Yrityksen kasvun alkuvaiheessa on selvää, että ostokäytännöt on virallistettava. Yritysten hankintojen hallinta on toiminnan ja laajentumisen edellyttämien tavaroiden ja palvelujen strategista hankintaa. Se on tärkeää, koska se vaikuttaa organisaation kustannusrakenteeseen ja kykyyn vastata asiakkaiden tarpeisiin kilpailukykyisesti.
Tällä sivulla käsitellään hankintojen hallintaa, hankintaprosessin yhdeksää vaihetta, kuka sitä hallinnoi ja miksi se on tärkeää.
Opit
- Hankintojen strateginen hallinta vaikuttaa yrityksen kustannusrakenteeseen ja kykyyn vastata asiakkaiden ja liiketoiminnan tarpeisiin.
- Hankintojen hallinnan 9 vaihetta ja parhaat strategiat säästöjen ja tehokkuuden parantamiseksi sekä kilpailuedun hankkimiseksi.
- Miksi yritykset kamppailevat hankintojen kanssa, kuten ohittaminen, väärinkäytökset ja epäjärjestyksessä olevat asiakirjat, ja miten hankintojen organisointiohjelmisto voi auttaa.
- Lue, miten automaatio ja kehittyneet hankintatyökalut, kuten Zip, voivat nopeuttaa menettelyjä, lisätä viestintää, hallita budjetteja ja parantaa hankintojen hallintaa.
Mitä on hankintojen hallinta?
Hankinnasta maksuun -prosessi eli hankintojen hallinta käsittää hankintasopimusten arvioinnin, valinnan ja laatimisen sekä myyjäsuhteiden ylläpidon.
Vaikka sanoja ”hankinta”, ”ostaminen” ja ”hankkiminen” käytetäänkin yleisesti vaihtelevasti, niillä on eri merkitykset.
Ostot ja hankinnat käsittelevät tuotteiden ja palveluiden ostamiseen liittyviä operatiivisia näkökohtia, kun taas hankintojen hallinta on strategista ja etsii parhaat hankintakumppanit.
9 hankintavaihetta
Menestyvä yritys virtaviivaistaa ja standardoi hankintaprosessinsa. Tämä suojaa yrityksen tulosta, lisää toiminnan tehokkuutta ja valmistelee sitä vastaamaan tarpeisiinsa nopeasti.
Hankintaprosessi voi vaihdella huomattavasti organisaation tarpeiden ja hankintojen mukaan, mutta olennaiset osatekijät ovat yhdenmukaisia. Seuraavassa on yhdeksän hankintavaihetta:
1. Määritä liiketoiminnan tarpeet
Hankintaprosessi alkaa siitä, että yrityksellä on selkeä käsitys siitä, mitä se tarvitsee laajentuakseen, toimistotarvikkeista monimutkaisempiin tuotteisiin ja palveluihin. Tilaushistoria, laatuvaatimukset, toimitusajat ja budjettirajat on kerättävä.
Tuotantoyritys voi arvioida varastojaan ja tuotantoaikataulujaan määrittääkseen raaka-ainetarpeensa neljännesvuosittain ennen tarjouspyynnön jättämistä.
2. Tee ostopyyntö.
Yrityksen tarpeiden arvioinnin jälkeen tilaus määritellään virallisessa ostopyynnössä. Osto-osaston hyväksyntä vahvistaa, että hankinta on yrityksen budjetin ja toimintastrategian mukainen.
3. Myyjien arviointi
Myyjän valinta alkaa sen jälkeen, kun ostopyyntö on hyväksytty. Hankintaryhmä voi analysoida hintaa, laatua, toimittajan luotettavuutta ja tuotantokykyä monipuolistamalla toimittajakantaansa. Tällaisten toimittajayhteyksien luominen on hyvä hankintakäytäntö.
4. Sopimuksen viimeistely
Myyjien löytämisen jälkeen viimeistellään hankintasopimukset. Voimme neuvotella kaupan ehdoista, jotta saamme parhaan hinnan ja toimituksen. Tässä vaiheessa on määriteltävä osto-ohjeet ja toimitusaikataulut.
5. Ostotilaus valmis
Kun sopimus on hyväksytty, tilauksen täyttäminen aloitetaan ostotilauksella. Tämä asiakirja virallistaa toimittajan liiketoimen ja aloittaa toimituksen.
6. Valinnainen pikalähetys.
Ostotilauksia saatetaan joutua nopeuttamaan kiireellisten tarpeiden vuoksi. Toimitusaikataulujen seuranta ja viivästysten hallinta on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että tavarat ja palvelut toimitetaan ajallaan.
