Johdanto
Organisaatiot tarvitsevat kapasiteettisuunnittelua (CP) hallitakseen resursseja tehokkaasti ja vastatakseen projektien vaatimuksiin. Se tarkoittaa resurssitarpeiden arviointia ja ennakointia, jotta organisaatio voi toimia sujuvasti. Yritykset voivat optimoida resursseja, vähentää kustannuksia ja lisätä tuottavuutta ymmärtämällä ja hyödyntämällä tätä.
Tässä materiaalissa käsitellään kapasiteettisuunnittelun etuja, taktiikoita ja parhaita käytäntöjä. Keskustelemme projektien, prosessien ja tiimien suunnittelusta sekä yksinkertaisesta prosessista sen soveltamiseksi organisaatioosi. Käsittelemme myös kapasiteettisuunnittelijoita ja niiden hyödyllisyyttä eri johtamistilanteissa.
Resurssikapasiteetti
Organisaation resurssikapasiteetti on määrä työtä, jonka se voi suorittaa käytettävissä olevilla resursseilla. Päätöksentekijät voivat arvioida resurssien saatavuutta projekteihin ja toimintoihin ymmärtämällä tämän.
Resurssikapasiteettisuunnittelu koskee useimpia organisaatioita rakennusalalla, valmistuksessa, IT-alalla ja ammatillisissa palveluissa.
Ero suunnittelukapasiteetin ja tehokkaan kapasiteetin välillä on otettava huomioon, kun hallitaan projektin, yrityksen tai voittoa tavoittelemattoman organisaation resurssikapasiteettia.
- Suunnittelukapasiteetti: Suurin määrä työtä tai toimituksia, jotka voidaan tuottaa käyttäen kaikkea työvoimaa, laitteita, koneita ja pääomavaroja.
- Tehokas kapasiteetti: Organisaation nykyinen resurssikapasiteetti, kun otetaan huomioon, että osa suunnittelukapasiteetista on käytössä.
Määritelmä: Kapasiteettisuunnittelu
Resurssikapasiteettisuunnittelu varmistaa, että organisaatiolla on riittävästi resursseja toimiakseen, toteuttaakseen projekteja ja tyydyttääkseen kasvavaa asiakaskysyntää.
Organisaatiosta riippuen resurssikapasiteettia voivat hallita johtajat tai osastopäälliköt, mutta kapasiteettisuunnittelijan tulisi valvoa prosessia.
Kapasiteettisuunnittelun tyypit
Useat kapasiteettisuunnittelumenetelmät valmistavat organisaatioita teollisuuden haasteisiin.
Projektikapasiteettisuunnittelu
Projektinhallinnassa kapasiteettisuunnittelu varmistaa, että organisaatiolla on riittävästi resursseja projektin loppuunsaattamiseen.
Jos näin ei ole, organisaatio voi lisätä resursseja, pidentää projektin aikataulua tai valita toteutettavampi projekti.
Kapasiteettisuunnittelu vaikuttaa keskeisiin projektinhallinnan osa-alueisiin, kuten:
- Resurssien hallinta
- Aikataulun hallinta
- Tiimien hallinta
- Tehtävien hallinta
Prosessikapasiteettisuunnittelu
Prosessikapasiteetti on suurin tuotanto, jonka prosessi voi tuottaa tietyssä ajassa. Tämä kattaa kaikki organisaation toiminnot. Esimerkiksi valmistajan on tiedettävä jokaisen teollisen toiminnon, kuten leikkaamisen, maalaamisen tai muovaamisen, prosessointikyky.
Tämän laskeminen auttaa yrityksiä seuraamaan, optimoimaan ja ymmärtämään liiketoimintaprosessien tuottavuusrajoitteet ennen uusien projektien aloittamista.
Tuotantokapasiteetin suunnittelu
Tällainen prosessi auttaa valmistajia arvioimaan, kuinka paljon resurssikapasiteettia he tarvitsevat asiakkaiden kysynnän täyttämiseksi.
Se auttaa myös tunnistamaan suurimman määrän tuote-yksiköitä, joita voidaan valmistaa nykyisillä resursseilla päättääkseen, mitä hankkeita toteutetaan.
Tiimikapasiteetin suunnittelu
Ihmisten resurssitiimiä kutsutaan usein henkilöstön kapasiteetti-, työvoima- tai työkuormasuunnitteluksi. Sinun on laskettava, kuinka monta tuntia työntekijöiden on työskenneltävä saavuttaakseen tavoitteen.
Kerro projektin työntekijöiden määrä heidän viikkotunneillaan saadaksesi tämän numeron.
