Jokaisella hankintatiimillä on suosikkitoimittajia, jotka tekevät enemmän kuin vaaditaan, tarjoavat kilpailukykyiset hinnat ja helpottavat ostamista. Näiden toimittajien löytäminen ei ole sattumaa. Kumppanuudet syntyvät harkitusta valinnasta, vahvasta viestinnästä ja yhteistyöstä. Oikea lähestymistapa helpottaa hankintatoimittajien löytämistä. Tässä artikkelissa käydään läpi strategisen toimittajahankinnan perusteet. Se kattaa yleisimmät hankintaohjelmien aiheet:
- Toimittajahankinnan hyödyt
- Toimittajahankinnan tyypit
- Toimittajahankinnan vaiheet
- Toimittajahankinnan parhaat käytännöt
4 toimittajahankinnan hyötyä
Ensimmäinen toimittajahankinta saattaa painottua kustannusten vähentämiseen, mutta hyötyjä on muitakin. Hyvin määritellyt hankintakäytännöt voivat vähentää riskejä, vahvistaa toimitusketjuja ja parantaa suhteita toimittajiin.
The following four benefits make strategic sourcing important for any organisation:
Alemmat kustannukset: Paremmat neuvottelut, toimittajasopimusten neuvottelu ja toimittajien välinen kilpailu laskevat kustannuksia huolellisella toimittajahankinnalla. Valitsemalla parhaat toimittajat parhaaseen hintaan yritykset maksimoivat ostovoiman ja pienentävät kustannuksia. Strateginen hankinta varmistaa myös, että organisaatiot tekevät yhteistyötä hyvämaineisten toimittajien kanssa, jotka toimittavat ajallaan ja täyttävät laatuvaatimukset, mikä mahdollistaa varmat ja edulliset ostot.
Riskienhallinta: Verizon arvioi, että 74 % tietomurroista johtuu ihmisistä, joko tahallisesti tai vahingossa. Petokset, hintavaihtelut, vahingot ja toimituspoikkeamat vähenevät toimittajahankinnalla. Se tekee toimitusketjusta joustavamman ja vähentää ongelmia. Vahvat toimittajahallintajärjestelmät parantavat kysynnän ja hintojen ennustamista, varastonhallintaa, toimitusaikatauluja ja suhteita toimittajiin, jolloin organisaatiot voivat sopeutua nopeasti markkinamuutoksiin.
Kestävä hankinta: Kestävän hankinnan kriteerit auttavat yrityksiä löytämään toimittajia, jotka noudattavat ESG-käytäntöjä parantaakseen toimintaa ja pienentääkseen kustannuksia. Koska 78 % kuluttajista asettaa kestävyyden etusijalle, se nostaa yrityksen profiilia. Strateginen hankinta auttaa yrityksiä seuraamaan toimitusketjun ympäristövaikutuksia, kuten päästöjä ja jätteiden vähentämistä. Toimittajahankinnan kautta yritykset varmistavat, että investoinnit hyödyttävät sekä liiketoimintaa että ympäristöä.
Paremmat toimittajasuhteet: Kumppanuuksien rakentaminen toimittajien kanssa proaktiivisen hankinnan avulla voi tuottaa parempia tuloksia kuin pelkkä tarvikkeiden ostaminen. Tällainen lähestymistapa vähentää viivästyksiä ja poikkeamia hankinnassa vahvistamalla yhteistyötä tavoitteiden ja asiakasodotusten saavuttamiseksi. Tiivis yhteistyö toimittajien kanssa voi avata uusia markkinoita ja löytää kustannustehokkaita toimittajia, mikä tukee pitkäaikaista menestystä.
Eri toimittajahankinnan menetelmät
Toimittajahankinta on muutakin kuin pelkän tilauksen täyttävän toimittajan etsimistä. Tavaroiden ja palveluiden ostamiseen on useita toimittajahankinnan menetelmiä.
Ulkoistaminen: Ulkoistaminen tarkoittaa ulkopuolisen tahon palkkaamista hoitamaan tiettyjä tehtäviä. Tämä strategia vähentää kustannuksia, tuo erikoisosaamista ilman tarvetta palkata kokoaikaisia työntekijöitä ja lisää tehokkuutta. Ulkoistamalla ei‑ydintoimintoja yritykset voivat keskittyä paremmin omiin ydinvahvuuksiinsa.
Sisäistäminen: Oman osaamisen ja resurssien hyödyntäminen. Organisaatio käyttää toimittajien sijaan omia työntekijöitään, prosessejaan ja kyvykkyyksiään tarpeiden täyttämiseen. Sisäistäminen antaa yritykselle paremman kontrollin budjettiin, resursseihin, aikatauluihin ja muihin hankintaan liittyviin asioihin. Sisäistäminen mahdollistaa myös nopean strategian muutoksen tai uusien teknologioiden käyttöönoton.