7. Kolmensuuntainen ottelu kaikille tuotteille/palveluille.
On erittäin tärkeää verrata ostolaskua, ostotilausta ja kaupan tekemisen jälkeen vastaanotettuja hyödykkeitä tai palveluja. Tällä vaiheella varmistetaan, että toimitus vastaa ehtoja ja laatuvaatimuksia.
8. Laskujen hyväksyminen ja maksaminen
Laskutus hyväksytään edellyttäen, että tilaus vastaa kaikkia eritelmiä. Oikea-aikainen ja asianmukainen maksaminen edistää myyjäsuhteita ja sopimusten noudattamista.
9. Pidä kirjanpito ajan tasalla
Viimeinen vaihe on ostomenettelyn huolellinen kirjaaminen myöhempää käyttöä varten. Vuorovaikutus myyjien kanssa, ostotilaukset ja maksut ovat olennaisen tärkeitä tarkastusten, hankintastrategian parantamisen ja liiketoiminnan laajentamisen kannalta.
Automatisoitu hankintojen hallintaohjelmisto voi helpottaa tätä prosessia seuraamalla tehokkaasti laajoja ja monimutkaisia mittareita.
Organisaatiot voivat lisätä toiminnan tehokkuutta ja kustannustehokkuutta noudattamalla näitä yhdeksää vaihetta, jotta hankintaprosessi olisi tehokas, läpinäkyvä ja sidoksissa strategisiin tavoitteisiin.
Kuka hallinnoi hankintoja?
Hankintojen hallinta on olennaisen tärkeää liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. Mutta kuka valvoo hankintoja? Tutki hankinta-asiantuntijoiden rooleja ja tehtäviä, jotka muokkaavat prosessia.
Hankintapäälliköt johtavat hankintoja. Hän valvoo hankintaprosessia ja varmistaa, että kaikki osastot ja työntekijät noudattavat yrityksen sääntöjä. Hankintapäällikkö strategioi, neuvottelee ja hallinnoi toimittajasuhteita ostoarvon maksimoimiseksi.
Keskeisissä tehtävissä työskennellään hankintaosaston hankintapäälliköiden kanssa:
- Päivittäisistä hankinnoista vastaa ostopäällikkö. Hän vastaa ostotiimin johtamisesta, valvoo päätöksiä ja tekee yhteistyötä toimittajien kanssa tavaroiden ja palvelujen oikea-aikaisen toimituksen varmistamiseksi.
- Sourcing managers strategically discover, evaluate, and secure the best supplier sources. They analyse market trends, create strategic sourcing plans, and build connections with important suppliers to assure quality and cost-efficiency.
- Ostajat ovat toimijoita, jotka toteuttavat hankintaprosessin. He tilaavat tavaroita ja palveluja, neuvottelevat hinnoittelusta ja ehdoista toimittajien kanssa ja varmistavat, että ne täyttävät vaatimukset.
- Hankinta-asiantuntija tarjoaa analyyttistä tukea hankintatoimille. Hän auttaa hallitsemaan tavarantoimittajia, arvioimaan toimittajien elinkaaren aikaisia suorituksia, ylläpitämään hankintatietokantoja ja laatimaan hankintastrategian.
- Kuten ostajat, myös ostoasiamiehet pyrkivät hankkimaan tuotteita ja palveluja kilpailukykyisin kustannuksin. Toimittajien arviointi, sopimusneuvottelut ja ostotilausten hallinnointi kuuluvat heidän tehtäviinsä.
- Hankinta-analyytikot ovat välttämättömiä tietojen hallinnoinnissa ja analysoinnissa. He arvioivat hankintasääntöjä, analysoivat kustannuksia ja tiedottavat päätöksenteosta tarjoamalla hankintatietoa.
Tehokas hankintojen hallinnointi edellyttää osastokohtaista koordinointia, joka ylittää nämä erityisroolit:
- Kaupallinen tiimi: Koordinoi hankintoja kaupallisten tavoitteiden ja markkina-asemoinnin kanssa.
- Lakitiimi tarkastaa sopimukset organisaation etujen turvaamiseksi ja lakien ja asetusten noudattamiseksi.
- Tekninen ryhmä: Tarjoaa teknistä asiantuntemusta tuote- ja palvelustandardeja varten ja varmistaa, että hankintapäätökset vastaavat operatiivisia tarpeita.
- Hankintapäätöksiin voivat osallistua useiden osastojen ylemmät johtajat, erityisesti kun on kyse suurista hankinnoista, jotka vaikuttavat useisiin organisaation osiin.
Hankintojen hallinnointi edellyttää strategista valvontaa, erityisosaamista ja osastojen välistä koordinointia. Ymmärtämällä roolit ja vastuualueet organisaatiot voivat varmistaa yhtenäisen hankintamenettelyn, joka tukee niiden tavoitteita ja toiminnan tehokkuutta.
