Jokainen ammatti edellyttää erikoistuneita tuotteita tai palveluja, ja yrityksellä on monia toimintoja. Nämä tuotteet, tilaukset ja palvelut auttavat parantamaan tuotantoa ja saavuttamaan organisaation tavoitteet, mutta ne tarvitsevat organisoidun ostostrategian. Keskitetyn ja hajautetun hankinnan erojen ymmärtäminen voi auttaa tämän strategian kehittämisessä.
Yritysstrategiastasi riippuen on olemassa useita ostomenetelmiä. Yleisimpiä ovat keskitetty ja hajautettu hankinta.
Tässä artikkelissa määritellään kukin lähestymistapa, selvitetään sen hyvät ja huonot puolet, keskeiset näkökohdat ja hankinta-automaation tulevaisuus.
Keskitetty hankinta
Keskitetty hankinta ostaa kaikki yrityksen tavarat ja palvelut huipulta. Alueellinen tai divisioonan edustaja tekee päätökset tiettyä organisaatiota varten. Ideana on hankintavaltuuksien keskittäminen.
Keskitetyt hankinnat antavat henkilöstölle enemmän resursseja sen yleispätevyyden ansiosta. Esimerkkejä ovat asiakirjojen hyväksymisohjelmistot, hankintojen hallinta, verosäännösten noudattaminen, toimittajien automaattinen sisäänotto ja älykkäät vastaanottolomakkeet.
Keskitetty hankinta Esimerkki
Keskitettyjen hankintojen avulla yritys voi standardoida vahtimestaripalvelut kymmenessä toimipisteessä. Hankkeen laajuus ja markkinalähestymistapa tehdään hankinnan kautta. Ne analysoivat toimittajat, neuvottelevat suurista alennuksista, valitsevat yhden ja tekevät sopimuksen.
Tämä strategia saattaa jättää huomiotta eri paikkakunnilla sijaitsevat pk-yritykset. Vaikka toimistoissa on erilaisia siivoustarpeita, siinä käytetään yhden koon ratkaisua, joka sopii kaikille.
Keskitettyjen hankintojen edut
Keskitetty hankinta parantaa menojen hallintaa ja skaalautuvuutta. Hankinnoilla on omat työntekijät ja keskitetty tietojen ja informaation valvonta. Useammat hankinnat merkitsevät parempia alennuksia.
Tämä hankintamenetelmä vähentää omapäisiä menoja, koska se antaa enemmän valvontaa standardoidun prosessin avulla. Yksi yhteyspiste tärkeille tavarantoimittajille yksinkertaistaa varastonhallintaa ja parantaa vaatimustenmukaisuutta ja kaupallisia kumppanuuksia.
Keskitetyt hankinnat vähentävät riskejä hallitsemalla ympäristöä, kestävyyttä ja hallintoa koskevia ohjelmia. Kokonaisvaltaiset kategorian menetelmät ja strategiat ovat myös mahdollisia.
Muut edut:
- Lisääntynyt avoimuus parantaa kulujen analysointia.
- Yksinkertainen hyödykkeiden hintojen seuranta
- Vähemmän aikaa toimittajien tutkimiseen ja neuvotteluihin
- Mahdollistaa hännän menojen tarkastuksen säästöjen menettämisen estämiseksi.
- Ostotilaukset, laskut ja raportit yhdessä paikassa.
Hankinta-asiantuntijat hoitavat keskitetyt hankinnat. Tämä mahdollistaa strategisen hankinnan kaikissa toimipaikoissa.
Keskitettyjen hankintojen haitat
Keskitetyt hankinnat lisäävät toimitus- ja läpimenoaikoja sekä työmäärää, mikä aiheuttaa pullonkauloja. Yrityksen kasvaessa hankinnoista voi tulla liian monimutkaisia ja kalliita. Loppukuluttajat voivat saada tavarat ja palvelut myöhässä.
Muita haittoja:
- Yhden koon lähestymistapa ei täytä jokaisen toimipaikan tarpeita.
- Paikallisia vaatimuksia voidaan tulkita väärin.
- Maverick-ostot sopimusten ulkopuolelta ovat sallittuja.
- Alue- ja yksikköpäälliköt turhautuvat autonomian vähenemiseen.
- Kyvyttömyys käyttää paikallisia alennuksia, mikä vaikuttaa toimittajien monimuotoisuuteen.
Mitä on hajautettu hankinta?
Täysin hajautetuissa hankinnoissa jokainen yrityksen yksikkö (toiminto tai toimipaikka) tekee omat hankintansa. Mitä suurempi yritys on, sitä laajemmin hankinnat jakautuvat eri toimipisteisiin ja maihin.
Joskus realismi kuitenkin voittaa. Kaikkia hankintoja ei ehkä ole mahdollista hoitaa yhdessä toimistossa. Vaikka osa keskitetyn mallin eduista menetetään, toimittajien monipuolistaminen ja pk-yritysten kehittäminen paranevat.
Hajautettu hankinta mahdollistaa nopeammat päätökset kausialennusten hyödyntämiseksi ja varastojen loppumisen välttämiseksi. Paikallisten liikekontaktien ylläpitäminen on halvempaa.
