Hankintateknologiateollisuus (tunnetaan myös nimellä ProcureTech) voidaan määritellä digitaalisten työkalujen ja teknologioiden yhdistelmäksi, joka on erityisesti suunniteltu optimoimaan hankintatoimintoja. Kyseessä on muutos liiketoimintastrategiassa, joka muuttaa sitä, miten yritykset hallinnoivat hankintoja, ostoja ja toimitusketjun toimintoja.
Näiden teknologisten edistysaskeleiden ansiosta hankinta ei ole enää pelkkää ostamista, vaan integroitu strateginen toiminto, jossa hyödynnetään dataa, analytiikkaa, automaatiota ja monia muita työkaluja.
Ajattelepa tätä: McKinsey raportoi, että yhteen toimittajahakuun kuluu keskimäärin jopa kolme kuukautta (hankinta-alan ammattilaisella on yli 40 tuntia työtä), ja yhden toimittajan haku on vain pintaraapaisu kaikista saatavilla olevista potentiaalisista toimittajista.
Yritysmaailmasta tulee koko ajan digitaalisempi ja nopeatempoisempi, joten ProcureTechin käyttöönotto tuo paljon kaivattuja innovaatioita, jotka lisäävät hankintatoimien tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
Tässä artikkelissa tarkastellaan yhdeksää parasta hankintatyökalua, joita yrityksen kannattaa harkita toimintojen ja hankintatoimien optimoimiseksi vuonna 2023.
- Sähköiset hankintatyökalut
- Hankintojen suorituskyvyn analytiikka
- Hankinnasta maksuun -ohjelmistot
- Toimitusketjun hallinta (SCM) -ohjelmistot
- Sopimuksenhallintaohjelmisto (CMS)
- eAuctions
- Toimittajien hallintaohjelmisto
- Menojen analysointityökalut
- eProcurement-alustat
Sähköiset hankintatyökalut
Sähköinen hankinta on digitaalinen ratkaisu, joka on suunniteltu tehostamaan ja automatisoimaan toimittajien valintaprosessia. Se tuo kaivattua nopeutta ja tarkkuutta hankintaprosessiin ja tarjoaa lukuisia lisäetuja, joista yhtenä esimerkkinä voidaan mainita tarjouspyyntöprosessin automatisointi.
Koska nämä työkalut pystyvät digitalisoimaan sellaisia perinteisesti aikaa vieviä tehtäviä, kuten hankintatoimintaa, ne varmistavat, että hankinta-alan ammattilaiset voivat keskittyä enemmän strategisiin tehtäviin. Sähköiset hankintatyökalut helpottavat myös tarjousten vertailua, mikä vähentää virheiden ja subjektiivisuuden mahdollisuutta.
Näiden työkalujen tehokkuus on parhaimmillaan silloin, kun hallitaan lukuisia toimittajasuhteita. Sen sijaan, että yrityksessä käydään manuaalisesti läpi toimittajien lukuisaa joukkoa, sähköinen hankintatyökalu voi nopeasti arvioida potentiaalisia toimittajia yrityksen puolesta sen ennalta asettamien kriteerien perusteella. Näin varmistetaan, että yritys tavoittaa parhaat toimittajat, jotka täyttävät yrityksen tarpeet, ilman että yrityksen tarvitsee käyttää tuhottomasti aikaa ja energiaa tietojen analysointiin. Tällaisten työkalujen tuoma lisäarvo on valtava, erityisesti laajamittaisia hankintatoimia tarkasteltaessa.
Hankintojen suorituskyvyn analytiikka
Hankintojen suorituskyvyn analysointityökalut hyödyntävät datan voimaa ja muuttavat valtavat määrät hankintatietoja käyttökelpoisiksi oivalluksiksi. Tämä kyky mahdollistaa keskeisten suorituskykyindikaattoreiden jatkuvan seurannan ja sellaisten esiin nousevien suuntausten tunnistamisen, jotka auttavat yritystä tarkentamaan sen hankintastrategiaa reaaliaikaisesti.
Lisäksi tämä ennakoiva, tietoon perustuva lähestymistapa auttaa yritystä ylläpitämään tehokasta ja kustannustehokasta hankintaprosessia. Jos työkalu esimerkiksi havaitsee odottamatonta kasvua hankintakustannuksissa, se voi käynnistää tutkimuksen muutosten tarkempaan tarkastelua varten. Havainnot saattavat johtaa korjaaviin toimiin, kuten nykyisten toimittajien kanssa käytäviin uusiin neuvotteluihin tai vaihtoehtoisten toimittajien hankkimiseen.
Hankinnasta maksuun -ohjelmistot
Procure-to-pay-ohjelmisto on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka hallitsee hankinnan koko elinkaaren alkuperäisestä tarjouspyyntövaiheesta aina lopullisen maksun käsittelyyn asti. Tämä työkalu ei ainoastaan lisää hankintojen tehokkuutta, vaan myös minimoi inhimillisten virheiden mahdollisuuden.