Miksi hankintojen hallinta on avainasemassa?
Kannattavat ja tuottavat liiketoiminnot riippuvat hankintojen hallinnasta. Prosessien yksinkertaistaminen, skaalautuminen ja poikkitoiminnallinen yhteistyö antavat sille kilpailuetua, mikä parantaa tulosta ja kasvupotentiaalia.
Hankintojen hallinnointi koordinoi liiketoiminnassa tarvittavien hyödykkeiden, palvelujen ja sopimusten hankintaa. Se hankkii resursseja tehokkaasti, edullisesti ja yrityksen politiikkojen mukaisesti. Hankintojen hallinta on kannattavien toimintojen perusta, sillä se optimoi jokaisen käytetyn dollarin voittojen kasvattamiseksi.
Hyvin hoidetut hankinnat voivat olla kilpailuetu, eivät takapuolen tehtävä. Yritys voi erottua edukseen reagoimalla nopeasti ja tehokkaasti toimitusketjun tehottomuuteen ja tarpeisiin.
Yritykset voivat mukautua nopeammin ja tarkemmin markkinoiden muutoksiin virtaviivaistettujen hankintaprosessien avulla. Ketteryys voi auttaa sinua neuvottelemaan paremmin toimittajien kanssa, hankkimaan parempia tuotteita ja palveluja sekä siirtämään kustannussäästöt asiakkaille tai investoimaan ne uudelleen.
Digitaalisella aikakaudella Zipin kaltaiset hankintojen organisointiohjelmistot voivat yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa tätä prosessia. Zip tarjoaa kokonaisvaltaista hankintojen näkyvyyttä, mikä parantaa päätöksentekoa, riskienhallintaa ja strategista suunnittelua.
Oikein toteutettuna hankintojen hallinta, erityisesti Zipin avulla, voi antaa sinulle kilpailuetua ja kasvumahdollisuuksia.
Sen sijaan, että ostat tavaroita ja palveluita, investoi yrityksen tulevaisuuteen.
Hankintojen hallinnoinnin parhaat käytännöt
Hankintojen hallinnan optimointi voi säästää rahaa, lisätä tehokkuutta ja antaa sinulle etulyöntiaseman. Näiden etujen hyödyntäminen edellyttää kuitenkin asianmukaisia käytäntöjä. Zip suosittelee näitä.
1. Hyödynnä automaatiota
Hankintojen tulevaisuus on digitaalinen. Automaatioteknologia on tehnyt monimutkaisista hankintatoimista helpommin ymmärrettäviä ja hallittavia. Zipin kaltaisen, kaiken kattavan hankintaorkestrointialustan avulla yritykset voivat hallita koko hankintasykliä kysynnästä maksuun verkossa. Tämä nopeuttaa prosessia ja varmistaa tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden kauttaaltaan.
2. Hankintojen standardointi.
Tehokkuus edellyttää johdonmukaisuutta. Koko organisaation laajuisella hankintojen standardoinnilla varmistetaan, että kaikki käyttävät samoja prosesseja ja standardeja. Yhdenmukaisuus minimoi inhimilliset ja hankintoihin liittyvät virheet, mikä säästää sekä aikaa että rahaa. Vakioidut prosessit helpottavat suorituskyvyn seurantaa ja parantamista luomalla selkeän perustason.
3. Seuraa ja analysoi ostoksia.
Kun tietoja käsitellään oikein, ne voivat tarjota runsaasti tietoa. Tarkkojen hankintakirjanpitojen pitäminen ja tietojen arviointi voi auttaa tunnistamaan malleja, suuntauksia ja parannusmahdollisuuksia.
Tunnuslukujen seuraaminen ja vertaaminen alan vertailuarvoihin voi auttaa tunnistamaan hankintaprosessin vahvuudet ja ongelmat. Tämä tietoon perustuva menetelmä vahvistaa toimittajasuhteita tarjoamalla puitteet neuvotteluille ja yhteistyölle, jotka perustuvat aiempaan ja ennakoituun suorituskykyyn.
Hankintojen hallinnan hyötyjen optimointi
Hankintojen hallinnan optimointi on kuin monimutkaisen koneen hammaspyörien kohdistaminen. Hankintojen hallintajärjestelmä toimii sujuvasti, tehokkaasti ja täydellä tehollaan, kun kaikki osat toimivat yhdessä.
Optimoitu ja organisoitu hankintaprosessi on strateginen lähestymistapa, joka hyödyttää yritysten päivittäistä toimintaa ja tulosta.