Esimerkki hajautetuista hankinnoista
Hajautettu hankinta nopeuttaa päätöksentekoa. Toisin kuin pääkonttorissa, paikan päällä toimivat johtajat hoitavat ostot. Nämä johtajat voivat ostaa tavaroita kyseistä toimipistettä varten.
Suosittu vaatetusalan yritys käyttää hajautettua hankintaa liiketoiminnan vaatimusten täyttämiseksi. Kun kynät ja paperi loppuvat työpaikalta, esimiehen ei tarvitse esittää virallista pyyntöä. Heidän ei tarvitse esittää keskitettyä hankintapyyntöä. He soittavat ja täyttävät tarpeen välittömästi.
Hajautettujen hankintojen edut
Hajautettu ostaminen lisää toimittajien ja paikallisten valinnanvaraa. Nopeampi päätöksenteko, nopeammat toimitusajat ja vähemmän pullonkauloja.
Muita etuja ovat:
- Pullonkaulojen ja läpimenoaikojen vähentäminen
- Sopii paikallisiin tarpeisiin
- Paikallistuntemus auttaa erikoistumisessa
- Tehostettu hajautetun tiimin osallistuminen
- Syvempi toimittajatuntemus ja -suhteet
Hajautettujen hankintojen haitat:
Hajautetut hankintatiimit eivät voi jakaa parhaita käytäntöjä, vaan niiden on noudatettava liiketoimintapolitiikkaa. Hajautetut hankinnat voivat maksaa enemmän kuin keskitetyt hankinnat. Tiedonhallinta ja kategoriastrategian toteuttaminen ovat epäorganisoituneita.
Yritys menettää mittakaavaetuja, kuten säästöjä hajautetun hankinnan ansiosta. Sopimusten ja toimittajien hallinnan päällekkäisyys johtaa tehottomaan menojen hallintaan ja useampiin toimittajiin.
Muita haittoja:
- Siiloutuneet ja näkymättömät kulutustiedot
- Kaikkea riskien vähentämistä ei tueta.
- Lisää työtä, tarjouspyyntöjä, sopimuksia
- Useita toimittajakontakteja
- Riskipitoisempi altistuminen
Keskitetyt vs. hajautetut hankinnat
60-70 prosenttia hankintatiimeistä on nykyään strategisia, mutta mitään kiinteää hankintajärjestelmää ei ole.
Ota nämä tekijät huomioon, kun valitset keskitetyn tai hajautetun hankinnan:
- Materiaalin tyyppi (raskas, tilaa vievä, herkkä jne.).
- Varaston ja tuotantokeskuksen välinen etäisyys
- Kuljetuskustannukset
- Yrityksen materiaalien ostopolitiikka
Tuotannossa tuotantolaitoksen sijainti on tärkeä. Keskitetty osto toimii parhaiten lähellä sijaitsevissa tuotantokeskuksissa. Se on hyvä myös silloin, kun tehdas valmistaa vakiotuotteita yhdellä raaka-aineella tai yhdellä tuotantokeskuksella.
Hajautettu hankinta on parempi kaukana sijaitseville tuotantokeskuksille ja laitoksille, jotka valmistavat erilaisia tuotteita eri raaka-aineista.
Hankintarakenteen valinta
Yksi hankintarakenne ei sovi kaikille. Keskittäminen tai hajauttaminen riippuu henkilöstön määrästä, toimialasta, kasvuvauhdista, sijainnista ja valvottavista luokista.
Hajautettu tai keskitetty hankinta ei ole vain yritysten henkilökohtainen makuasia. Oikea malli riippuu perusmuuttujista. Siinä voidaan yhdistää molemmat tavat.
Hankintaorganisaatiomallin muutokset
Miten yrityksen hankintarakenne valitaan? Yritykset haluavat kasvaessaan keskitettyä ostotoimintaa. Tästä seuraa keskittäminen. Mikään malli ei kuitenkaan voi ylläpitää odottamattomia voittoja ikuisesti.
Ajan myötä mikä tahansa hankintatoimen toimintamalli menettää hyötyjään ja vaikeutuu. Yrityksistä voi tulla liian monimutkaisia, jotta hankintoja voitaisiin hallita keskitetysti, tai liiketoimintastrategia voi edellyttää paikallista hankintaa ja toimittajien valintaa.
Joskus tarvitaan rakenteellista muutosta, jotta hankinnat voivat tuottaa arvoa uusilla tavoilla ja ylläpitää tai parantaa hyötyjä. Lisäarvon tuottaminen edellyttää, että hankinta vastaa strategisia tavoitteita ja liiketoimintakulttuuria.
Keskitetty hybridimalli
KPMG:n tutkimus osoittaa, että monet organisaatiot yhdistävät hankintoja ja keskusten johtamia arkkitehtuureja. Useimmat organisaatiot vastaavat kehityskäyrään joustavalla järjestelmällä, joka turvaa hallinnon ja riskienhallinnan, kun hankintaorganisaatiomallit muuttuvat nopeasti.