Työkalukapasiteetin suunnittelu
Työkalukapasiteettisuunnittelu ennustaa resurssitarpeita ja varmistaa oikea-aikaisen allokoinnin. Lyhyesti sanottuna se varmistaa, että sinulla on oikeat työkalut ja määrä tehtävääsi varten. Työkaluja ovat koneet, autot, kokoonpanolinjaston osat jne.
Myyntikapasiteetin suunnittelu
Kuten nimestä käy ilmi, myyntitiimin kapasiteettisuunnittelu arvioi henkilöstön määrän, joka tarvitaan myyntitavoitteen saavuttamiseen.
Liiketoimintatiedon analytiikka on paras tekniikka arvioida ihanteellinen myyntikapasiteetti, joka riippuu useista tekijöistä.
Ketterä kapasiteettisuunnittelu
Toisin kuin perinteiset projektinhallintamenetelmät, ketterä mahdollistaa tiimien suunnitella projekteja yhden tai kahden viikon jaksoissa.
Kunkin tiimin jäsen keskittyy resurssikapasiteettisuunnitteluun noiden jaksojen aikana. Resurssit ovat projektitiimin jäseniä ja mitä tahansa tarvittavia tarvikkeita heidän tehtäviensä suorittamiseksi. Tämä varmistaa, että projektipäälliköt eivät kuormita ketään liikaa.
Onneksi useimmat organisaatiot ja projektit noudattavat samaa prosessia. Katsotaanpa joitakin yksinkertaisia vaiheita.
Mikä on kapasiteettisuunnitteluprosessi?
Määrittelimme kapasiteettisuunnittelun ja sen tärkeyden. Seuraavaksi on ymmärrettävä prosessi. Eri yritykset ja teollisuudenalat lähestyvät kapasiteettisuunnittelua eri tavoin, mutta nämä neljä vaihetta noudatetaan aina.
Kapasiteetin arviointi
Kapasiteettisuunnittelun ensimmäinen vaihe on arvioida organisaation resurssit. Ensiksi on määriteltävä sen suunnittelu- ja tehokkaat kapasiteetit, jotta voidaan selvittää, mitkä resurssit ovat käytettävissä ja mitä voidaan tehdä.
Kapasiteetin ennustaminen
Kun organisaation kapasiteetti on määritetty, vertaile sitä projektin resurssitarpeisiin tai asiakaskysynnän arvioihin varmistaaksesi, että resursseja on riittävästi projekteihin ja toimintoihin. Asiantuntijoiden neuvot, historialliset tiedot ja muut lähteet voivat auttaa sinua määrittämään tulevan projektin kapasiteetin.
Kapasiteetin mallintaminen
Kuten aiemmin mainittu, kapasiteettimalli on toimintasuunnitelma, joka määrittelee organisaation resurssikapasiteetin hallinnan menettelyt, periaatteet ja strategiat, on ratkaisevan tärkeä.
Kapasiteetin aikataulutus
Kapasiteetin ennustamisen jälkeen luo tuotantostrategia. Toimintojen, jotka tarvitaan asiakaskysynnän täyttämiseksi, pitäisi sisältyä tähän. Aikatauluta raaka-aineet, työvoima, koneet jne. projektin loppuun saattamisen varmistamiseksi.
Kapasiteetin seuranta
Resurssien seuraaminen tuotannon aikana auttaa sinua täyttämään kapasiteetin aikataulun. Tämä edellyttää muiden kuin ihmisten resurssien seurantaa ja varmistamista, että sinulla on tarvittavat varastot tulevia töitä varten, sekä ihmisten resurssien saatavuuden tunnistamista, jotta heille voidaan antaa työtä näiden tilausten suorittamiseksi.
Kapasiteettiraportointi
Etenemisen seuraamiseksi ja sidosryhmien informoimiseksi tarvitaan kapasiteettiraportointia. Kapasiteettiraportit osoittavat kyvyn toimittaa ja ottaa vastaan työtä. Nämä mittasuhteet ovat tunteja tai prosentteja. Raportit vertaavat ennustettua ja todellista kapasiteettia auttaakseen sinua pysymään aikataulussa.
Mitä kapasiteettisuunnittelijat tekevät?
Kapasiteettisuunnittelun hoitaa yleensä kapasiteettisuunnittelija. He suunnittelevat, analysoivat, tasapainottavat ja jakavat resursseja vastaamaan organisaation tarpeita ja prioriteetteja. He määrittelevät työvoima- ja tuotantoaikataulut asiakaskysynnän perusteella.
