Johdanto:
Tämän päivän nopeassa yritysmaailmassa hankintaprosessin tehokkuus voi merkittävästi vaikuttaa yrityksen suorituskykyyn. Aiemmin paperipohjaiset hankinnat ovat nyt siirtyneet digitaalisiin vaihtoehtoihin, jotka virtaviivaistavat ja parantavat prosesseja. Tässä blogissa käsitellään, miten hankintateknologia ja -työkalut voivat lisätä tehokkuutta, pienentää kustannuksia ja muuttaa hankintatoimen toimintatapoja.
Mitä hankintateknologia tarjoaa
Monet yhdysvaltalaiset yritykset käyttävät hankintateknologiaa automatisoidakseen prosesseja ja kasvattaakseen voittoja.
Tämän lisäksi teknologia parantaa toimitusketjun tuottavuutta, transaktioiden näkyvyyttä, vastuullisuutta ja kustannustehokkuutta.
Bain & Company havaitsi, että alle 10 % organisaatioista käyttää esineiden internetiä, Big Dataa ja lohkoketjupohjaisia hankintaratkaisuja.
Saman datan mukaan yli 60 % organisaatioista käyttää joko ei lainkaan työkaluja tai Microsoft Office -pohjaisia ratkaisuja työnkulun ja toimittajasuhteiden hallintaan.
Tietojen vaihto, kategorian hallinta, sidosryhmien hallinta ja riskien hallinta nostavat prosenttiosuutta yli 70 %:iin.
Microsoft Office tarjoaa monia tärkeitä työkaluja liiketoiminnan ylläpitämiseen, mutta hankintaa se ei tue, koska se ei mahdollista reaaliaikaista yhteistyötä.
Tämä on suuri hukattu mahdollisuus yrityksille, erityisesti pienille yrityksille, joilla on rajalliset resurssit.
Procurement Leaders havaitsi, että täysin automatisoitu hankinta voisi säästää Global 5000 -yrityksille 86 miljardia dollaria vuosittain. Yritykset, jotka käyttävät 1–3 miljardia dollaria, voisivat säästää 12 miljoonaa dollaria hankintahenkilöstöstä. Keskiarvoltaan 3 miljardin dollarin kuluttaja säästää 27 miljoonaa dollaria henkilöstökuluissa.
Kokeillessaan uusia työkaluja yritykset huomaavat digitaalisen hankinnan edut.
Pääomasijoittajat panostavat voimakkaasti näiden digitaalisten hankintajärjestelmien kehittämiseen, uskoen, että ne tuovat käyttäjilleen lisäarvoa. Näihin työkaluihin tehtyjen maailmanlaajuisten sijoitusten kokonaismäärä, mukaan lukien riskipääomasijoittajat, oli 475 miljoonaa dollaria vuonna 2017, mikä on noussut 378 miljoonasta dollarista vuonna 2014.
Alhaiset aloituskustannukset ja lisääntynyt sijoitustoiminta ovat tuoneet markkinoille uutta teknologiaa.
Jos yrityksesi ei ole vielä siirtynyt e-hankintaratkaisuihin hankintaprosessin virtaviivaistamiseksi, oikean ratkaisun valitseminen voi olla hyödyllistä.
Hankintateknologian ja -työkalujen hyödyt
Alhaisemmat kustannukset ja parempi kulutuksen näkyvyys
Digitaalinen hankinta antaa mahdollisuuden järjestää kulutusta toimittajien kesken ja seurata sitä keskitetysti.
Kulutusanalytiikka auttaa löytämään jatkuvasti kustannussäästömahdollisuuksia ja hyödyntämään volyymia kustannusten minimoimiseksi.
Parannat myös riskienhallintaa, sopimusten noudattamista, toimittajien seurantaa sekä toimittaja-arviointeja, mikä lisää tehokkuutta ja säästöjä.
