Johdanto:
Managing procurement risk is an important part of keeping the supply chain running smoothly. Procurement managers have to come up with plans that lower the risks that come with a lot of problems, such as wrong internal assessments, noncompliance, and problems with suppliers. A good purchase risk management plan not only protects the company from possible failures, but it also makes operations run more smoothly and saves money. The top five tactics below are necessary to control procurement risk and make sure the procurement process is reliable.
1. Menoanalyysi
Menoanalyysi osoittaa yksinkertaisesti, miten organisaatiosi käyttää rahaa. Hankintamenotietojen analysointi saattaa paljastaa tunnistamattomia maksuja, irtisanomisia, moninkertaista laskutusta, huijareita tai epäsäännöllisiä menoja ja toimittajia, joiden kanssa voidaan neuvotella uudelleen.
Aiempien menojen tarkistaminen voi myös auttaa välttämään huonoja sisäisiä tarvearvioita. Voit selvittää, ovatko vaatimuksesi liioiteltuja tai alimitoitettuja, onko aikataulusi rajoitettu tai ovatko rahasi riittämättömät.
On riskialtista luottaa yhteen palveluntarjoajaan keskeisten tavaroiden ja palvelujen osalta. Niiden myöhästyneet toimitukset voivat vaikuttaa toimitusketjuusi. Menoanalyysi voi osoittaa, käytätkö liikaa rahaa tiettyihin palveluntarjoajiin vai käytätkö liian vähän.
2. Tee ostoista läpinäkyviä
Avoimen hankintamenettelyn käyttöönotto voi vähentää tuotteiden päällekkäisyyttä. Lisääntynyt näkyvyys auttaa myös välttämään toistuvia pyyntöjä seuraamalla niitä.
Jos kaikki toiminnot ovat läpinäkyviä, voit seurata jokaisen tapahtuman digitaalista jälkeä, mikä estää pimeät ostot ja vilpilliset menot. Enemmän läpinäkyvyyttä sen suhteen, kuka ostaa tai valtuuttaa, tarkoittaa enemmän säästöjä ja tehokkuutta.
On myös helpompi havaita, kuka rikkoo liiketoimintakäytäntöjä, miksi ja miten ongelmat korjataan.
3. Toimittajien konsolidointi
On vaikeaa seurata eri myyjien toimintaa yksittäisten tai toisiinsa liittyvien tuotteiden osalta. Yrityksesi voi suojata taloutensa paremmin hintojen heilahteluilta, jos toimittajia on vähemmän.
Toimittajien tehokas yhdistäminen auttaa hankintatiimejä minimoimaan menot. Useampien tuotteiden jakaminen harvemmille toimittajille auttaa parantamaan tuotteiden hinnoittelua. Kaiken kaikkiaan rahti-, käsittely- ja muut kuljetuskustannukset vähenevät.
Yrityksesi tarvitsee kuitenkin useita tavarantoimittajia kriittisten tuotteiden ja palvelujen hankkimiseksi. Useat toimittajat ovat suositeltavampia, koska et ole riippuvainen yhdestä toimittajasta, joka voi tehdä tai tuhota yrityksesi.
Useat tärkeiden tuotteiden toimittajat estävät kysyntäpiikkejä ja pullonkauloja. Lisäksi se antaa sinulle lisää joustavuutta ennakoimattomien olosuhteiden hallintaan.
4. Toimittajasuhteiden hallinta
Vahvat toimittajasuhteet auttavat. Tehokas toimittajahallinta ehkäisee toimitusketjun keskeytyksiä, kuten toimitusten myöhästymisiä ja heikkolaatuisia tuotteita. Näkyvyys auttaa myös havaitsemaan ja lieventämään vaaroja.
Online-varastonhallinta- ja toimittajahallintaohjelmistot voivat auttaa sinua seuraamaan toimittajia, tarkastelemaan tietoja, tunnistamaan toimitusongelmia ja arvioimaan suorituskykyä. Suorituskyvyn seuranta auttaa myös minimoimaan huonot toimittajavalinnat, epäeettiset hankinnat ja muut ongelmat.
5. Vaatimustenmukaisuus
Sopimusten noudattaminen on ratkaisevan tärkeää, ja sitä olisi valvottava. Tämä auttaa sinua arvioimaan, miten toimittajat noudattavat ehtoja ja edellytyksiä, kuten laadukkaiden tuotteiden oikea-aikaista toimittamista.
Tämä indikaattori kertoo, kuinka suuri osa sopimuksista on tehty ja täyttyvätkö kaikki standardit. Niiden täyttäminen parantaa toimittajien viestintää, pakottaa noudattamatta jättämiseen ja ratkaisee valitukset nopeasti.
Vaatimustenmukaisuus valvoo myös sisäisiä menettelyjä ja menoja, mikä estää sisäisiä sidosryhmiä maksamasta liikaa. Ostoprosessisi tuhlaa vähemmän, kun vaatimustenmukaisuutta parannetaan.
Johtopäätökset:
Hankintariskien hallintaa koskevien vankkojen strategioiden toteuttaminen on elintärkeää menestyksekkään toimitusketjun ylläpitämiseksi. Organisaatiot voivat vähentää riskejä ja optimoida hankintaprosessejaan tekemällä perusteellisia menoanalyysejä, varmistamalla hankintojen läpinäkyvyyden, konsolidoimalla toimittajia, ylläpitämällä vahvoja toimittajasuhteita ja noudattamalla vaatimustenmukaisuutta. Näiden strategioiden omaksuminen auttaa suojaamaan yritystäsi mahdollisilta häiriöiltä, parantamaan tehokkuutta ja edistämään pitkän aikavälin menestystä.