Yrityksen koosta riippuen projektipäällikkö voi myös hoitaa tämän tehtävän. Kuitenkin erillinen kapasiteettisuunnittelija tekee yhteistyötä johtoryhmän ja sidosryhmien kanssa. He tarvitsevat hyviä viestintätaitoja työskennelläkseen näiden osastojen kanssa.
Tuloshakuinen kapasiteettisuunnittelija on tilastollisesti ja raportointitaitoinen. Heidän on ymmärrettävä projektitiedot ja teollisuuden trendit tehdäkseen työnsä oikein.
Sen lisäksi, että he johtavat kapasiteettisuunnitteluprosessia, kapasiteettisuunnittelija kehittää kapasiteettistrategian, suunnitelman ja mallin organisaatiolle tai projektille. Tutustu näihin tärkeisiin kapasiteetinhallinnan käsitteisiin.
Strateginen kapasiteettisuunnittelu
Kolme menetelmää auttavat sinua täyttämään kysynnän, kattamaan resurssitarpeet ja lisäämään tiimin tuottavuutta.
Jälkikäteisstrategia
Jälkikäteisstrategia tarkoittaa, että resursseja on riittävästi todellisen kysynnän, ei suunnitellun kysynnän, tyydyttämiseksi. Pienet organisaatiot, joilla on vähäiset kapasiteettitarpeet, hyötyvät kapasiteettisuunnittelusta.
Johtostrategia
Kysyntäsuunnittelun ennusteiden täyttäminen riittävillä resursseilla on päästrategia. Koska ylimääräinen kapasiteetti voi vastata kasvavaan kysyntään, tämä tekniikka on hyödyllinen.
Sovitusstrategia
Tämä tekniikka yhdistää johtostrategian ja jälkikäteisstrategian. Projektipäälliköiden on seurattava todellista kysyntää, kysyntäsuunnittelun arvioita ja markkinatrendejä muuttaakseen kapasiteettia.
Mikä on kapasiteettisuunnitelma?
Kapasiteettisuunnitelma auttaa organisaatiota saavuttamaan kapasiteettisuunnittelun tavoitteet. Kapasiteettisuunnitelmat voivat estää projektin laajuuden hiipumista. Projektitarpeet kasvavat ajan myötä, mikä aiheuttaa laajuuden hiipumista.
Yhden projektin kapasiteettisuunnitelman luominen voi usein auttaa suunnittelemaan muita projekteja. Sen sijaan, että jatkuvasti arvioisit kapasiteettitarpeita uudelleen, se auttaa sinua nopeasti määrittämään, mitä tarvitset.
Koska kapasiteettisuunnittelu koskee resurssien saatavuutta ja kysyntää, se voi auttaa ennustamaan kysynnän muutoksia, jotta voit muokata suunnitelmaa. Kapasiteetti- ja resurssisuunnitelmat liittyvät toisiinsa.
Kapasiteettimalli
Resurssikapasiteettimalli on organisaation ainutlaatuinen strategia hallita sen kehittyviä resurssikapasiteettitarpeita ja -haasteita. Yrityksen kapasiteettimalli sisältää sen kapasiteettisuunnitelman, strategian ja hallintatyökalut, -menettelyt ja -ohjeet.
Kapasiteetin laskeminen
Jokainen yritys arvioi kapasiteettia eri tavalla kuluttajakysynnän, tuotantobudjetin, resurssien käytön ja muiden tekijöiden perusteella.
Koska jokaisella yrityksellä on ainutlaatuinen kapasiteettimalli, ei ole olemassa standardia tuotantokapasiteetin kaavaa, mutta tässä on joitakin perustavanlaatuisia prosesseja, joita kaikki valmistusyritykset voivat noudattaa.
- Arvioi yrityksesi suunnittelukapasiteetti selvittämällä, kuinka paljon henkilöstö tai koneet voivat tuottaa tunnissa tai päivässä.
- Analysoi ongelmia, jotka voivat vähentää organisaatiosi suunnittelukapasiteettia, määrittääksesi sen tehokkaan kapasiteetin.
- Vertaile olemassa olevaa resurssikapasiteettia tuleviin organisaation tarpeisiin.
Esimerkki kapasiteettisuunnittelusta
Oletetaan, että olet jälleenmyyjä lähestyessäsi juhlapyhiä ymmärtääksesi paremmin kapasiteettisuunnittelua. Mieti ennustettua kysynnän nousua suunnitellessasi. Tällä on useita merkityksiä.
