Strateginen hankinta: operatiivisesta strategiseksi

Johdanto:

Nykypäivän muuttuva liiketoimintaympäristö edellyttää, että hankintaorganisaatiot siirtyvät transaktiokustannusten vähentämisestä strategiseen arvoon ja kasvuun. Tämä siirtyminen on välttämätöntä kilpailukyvyn ja kestävän kasvun kannalta. Onnistunut muutos taktisesta toiminnasta strategiseen johtamiseen edellyttää sisäisten ja ulkoisten esteiden voittamista, kun hankintojen merkitys organisaation strategiassa kasvaa.

Hankintojen muutoksen haasteet

Jokaisella tiellä on monia esteitä, jotka heikentävät intoa ja vaivannäköä. Näihin kysymyksiin vastaaminen on välttämätöntä, jotta hankinnat voivat kehittyä.

Seuraavat hankintakysymykset ovat tällä hetkellä ajankohtaisia:

1. Sidosryhmien muutosvastarinta

Tämä muutosprosessi alkaa siitä, että keskeiset sidosryhmät keskustelevat hankinnan tavoitteista ja odotuksista. Työtovereidesi erilaisten ja usein ristiriitaisten vaatimusten ja odotusten kuunteleminen voi tuntua uuvuttavalta, mutta se on välttämätöntä. Lista tarpeista, jotka koskevat kustannussäästöjä, vastuullisuutta, toimittajien monipuolisuutta, laatua, aikaa ja muita odotuksia, on valtava, mutta sinun tehtäväsi on kuunnella. Sidosryhmien odotusten kuunteleminen auttaa sinua sovittamaan hankintataktiikat yhteen organisaatiosi vision ja tavoitteiden kanssa.

Toimituskannan tunteminen ja sen hallinta organisaation hyödyksi luo uudenlaisen keskustelurakenteen.

Hankintojen strateginen kehittäminen on pitkä ja haastava prosessi. Luottamuksen vankka perusta on luotava jo varhaisessa vaiheessa. Aloita matalalla roikkuvista hedelmistä, jotta voit voittaa nopeasti ja saada sidosryhmien luottamuksen. Laajenna myöhemmin visiosi monimutkaisuutta ja laajuutta. Avoimuuden sekä selkeiden tavoitteiden ja menettelyjen ylläpitäminen on myös ratkaisevan tärkeää.

2. Hankintatiimiltä puuttuu avaintaitoja

Johtavien hankintaorganisaatioiden perustana ovat taidot ja lahjakkuus, joiden taitoja päivitetään ja parannetaan jatkuvasti.

Useimmilla hankintahenkilöstön jäsenillä ei kuitenkaan ole valmiuksia tukea strategisia menettelyjä ja puitteita. Joskus on parasta pitäytyä vanhoissa tavoissa ja vältellä muutosta.

Tämän epäsuhdan korjaamiseksi tarvitaan luovaa yhdistelmää taitojen kehittämistä, rekrytointia ja keskitettyä tietämyksen hallintaa.

3. Paljon toimittajia

Liian monen toimittajan hallinnointi vie liikaa tiimisi aikaa.

Organisaatiot ylläpitävät keskimäärin noin 10 toimittajasuhdetta kutakin aloitetta kohden.‍

Tällainen rakenne on monimutkainen ja aikaa vievä useiden osastojen ja niiden tarpeisiin liittyvien hankintojen osalta. Voit ratkaista tämän ongelman konsolidoimalla toimittajia. Sinun ei tarvitse vähentää toimittajaluetteloa nollaan konsolidoinnin yhteydessä. Se tarkoittaa parempien, strategisten kumppanuuksien luomista muutaman keskeisen toimittajan kanssa tehokkuuden, kustannusten ja liiketoiminnan tulosten parantamiseksi.

Myyjien konsolidointimyytti: Työskentely harvempien toimittajien kanssa vaikuttaa organisaation kykyyn neuvotella SLA-sopimuksista ja kustannuksista. Mielenkiintoista on, että asia on päinvastoin. Rationalisointi antaa organisaatioille mahdollisuuden hyödyntää suuralennuksia ja ensisijaista palvelua.