Kuvitellaan tilanne, jossa työntekijän on luotava ostotilaus. Ohjelmisto mahdollistaa tilauksen luomisen järjestelmässä, tarkistaa sen automaattisesti ennalta määritettyjen parametrien perusteella validointia varten ja lähettää sen sitten suoraan toimittajalle. Hankinnasta maksuun -ohjelmisto tarjoaa paitsi mahdollisuuden seurata tilauksia reaaliajassa myös tilaushistorian yksityiskohtaisen tarkastelun.
Millä tavoin tämä hyödyttää yritystä? Työkalu mahdollistaa tehokkaan, helposti tarkastettavan ja virtaviivaistetun hankintaprosessin, joka vähentää pullonkauloja ja varmistaa saumattoman toiminnan.
Toimitusketjun hallinta (SCM) -ohjelmistot
Toimitusketjun hallinta (SCM) -ohjelmisto tarjoaa kattavan valvonnan koko toimitusketjulle toimittajien vuorovaikutuksesta logistiikan koordinointiin. Reaaliaikaisen seurantaominaisuuden ansiosta nämä työkalut parantavat toiminnan tehokkuutta, sillä ne tarjoavat yritykselle välittömän pääsyn olennaisiin tietoihin.
Tähän sisältyy mahdollisuus seurata lähetyksen tilaa milloin tahansa, mikä voi olla korvaamatonta etenkin silloin, kun yrityksen täytyy noudattaa tiukkoja toimitusaikoja. Lisäksi se voi tarjota olennaisia ennakointitietoja, joiden avulla yritys voi valmistautua mahdollisiin häiriöihin, johtuivatpa ne sitten ympäristötekijöistä tai geopoliittisista tapahtumista.
Yksi SCM-ohjelmistojen merkittävimmistä ominaisuuksista on mahdollisuus integroida se muihin järjestelmiin. Näin varmistetaan jatkuva tiedonkulku yrityksen eri osien välillä ja yksinkertaistetaan muuten monimutkaisia toimitusketjuun liittyviä tehtäviä. SCM-ohjelmiston avulla toimitusketjun hallintaa voidaan parantaa, mikä johtaa parempaan päätöksentekoon ja kokonaistuloksiin.
Sopimuksenhallintaohjelmisto (CMS)
Sopimuksenhallintaohjelmisto (CMS) on suunniteltu yksinkertaistamaan toimittajasopimusten hallinnointiprosessia, ja se tarjoaa kattavan alustan sopimuksen elinkaaren kaikkien vaiheiden käsittelyyn aina sopimuksen laatimisesta sen toteuttamiseen ja jopa arviointiin asti.
CMS:n keskeinen hyöty on sen kyky optimoida sekä operatiivista että taloudellista suorituskykyä ja samalla vähentää taloudellisia riskejä. Jos yritys on solminut lukuisia sopimuksia, joista jokaisella on erillinen päättymispäivä ja määräykset, CMS voi olla korvaamaton työkalu. Se tarjoaa automaattisia muistutuksia, kun sopimukset on uusittava, ja varmistaa, että yritys ei missaa tärkeitä määräaikoja. Se voi myös huomauttaa mahdollisista epäedullisista ehdoista, jolloin sinulla on mahdollisuus neuvotella parempi sopimus.
Näiden toimintojen lisäksi CMS-järjestelmä edistää myös lainsäädännön noudattamista varmistamalla, että kaikki sopimukset ovat asiaankuuluvien sääntöjen ja standardien mukaisia. Näin ollen sopimusten hallinnasta tulee paljon tehokkaampaa ja vaikuttavampaa.
eAuctions
eAuctions (tunnetaan myös nimellä sähköiset huutokaupat) on eräänlainen hankintateknologian mahdollistama verkkotarjouskilpailu, joka on todella mullistanut yritysten vuorovaikutuksen ja neuvottelut toimittajien kanssa.
Digitaalisilla alustoilla toteutetut huutokaupat luovat ympäristön, joka stimuloi kilpailua ja johtaa lopulta yritysten kannalta edullisempaan hinnoitteluun ja edullisempiin ehtoihin. Konsepti muistuttaa käänteistä huutokauppaa, jossa toimittajat ovat motivoituneita tarjoamaan kilpailukykyisimpiä tarjouksia liiketoimien varmistamiseksi. Kyse ei ole pelkästään taloudellisesta näkökulmasta, vaan sähköiset huutokaupat voivat myös edistää merkittävästi hankintaprosessin avoimuutta ja oikeudenmukaisuutta.
