Menestyäkseen hankinnoissa yritysten on hallittava tehokkaasti ostotiheyden kasvua. Tämä tarkoittaa, että on tehtävä nopeampia ja varmempia päätöksiä, jotta pysytään markkinoiden muutosten tahdissa. Ketterien hankintakäytäntöjen käyttöönotto voi nopeuttaa tätä prosessia.
AP vähentää pitkällisiä, dokumentaatiorasitteita sisältäviä valintaprosesseja, jotka haittaavat hankkeiden loppuunsaattamista. Se auttaa hankintahenkilöstöäsi saamaan parempia tuloksia nopeammin.
Tässä artikkelissa käsitellään ketterän hankinnan perusteita:
- Määritelmä
- Mitkä periaatteet auttavat ketteriä hankintoja?
- Ketterien ja perinteisten hankintojen välinen ero
- Tämäntyyppisen hankintamenettelyn edut
- Miten teknologia parantaa sitä
Ketterän hankinnan määritelmä
AP-strategia johtaa hankintatiimiäsi ja -prosessejasi ketterästi. Ketterät menetelmät parantavat iteratiivisesti liiketoimintaprosesseja ja tuottavat nopeita tuloksia sidosryhmille. Vaikka ketterä on tarkoitettu ohjelmistosuunnittelutiimeille, sillä on lukuisia ristiin sovellettavia näkökohtia, jotka parantavat organisaatioiden hankintamenettelyjä.
Procurement experts can develop an agile programme using numerous agile frameworks. Many teams combine components from multiple frameworks to create their ideal programme.
Mitkä periaatteet auttavat ketteriä hankintoja?
Ketterä työskentely noudattaa tiettyjä periaatteita, jotka ohjaavat ja jäsentävät työtä. Merkittävimmät lean-ketterän hankinnan käsitteet ovat varhainen ja jatkuva toimitus, yksinkertaisuus ja vaikuttavuus:
- Tuottaa arvoa varhaisessa vaiheessa: Ota sidosryhmät mukaan varhaisessa vaiheessa ja koko hankintasyklin ajan. Tiimit puhuvat sidosryhmistä usein asiakkaina, mikä vahvistaa ajatusta siitä, että hankintojen on tuotettava arvoa.
- Odota muutosta ja toivota se tervetulleeksi: Joustavuus tarkoittaa sopeutumista. Ketteryyteen voi kuulua joustava sopimuskieli, jatkuva yhteydenpito sisäisen asiakkaan kanssa muutossuuntien osalta tai modulaariset hankinnat, jotka mahdollistavat mukautuvuuden.
- Työskentele lyhyissä sykleissä: Nopeus on ratkaisevaa. Lyhyiden toimittajakokeilujen ja työpajojen käyttö voi lyhentää hankintasykliä. Yksinkertaisemmissa ympäristöissä työskentely ensisijaisten toimittajien kanssa voi nopeuttaa prosessia.
- Korostetaan kevyttä ja kestävää hankintaa: Hankintojen joustavuuden rakentaminen edellyttää monipuolisuutta. Luo virtaviivainen luettelo ensisijaisista toimittajista ja keskity kestäviin toimintatapoihin, jotta voit saavuttaa laadukkaita tuloksia nopeasti.
- Keskity jatkuvaan parantamiseen: Ketterän iteratiivinen luonne mahdollistaa prosessien, taitojen ja tulosten jatkuvan parantamisen. Käytä sprinttejä parhaiden käytäntöjen käyttöönottoon ja pidä retrospektiivejä lähestymistavan arvioimiseksi ja tarkentamiseksi.
Ketterien ja perinteisten hankintojen välinen ero
Perinteinen ostaminen
Perinteisessä hankinnassa tulokset ovat tärkeämpiä kuin nopeus. Perinteisissä hankinnoissa tarpeiden arviointi, tarjouspyyntöjen tarkastelu ja sopimusneuvottelut ovat ennalta määrättyjä. Menettely on dokumentoitu huolellisesti, ja jokainen kohta on aikataulutettu projektin toimitussuunnitelmaan. Hankinnoissa käytetään ennalta hyväksyttyjä toimittajia, ja hankesuunnitelmaa noudatetaan loppuun asti.
Hankintojen ketteryys
Ketterissä hankinnoissa korostetaan nopeutta ja joustavuutta päätöksenteossa ja täytäntöönpanossa. Prosessin virtaviivaistamiseksi tarvitaan usein poikkitoiminnallinen sidosryhmäryhmä. IT-, laki-, CSM- ja rahoitussidosryhmät voivat kuulua ketterään hankintatiimiin. Ulkopuoliset sidosryhmät, kuten toimittajat, voivat liittyä tiimiin.
Jokainen sprintti päättyy ostosuunnitelman arviointiin ja tarkistuksiin. Prosessin aikana tehdään myös pienempiä suunnitelman tarkistuksia ja toimittajan vaihtoja. AP auttaa hankkeita muuttumaan ja toimittamaan tavarat ja palvelut nopeammin.