Tässä ovat optimoidun hankintojen hallinnan tärkeimmät edut:
- Prosessien virtaviivaistaminen on yksi suurimmista hyödyistä, joita hankintojen hallinnan optimoinnista saadaan. Yksinkertaistaminen säästää aikaa ja vähentää virheitä.
- Hankinnoissa on mukana sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä, mikä lisää yhteistyötä. Optimoitu hankintaprosessi edistää avointa viestintää ja näkyvyyttä, mikä helpottaa osastojen yhteistyötä.
Hankintaohjelmistojen avulla toimittajat, ostoasiamiehet ja osastopäälliköt voivat tehdä yhteistyötä, jakaa asiakirjoja ja tehdä reaaliaikaisia päätöksiä. Yhteistyö varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja työskentelevät samojen tavoitteiden saavuttamiseksi, mikä parantaa tuloksia.
Parannetaan budjettimenoja: Jokainen säästetty hankintadollari voidaan sijoittaa muualle liiketoimintaan. Tehokas hankintojen hallinta vähentää kustannuksia prosessien automatisoinnin, data-analytiikan ja huolellisen kirjanpidon avulla.
Automatisoimalla arkipäiväisiä toimintoja hankintatiimit voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin, kuten parempien sopimusten neuvottelemiseen tai kustannusten leikkausvaihtoehtojen tunnistamiseen. Yritykset voivat hallita resursseja tehokkaammin yksityiskohtaisten kulutustilastojen avulla.
Prosessien yksinkertaistaminen, yhteistyö ja kustannusten vähentäminen ovat vasta alkua. Tehokas hankintojen hallinta voi muuttaa hankinnat kustannuskeskuksesta strategiseksi voimavaraksi, mikä lisää liiketoiminnan menestystä ja kilpailukykyä.
Tyypillisiä hankintojen hallinnointiin liittyviä kysymyksiä.
Hankintojen hallinnointi voi lisätä yrityksen voittoja, mutta se on monimutkainen prosessi. Haasteet voivat heikentää tehokkuutta, lisätä kuluja ja rasittaa toimittajasuhteita, mikä edellyttää tehokasta hallintaa.
Hankintojen ohittaminen.
Hankintamenettelyjen väärinkäyttö on vakava ongelma. Henkilöstö tekee usein luvattomia hankintoja epätarkkojen ohjeiden tai hankintamenettelyjen koetun monimutkaisuuden vuoksi.
Ohitukset altistavat yrityksen petoksille, sääntöjen noudattamatta jättämiselle ja valvomattomille menoille.
Väärinkäytökset
Onnistunut hankintatoimi perustuu hyvään viestintään. Ilman keskitettyä foorumia osastokohtaista viestintää varten voi kuitenkin syntyä väärinkäytöksiä.
Koordinoinnin puute aiheuttaa usein pullonkauloja, jotka viivästyttävät hankintoja ja liiketoimintaa.
Sotkuinen kirjanpito
Ostojen seuranta, myyjäsopimusten hallinta ja vaatimustenmukaisuus edellyttävät huolellista kirjanpitoa. Monet yritykset käyttävät edelleen manuaalisia tai vanhentuneita hankintajärjestelmiä. Manuaaliset prosessit ja vanhat järjestelmät vievät aikaa ja voivat aiheuttaa epäjärjestystä, mikä vaikeuttaa tärkeiden tietojen nopeaa löytämistä. Järjestämättömyys aiheuttaa ongelmia tilintarkastuksessa ja hukattuja kustannussäästöjä.
Nämä haasteet edellyttävät ennakoivaa hankintojen hallintaa, jossa hyödynnetään teknologiaa, edistetään selkeää viestintää ja valvotaan menettelyjä.
Zipin kaltaiset edistykselliset hankintojen organisointiohjelmistot voivat ratkaista nämä ongelmat ja virtaviivaistaa hankintaprosesseja, vähentää kustannuksia ja parantaa toiminnan tehokkuutta.
Hankintojen hallintasuunnitelman laatiminen
Hankintaprosessien optimointi ja toiminnallisen huippuosaamisen saavuttaminen edellyttävät vankkaa hankintojen hallintasuunnitelmaa.
Hankintojen hallinnan rakenne ja menetelmä tekevät siitä ihanteellisen automatisoitavan. Automatisointi yksinkertaistaa monimutkaisia hankintatehtäviä, parantaa tarkkuutta, selvittää poikkeamat ja varmistaa, että yrityksen toimintaperiaatteita noudatetaan.
Kehittyneellä teknologialla voidaan virtaviivaistaa hankintojen työnkulkuja toimittajan valinnasta laskujen käsittelyyn, jolloin ne ovat helpommin hallittavissa ja virheettömämpiä.