Sähköisten huutokauppojen tuoma avoimuus vahvistaa suhteita toimittajiin, koska se tarjoaa kaikille osapuolille selkeät ja tasapuoliset toimintaedellytykset. Lisäksi avoimuus edistää eettisiä käytäntöjä hankinnoissa, mikä parantaa yritysten yleistä mainetta ja rehellisyyttä pitkällä aikavälillä.
Toimittajien hallintaohjelmisto
Toimittajahallintaohjelmisto, joka tunnetaan myös nimellä Supplier Relationship Management (SRM) -ohjelmisto, on eräänlainen liiketoimintasovellus, jonka avulla organisaatiot voivat tehokkaasti hallita ja optimoida vuorovaikutustaan toimittajien ja myyjien kanssa.
Sen sijaan, että yritys joutuu seulomaan loputtoman määrän taulukkolaskentataulukoita tai yrittää seurata eri kanaviin hajautettua viestintää, tämä ohjelmisto keskittää tiedot, suorituskyvyn arvioinnit ja riskianalyysit. Se on kuin oma avustaja, joka pitää aina silmällä toimittajiesi suorituksia ja varoittaa yritystä mahdollisista riskeistä toimitusketjussa. Tämä työkalu ei kuitenkaan pelkästään helpota elämää, vaan sillä voi olla keskeinen rooli toimittajasuhteiden laadun parantamisessa ja strategisten päätösten tekemisessä, jotka molemmat voivat vaikuttaa merkittävästi liiketoiminnan yleiseen menestykseen.
Menojen analysointityökalut
Menoanalyysityökalut ovat yrityksen menotietojen keräämiseen, luokitteluun ja arviointiin erikoistuneita ohjelmistosovelluksia. Niiden tarkoituksena on parantaa kustannustehokkuutta, valvoa sääntöjen noudattamista ja tarjota näkyvyyttä menomalleihin.
Ajatellaanpa nykyaikaista yritystä, joka käsittelee lukuisia tapahtumia päivittäin. Menoanalyysityökalulla on tärkeä tehtävä tutkia tätä laajaa tietoa. Se lajittelee tiedot ja tunnistaa alueet, joilla on mahdollisesti tarpeettomia menoja. Se voi esimerkiksi havaita toimistotarvikkeiden epätavallisen suuret kustannukset, mikä osoittaa, että on tarpeen hankkia tuotteita kustannustehokkaammalta toimittajalta. Kaiken kaikkiaan nämä työkalut, jotka pystyvät yhdistämään hankintamenoja ja antamaan niistä tietoa, voivat ohjata yritystä kohti kustannustehokkaampaa ja strategisempaa hankintastrategiaa.
eProcurement-alustat
Sähköiset hankinta-alustat ovat digitaalisia ratkaisuja, joiden avulla voit hankintatoimia voidaan hallita virtaviivaisesti, automatisoidusti ja integroidusti. Ne huolehtivat hankintaprosessista aivan samaan tapaan kuin perinteinenkin prosessi, mutta digitaalisesti ja ne hoitavat tehtäviä tuotevalinnasta tilausten seurantaan.
Sähköisen hankinta-alustan käyttö muuttaa perinteistä hankintaprosessia tuomalla siihen verkkokaupan helppouden, mutta yrityskontekstissa. Verkkoluetteloiden, automatisoitujen töiden hyväksymisen ja tilausten seurannan kaltaisten ominaisuuksien ansiosta nämä alustat vähentävät paperityötä ja minimoivat väärin sijoitettujen tilausten riskin. Lisäksi ne voidaan integroida muihin hankintateknologioihin, jotta saadaan aikaan yhtenäinen, tehokas ja saumaton hankintaprosessi.
Yhteenveto
ProcureTechiin siirtymisessä ei ole kyse vain ajan tasalla pysymisestä nykypäivän digitaalisella aikakaudella, vaan se on straginen siirto, joka kuvastaa yrityksen sitoutumista tehokkuuteen, strategiseen ajatteluun ja kestäviin käytäntöihin.
Nykyään saatavilla olevat monipuoliset hankintatyökalut, joita on saatavilla niin sähköiseen hankintaan kuin kulutuksen analysointiinkin, eivät ole pelkästään prosessien virtaviivaistamista varten. Ne merkitsevät muutosta tavassa, jolla suhtaudumme hankintatoimintaan. Ne muuttavat rutiininomaisen, hallinnollisesta toiminnon liiketoiminnan strategiseksi tukipilariksi. Nämä työkalut mahdollistavat tietoon perustuvan päätöksenteon, edistävät toiminnan tehokkuutta ja tasoittavat tietä innovatiivisille hankintakäytännöille.
Kun yritys siirtyy hankintojen tulevaan aikakauteen, kannattaa muistaa, että kyse ei ole vain kustannusten leikkaamisesta, vaan myös liiketoiminnan arvon lisäämisestä, riskien hallinnasta ja kestävän kasvun edistämisestä.