Yhtenäinen tietokanta yksinkertaistaa hankintapyyntöjen, ostojen, tilausten ja laskujen maksujen raportointia.
Yrityksesi osastot, jotka tilaavat ja vastaanottavat eniten tuotteita, pysyvät kulutusrajojen sisällä jne., voidaan nähdä selkeästi.
Nämä tiedot auttavat sinua tekemään parempia päätöksiä ja tasapainottamaan yrityksesi tarpeet sen kulujen kanssa.
Maailmanlaajuinen hankinta
Organisaatiosi voi helposti hankkia tuotteita ja palveluita ympäri maailmaa hankintaratkaisujen avulla, jotka käsittelevät useita valuuttoja, kieliä ja logistiikkaa.
Internet-pohjaiset hankintajärjestelmät yhdistävät sinut globaaleihin lähteisiin, laajentaen tuote-, palvelu- ja toimittajavaihtoehtojasi.
Parannetut toiminnot
E-hankintateknologia automatisoi useita sisäisiä prosesseja, mukaan lukien toimittaja-arviointi ja tilauksen seuranta, tehden organisaatiostasi tehokkaamman.
Mitä enemmän voit saavuttaa ilman ihmisiä, sitä vähemmän on kalliiden virheiden riskiä. Mitä enemmän voit tehdä ilman henkilöä, sitä enemmän aikaa ihmisillä on strategiseen hankintaan ja sopimushallintaan.
Työnkulun standardointi
Elektroninen hankintateknologia standardoi toimintoja ja vähentää poikkeamia, parantaen prosessin tehokkuutta.
Järjestelmän siirtäminen verkkoon antaa sinun nopeasti päästä käsiksi toimittajan yhteystietoihin, sopimuksiin, tilauksiin ja toimittajan tarjouksiin.
Transaktiot ohjataan oikeiden kanavien kautta ja hyväksytään tilauksien tekemiseksi oikeiden toimittajien kanssa nykyisten sopimusehtojen mukaisesti, estäen sopimuksen ulkopuoliset hankinnat.
Helppokäyttöiset prosessit
Elektroninen asiakirjojen säilytys hankintateknologiassa virtaviivaistaa useita prosesseja.
Helppokäyttöiset, uudelleenkäytettävät mallit lyhentävät sitoutumisaikaa. Järjestelmä tallentaa sopimukset ja tilaukset, tehden aikaisempien tietojen haun helpommaksi.
Tämä nopeuttaa sopimusten noudattamisen tarkastuksia ja vähentää virheitä.
Hankintaohjelmistoilla automaattinen hankinnasta maksuun (P2P) virtaviivaistaa prosessia.
Toimittajille ajoissa maksaminen mahdollistaa vahvat yhteistyösuhteet ja potentiaaliset säästöt.
Tietovarasto tallentaa laskut ja tilaukset helppoa pääsyä ja kirjaamista varten.
Tarkempi data hankintateknologiaa käyttäen
Elektroninen tiedonkäsittely virtaviivaistaa ja vähentää virheitä.
Poistaaksesi tietojen epätarkkuudet ja varmistaaksesi sopimusten noudattamisen, asiakirjavarastosi on helposti saatavilla.
Koska kaikki hankintajärjestelmässä on läpinäkyvää, voit seurata, kuka tekee mitä.
Jokainen on vastuussa, ja tietojen eheys säilyy.
Voit nähdä, kuka on tehnyt hankintapyynnön, kuka hyväksyi sen ja teki siitä ostotilauksen, kuka hyväksyi ostotilauksen, milloin toimittaja sen vastaanotti jne.
Kun tilaus on vastaanotettu toimittajalta, se voidaan ilmoittaa vastaanotetuksi, lähettää alkuperäiselle pyytäjälle ja lasku maksaa, koska kaikki on yhdistetty.
Jos tuote on vahingoittunut, virheellinen tai tarpeeton, järjestelmä yksinkertaistaa palautusta.
