kuten muissa toiminnoissa. Hankinta voi syöttää virheellisiä tietoja, mikä aiheuttaa ongelmia, kun lasku ei vastaa tilausta.
Sähköiset tilausnumerot poistavat tämän riskin. Pilvipohjainen e-hankintaratkaisu automatisoi pyynnöstä tilausnumeroon ja toimittajan työnkulun, tarkastaa, validoi ja eliminoi virheet.
6. Lähetä RFQ:t hankintatehokkuudessa
Toimittajakatalogin tulisi auttaa sinua löytämään paras lähde tilaukselle. Jos myyjälläsi on täyttöongelmia, harkitse muita toimittajia.
Kun pyyntö on hyväksytty, hankinta voi antaa RFQ- tai RFP-pyynnöt palveluille. Yhteydenotettavien toimittajien määrä tulisi olla riittävä kilpailu tarjousten arvioimiseksi ilman ajan tuhlausta.
Hankinnan tulisi harkita muutakin kuin hintaa toimittajaa valittaessa. Riskinarviointi on otettava huomioon, jotta varmistetaan, että toimittajat pystyvät toimittamaan ajoissa ja noudattamaan vaatimuksia.
7. Sopimusneuvottelut, tilausnumeron lähettäminen
Kun hankinta valitsee toimittajan, neuvotellaan hinnoista, ehdoista, toimituspäivästä ja noudattamisesta. Kun sopimus on saavutettu, lähetetään sopimus ja tilausnumero.
Yleissopimus voi kattaa laajan valikoiman tuotteita ja palveluita. Kun vanhempi henkilöstö on hyväksynyt, hankinta voi välttää pyyntöjen ja tilausten hyväksynnän. E-hankintaratkaisu yksinkertaistaa tätä.
8. Vastaanota tuotteet
Kun lähetys saapuu, se on tarkastettava, että se vastaa tilausnumeron vaatimuksia sovittujen rajojen sisällä. Sopimukset sisältävät joskus tilattujen määrien toleransseja, jotka määrittävät hyväksyttävän prosenttiosuuden yli tai alle pyydetyn määrän.
Jos lähetys vastaa, AP:n on syötettävä kaikki rivikohtaiset tiedot, jotta toimittajan lasku vastaa tilausta ja tavaran vastaanottamista. Jos tuote on vaurioitunut tai ei vastaa tilausta (väärät tuotteet, puuttuvat tuotteet), lähetys voidaan kieltäytyä vastaanottamasta.
Yritykset, joilla ei ole vastaanotto-osastoja, antavat tämän usein hankinnalle. Lähetykset on kirjattava järjestelmään heti, koska AP saa usein toimittajan laskun ennen paketin saapumista.
Palvelujen hankintamenetelmä on samankaltainen, mutta yritysten laadunvarmistusvaiheet vaihtelevat.
Tunnetko hankinnan elinkaaren
Mainitsin aiemmin tässä artikkelissa, että hankinnan elinkaaren vaiheet voivat vaihdella yrityksittäin. Eri sidosryhmät voivat hyväksyä ja luoda pyyntöjä.
Suora hankinta, epäsuora hankinta, maverick-kulut (epäsuoran hankinnan ongelmallinen alaryhmä) ja palvelujen hankinta sisältävät kaikki huolenaiheita.
Suora hankinta — Älypuhelin- ja laitevalmistajat tarvitsevat siruja ja prosessoreita, kun taas rakennusyritykset tarvitsevat vaneria, ajoneuvoja ja työkaluja.
Liiketoiminnan jatkuvuus edellyttää näitä tuotteita/materiaaleja, joten hankinnalla on yleensä pitkäaikaisia toimittajia listallaan. Hankinta ja sopimusneuvottelut vievät vähemmän aikaa. Suora hankinta on yleensä keskitettyä, mikä mahdollistaa budjetin hallinnan.
Epäsuora hankinta — Toimiston tarvikkeet ja kalusteet, IT-laitteet ja -ohjelmistot, puhdistusaineet, siivouspalvelut, telepalvelut ja paljon muuta tarvitaan yrityksen toiminnan ylläpitämiseksi.
Vaikka nämä kulut ovat välttämättömiä, ne eivät heti näy tuotteen tai palvelun myyntikustannuksissa eivätkä vaikuta yrityksen tulokseen. Epäsuoran hankinnan valvonta ja kassavirran hallinta on valitettavasti heikompaa. Tämä on riskialtista, koska nämä tuotteet ja palvelut voivat muodostaa 15–30 % yrityksen vuotuisista kuluista.
Vaikka valvonta on vähäisempää, epäsuorassa hankinnassa tulisi käyttää sopimustoimittajia sovituilla hinnoilla ja ehdoilla. AP:llä, talousosastolla ja hankinnalla tulisi olla myös menettelyjä kassavirran näkyvyyden parantamiseksi. Kuitenkin hajauttaminen ja pitkä toimittajalista voivat heikentää hallintaa.
Maverick-kulut, kuten pimeä ja hännän osto, ovat kaikki epäsuoran hankinnan muotoja. Tämä tapahtuu, kun työntekijä ostaa tarvittavia tuotteita standardiprosessin ulkopuolella. Yritykset, joilla on useita toimipisteitä ja ei prosessiprotokollia, kokevat tämän usein. Seuraavat ongelmat mahdollistavat maverick-kulut:
- Hajauttaminen – Toimiston tarvikkeet ja huoltopalvelut tarvitaan paikallisesti. Useat sidosryhmät, jotka saattavat tai eivät välttämättä kommunikoi yrityksen hankinnan kanssa, hoitavat ostot. Kertaluonteiset, sopimuksen ulkopuoliset ostot ovat yleisiä.
