Keskitetty ja hajautettu ostaminen ovat yritysten päämenetelmiä tuotteiden ja palveluiden hankintaan.
Keskitetty ostaminen keskittää hankintapäätökset ja -menettelyt yhteen osastoon tai tiimiin. Organisaatiot voivat yksinkertaistaa prosesseja, parantaa tehokkuutta ja maksimoida kustannussäästöt tämän strategian avulla.
Tässä artikkelissa tarkastellaan keskitettyä hankintaa, vertaillaan sitä hajautettuun ja hybridimallin hankintaan, tarjotaan parhaita käytäntöjä käyttöönottoon ja tarkastellaan sen etuja ja haittoja.
Opit seuraavat asiat
- Keskitetyn ostamisen keskeiset edut ja toimintamalli
- Keskitetyn, hajautetun ja hybridimallin ostotapojen vertailu sekä niiden hyödyt ja haitat
- Parhaat käytännöt keskitetyn ostamisen toteuttamiseksi
- Kuinka organisaatiot hyötyvät keskitetystä ostamisesta.
Keskitetty hankinta
Keskitetty hankinta tarkoittaa, että erikoistunut tiimi tai osasto hallinnoi yrityksen kaikkia ostoja, mukaan lukien tuotteet, tarvikkeet, laitteet ja palvelut.
Tiimi voi hyödyntää organisaation ostovoimaa saadakseen alennuksia suurista eristä, nopeuttaakseen hankintoja, vähentääkseen kustannuksia ja varmistaakseen osastojen yhdenmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden keskittämällä kaikki ostot.
Keskitetty hankinta takaa tehokkuuden ja kustannustehokkuuden strategisen päätöksenteon, toimittajaneuvotteluiden ja sopimusten hallinnan avulla.
Keskitetyn hankinnan keskeiset edut:
- Korkea tehokkuus: Hankintaprosessi on selkeä ja sitä noudatetaan, mikä pitää sidosryhmät informoituina ja prosessin liikkeessä eteenpäin.
- Kustannussäästöt: Ostohenkilöstö tuntee yrityksen budjetin ja voi varmistaa, että ostot tukevat liiketoiminnan tavoitteita.
- Hallinta: Keskitetty hankinta tekee vaatimustenmukaisuudesta ja muista hankintaprosesseista yhtenäisiä ja valvottuja.
Keskitetty, hajautettu ja hybridihankinta
Monet yritykset käyttävät erilaisia hankintamenetelmiä tarpeidensa mukaan. Hybridimallin tai hajautetun hankinnan käyttämistä voidaan harkita.
Hajautettu hankinta mahdollistaa paikallisempien päätösten tekemisen ja nopeammat osastovastaukset.
Hybridihankinta tasapainottaa keskitetyn ja hajautetun mallin hyödyt maksimoidakseen niiden edut.
Taulukko: Hankintamallien vertailu
| Ominaisuus | Keskitetty hankinta | Hajautettu hankinta | Hybridihankinta |
| Päätöksenteko | Keskitetty | Hajautettu | Sekoitettu |
| Tehokkuus | Korkea | Vaihtelee | Tasapainotettu |
| Kustannussäästö | Maksimoitu | Pienempi verrattuna | Kohtalainen |
| Joustavuus | Pienempi | Korkeampi | Säädettävä |
| Hallinta | Vahva | Vaihtelee | Kohtalainen |
Prioriteetit ja yrityksen tarpeet määrittävät, mikä malli kannattaa valita. Riippumatta hankintatavasta, selkeä hankintapolitiikka on tarpeen hankintatoiminnan ja päätösten sujuvoittamiseksi.
Parhaat käytännöt keskitettyyn hankintaan
- Nykyisen prosessin arviointi: Tarkastele hankintamenettelyjä tehottomuuksien ja parannusten löytämiseksi.
- Aseta tavoitteet: Aseta selkeät ja mitattavat keskitetyn hankintasuunnitelman tavoitteet.
- Laadi suunnitelma: Luo toteutussuunnitelma, joka sisältää aikataulut, vastuut ja resurssit.
- Yhteistyö sidosryhmien kanssa: Ota kaikki tärkeät sidosryhmät mukaan saadaksesi sitoutumista ja käsitelläksesi ongelmia.
- Kouluta ja tue: Kouluta henkilöstö uusissa menettelyissä ja työkaluissa.