Ketterien hankintojen edut
Ottamalla käyttöön AP-suunnittelun yrityksesi voi säästää aikaa, virtaviivaistaa toimintoja ja saavuttaa parempia tuloksia. Yritykset valitsevat ketterän hankinnan seuraavista keskeisistä syistä:
- Nopeampi markkinoille saattaminen: AP edistää reagointikykyä ja nopeaa päätöksentekoa, mikä nopeuttaa markkinoille tuloa. Tuotetoimitukset nopeutuvat parantuneiden yritysprosessien ja toimittajien valinnan ansiosta.
- Paremmat toimittajasuhteet: Tämä johtaa parempaan ja pitkäaikaisempaan yhteistyöhön.
- Hankintojen työnkulkujen parantaminen: Tehokkuus on merkittävä tekijä sulkemisajan kannalta. Toistettavat, suoraviivaiset prosessit poistavat viiveet ja tukokset ja lisäävät tehokkuutta.
- Paremmat hankintatulokset: AP- ja kokeilupohjainen toimittajakumppaneiden sopimusten hallinta tuottaa usein parempia tuloksia. Ketterä lähestymistapa edellyttää, että asiakkaat laativat liiketoimintatarinoita ja painopisteitä, mikä parantaa hankintojen ja vaikutusten yhteensovittamista. Ketterät sopimukset antavat tiimeille mahdollisuuden olla joustavia ja tarjota laadukkaita tuloksia nopeasti.
- Vähemmän kitkapisteitä: Scrum Masterin tai projektipäällikön tekemät sprintit ja iteraatiot tunnistavat parannuskohteet, mikä helpottaa hankintoja ajan myötä. Käytäntöjä tarkistetaan ja hiotaan jatkuvan parantamisen avulla.
Miten organisoida ketterä hankintaosaston organisaatio?
Hankintaorganisaation uudelleenorganisointi ketteriksi tiimeiksi vaatii aikaa ja harkintaa, mutta hyödyt ovat sen arvoisia. Nopeuden ja joustavuuden varmistamiseksi ketterillä tiimeillä on ainutlaatuinen rakenne, ja ne analysoivat jokaisen hankkeen huolellisesti.
Kuka muodostaa ketterät tiimit?
Ketterät puitteet määrittävät tiimin kokoonpanon. Scrum-menetelmä edellyttää neljää roolia sprinttejä ja iteratiivista työskentelyä varten.
Asiakas: Asiakkaat pyrkivät hankintoihin ja voivat hyötyä hankkeen tuloksista. Asiakassuhteet ovat yleensä sisäisiä, toisin kuin sidosryhmien suhteet toimittajiin.
Tuotteen omistaja: Nämä johtajat ovat asiakkaiden puolestapuhujia. He yhdistävät asiakkaat ja projektiryhmät. He kommunikoivat ja tekevät projektipäätökset, ohjaavat iteratiivista prosessia ja tarjoavat tien tuloksiin.
Scrum-mestarit: Scrum Masterit hallinnoivat ja helpottavat projekteja. He poistavat esteitä ja auttavat tiimiä onnistumaan. Scrum-mestarit eivät ole kuten työmaan työnjohtajat tai johtajat, koska ketterissä menetelmissä keskitytään itse määriteltyihin tehtäviin. He ohjaavat projektin loppuunsaattamiseen ja tavoitteisiin.
Scrum-tiimit: Scrum-tiimit toteuttavat suunnitelmaa ja jakavat itse tehtäviä. Ne vievät hanketyötä eteenpäin ja raportoivat ongelmista. Ne tarjoavat kontekstia ja yhteistyötä esteiden poistamiseksi.
Ketterät hankinnat lisäävät tehokkuutta
Edellä mainitut ketterän tiimin jäsenet käyttävät ketteriä menetelmiä ja teknologioita jokaisessa hankintahankkeessa. Se toimii huolellisen valmistelun ja nopean ongelmanratkaisun ansiosta. Yhteenveto prosessista:
- Asiakkaat määrittelevät projektin laajuuden, mukaan lukien sen vaikutukset, prioriteetit ja halutut tulokset. Asiakkaat asettavat vain prioriteetit, joita scrum-tiimit toteuttavat.
- Projektipäällikkö asettaa määräajan asiakkaan parametrien puitteissa. Aikataulu sisältää ”sprinttejä” tai lyhyitä työjaksoja, jotka ovat projektin välitavoitteita. Scrum-tiimit määrittelevät ja toteuttavat projektitehtävät viikosta kuukauteen kestävissä sprinteissä.
- Tässä vakiintuneessa segmentissä scrum-tiimi pitää päivittäin kokoontumisia, joissa keskustellaan edistymisestä, tunnistetaan estävät ongelmat ja saadaan neuvoja tulevaa sprinttiä varten.
- Jokaisen sprintin jälkeen tiimit tarkastelevat, mikä toimi ja mitä voitaisiin parantaa, ja suunnittelevat seuraavan sprintin. Tiimin jäsenet voivat esittää kysymyksiä, keskustella huolenaiheista ja valmistautua tuleviin sprintteihin henkilökohtaisesti.
- Ryhmät seuraavat hankkeen edistymistä jäljellä olevien tehtävien määrittämiseksi. Burndown-kaavio näyttää keskeneräiset työt verrattuna aikatauluun.