Vertaat aiempien kausien myyntiä nykyiseen markkinakysyntään arvioidaksesi kysyntää. Kun tiedät tämän, ota yhteyttä toimittajiin saadaksesi ylimääräiset tavarat, joita tarvitset kysynnän tyydyttämiseksi.
Tarkastele nyt työvoimaasi. Määritä kassahenkilöiden, vuorovastaavien ja myyjien enimmäistyötunnit arvioidaksesi yrityksesi suunnittelukapasiteettia.
Seuraavaksi laske tiimisi tehokas kapasiteetti ottamalla huomioon lomat, sairauslomat, työntekijöiden vaihtuvuus ja muut tekijät, jotka voivat rajoittaa työntekijöiden työtunteja. Saatat tarvita lisää työntekijöitä. Jälleenmyyjät palkkaavat usein kausityöntekijöitä käsittelemään joululiikennettä.
Lopuksi seuraa myyntiä ja varastoitavia tuotteita. Tämä parantaa kysynnän arvioita ja auttaa sinua täydentämään varastoa ennen sen loppumista ja tulojen menettämistä.
Kapasiteettisuunnitteluohjelmisto
Organisaatiot voivat jakaa resursseja työhön, seurata resurssien käyttöä ja saatavuutta sekä hallita kustannuksia kapasiteettisuunnitteluohjelmistolla.
Kun ostat resurssikapasiteettisuunnitteluohjelmistoa, tarkista nämä työkalut.
- Tehtävien hallinta: Gantt-kaaviot, kanban-taulut, projektikalenterit ja muut työkalut auttavat yrityksiä jakamaan ja seuraamaan työntekijöiden tehtäviä.
- Resurssien aikataulutus: Kapasiteettisuunnitteluohjelmiston tehtävienhallintasovellusten tulisi mahdollistaa käyttäjien luoda resurssiaikataulu resurssien jakamiseksi tehtävien suorittamiseen ajan kuluessa.
- Kustannusten hallinta: Kapasiteettisuunnitteluohjelmiston on hallittava resurssikustannuksia projektibudjettien ylittämisen välttämiseksi.
- Aikahallinta: Työajat ja kojelaudat hallitsevat työntekijöiden työtunteja kustannusten, suorituskyvyn ja maksujen käsittelyn vuoksi.
- Työkuorman hallinta: Työkuormakaaviot auttavat johtajia ja tiiminvetäjiä jakamaan tehtäviä tasapuolisesti maksimoimaan resurssien käyttöä ja löytämään kapasiteetti-työkuormavälejä.
- Raportit mahdollistavat projektitiimien ja operatiivisen johdon ymmärtää resurssien jakamista projektien aikana.
Miksi kapasiteettisuunnittelu on tärkeää?
Kapasiteettisuunnittelu varmistaa, että yrityksellä on tarvittavat resurssit kysynnän tyydyttämiseksi. Se mahdollistaa joustavuuden valmistaa erilaisia tuotteita ja tuhlaa vähän rahaa, jos se tehdään tehokkaasti.
Kapasiteettisuunnittelu auttaa määrittämään sopivat toimintatasot budjetointia ja skaalausta varten. Esimerkiksi, voit päättää, mitä palveluita tarjotaan, aikataulun ja henkilöstötarpeet operatiivisten kustannusten kattamiseksi.
Niiden näkökohtien lisäksi se ohjaa johtajien päätöksiä. Työuupumuksen ja tylsyyden välttäminen auttaa työntekijöitä. Kuten todettu, se on tärkeää yrityksen kasvulle ja parempien työllistämispäätösten tekemiselle.
Operatiivisen johdon kapasiteettisuunnittelun merkitys
Kuten määritelty, kapasiteettisuunnittelu määrittää organisaation työkapasiteetin tietyllä ajanjaksolla. Operatiivinen johto suunnittelee, organisoi ja hallitsee resursseja tavaroiden ja palvelujen toimittamiseksi.
Siksi kapasiteettisuunnittelu on olennaista operatiiviselle johdolle, koska se määrittää, miten tuotteen tai palvelun kysyntään vastataan. Se auttaa myös yritystä kasvamaan ilman resurssien tai kapasiteetin tuhlaamista.
Projektinhallinnan kapasiteettisuunnittelun merkitys
Projektinhallinta suunnittelee, hallitsee ja valvoo työtä tuotteen tuottamiseksi. Tehtävät, jotka sisältävät sekä ihmis- että ei-ihmisresursseja, suoritetaan.
Se on välttämätöntä projektien aikataulutuksessa ja budjetoin