- Seuraa keskeisiä KPI-mittareita: Keskitetyn hankinnan tehokkuutta voidaan mitata KPI-mittareilla.
- Arvioi edistymistä: Tarkista ja muuta tavoitteita säännöllisesti.
- Säädä tarvittaessa: Odota muutoksia suunnitelmaan palautteen ja suorituskykymittareiden perusteella.
Keskitetyn hankinnan edut
Keskitetty ostaminen osoittaa heti etunsa.
Mahdollisuus hoitaa tilaukset ja kulujen analysointi nopeasti ja tehokkaasti keskitetysti, havaita päällekkäisyydet toimittajarekisterissä, löytää kustannussäästöjä ja automatisoida – nämä ovat etuja, joita jokainen hankintapäällikkö arvostaa.
Lisäksi liiketoiminnalle on tarjolla vielä enemmän etuja ja mahdollisuuksia:
- Näkyvyyden lisääminen: Keskitetty hankinta tarjoaa täydellisen valvonnan hankintaprosessista, mikä mahdollistaa paremman varaston, sopimusten ja yleiskustannusten hallinnan koko toimitusketjussa.
- Sijoitetun pääoman tuoton parantaminen: Hankintojen keskittäminen parantaa hintaa ja ehtoja, mikä kasvattaa voittoja.
- Toimittajasuhteiden parantaminen: Johdonmukaiset ja keskittyneet hankintakeskustelut vahvistavat toimittajasuhteita. Kuten tiedämme, hyvät suhteet luovat hyviä sopimuksia.
- Yhteistyön parantaminen: Keskittäminen yhtenäistää hankinnat, mikä parantaa liiketoimintayksiköiden välistä yhteistyötä.
- Yleiskustannusten vähentäminen: Prosessien yksinkertaistaminen ja päällekkäisyyksien ja harhakulujen poistaminen voi säästää paljon.
Keskitetty hankinta mahdollistaa hankintojen valvonnan, optimoinnin ja sääntelyn alusta loppuun, mikä parantaa organisaation tulosta.
Keskitetyn hankinnan haasteet
Keskitetty hankinta parantaa tuottavuutta ja säästää rahaa, mutta organisaatioiden on myös hallittava siihen liittyviä haasteita.
Organisaatio voi voittaa nämä esteet parantaakseen keskitetyn hankinnan tehokkuutta ja hyväksyntää huolellisella suunnitelmalla.
Täysi käyttöönotto on välttämätöntä.
Keskitetty hankinta vaatii koko yrityksen omaksumista. Koska strategia vaatii ajattelutavan ja toimintojen muutosta, osastot saattavat vastustaa muutosta, koska ne ovat tottuneet suorempaan ostokontrolliin.
Jotta saadaan laaja hyväksyntä, on tärkeää viestiä selkeästi hyödyt, ratkaista huolenaiheet ja osoittaa, miten keskitetty hankinta voi vastata tai ylittää aiempien järjestelmien tehokkuuden ja joustavuuden. Ilman koko yrityksen tukea tämä hankintamenetelmä riskeerataan noudattamatta jättämisellä ja muilla tehottomuuksilla, jotka vähentävät sen etuja.
Hidas hyväksyntänopeus
Keskittäminen yksinkertaistaa monia hankintaprosesseja, mutta se voi myös luoda pullonkauloja, joihin henkilöstö ei ole tottunut.
Kaikkien ostopyyntöjen kulkeminen yhden osaston kautta saattaa lisätä päätösten ja hyväksyntöjen määrää, mikä hidastaa prosessia. Menojen valvonta, riskien hallinta ja hankintapolitiikan noudattaminen ovat suurille yrityksille kriittisiä, mutta jotkut työntekijät saattavat turhautua.
Moniosastoisten yritysten monimutkainen menettely
Keskitettyjä hankintajärjestelmiä on vaikea ottaa käyttöön moniosastoisten yritysten kohdalla.
Ristiriitaiset tarpeet, paikalliset markkinaolosuhteet ja logistiset ongelmat on punnittava hankintasuunnitelman kanssa. Keskitetyn hankintaosaston on hallittava näitä monimutkaisuuksia varmistaakseen, että kaikki osastot saavat tavarat ja palvelut nopeasti ja kustannustehokkaasti.