Lisäksi myyjien yhdistämisellä on muitakin etuja, kuten:

• Vähemmän myyjiä säästää kuluja ja asiakassuhteiden hoitoon kuluvaa aikaa.
• Volyymi- tai etuhinnoittelu lisää alennuksia. Jos olet valmis käyttämään ylimääräistä rahaa, palveluntarjoaja voi tarjota paremman hinnan.
• Myyjien yhdistäminen vähentää sopimusten noudattamatta jättämistä. Myyjäsopimusten noudattaminen on helpompaa, kun sopimuksia on vähemmän.
• Vähemmän toimittajia tarjoaa vahvemmat toimittajasuhteet tuloksiin perustuvia suorituskyvyn mittauksia, toimittajien arviointia ja kannustinjärjestelmiä varten.

4. Kustannustekijä

Lähes kaikki on kalliimpaa, erityisesti COVID-19:n jälkeen.

Tämä kustannustaistelu edellyttää hankintaorganisaatioilta resurssien strategista hankintaa.

Tämä tarkoittaa omistuksen kokonaiskustannusten alentamista ja kekseliäiden menetelmien löytämistä hankinnan elinkaarikustannusten alentamiseksi, ei vain alkukustannusten alentamiseksi.

5. Ylenpalttinen rahankäyttö

Maverick-menot huolestuttavat monia yrityksiä maailmanlaajuisesti. Yritykset käyttävät siihen vuosittain tuhansia euroja. CIPS arvioi, että maverick-menojen osuus on noin 80 prosenttia yrityksen menoista.

Hackett Groupin viimeisimmän tutkimuksen mukaan omapäiset menot aiheuttavat 16 prosenttia neuvotelluista säästöistä. Asiakirjassa korostetaan, miten maverick-menot vaikuttavat tuotteiden laatuun ja muuhunkin kuin säästöihin. Tämä voi heikentää kuluttajien tyytyväisyyttä ja asettaa yrityksen vaaraan.

Poikkeuksellisten menojen hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksesi muuttamiseksi. Seuraamalla yrityksen jokaista hankintaa hankinta kehittää kustannussäästö- ja turvatoimia. Organisaatioiden, jotka haluavat puuttua maverick-menoihin, olisi koulutettava sidosryhmiä niiden haitallisista vaikutuksista ja teknologian käytöstä.

6. Sopimuksen noudattaminen

Jopa huippuhankintayritysten on parannettava sopimusten noudattamista. Sopimusten noudattamatta jättäminen vie säästöjä ja aiheuttaa oikeudellisia ja taloudellisia vaaroja. Siksi sopimusten hallinta on yksi hankintojen vaikeimmista taidoista. Yrityksesi menojen pitäisi vastata sopimuksen kustannuksia ja ehtoja.

Jokainen yritys tarvitsee sopimuksia. Koska monet organisaatiot eivät ymmärrä sopimusten yksityiskohtia, niiden noudattaminen on vaikeaa.

Yrityksen kasvattaminen edellyttää, että toimittajasopimuksia käsitellään hyvin.

Useimmat huippusuorittavat yritykset ottavat käyttöön pilvipohjaisia hankintatietoratkaisuja, jotka ovat “yhden totuuden lähde”. Näiden ratkaisujen sopimushallintajärjestelmät integroivat useista eri lähteistä peräisin olevat tiedot yhteiseen, usein päivitettyyn keskukseen.

Hankintojen kokonaisvaltainen muuttaminen

Ollakseen kilpailukykyinen näinä nopeasti muuttuvina aikoina organisaatioiden on sopeuduttava uusiin mullistaviin muutoksiin.

Tämä tarkoittaa, että hankintaosastosi on tehtävä strategisemmaksi kustannusten hallitsemiseksi. Hankintaosastollasi on oltava oikea rakenne, jotta se voi oppia uutta teknologiaa ja sopeutua siihen. Kaikki yritykset tarvitsevat hankintatietokeskuksen toimialasta riippumatta. Hankintojen uutta aikakautta ohjaavat data, digitaalinen teknologia ja kehittynyt analytiikka, jotka nopeuttavat liiketoimintasi tavoitteita.

Johtopäätökset:

Hankintojen muuttaminen transaktioista strategisiksi edellyttää muutoksen vastustuksen voittamista, tiimitaitojen parantamista, toimittajien vakiinnuttamista, kustannusten hallintaa, poikkeavien menojen rajoittamista ja sopimusten noudattamisen varmistamista. Hankinta voi auttaa yritystä menestymään omaksumalla nämä asiat ja käyttämällä tietoon perustuvia näkemyksiä ja digitaaliteknologiaa. Hankintojen kehittyessä niiden strateginen merkitys kasvaa, mikä korostaa jatkuvan innovoinnin ja sopeutumiskyvyn tarvetta tällä elintärkeällä liiketoiminta-alalla.