Lähi‑hankinta: Joskus tarvitsemasi löytyy omalta takapihalta. Lähi‑hankinta tarkoittaa ostamista paikallisilta tai alueellisilta kauppiailta. Halvempien kuljetus‑ ja logistiikkakustannusten ansiosta organisaatiot voivat ostaa laadukkaita tuotteita edullisemmin. Lähi‑hankinta vähentää riippuvuutta kansainvälisistä toimittajista ja tarjoaa yrityksille enemmän kontrollia toimitusketjuun.
LCCS: Jotkut yritykset pienentävät tuotantokustannuksia hankkimalla tavaroita ulkomaisista, matalan kustannustason maista. Tämä lähestymistapa tarkoittaa toimittajien etsimistä, jotka täyttävät hintavaatimukset arvioimalla näiden alueiden taloudellista vakautta ja työmarkkinoita. Ulkoistamalla tuotannon esimerkiksi Kiinaan, Intiaan, Meksikoon, Vietnamiin sekä muihin Etelä‑Amerikan ja Kaakkois‑Aasian maihin yritykset voivat säästää rahaa säilyttäen laadun.
Globaali hankinta: Globaali hankinta, kuten LCCS, tarkoittaa tavaroiden ja palveluiden ostamista kansainvälisistä lähteistä. Globaali hankinta auttaa yrityksiä hankkimaan edullisia hyödykkeitä ja palveluja. Globaali hankinta voi toimia sekä kehittyneissä että kehittyvissä markkinoissa. Se arvioi myös taloudellista vakautta ja työmarkkinoita hintakriteerien täyttämiseksi.
Vaiheet toimittajien löytämiseksi
1. Tarpeiden arviointi
Tarvearviointi kartoittaa organisaation palvelu‑ tai tavaratarpeet, toimitusaikataulut ja hintatoiveet. Siihen kuuluu myös sellaisten toimittajien vertailu, jotka pystyvät täyttämään nämä tarpeet. Näiden vaatimusten ymmärtäminen auttaa valitsemaan oikean toimittajan.
2. Markkinan arviointi
Markkinatutkimus on toinen tärkeä vaihe toimittajan valinnassa. Se kertoo hankintatiimille markkinatrendeistä, hintabenchmarkeista, toimitusajoista ja markkinajohtajista. Markkinatutkimus ohjaa neuvotteluja toimittajien kanssa.
3. Aseta toimittajavaatimukset
Jokaisella osastolla — hankinta, lakiasiat, tietoturva ja talous — tulisi olla vähimmäisvaatimukset toimittajille ja kaupoille. Koodaa nämä perusvaatimukset käytäntöön, jotta toimittajahaku alkaa tästä lähtötasosta. Toimittajien esivaatimukset yksinkertaistavat hakua ja nopeuttavat valintaa sekä suhteiden rakentamista.
4. Laadi hankintamalli
Toimittajahankinnan viitekehys määrittelee, miten toimittajat valitaan ja arvioidaan. Siinä huomioidaan esimerkiksi maantieteellinen sijainti, volyymikyvykkyydet, referenssien tarkistukset, tarjousformaatit ja sopimusvaatimukset. Noudattamalla jäsenneltyä prosessia varmistat, että jokaisessa haussa käytetään johdonmukaista arviointitapaa. Tämä poistaa arvailun ja ehkäisee viivästyksiä toimittajan valinnassa.
5. Laadi shortlist
Tarkenna ehdokkaita sen jälkeen, kun olet tunnistanut toimittajat ja luonut hankintamenetelmän. Shortlistatessa arvioi heidän kykynsä täyttää esivaatimuksesi ja hankintamallisi. Arvioi myös, miten kukin toimittaja sopii yrityksesi arvoihin. Vähintään kolme varteenotettavaa tarjousta tulisi arvioida (”three bids and a buy” ‑tekniikka).
6. Ole perusteellinen
Due diligence auttaa tiimiä valitsemaan luotettavan toimittajan keräämällä kaikki tarvittavat tiedot. Prosessi paljastaa mahdolliset toimittajaan liittyvät ongelmat, kuten taloudellisen epävakauden tai mainehaitat. Arvioi suorituskykyä tarkistamalla referenssit ja lukemalla asiakasarvioita. Tämä varmistaa, että toimittaja pystyy täyttämään tarpeesi ja auttaa ehkäisemään tulevia ongelmia.
7. Valitse toimittaja
Kun tarjoukset ja due diligence ‑arviot on kerätty, tiimi valitsee parhaan toimittajan. Laadi pisteytysjärjestelmä, jolla arvioidaan toimittajia organisaation prioriteettien pohjalta objektiivisuuden varmistamiseksi.
Toimittajan valintaan kannattaa myös ottaa mukaan monipuolisia sidosryhmiä. Näin kaikki voivat tuoda esiin huolensa ja tulla kuulluiksi ennen sitoutumista. Useat näkökulmat voivat paljastaa sivuutettuja nyansseja tai parannusmahdollisuuksia ennen lopullista valintaa.