Suurin osa hankintaohjelmista tallentaa kaikki tiedot, joten aiempia transaktioita voidaan etsiä, mutta ne arkistoidaan, jotta ne eivät estäisi ajankohtaisempia transaktioita.
Hankintateknologian integrointi sisäisesti
Elektronisen ostojärjestelmän integroiminen koko organisaatioon mahdollistaa sisäisten osastojen tehokkaamman yhteistyön ja vähentää epäsymmetristä tietoa.
Luomalla standardoitu hyväksymisprosessi ja virallinen työnkulku, jokainen transaktio voidaan hyväksyä asianmukaisesti.
Esimerkiksi Sally voi ostaa uuden näppäimistön, mutta ei palvelimia tai sähköpostimarkkinointitoimittajia yritykselle, koska hänellä ei ole siihen valtuuksia.
Integraatio kaikissa sisäisissä osastoissa varmistaa, että jokainen saa tarvitsemansa silloin, kun sitä tarvitaan, ilman että tarvitsee ottaa yhteyttä hankintaan.
Digitalisoidut luettelot
Ostajat voivat nähdä enemmän tuotteita ja hintoja elektronisten luetteloiden avulla.
Useammat toimittajat tarjoavat standardoituja tuotteita näiden luetteloiden yleistyessä, mikä helpottaa vertailua ja parhaan arvon saamista.
Hankintatiimit voivat lisätä järjestelmään tietyn määrän hyväksyttyjä tuotteita näistä luetteloista.
Tämän jälkeen kuka tahansa, jolla on valtuudet tilata tuotteita itselleen tai osastolleen, voi käyttää hankintapyyntöä ja verkkotilausjärjestelmää niiden pyytämiseen, henkilöstön hyväksynnän saamiseen ja niiden hankkimiseen.
Tämä antaa hankintaorganisaatioille mahdollisuuden keskittyä strategiseen hankintaan ja toimittajasuhteiden hallintaan sen sijaan, että käsiteltäisiin matalan arvon transaktioita kuten paperia ja tulostusmustetta.
Yritykset tarvitsevat täysin integroidun e-hankintalähestymistavan, joka kattaa hankintapyyntö- ja hyväksymishierarkiat, tilausten käsittelyn, laskujen maksun ja toimittajatiedot, mukaan lukien RFIt, sopimukset ja suorituskykyrekisterit, jotta menestys olisi maksimaalista.
Monien ERP-moduulien käyttö saattaa olla tarpeen kattavan järjestelmän luomiseksi, mutta vain osittainen siirtyminen elektroniseen teknologiaan ei ole yhtä hyödyllistä.
Siirtyminen e-hankintajärjestelmään vie aikaa, rahaa ja vaivaa, mutta kustannussäästöt ovat yleensä sen arvoisia.
Hankintatyökaluihin ja -teknologiaan investoiminen lisää yrityksesi tuottavuutta.
Työnkulku muuttuu lähes välittömästi parantuneen tehokkuuden myötä. Pitkän aikavälin kustannussäästöt mahdollistavat keskittymisen enemmän strategisiin toimiin yrityksen kasvattamiseksi.
Yhteenveto:
Yhteenvetona voidaan todeta, että hankintateknologia ja -ratkaisut säästävät kustannuksia, parantavat kulutuksen näkyvyyttä sekä lisäävät globaalia hankinta- ja toimintatehokkuutta. Yritykset voivat parantaa toimittajasuhteita, virtaviivaistaa toimintoja ja vähentää virheitä käyttämällä digitaalisia ratkaisuja. E-hankintaratkaisut vaativat investointeja ja vaivannäköä, mutta pitkän aikavälin tuottavuus ja kustannussäästöt ovat sen arvoisia. Oikean teknologian investointi voi parantaa hankintaa ja lisätä yrityksen suorituskykyä.
”`