- Näkyvyyden puute – Yritys ei ehkä näe tilauksia. Jos lähetys ei koskaan tule kirjatuksi vastaanotetuksi, AP saa laskun, jota he eivät voi nopeasti vahvistaa. Näkyvyyden puute tekee menojen ja kassavirran hallinnasta erittäin vaikeaa.
- Toimittajasuhteet – Päivittäisen toiminnan vuoksi käytettyjen tavaroiden ja palveluiden määrä tekee epäsuorista tavarantoimittajista 80/20-säännön vastakohtia, joissa 80 prosenttia tavaroista tulee 20 prosentilta toimittajista. Maverick-kulujen myötä 80% toimittajista toimittaa 20% tuotteista. Tämä suuri määrä toimittajia tekee suhteiden ylläpidosta haastavaa.
Tuote- ja palveluhankinnan suurin ero on, että palveluhankinta on vaikea laatia. Tämä sisältää uusia projektiparametreja, laadun mittausta, pätevyyksiä, sopimuksia, toimituksia ja muita vaatimuksia. Menetelmä on erilainen ja palveluntarjoajilla on laajempi valikoima kyvykkyyksiä ja tuloksia, mikä tekee palveluhankinnasta monimutkaisempaa.
Parhaat hankintaprosessin parannukset
Kun ymmärrät, kuinka monimutkainen hankinta on, sinun on optimoitava strategiasi ja prosessisi. Joitain vinkkejä:
1. Automaatio, automaatio, automaatio — E-hankintajärjestelmä voi nopeuttaa prosessejasi ja antaa sinulle enemmän hallintaa jokaisessa transaktiovaiheessa. Hankintatiimisi voi seurata jokaista tilausta, säästäen aikaa toimittajien puheluissa ja sähköposteissa.
2. Keskitetty tiedonhallinta – Hankinta-, sopimustenhallinta- ja AP-tiimien on nähtävä kaikki asiaankuuluvat tiedot, toimittajatiedoista laskujen tilaan, jotta B2B-transaktiot pysyvät tarkkoina ja hallinnassa. Paperiasiakirjojen käyttö useissa paikoissa tekee tästä käytännössä mahdotonta. Kaikkien tietojen digitaalinen hallinta ja sidosryhmille pääsy vähentää virheitä ja myöhästyneitä maksuja.
3. Prosessien standardointi—Hankintaprosessit eivät ole yhdenmukaisia. Prosessit ja säännöt on kuitenkin standardoitava koko organisaatiossa, erityisesti jos sillä on useita toimipisteitä. Kommunikoi näistä käytännöistä osto-oikeudet omaaville johtajille ja henkilöstölle. Johtamisen tulisi myös asettaa vertailuarvot prosessien arvioimiseksi ja säätämiseksi.
4. Älä jää ilman varastoja – Viime vuosina juuri oikeaan aikaan tapahtuvaa varastonhallintaa on käytetty välttämään kuluja hyllyillä istuvista tuotteista. COVID-19 on muuttanut tätä näkökulmaa; monet teollisuudenalat kohtaavat materiaalien ja tuotteiden puutteita. Ja mitä he voivat löytää, maksaa enemmän.
5. Paranna toimittajasuhteita—Riippumatta siitä, arvioitko tuotteiden tai palveluiden hankintaa, lähesty toimittajia strategisina kumppaneina. Sinulla tulisi olla riittävästi toimittajia kattamaan kaikki olosuhteet (ajattele COVID), mutta pidä lista hallittavissa. Uusien toimittajien löytäminen, tarkistaminen ja käyttöön ottaminen vie aikaa ja on kallista. Vaikka tärkeää, hinta ei pitäisi olla ainoa hyvä toimittajan mittari. Haluat luotetuimmat toimittajat, kun tarvitset tuotteen tai palvelun.
Huonojen prosessien riskit
Yritykset, joilla ei ole tehokasta hankintaprosessia, voivat heikentää kannattavuutta ja rajoittaa hankinnan arvoa.
Hankintaprosessien automatisointi ja e-hankintaohjelmiston käyttö voi vähentää monia paperi- ja manuaalisia ongelmia, mutta hankintapäälliköt voivat tehdä lisätoimenpiteitä, jotka maksavat organisaatiolle. Väärin syötetyt tilausnumerot, joita ei voi yhdistää laskuihin; maksaa liikaa tuotteista standardimenettelyjen puutteen vuoksi; myöhästyneet maksut, jotka ärsyttävät toimittajia, jotka eivät enää pidä sinua ”suosikkiasiakkaana”; potentiaalisten ostojen alennusten menettäminen; jne.
Yhteenveto
Lopuksi, hankintatehokkuuden parantaminen ei ole pelkästään uusimman teknologian omaksumista tai prosessien automatisointia – se on yhtenäisen strategian luomista, joka yhdistää automaation, tiedon keskittämisen, prosessien standardoinnin ja vahvat toimittajasuhteet. Noudattamalla näitä olennaisia vaiheita yritykset voivat paitsi vähentää kuluja, myös edistää innovaatiota ja ylläpitää kestävää toimitusketjua, joka on valmis tulevaisuuden haasteisiin. Tehokas hankintajohtaminen on voimakas työkalu, joka optimoituna voi merkittävästi vaikuttaa organisaation yleiseen menestykseen ja kestävyyteen.