8. Sovi ehdoista
Kun toimittaja on valittu, neuvottele ehdoista ja hinnoista selkein tavoittein ja avoimella viestinnällä. Kirjaa tarkasti palvelut ja kustannusarviot, joita organisaatio tarvitsee toimittajalta. Valmistele vaihtoehtoisia malleja ja aikatauluja, jotta keskustelu ja päätöksenteko nopeutuvat. Palvelun toimitukseen ja laatuun liittyvät asiat on hyvä käsitellä tässä vaiheessa. Neuvottelu edellyttää kompromisseja, joten tiedä, mistä yritys on valmis luopumaan. Strategisen hankinnan neuvotteluissa tavoite on kumppanuus, ei voitto.
9. Allekirjoita sopimus
Neuvottelujen jälkeen laaditaan sopimus ehdoista. Asiakirjassa tulee luetella palvelut, hinnat, toimituspäivät ja muut olennaiset tiedot. On tärkeää, että sopimuksessa ymmärretään kummankin osapuolen vastuut ja odotukset. Näin luodaan menestyksekäs ja molempia osapuolia hyödyttävä toimittaja‑yritys‑suhde sekä turvataan molemmat osapuolet oikeusriidoissa tai kiistoissa.
10. Arvioi tulokset
Mitä mitataan, sitä johdetaan. Vertaa toimittajan hintoja ja suorituskykyä sopimuksen vaatimuksiin. Säännölliset väliarvioinnit tai tapaamiset ylläpitävät korkeaa tasoa ja pitävät molemmat osapuolet ajan tasalla kehityksestä. Korjaa ongelmat heti, jotta palvelukatkokset minimoidaan. Parantaaksesi toimintaa huomioi molempien osapuolten palaute koko prosessin ajan.
Parhaat käytännöt toimittajahankintaan
Hankinnan parhaiden käytäntöjen noudattaminen parantaa tuloksia monin tavoin. Ne auttavat valitsemaan ja arvioimaan toimittajia, muotoilemaan sopimuksia ja määrittämään pitkän aikavälin menestyksen.
Paranna hankintaa näillä viidellä menetelmällä:
1. Määritä tarpeet ennen toimittajia
On järkevää aloittaa hankintaprosessi arvioimalla toimittajatarpeet. Käytä aikaa dokumentoidaksesi toimittajien vähimmäisvaatimukset, projektibudjetit, aikataulut jne.
Hankinta voi shortlistata toimittajia toimialan ja projektin vaatimusten perusteella. Jokaisen tulee täyttää edellä mainitut kriteerit. Due diligence ‑tiimi voi sitten arvioida vaihtoehdot ja huomioida yksilölliset vahvuudet tai edut.
2. Katso kokonaisarvoa
Arvo sisältää toimittajan ominaisuudet ja palvelut, ei vain hinnan. Organisaatiosi saa arvoa muun muassa asiakaspalvelusta, läpimenoajoista, materiaaleista, takuu‑ehdoista, innovaatioista ja räätälöinnistä. Pyri katsomaan perushinnan yli ja ottamaan mukaan tekijät, jotka vaikuttavat tulokseen. Käytä tätä näkökulmaa neuvotellessasi toimittajien kanssa tai etsiessäsi parempia vaihtoehtoja.
3. Lyhennä ja optimoi listasi
Strateginen hankinta säästää rahaa ja rakentaa suhteita. Yksi tapa saada nämä hyödyt on pitää lyhyempi, suosittujen toimittajien lista. Shortlist helpottaa neuvotteluja, rakentaa luottamusta ja mahdollistaa nopeat toimet. Optimoi lista valitsemalla toimittajia, joilla on kilpailukykyiset hinnat, laadukkaat tuotteet sekä erinomainen palvelu ja reagointi.
4. Huomioi kestävyys
Monet yritykset tavoittelevat toimitusketjun kestävyyttä. Esimerkkejä ovat toimittajat, jotka käyttävät kierrätettyjä materiaaleja, noudattavat Reilun kaupan työperiaatteita tai ympäristökriteerejä. Kestävät vaihtoehdot säästävät pitkällä aikavälillä rahaa ja resursseja. Kestävät käytännöt vahvistavat myös yrityksen globaalia yhteiskuntavastuuta. Valitsemalla kestävät toimittajat yritykset voivat säästää, säästää resursseja ja parantaa mainettaan.
5. Mittaa suorituskykyä säännöllisesti
Toimittajahankintaohjelmat tarvitsevat säännöllistä toimittajien suorituskyvyn mittaamista. Arvioimalla tuotteiden laatua, reagointikykyä, kestävyyttä ja asiakaspalvelua varmistetaan, että toimittajat täyttävät yrityksen tarpeet ja tuottavat arvoa. Muutosten seuraaminen auttaa ennakoimaan suorituskykyä ja valitsemaan toimittajia. Tunnista toimittajan heikkoudet ja laadi viestintäsuunnitelma suhteiden parantamiseksi.