Hybridihankintastrategia on optimaalinen nopeuden, tehokkuuden ja kustannussäästöjen kannalta, koska siinä yhdistyvät keskitetyn ja hajautetun hankinnan edut.
Vaikka liiketoimintayksiköt tekevät taktisia hankintoja, keskuksen johtama rakenne hoitaa kaikki strategiset hankinnat ja hankinnat.
Osaamiskeskus
Hankintayhteistyökokoonpanon perustana on hybridimalli. Strategisista päätöksentekijöistä, hankinta-asiantuntijoista, projektipäälliköistä ja asiantuntijoista koostuva COE-tiimi luo puitteet kaikille organisaation hankintatoimille.
Liiketoiminnan osaamiskeskus nostaa esiin strategisia kategorioita, jotka voisivat hyötyä keskitetystä strategiasta, jossa hyödynnetään koko organisaation kulutusta. Muut kuin strategiset kategoriat olisi hoidettava paikallisilla markkinoilla ja kunkin yksikön aihepiirin asiantuntijoiden toimesta, mutta COE:n on rakennettava prosessit.
Huippuosaamiskeskuksen avulla erinomaisista käytännöistä on helppo tiedottaa koko yrityksessä. Ryhmä minimoi huomattavasti omapäistä ostamista ja säilyttää suorituskyvyn ja johdonmukaisuuden.
Monet tutkimukset osoittavat, että organisaatiot, joilla on keskitetty hankintastrategia, vähentävät toimituskustannuksia ja hallinnoitavia menoja paremmin kuin organisaatiot, joilla ei ole keskitettyä hankintastrategiaa.
Hankintojen automatisointi
Automaatio tehostaa työnkulkua ja lyhentää aikaa ostomenettelystä riippumatta. Hankintojen automatisointi nopeuttaa ostoja ja vapauttaa kokeneet työntekijät ikävistä toiminnoista.
Automaatio sisältää robottiprosessien automatisoinnin (RPA), jota tutkimusten mukaan yli 50 prosenttia suorituskykyisistä hankintatiimeistä on testannut.
Mitä prosesseja hankintatiimit automatisoivat eniten?
- Ostopyyntö
- Hallitse ostotilauksia
- Hallitse laskuja
- Myyjien hallinnointi
- Sopimuksen hyväksyminen
Yritykset hyötyvät hankintojen ja edellä mainittujen prosessien automatisoinnista riippumatta siitä, käyttävätkö ne keskitettyjä vai hajautettuja hankintoja. Odota näitä etuja:
- Tuottavuus kasvaa
- Poistaa manuaaliset virheet
- Luo konsolidoidun tietovaraston menojen näkyvyyttä varten.
- poistaa hyväksynnän pullonkaulat.
Hankintojen automatisointi edistää sisäistä ja ulkoista tiimityötä.
Hankintojen automatisointiohjelmisto
Prosessit kannattaa automatisoida hankintojen automatisointiohjelmiston avulla. Kukaan ei voi pysäyttää näiden työkalujen kasvua. Hankintaohjelmistojen maailmanlaajuiset markkinat nousevat 9,5 miljardiin dollariin vuoteen 2028 mennessä.
Hankintatiimi voi keskittyä strategiaan ja päätöksentekoon, kun taas robotti hoitaa loput hankintojen automatisointiohjelmiston avulla.
Se auttaa hajautettuja tiimejä hankkimaan tehokkaaseen toimintaan tarvittavat tavarat/palvelut, kun taas järjestelmään konfiguroidut sisäiset tarkastukset varmistavat keskitetyn hallinnon ja hankintakäytäntöjen noudattamisen.
Hankintojen automatisointiohjelmisto parantaa tuottavuutta ja varmistaa tietoon perustuvan kuluttamisen. Näin hankintajohtajat voivat olla varmoja siitä, että kaikki menot on hyväksytty, ne ovat budjetin mukaisia, tarkastettavissa ja toimintaperiaatteiden mukaisia.
Se yhdistää tietueet, näkyvyyden ja raportoinnin, mikä mahdollistaa ostojen yhdistämisen ja alennukset tai paremmat ehdot.
Yhteenveto
Hajautetut hankinnat tehdään tarpeen mukaan, kun taas keskitetyt hankinnat tehdään ylhäältä alaspäin. Molemmilla strategioilla on hyvät ja huonot puolensa, ja se, kumpi on paras, riippuu toimialasta, yrityksen koosta, maantieteellisestä sijainnista ja muista kriteereistä.
Automaatio on avain hankintojen onnistumiseen. Kuitenkin 83 prosenttia hankinta-asiantuntijoista väittää, että alle 50 prosenttia heidän menettelyistään on automatisoitu.
Tarvitaan ennakoiva hankintastrategia, jossa maksimoidaan kolmansien osapuolten yhteydet ja innovoidaan. Hybridihankintamalli, jossa käytetään keskitettyjä ja hajautettuja taktiikoita liiketoiminnan tarpeiden mukaan, onnistuu yleensä.
Tavoitteena tulisi olla kaikkien ostotoimintojen hallinta, jotta voidaan optimoida vaatimustenmukaisuus, tuottavuus, kannattavuus ja kulujen hallinta mallista riippumatta.
